企業檔案管理與行政管理論文

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一、檔案室的基本功能

企業行政管理部門是政令，管理辦公室事務、人力資源、財產管理的部門，其在工作中會產生大量有價值的文件，這部分文件就是文書檔案的前身。其中最常見和重要的是行政公文，行政公文是行政部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。它能為企業負責人在計劃或決策時提供參考作用，能為單位或個人在訴訟、解決紛爭時提供憑證的作用，所以，它是有價值的，必須得到很好的保存。企業的行政管理部門必須將辦理完畢的、按照有關規定將確定為檔案的那部分文件向檔案部門移交，檔案部門接收后必須按檔案管理的規定進行管理。

二、檔案管理人員必須具備全面的崗位知識

檔案管理人員要做好文書檔案的收集、分類整理、利用保管等工作必須要對文件的種類、運轉和檔案整理知識有所了解，才能掌握文件的完整性、準確性、有效性，才能真正做好檔案管理工作。通常所講的文件是指公文。公文的文種有黨、政之分，黨的公文文種有14種（決議、指示、公報、條例、規定、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等），行政公文文種有13種（命令（令）、公告、通告、議案、決定、通知、通報、意見、報告、請示、批復、函、會議紀要等）。公文的寫作都有規范、嚴謹的格式。版頭是發文機關標識，居中套以紅色的大號字體，下方是發文字號，再下方為紅色橫隔線；發文字號，由機關代字+年份+序號組成；標題，由機關名稱、內容、文種三部分組成，小標宋體2號字，引用公文應當先引標題，后引發文字號，一份公文只能用一種文種，不能同時用兩種文種，“請示報告”、“關于…的通報的通知”是兩種文種，都是錯誤的用法；正文，始于主送機關名稱下一行，采用三號仿宋體字，文件的結構層次為：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每頁22行，每行28字，行距為固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2個字符；發文日期使用漢字，零寫成〇；公文生效的標志，印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證，鄭重蓋在日期上。收文的處理，簽收、審核、批辦、承辦、催辦、歸檔；發文的處理，草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、歸檔等程序。檔案管理人員掌握上述基本知識后，要檢查接收的文件準確性，必要時可以指導行政工作。

三、行政管理人員必須確保文件的質量

文件是在行政管理的過程中形成的，它的質量很大程度決定了檔案的質量。檔案的保管期限比較長，所以要求文件在形成、處理的過程中使用耐久保存的材料，比如，碳素墨水、藍黑墨水，不能用圓珠筆、藍墨水、鉛筆等。歸檔文件必須是原件。并非所有的文件都可以轉化為檔案，只有查考價值高的、文書處理程序完畢的一部分文件才能轉化為檔案。比如，上級機關的來文，需要本單位執行的；本單位制發的機構成立的請示、批復、印信啟用及作廢、各方資信、驗資報告、年檢報告、公司章程、協議等；與本單位無關，不需本單位執行的文件無需歸檔。行政管理人員要懂得區分文件的價值，工作中注意留存。公文是嚴肅的，即使是小企業也要求公文的寫作規范、嚴謹，保存下來的文件才有意義。文件處理的過程中要注意請示與批復、正文與附件等相關聯的文件要附在一起作為一份保管。重要的文件在移交檔案室前，都要妥善保管，該保密的保密，不能全放在OA上；不相關的人員不能借閱；利用時只提供復印件；利用要登記，所有的文件進進出出都要登記；文件要存放在防潮、防火、防蟲的地方；保密文件要銷毀，不能二次利用，更不能當廢紙出售。行政管理人員掌握了檔案的基本知識后，在工作中自然就會形成一種檔案意識，從檔案的角度去把好文件的質量關，識別文件的價值，保留有價值的文檔，無論是否設立檔案室。檔案管理工作需要行政的支持，行政需要適應檔案的要求，兩者相互滲透、相互配合，企業的行政工作就會做得更加完美、順暢。

作者:宋建英單位:廣州市穗芳建設咨詢監理有限公司