企業(yè)檔案精細(xì)化管理措施

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一、精細(xì)化管理的內(nèi)涵、特征與方法

1.精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理是一種全新的管理理念，其秉承“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的管理原則。“精”是指做精，求精，追求最佳、最優(yōu)；“準(zhǔn)”是指準(zhǔn)確、準(zhǔn)時；“細(xì)”是指做細(xì)，具體是把工作做細(xì)，管理做細(xì)，流程管細(xì)；“嚴(yán)”是指執(zhí)行，主要體現(xiàn)在對管理制度和流程的執(zhí)行與控制上。

2.精細(xì)化管理的特征

由以上對精細(xì)化管理的內(nèi)涵分析得知，精細(xì)化管理這種管理理念的特征就是“五重”，即重細(xì)節(jié)、重過程、重落實、重質(zhì)量和重效果。其重視對一件事務(wù)的專注和精益求精。

3.精細(xì)化管理的方法

精細(xì)化管理是一種管理的技術(shù)和理念，其遵循一套系統(tǒng)化的管理規(guī)則，采取多種先進的管理手段，將一件事務(wù)的各個單元有序高效的組織起來，能起到復(fù)雜事務(wù)簡單化、簡單事務(wù)流程化、流程事務(wù)定量化和定量事務(wù)信息化的效果。

二、目前企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.思想觀念落后，檔案意識淡薄，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

當(dāng)前許多企業(yè)缺乏對檔案管理的重視，僅僅將檔案管理工作視為簡單的保管，沒有檔案管理的專門機構(gòu)，在經(jīng)費投入和基礎(chǔ)設(shè)施配置上也顯得不足，這使得檔案管理工作的外部環(huán)境不容樂觀。

2.企業(yè)檔案的分類結(jié)構(gòu)不合理

新時期，許多企業(yè)在探索企業(yè)發(fā)展道路的同時，對企業(yè)檔案管理工作有了新的認(rèn)識，也越來越重視檔案工作，并進行了檔案編研工作，但一些分類上的問題仍然存在，如收集的檔案門類較少、結(jié)構(gòu)不合理、質(zhì)量差等問題、嚴(yán)重影響到了企業(yè)檔案的編研和整理工作。還有一些企業(yè)因為自身條件有限，在資金方面不能對檔案部分提供過多的幫助，所以也就為無法及時地出版檔案編研的成果，不僅影響到了企業(yè)檔案編研的成果的利用，也影響到了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

3.檔案信息利用效率較低

我國當(dāng)前的社會發(fā)展進程是十分快速的，這就要求檔案管理工作也要跟上時展的步伐，但是目前的狀況是很多檔案管理人員的觀念和業(yè)務(wù)水平并不能很好的適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的社會的需要，尤其在檔案信息的開放性和機密性的關(guān)系處理上顯得不是那么游刃有余，這就使得檔案的服務(wù)功能不能很好地發(fā)揮，另外還存在配套設(shè)施和查閱環(huán)境不完善的問題，這都導(dǎo)致我國企業(yè)檔案信息利用率的不高。

4.企業(yè)檔案管理設(shè)施設(shè)備不完善

硬件設(shè)施設(shè)備是管理的基礎(chǔ)，對于企業(yè)檔案管理更是如此。好的硬件設(shè)備能夠不僅延長檔案的壽命，還能使檔案永遠(yuǎn)保持最為完好的狀態(tài)。但我們很多企業(yè)對先進的計算機設(shè)備與技術(shù)并不重視，許多設(shè)備已經(jīng)出現(xiàn)了老化現(xiàn)象，有的甚至損壞卻沒有進行及時的修理，造成了企業(yè)檔案管理工作的滯后。在檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的大背景下，如果企業(yè)因為檔案管理設(shè)備的不完善，造成檔案資料的損害或丟失，無疑將會使企業(yè)丟失一筆巨大的無形資產(chǎn)，將會極大地阻礙企業(yè)的規(guī)劃和發(fā)展。

5.檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的評價指標(biāo)

統(tǒng)一的評價指標(biāo)不僅可以大大提高檔案管理工作的效率，同時也是提高檔案管理人員素質(zhì)的重要途徑。科學(xué)統(tǒng)一的評價指標(biāo)能夠更好地對員工的業(yè)績進行評價，對其檔案工作的完成情況和開發(fā)創(chuàng)新能力做出科學(xué)的衡量。

三、企業(yè)檔案精細(xì)化管理的措施

1.管理理念精細(xì)化

每一項工作的創(chuàng)新都需要從理念的創(chuàng)新開始，這是基礎(chǔ)也是保障。因此在探索企業(yè)檔案管理的新思路時要將精細(xì)化管理理念的創(chuàng)新放在首位，保障企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的順利實施。當(dāng)前，檔案管理在不斷地朝著知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化的道路上發(fā)展，這是檔案現(xiàn)代化管理理念的重要體現(xiàn)，也是檔案管理工作新的延伸。新時期，我們要在研究檔案管理理論、方法和工作經(jīng)驗中需找突破口，形成獨具特色的檔案管理體系。要認(rèn)真研究總結(jié)過去的經(jīng)驗，找出工作中的不足，分析現(xiàn)狀和將來的形勢，尋找新的突破口。我們要清晰地認(rèn)識到，檔案的信息價值是需要充分發(fā)揮檔案的自身作用，只有將檔案精心的加工整理，使其變成我們更適應(yīng)需要的信息，檔案的才能獲得有效地利用，它的效率也就得到了提高。所以，必須強化檔案管理的效率意識，從而充分發(fā)揮檔案的價值。

