線上合同審簽管理實踐研究

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摘要:為提高醫院合同審簽效率，進一步提高醫院合同管理水平，本研究通過在現有HRP（hospitalresourceplan）系統中拓展合同管理模塊，規范管理業務合作伙伴等基礎數據，實現醫院合同全生命周期線上管理：包括線上錄入維護、審簽流轉、統一編號歸檔、收付款計劃、效期提醒等功能；并支持經濟類合同與預算管理、會計核算、資產管理等功能模塊聯動，提高精細化管理水平；生成合同臺賬、收付款明細、審簽意見匯總等報表，方便歸口管理部門統計分析。從醫院實踐案例表明，基于HRP系統的合同管理模塊，能夠滿足醫院對全院合同統一、規范管理的需求，通過線上協同審簽能夠有效提高工作效率，進而降低運營成本，促進合同合規性管理，不斷完善醫院管理體系。

關鍵詞:HRP;醫院合同管理;精細管理

合同業務是公立醫院經濟活動的重要組成部分，它貫穿于醫院項目立項、招標采購、項目建設、資金管理等一系列經濟活動中[1]。財政部在頒發的《行政事業單位內部控制規范（試行）》第十一條規定：單位進行經濟活動業務層面的風險評估時，是否有效監控合同履行情況；第五十四條規定：單位應當對合同實施歸口管理，建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協調機制，實現合同管理與預算管理、收支管理相結合[2]。原衛生部《關于進一步加強經濟合同管理工作的通知》中提出：加強經濟合同執行過程的監管[3]。因此，合同線上審批流轉、合同統一編碼、關聯預算收支[4]與合同電子歸檔[5]成為醫院合同管理的迫切需求。為提高醫院合同管理信息化水平、實現合同與財務聯動精細化管理目標，探索基于業務、財務一體的醫院綜合運營管理信息系統（hospitalresourceplan，HRP）拓展合同管理模塊的實踐方案。

1醫院合同管理情況

1.1醫院合同類型。醫院合同主要分為設備、衛生材料、藥品等，如采購合同、基建合同、協作合同、服務合同、科研成果技術轉讓合同、藥物臨床試驗合同、用人合同等幾大類[6]，合同種類多、涉及面廣、管理難度較大。通常將醫院簽訂的具有經濟目的的合同稱為經濟合同[7]，為方便劃分，將其他類型稱為描述類合同。1.2醫院合同管理定義。合同管理是指從合同標的立項認證、招標、合同草擬、部門會簽審核、合同章使用、合同執行與資金結算、合同終結或變更，到最終合同歸檔等一系列過程和環節[8]。目前，醫院多實行院級合同管理部門、二級歸口管理部門和合同負責部門三級合同管理架構。主要流程包括，由合同負責部門發起合同、二級歸口管理部門審核、院內相關科室會簽、各級領導審批，并最終由院級合同管理部門統一管理歸檔，確保合同簽署嚴謹有序，滿足醫院合同內部控制要求。1.3當前合同管理面臨的主要問題。醫院合同會簽流程涉及全院各級管理部門協同，由此在實際運行中反映出一些問題和需求。1.3.1合同會簽階段。合同類型從基建維修到設備購置、系統開發、科研合作方方面面，種類繁多，不同類型的合同涉及不同的會簽科室和審批流程。合同線下流轉需專人負責將紙質材料報送給有關會簽部門，且無法及時知曉合同的流轉狀態，溝通成本較高，影響工作效率，而各會簽科室對合同提出意見，需修改后重新打印合同，造成紙張浪費。1.3.2合同執行階段。對合同的審查、變更應充分留痕、可追溯，保證合同嚴謹，盡量避免爭議、降低風險。由于合同數量繁多，如遇合同中止、補充協議等情況，與原始合同建立關聯關系較為不便[9]，并且缺少持續、系統地監督管控，難以及時掌握收付款、驗收入庫等合同執行狀態，合同履行管控力較弱[10]。1.3.3經濟類合同管理。醫院采購業務頻繁、訂購品目繁多，可能出現不同歸口管理部門與同一供應商簽訂多份合同的情況，線下管理難以按供應商統計、查閱合同，既不能全面分析與某一供應商的商業往來關系，也不能對供應商進行精準的履約評價[11]。在財務管理方面，通常只有在實際付款時，才能關聯校驗預算，預算控制相對滯后。1.3.4合同歸檔階段。對于合同管理一般采用電子表格記錄、掃描紙質合同后提交相關管理部門歸檔，歸檔流程的信息化程度不高。

