企業檔案管理與服務模式革新策略

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摘要：當前信息技術不斷發展，為各行各業帶來了新的發展機遇，也給企業的檔案管理和檔案服務模式革新提出了新的要求。為促使檔案管理工作適應當前的信息化背景，需要運用更多的科學技術，提升企業檔案管理與服務的質量。文章通過分析企業檔案管理工作的改革趨勢，結合當前企業檔案管理現狀，提出了具體的改革策略，對于企業的檔案管理工作有著重要的指導意義。

關鍵詞：信息化；檔案管理；服務模式

隨著我國社會經濟的不斷發展，傳統的紙質檔案管理工作已經不能夠適應當前的信息化時展要求，企業需要改變管理模式和服務模式，不斷適應當前的時代趨勢，讓企業獲得更好的發展。這種情況下，作為企業的檔案管理部門應該堅持創新驅動，改進落后的檔案管理模式，積極開展企業信息化建設，推動其管理工作符合時代要求。

一、當前企業檔案信息化管理與服務模式發展趨勢

（一）信息的多樣化。當前的信息檔案管理工作中，檔案有著不同的類別且信息較為復雜、多元化，從而造成大量繁重的工作，影響檔案管理的順利進行[1]。對于企業的檔案管理工作來說，管理的方向應該朝著信息化方向改變，這樣能夠幫助種類繁多的檔案信息進行分類，對企業的檔案管理和檔案調取有著重要的指導意義，促進企業的檔案管理工作順利進行，幫助企業更好的發展。（二）內容的隱秘性。在信息化時代，信息技術為企業的檔案管理工作提供了非常便捷的方式，但是由于互聯網的萬物互聯、互通互近等特點，加大了信息泄露的可能性。所以在今后開展企業檔案管理工作中，相關人員應該加強檔案保管的隱秘性和加密性。特別對于企業的重要信息要由專人進行管理，對于極為關鍵的信息應由公司的管理高層掌握密碼，確保公司的機密不外漏，減少企業的經營風險，避免發生不必要的損失。（三）信息的實時性。信息化時代的不斷發展，企業獲得了更多的信息，可以通過網絡、市場調研或者基層部門反饋等多種方式得到信息，使信息表現出了突出的時效性，有助于企業實時掌握市場的變動情況。同時，在互聯網信息化大背景下，通過相關檔案管理工作人員利用大數據挖掘技術，對信息本身進行深入分析，可以為企業提供具有更高價值的信息。

二、當前企業檔案信息化管理與服務模式發展問題分析

（一）檔案管理體系不健全。當前有一些企業的檔案管理工作機制不夠健全，管理制度和管理責任體系不完善，檔案的保存和使用、借閱和移交等方面的制度都存在著較大的問題，導致檔案管理工作效率低下。再加上部分企業對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理沒有利用的價值，對企業的檔案管理工作抱著可有可無的態度，導致具體負責人也缺乏對檔案管理工作價值的正確認知。在一定程度上促使企業檔案管理制度不完善、體系不健全的問題更加嚴重。輕則導致企業檔案混亂無利用價值，重則因重要檔案的遺失而導致重大經濟損失。（二）檔案管理工作人員素質不高。根據調查走訪發現在很多企業中從事檔案管理工作的人員一般身兼數職，不僅不能認識到該項工作的重要性，而且缺乏一定的專業技能，導致工作出現較多失誤。再加上計算機、互聯網的快速發展、檔案工作軟件更新速度變快，企業本身也沒有足夠重視員工的工作態度和管理技能提升，缺乏對工作人員的培訓，促使工作人員知識框架和專業能力缺失，最終造成企業檔案管理工作效率低下[2]。（三）管理方法相對陳舊。隨著時代的進步，信息化建設越來越重要，不論是在企業的運營還是管理過程中，信息技術都發揮著令人不可輕視的作用。但是在當前的檔案管理工作中，還存在著一些管理方法陳舊、管理措施不到位的問題。很多企業依然運用的是傳統管理方式，單憑人工去記錄檔案以及通過檔案統計冊的方式進行管理。不僅嚴重增加了工作量，而且會給今后的檔案管理造成一定困難，甚至導致許多檔案不能有效利用，嚴重浪費了企業資源。