2.體制精細(xì)化

一個良好的體制是提高企業(yè)檔案管理的重要法寶。當(dāng)前，隨著檔案使用者的要求越來越多樣化，對于檔案信息資源的豐富性有了更高的要求。因此，必須創(chuàng)新企業(yè)檔案管理體制，充實檔案的內(nèi)容，提高的檔案質(zhì)量和利用效率，優(yōu)化、組合和集成檔案資源，使檔案管理更加的系統(tǒng)化、規(guī)模化和有序化，并最終為用戶提供及時、準(zhǔn)確和高效的服務(wù)。新時期，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)成為了檔案發(fā)展的主力軍，所有企業(yè)都應(yīng)該看到數(shù)字化檔案在現(xiàn)代化企業(yè)管理中所發(fā)揮的重要作用。所以，一些企業(yè)要改變過去單純的紙質(zhì)檔案模式，跟上現(xiàn)代化的步伐，順應(yīng)計算機技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢。與此同時，將紙質(zhì)檔案和電子檔案協(xié)同發(fā)展，各自發(fā)揮其優(yōu)勢，促進企業(yè)檔案管理的健康發(fā)展。

3.工作流程精細(xì)化

企業(yè)的檔案管理就是要對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各種文件材料進行統(tǒng)一的收集、分類、編碼和錄入。其目的是為企業(yè)利用檔案提供高效、便捷的檔案服務(wù)。因此，一套精準(zhǔn)科學(xué)的檔案管理流程至關(guān)重要，其可以直接作為檔案精細(xì)化管理的標(biāo)桿。精細(xì)化的檔案管理要遵循“細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、信息化、適時化”的管理要求，對管理過程中的各個環(huán)節(jié)實行管理。這其中，精細(xì)化管理的核心便是量化管理，這個管理要求能夠科學(xué)制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以供考量，同時方便監(jiān)督檢查過程中進行“對標(biāo)”。

4.檔案服務(wù)精細(xì)化

管理和服務(wù)是處于統(tǒng)一個水平線上的，只有管理和服務(wù)得到了統(tǒng)一，那么企業(yè)檔案工作能力才能正在得以提高。新時期，可持續(xù)發(fā)展成為企業(yè)檔案工作的一個新的課題，作為可持續(xù)發(fā)展的以人為本，正是服務(wù)最鮮明的價值體現(xiàn)。因此企業(yè)要創(chuàng)新檔案服務(wù)，就要用科學(xué)的理念來為用戶服務(wù)。企業(yè)要充分利用其自身資源，建立局域網(wǎng)絡(luò)，利用企業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

5.檔案信息資源精細(xì)化

通過企業(yè)局域網(wǎng)的建立，既服務(wù)于廣大用戶，也使企業(yè)檔案資源開發(fā)利用更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。隨著信息時代的發(fā)展，檔案信息變得越來越零散，也越來越復(fù)雜，因此必須對這些檔案信息資源驚醒有效地整合，打破企業(yè)各個部門各自為政的局面，建立起一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理。要通過這些信息系統(tǒng)的建立，不僅要實現(xiàn)資源的貢獻(xiàn)，也要使各部門充分挖掘資源的前列，實現(xiàn)資源互補，提高檔案信息資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費。最終通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生結(jié)果的研究，使檔案信息開發(fā)利用更加的科學(xué)合理。

6.人員精細(xì)化

當(dāng)前，我國企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)水平與新時期企業(yè)檔案管理的發(fā)展要求不相適應(yīng)。大多數(shù)檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案工作模式，缺乏創(chuàng)新意識，人員知識結(jié)構(gòu)和儲備也不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。其實，對于檔案管理人員進行精細(xì)化培養(yǎng)是十分重要的，只有如此，才能適應(yīng)工作的需要。要明確規(guī)定單位應(yīng)設(shè)立專職專業(yè)的檔案管理人員，積極提升檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，開展一系列針對性極強的培訓(xùn)與再教育活動，使檔案人員不僅精通檔案業(yè)務(wù)知識，并切實加強檔案人員的職業(yè)道德教育，引導(dǎo)他們樹立愛崗敬業(yè)和開拓進取精神。

四、結(jié)語

綜上，激烈的市場競爭衍生了信息為王的時代，任何信息資源都可能成為企業(yè)發(fā)展的動力和保障，而檔案作為企業(yè)發(fā)展的記錄，其中的企業(yè)精神和經(jīng)驗，更是企業(yè)取之不盡用之不竭的財富。所以我們每一個檔案管理人員都要樹立起高度的責(zé)任感和使命感，增加檔案管理意識，提高檔案管理能力，積極推行企業(yè)檔案的精細(xì)化管理理念，勇于探索、勇于實踐，在企業(yè)發(fā)展的道路上發(fā)揮中自身的價值，促進企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

作者:楊南雁 單位:新疆油田勘察設(shè)計研究院