信息時代檔案管理模式論文

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1信息時代中電子文件的內涵和特點

1.1電子文件的內涵。電子文件是對檔案進行電子化管理的一種方式，電子文件是指計算機對檔案進行處理和儲存的一個方式，用數字代碼的形式進行記錄文件中的信息。世界檔案管理協會對于電子文件進行了定義：電子文件是以代碼的方式進行記錄，通過磁盤或者穿孔帶對檔案進行整理和儲存，使計算機中處理檔案的格式符合美國處理文件的格式。1.2信息時代中電子文件所存在的特點。1.2.1電子文件對于信息具有不可識別的特點。電子文件在對檔案進行記錄時，一般記錄的形式以符號代替，人們不能用肉眼直接進行識別，需要用技術進行解碼和分析，可是傳統紙質文件中的信息是直接用文字和圖片進行記錄，可供人們直接進行閱讀。1.2.2信息具有動態的特點。電子文件和傳統的紙質檔案中有著相同的物理特性，但是形式上存在一定的差異，即閱讀和記錄的形式不同，儲存信息的方式也有所不同，在信息媒體記錄下的電子文件和紙質文件存在一定差異，它是根據邏輯的形式建立起來的，用鍵盤進行存儲、修改和記錄的操作，按照不同需要完成不同的表述，形成信息化的檔案管理模式。1.2.3信息具有可控性和容易丟失的特點。電子文件相比紙質文件，直接運用計算機對文件檔案進行處理和修改，一是為了創新傳統的檔案管理模式，使檔案的整理和分類工作更加便捷和高效，二是由于電子文件極易發生刪減、丟失甚至損毀的狀況，所以文件的安全性和可靠性低于紙質文件。

2信息媒體時代對傳統檔案信息管理帶來的挑戰

2.1社會環境給傳統檔案帶來的挑戰。檔案信息管理最開始是為了查閱者提供檔案資料，經過專門的管理人員對檔案進行管理，使寶貴的資料得以保存，傳統的管理模式將紙質檔案不被損壞作為保護重點，紙質的保存方法成為了信息化時代中的缺點，管理者除了保護資料之外，還要盡量使資料的保密性得到保證，所以很少有人能接觸到這些資料。這樣的管理模式雖然有不足，但是對于資料的保護是很有益的。隨著信息化的時代出現，使人們對信息的需求量不斷增加，為了滿足人們的需求，這就需要我們對檔案進行管理，這些檔案會幫助人們找到自己需要的信息，但是又要保證信息的秘密性，這就對檔案管理工作提出了要求，需要將信息化引入到檔案管理工作之中，利用網絡的方式進行檔案的整理和對歸檔，更好的適應時代變化。在信息化時代中更注重的是檔案的分享和傳遞，這就是信息時代的要求。傳統的檔案管理方式具有一定的隱蔽性，這和信息化社會的要求不相符，在檔案管理中將信息化加入進來，可以大大的滿足人們的需要。2.2社會的信息化發展。人們對于信息化的應用越來越廣泛，在各個領域都有所涉及，信息化的應用使我們的生產和生活更加便利和快捷，信息化的普及也逐漸應用到社會的服務領域，社會服務促進檔案管理模式不斷進行創新，服務信息化可以使用戶從被動的地位上升到主動的位置，建立信息化的服務之后，可以直接要求服務部門提供相應的服務，傳統的管理模式使用戶處于被動的位置，將信息化和檔案管理相結合之后，就可以使用戶在網上直接獲得自己想要的信息。由于社會的信息化發展，使人們的要求變得越來越高，傳統的檔案管理模式并不會滿足人們對于資料的需求，并且傳統的管理方式使服務的質量受到影響，為檔案管理帶來了巨大的挑戰。2.3信息化管理檔案方式的出現。隨著社會信息化的不斷發展，使電子檔案應運而生。從信息化的服務層面來看，電子化管理模式對檔案管理的創新起到了基礎性作用，為檔案管理從傳統模式轉入信息化模式起到了推動作用。電子檔案的管理模式產生的影響：第一，將傳統模式轉化為媒體服務，將電子檔案中單一的方式轉化為媒體，第二是傳統的定期模式轉為隨時模式，建立了檔案之后，客戶可以不定時的在電子檔案中進行查找資料，第三，可以將專業的服務和休閑服務結合在一起，不管是方案的對象還是查找者所要查找的目的都是不一樣的。

3進行電子檔案管理的建議和意見

3.1使思維方式得到轉化和更新。電子檔案是檔案管理中的重要組成部分，但是很多人卻將這種方法只是作為檔案管理的輔助措施，這樣會在不久之后，使檔案管理面臨危機，電子檔案的重要性需要一個漫長的時間來進行建立，并且需要轉變傳統的管理模式，在紙質檔案管理的基礎之上，和信息技術相結合建立電子檔案管理模式，這樣才可以時檔案管理更加規范化。3.2檔案管理應依賴科學技術解決檔案中存在的問題。很多事例證明：計算機的安全問題無法得到基本上的解決，最為有效的辦法是從系統編輯和工作人員的管理中進行解決，使檔案管理在技術上得到保障，實施的方法有：一是對電子檔案進行物理方面的保護。第一，注意防磁，因為電子檔案的空間中存在著很多磁場，應使錄磁介質和磁鐵表面保持一定的距離。第二，使環境的溫度得到控制，最為適宜的溫度是18攝氏度，而適合的濕度是百分之四十，第三是防止機械受到損傷。二是建立一套有效的防災措施。最為有效的措施是建立檔案的備份機制，備份機制可以滿足多方面的要求。進行備份之后就可以避免物理故障的發生，將軟件技術和人工的方式相結合，有效的解決因操作產生的問題，使電子檔案形成多層防護模式。三是可以加強保密措施來保障檔案的安全性。四是增加密碼的保密性管理。密碼是信息技術中保密的常用方法，這一方式尤為重要。

信息時代的到來為傳統檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，尤其是將挑戰和影響作為全面完善檔案管理的動力，這就使信息時代中的檔案工作成為檔案管理中的重要環節，對于提高電子技術起到了重要的作用，加強對電子檔案的管理工作，利用信息技術，更好的適應時代的要求。

作者:徐冰單位:荊州教育學院