企業文化檔案信息化論文

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如今信息化技術廣泛應用，企業各項生產經營活動產生大量的電子化資料，作為記錄企業歷史，反映企業文化的企業檔案主體形式已發生變化。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），要求“把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施”。因此，加強檔案信息化建設是當前發展企業檔案事業的重要手段，也是豐富企業文化、傳承企業精神的客觀要求。

一、企業檔案信息化建設現狀

（一）檔案信息化建設不夠充分

目前，企業早已普遍采用計算機等電子儲存設備對文件資料進行保存，但這僅是檔案信息化建設的初級階段。缺少專業的電子檔案管理系統、不能實現遠程網絡查看和借閱，以及文檔一體化程度不高等因素，都會制約企業檔案工作的高效管理和高水平發展，這將直接影響檔案利用的效果。

（二）傳統檔案管理手段亟需變革

隨著企業規模擴大，檔案來源日益廣泛，數量劇增，形式多樣，如仍然“按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結果很可能是很多工作還未來得及開展之前，電子文件就被更改甚至刪除了，導致文件流失、失真等現象的發生。并且，還會造成重復勞動”。所以，面對電子文件便捷的形成和轉移特性，傳統檔案管理手段日漸捉襟見肘，企業加快檔案信息化建設勢在必行。

二、檔案信息化建設內容

檔案信息化，是指應用信息技術管理和開發利用檔案的過程，它是以信息技術應用為前提，并且動態發展的。以下將從四個方面介紹企業檔案信息化建設的主要內容。

（一）基礎設施建設

包括網絡基礎設施、系統硬件、軟件、安全保障系統以及適合工作實際的終端、輔助設備。企業首先應搭建適合電子檔案系統正常運行的環境。包括建立與企業規模、發展相適宜的中心機房，布局合適的安全保障體系，購置適合電子檔案系統的服務器、存儲設備、數據庫管理系統，以及終端需要的計算機、掃描儀和數碼相機等設備。

（二）數字信息資源建設

1、檔案信息數字化是檔案信息化的基礎檔案信息數字化包含兩個方面：一是電子化辦公直接生成的電子文件。二是指將以前“摸的著”的檔案輸進計算機，即“庫存檔案電子化”。2、主要內容和基本要求檔案數字信息資源形式多樣，包含文書、聲像、科技、電子郵件、網頁等，但不管任何形式的電子文件，其基本要求是齊全完整、標準規范。電子文件在保存時應采用唯一標識符、統一的命名規則，并設置、捕獲元數據。3、具體建設內容文書檔案電子文件應保存正本、定稿、公文處理單和彩色修改留痕稿,版面格式應符合《黨政機關公文處理工作條例》要求，文件格式可采用OFD、PDF、PDF/A等格式歸檔。有條件的可對電子檔案與元數據進行封裝。聲像檔案應注意品質質量，照片類以TIFF、JPEG格式,像素不低于300萬，錄像類以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于8Mbps、錄音類以WAV、MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz。科技和專業類電子檔案的圖形類應以DWG格式歸檔，其它檔案類型參照文書、聲像類。

（三）應用軟件建設

企業使用應用軟件一般分為自行開發與購買，兩者各有利弊。自身開發軟件可能更適合企業需求，但對企業信息實力等各方面要求較高，普通企業無法實現。購買軟件方便快捷，但一般需針對企業實際修改，進行二次開發，對檔案和信息管理人員要求較高。無論采取何種方式，檔案管理軟件首先應能集成管理各門類數字檔案資源，具備分類、編目、用戶管理等基本功能。特別關注以下三點：一是系統的可操作性，避免繁瑣；二是充分考慮檔案室特點，區別于檔案館要求；三是考慮系統對數據真實性辨別，避免篡改。適用軟件功能架構可參考基于OAIS(ISO14721-2012)模型設計，具體功能需求可參見《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T29194-2012）。

（四）保障體系建設

1、經費保障企業檔案信息化建設應從長遠考慮，納入企業信息化整體建設的規劃，從而保證有適當的經費預算。2、制度保障包括各門類電子文件歸檔制度，人才配備、經費預算、系統運行管理制度,數字檔案備份制度，機關檔案管理部門、電子文件形成部門和信息化部門職責分工及獎懲制度。3、人才保障配備具有專業素養的專職人員，注重信息化培訓，打通檔案管理人員發展和進步渠道。4、安全保障參照信息系統安全等級保護有關要求，從系統安全、人員配備、信息技術等方面采取多種措施，建立檔案信息安全保障體系框架和管理體制。

三、數字檔案室是目前檔案信息化解決方案

檔案信息化建設是一個長期、系統性的過程，對于大部分企業來說，建立標準的數字檔案館相當困難。中辦、國辦《意見》中提出的“數字檔案室”，是適合目前信息化條件下管理電子檔案的形式。它的管理對象是以電子文件為主，重在規范，著眼于現實，可將其定位于信息化條件下檔案室的先進形式。企業檔案信息化建設應以此為重要節點，作為企業辦公自動化與數字檔案館建設的“中繼站”。四、企業檔案信息化與企業文化企業檔案客觀記錄下企業每個歷史階段的經營生產活動，具有擔負弘揚企業文化，傳承企業精神內涵的重要責任。

（一）充分利用信息化特點促進企業文化

傳統企業文化形式體現企業文化活力方面缺乏自身個性，員工主動參與企業文化機會有限。利用信息化手段可提供多方位企業文化展示，為員工建立多渠道企業文化感受。員工遠程查閱檔案，便捷高效，提高了工作效率，緩解了工作壓力，有助于保持良好的工作狀態，同時提升了企業辦事效率；信息傳播快速，煥發內部蓬勃朝氣，有助于形成團結、有效的企業文化。另外，遠程檔案查詢系統可供隨時查閱信息，提高了管理透明度；利用檔案影像資料制作內容翔實的企業宣傳片，利用企業門戶網站、檔案管理平臺企業管理實時狀態，有助于展現企業軟實力。因此，充分利用檔案信息化管理的特色，將企業檔案所承載的企業文化浸潤到每位員工的日常工作，為企業文化提升提供前所未有的機會。

（二）檔案信息化建設應隨企業文化動態管理

檔案信息化建設應緊密結合企業信息化與企業文化的發展，堅持技術與管理同步、理論和實際相結合。2009年公布的檔案管理行業規則－《企業檔案工作規范》（DA/T42—2009），將檔案信息化建設作為企業檔案工作發展的方向性要求。我們應充分認識到信息技術及其產生的檔案是持續變化的，基于這一點，企業檔案信息化建設應建立動態解決方案。同時，由于企業文化也是一個動態的發展事物，不同時期的企業文化，對企業檔案管理方式產生作用。理順企業檔案信息化建設與企業文化發展的脈線，動態結合企業文化的走向，才能使企業檔案信息化建設順應企業整體發展的需要。信息技術的發展為企業檔案管理帶來便捷的管理方式，同時也帶來新的挑戰。在注重文化戰略思想的時代，企業應加強檔案信息化建設，緊密聯系企業文化，充分發揮信息化條件下的企業檔案對企業文化的有效促進作用，并以此全面推動企業檔案事業發展。

作者:唐奕單位:中鐵八局辦公室