2合同線上審簽功能設計

HRP系統主要包括：全面預算管理、財務核算、成本核算、固定資產管理、物流供應、人力資源管理、分析決策等功能模塊[12]。HRP高度集成醫院物流、資金流與信息流，方便合同與預算、資產、核算等業務聯動。同時，HRP有良好的拓展性，選擇基于HRP系統拓展合同管理功能模塊，將大大減少系統集成工作量[13]，實現建立全院各類合同統一編號的電子臺賬、線上審批留痕、基于合同執行狀況出具各維度統計分析報表、聯動資產預算，促進醫院精細化管理等目標。見圖1。2.1基礎數據規范化管理。在HRP系統的建設過程中，已對全院人員、科室、供應商等主數據結構進行規范和梳理，減少主數據不一致帶來的數據清洗工作。合同模塊將在HRP供應商字典基礎上，拓展業務合作伙伴主數據，并做好唯一性校驗，以實現未來標準化的數據分析。同時，建立合同類別字典和合同范本庫，合同模板審批后可存儲為合同范本附件并支持下載。2.2合同全生命周期線上管理。2.2.1合同擬定階段。支持線上錄入合同金額、業務合作伙伴、生效時間、收付款計劃等合同基本信息，系統支持對合同基本邏輯進行校驗，如生效日期需在全部審批節點完成后、不同采購金額需對應相應的采購方式及審批層級。支持上傳草稿合同附件，方便后續會簽審批。確認終版合同后，可以導出加有醫院特定標識作為水印的pdf格式文檔，降低篡改風險。當合同確認生效后，系統自動生成合同編碼。2.2.2合同執行階段。系統支持將補充協議與原合同關聯。支持設置收付款提醒時間，避免遺漏款項。系統根據合同效期以及續簽日期，顯示即將到期需續簽的合同，用戶在合同界面點擊合同續簽，即可生成新合同并關聯原合同。2.2.3統計分析功能。多部門、多崗位可通過合同臺賬，按供應商、合同狀態等不同維度，查詢其管理的所有合同。通過及時檢索合同信息，跟蹤合同執行進度，對合同執行效率進行動態分析。2.3院內線上審簽協同。合同模塊借助HRP平臺標準審批流程，靈活配置審批節點，上線初期按合同類別預制審批路徑。實際流轉可根據需要，及時調整合同會簽審核表，前端界面支持展示、查詢合同審批流轉進度，輔助、加強業務流程的流轉，從而促進院內各崗位、各科室之間的高效協同，促進無紙化辦公，進一步提圖1基于HRP系統拓展合同管理功能模塊設計圖高院內溝通效率。如遇到審批人出差、休假，可以在指定時間段，授權指定轉簽人，保證合同審簽時效。同時，生成轉簽記錄，確保權責清晰、過程留痕。2.4財務聯動過程管控。支持合同信息與HRP預算模塊關聯，參照醫院管理實際需求，可根據預算編制情況簽訂合同、根據合同簽訂情況控制預算。合同詳情界面設計記錄經濟類合同收付款情況及合同執行進度頁簽，支持與HRP采購供應模塊聯動，存在收付款的業務可關聯到合同信息。同時，可在合同模塊自動更新收付款時間和收付款金額。支持財務部門參與經濟合同簽訂、執行與結算全過程[14]。2.5資產精細化管理。醫療設備采購前需申報預算，再執行招采流程，簽訂采購合同[15]。合同模塊可與HRP項目檔案或固定資產卡片方便地建立關聯關系。同時，便于了解設備相關合同的執行情況，以及設備的維修、保養是否在質保期內[11]。