三、信息化背景下檔案管理與服務模式革新策略

（一）完善檔案信息化管理制度。信息化檔案滿足了不同人群對信息獲取的需要，數字檔案保障了民眾所需要的信息的準確性、完整性，還保證了信息獲取的快速性，便捷性。信息化檔案也對檔案管理工作體系提出了更高的要求，在檔案信息化管理制度建設過程中，為了保證信息的系統化與信息系統管理的連續性，充分發揮信息化背景下檔案管理與運行模式實用價值，應在信息化背景下檔案管理與服務模式革新目標明確的基礎上，將檔案信息化管理制度作為當前信息化檔案建設的第一要務。檔案信息化管理制度的關鍵在于將館藏信息編成可以傳遞的數字化信息后，結合企業需要，根據《電子文件歸檔與管理規范》《中華人民共和國檔案法》，面對企業在履行職能、加強內部管理等工作中形成的具有參考利用價值的電子文件，制定與企業管理需求相符合的管理制度。考慮到電子文件大多以數碼形式記錄在磁盤、磁帶、光盤等載體中，其可以通過通信網絡傳輸，在計算機系統內閱讀。因此首先可以依據檔案工作集中科學管理的方針，明確企業綜合檔案室在電子文件管理中的責任，如對電子文件歸檔指導、接收后編目、提供利用、保存管理、驗收等責任。其次，明確要求各部門構建電子文件歸檔制度，制定兼職檔案員，負責部門電子文件歸檔、整理、收集管理。同時為保證電子文件歸檔真實性、完整性、可利用性，應根據圖像文件、影像文件、超媒體鏈接、圖形文件、文本文件等歸檔電子文件類型，明確電子文件歸檔范圍、密級劃分及保管期限。最后，從邏輯歸檔（依托計算機網絡的電子文件移交）、物理歸檔（依托光盤、硬磁盤的脫機保持）兩個方面，明確歸檔時間及移交載體檢驗標準，保證電子化儲存過程安全規范。（二）加強復合型人才培養。數字檔案是信息時代不可缺少的組成部分。在信息時代，所有事物都朝著信息化的方向發展，信息時代的到來為檔案管理工作帶來了發展契機[3]。通過信息技術的參與，可以促使以往儲存量、交互量十分巨大的檔案館庫存信息管理變得非常便捷，為信息傳遞提供了有效的方式。而企業檔案管理人員直接影響了檔案管理質量。一方面，要根據信息時代檔案管理要求調整人員工作安排、工作內容的基礎上，應加強管理工作人員在知識結構、多媒體技能培訓的重視。制定有針對性的人員培訓教育方案，綜合利用內部教育、專家講座、遠程教育等方式提高內部人員工作意識及能力，為信息化時代檔案管理效率、質量提升提供依據。另一方面，傳統的檔案管理需要查閱龐大的紙質檔案，由于紙質檔案在查閱時需要搬動，對檔案管理人員的體力提出了新的要求，加重了檔案管理工作人員的負擔。而數字檔案并不需要龐大的紙質文檔，查閱時只需檢索相對應的數據，整個過程較為方便快捷。面對管理內容不斷豐富、資料承載體系和載體日益增多的檔案資源，企業應構建定期更新、完善的人員培訓教育機制及激勵制度。鼓勵檔案管理人員主動與其他業務部門聯系，了解多級部門信息管理需求，主動提升自身業務能力，滿足信息化時代檔案管理要求。（三）升級檔案管理與服務模式運行機制。考慮到信息化背景下檔案管理與服務是一項工作量比較繁雜的任務，需要依據檔案實體將檔案目錄和檔案內容進行比對、剖析以及檔案目錄修訂的一種工作。針對以往檔案管理工作難度大、錯誤率高的情況，可以利用新一代物料跟蹤與信息識別的無線射頻識別技術（RFID），構建自動化、信息化、智能化檔案管理系統，為檔案管理與服務模式運行效率、綜合實力同步提升提供依據。基于RFID的智能檔案管理系統主要是依托計算機軟件技術、無線射頻識別技術，從檔案存檔、借閱、生成、查找、安全、盤點等各個環節入手，以無線射頻識別技術為信息存儲媒介，在手持終端、通道式RF讀寫設備、固定RF讀寫器支持下，與后臺數據庫管理系統緊密配合，實現檔案資料查找、盤點、節約、歸還過程信息化、高效率管控。在整個過程中，管理系統可與現有監控系統展開聯動，實現多級部門間檔案信息的無縫隙對接及實時、遠距離交換傳遞。如果檢測到的信息不準確，可以通過智能檔案管理系統對信息及時處理、更正，確保信息的一致性。智能檔案管理系統主要包括查詢管理子系統（終端查詢、系統查詢）、存取管理子系統（檔案歸還、檔案借取、檔案存取）、盤點管理子系統、環境監測子系統、安保子系統（系統報警、門禁通道、視頻監控）、RF數據管理系統（數據庫、終端管理）幾個功能模塊。在具體系統搭建過程中，首先需要準備1臺目錄服務器、應用服務器、數據服務器、邏輯業務服務器及UHF讀寫器、標簽打印機、檔案架等。其中檔案架每一個檔案格子均具有對應的UHF標簽（通過特高頻UltraHighFrequency掃描標簽），可滿足盤點、檔案存取需要。如在檔案盤點過程中，可以在檔案管理終端直接任務，將任務下發給邏輯業務服務器，隨后管理員可以根據RFID移動終端上的提示進行檔案格、對應檔案標簽信息讀取，完成一個檔案格盤點。隨后順次完成其他全部檔案格盤點；而在檔案存放時，操作員可以登錄類別、名稱、密級時間、編號等檔案信息，生成唯一的RF標簽。根據RF標簽信息在數據管理中心自動分配貨架位置并進行任務下發。在找到對應位置后，可以進行檔案電子標簽、對應存放位置電子標簽存取，確認上架。此外，為避免不法分子通過盜取信息資源危害信息化檔案的安全，應在建設數字化檔案管理過程中，利用加密技術對信息進行加密保存。做好防火墻工作，為信息傳遞做好防護墻，從根本上切斷館內本機網絡與外界網絡的聯系阻隔外界的非法網絡，保證信息的安全[4]。

四、結束語

企業檔案信息化管理能夠實現檔案快速上下架、批量處理、無紙化業務流程、多標簽快速盤點，降低檔案丟失、私用風險，釋放檔案儲存空間。因此，為了促使檔案信息更好地服務于企業的發展，應將現有的紙質文檔進行信息化處理的基礎上，制定更加完善的檔案信息化管理制度。依托現代技術構建智能化檔案管理與服務模式運行平臺，加強人員管理，為企業的發展提供充足支持。

參考文獻

[1]陸塵香.近年信息化檔案研究的可視化分析[J].檔案天地,2018(4):33-35.

[2]逯國良.基層檔案館信息化建設中值得思考的幾個問題[J].黑龍江檔案,2018(2):73.

[3]李維龍,李潔.智慧檔案館的內在建設思路[J].資源信息與工程,2018(3):209-210.

[4]王卉喬.以微信公眾號建設提升高校檔案館服務水平[J].中國檔案,2018(3):62-64.

作者:王寧 單位:中海油能源發展股份有限公司工程技術分公司