3實施與應用

通過與醫院合同歸口管理部門經營管理辦公室溝通，會同各個二級合同歸口管理科室充分調研現狀需求、梳理業務流程后，決定依托醫院現有HRP系統，打造醫院合同管理的一體化平臺。基于HRP系統拓展合同模塊的主體功能見圖2。目前，第一階段建設目標主要包括：統籌管理全院合同，減少信息孤島，實現合同線上審批，提高溝通效率，統計合同執行情況，提供決策支持。3.1線上會簽提高流轉效率。為確保數據安全，根據最小權限原則，針對系統中不同的用戶、角色做了精準的權限控制，如院級合同歸口管理部門能夠查詢全院合同、財務處能夠查詢全院生效狀態合同、各二級合同歸口管理部門能查詢其歸口管理的合同、會簽科室可查詢其會簽的合同、合同專員僅能查詢本人錄入的合同等，并對合同的上傳、提交、確認等操作做了權限劃分。合同線上審批會簽涉及多科室協作，業務流程較為復雜，系統將審批節點和會簽節點相結合，關鍵審批節點按順序審批，會簽節點并發審批。合同專員提交會簽時，可根據需要靈活調整會簽科室，院級歸口管理部門對合同會簽科室進行審核確認。合同線上審批業務流程見圖3。因醫院運營數據較為敏感，HRP系統布署在醫院內網環境。為方便科室錄入、上傳合同附件，通過嚴格的網絡策略，將合同模塊剝離到院內辦公網段使用，并通過第三方專業機構安全滲透測評，保證數據安全的同時，提高系統易用性。系統上線3個月以來，合同線上流轉500余份，合同會簽周期由線下9.4天縮短為3.8天，效率提升59.57%，根據醫院經營管理辦公室測算，預計年節約紙張15000張。3.2執行跟蹤全生命周期管理。系統支持按關鍵執行節點匯總合同，合同專員對合同狀態一目了然、清晰掌握。在合同執行過程中，系統根據合同有效期、收付款計劃等關鍵時間節點信息，提前15天推送消息提醒，降低延誤風險。提供收付款明細表，方便合同專員及時跟進合同執行進度。同時，系統記錄補充協議、續簽、中止等合同變更情況，支持自動關聯原合同，實現可追溯管理。系統提供多維度報表打印，滿足管理部門按不同維度進行分析整理的要求，以及相關部門對合同審批意見的審計需求。3.3收支關聯精細管控?？剖覙I務人員在進行預付款申請、批量付款申請、質保金收付款申請等操作時，可選擇關聯到對應的合同，提交后系統將收付款記錄寫回合同收付款行，幫助管理人員跟蹤合同執行動態。合同簽訂完畢，院級合同歸口管理部門確認合同生效，財務部門可以看到全院已生效合同，無需通過拷貝電子掃描文檔的方式留存，實現電子歸檔，更加便捷、可靠。3.4未來功能拓展。在經濟合同管理方面，未來考慮將合同模塊與HRP預算模塊關聯，對已編制預算的項目，需在預算額度內簽訂合同；對無預算的項目，必須嚴格按照預算管理辦法追加預算后，方可簽訂合同；通過預算控制經濟合同簽訂和付款，加強預實分析，進一步完善醫院預算管理體系。

4結論

以HRP系統為支撐，拓展合同管理模塊，實現物流、資金流、信息流的聯動，對合同從擬定、審批、簽訂到執行、歸檔、統計分析，進行全生命周期動態管理，使得信息資源在合理的權限下分配共享，保證合同管理層次清楚、流程規范。通過醫院線上實踐表明，基于HRP系統拓展合同管理模塊，可以有效降低運營成本、提高工作效率，同時也為降低合同風險提供信息支持。

作者:谷今一 計虹 單位:北京大學第三醫院信息管理與大數據中心