企業產品檔案借用管理及優化策略

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摘要：借用件在企業產品研制工作中的意義日益凸顯，如何提升借用件管理水平是企業檔案工作中的重要課題。本文分析并闡述了當前企業產品檔案借用中的管理難點，并結合實際需求提出針對產品借用件管理的信息化系統設計方案，以期為企業產品檔案工作轉型升級、提質增效提供參考。

關鍵詞：產品檔案；借用件；檔案管理；信息系統

產品檔案指產品在研制、生產活動中形成的具有保存價值的各種技術資料，其中以產品圖樣最為典型。借用件就是從已定型（或鑒定）產品中借用的零（部）件，當前產品圖樣中存在著大量借用件。基于減少產品重復設計、降低研發經費、提高生產效率等方面考慮，企業通常提倡最大限度地采用借用件。借用件的概念體現在兩個不同產品的借用關系中，產品圖樣間的借用關系一般是在產品的圖樣目錄或明細表或圖樣目錄中反映的，當乙產品中的某一零（部）件，甚至整件在甲產品中已經完成了設計并且完全滿足乙產品的技術指標要求的時候，乙產品無需再重復設計出圖，而是直接借用甲產品的相關圖樣。具體操作是：在乙產品的圖樣目錄或明細表相應位置直接列出借用甲產品的相應圖號和圖名等信息，并在備注欄注明“借用”。借用件在企業產品研制中不斷發揮著顯著的經濟效益，其管理水平直接影響產品質量，產品借用件管理應當引起企業高度重視。由于借用件的本身屬性以及產品借用關系的復雜性，如何保證借用件管理質量并提高借用件利用效率，成為當前產品檔案工作面臨的重要問題。尤其是在信息技術全面覆蓋檔案管理領域的背景下，以往對產品檔案借用件的管理和利用模式，已經不適應目前企業的高速發展需要。

1產品檔案借用存在的管理問題

1.1借用件的技術狀態控制問題，包括借用件的設計階段控制與更改控制。完整的產品設計檔案通常包括在方案設計階段、工程研制階段以及設計定型等延續性階段[1]形成的資料，其中在工程研制階段形成的資料包括初樣、正樣或試樣設計文件。可見，產品檔案具有形成的階段性和延續性特征，而這兩個特征又決定了產品圖樣具有動態變化特征。不同設計階段的同一類零件，在產品代號和圖號完全相同的情況下，具體設計內容可能存在差異。另一方面，企業設計開發部門經常對庫存產品圖樣產生設計更改需求，在借用件圖樣發生更改后，圖紙版本也發生更替，形成多個版本零部件圖樣共存的局面。如不加強圖紙版本的精確控制，將面臨嚴重的隱患和風險。因此，在產品檔案借用時，如果檔案人員不能對被借用圖樣的階段標記或版本標識進行準確識別和區分，很有可能調用到錯誤的零件，進而導致批次性產品報廢，造成損失。1.2產品檔案借用信息的多重關聯問題。借用件的一個重要特性在于某個借用件可以被多個不同產品所借用，也可以被同一型號產品內多個部件所共用；還出現某個產品零件被其他產品借用，同時該產品也借用其他產品的復雜情況[2]。因此，在實際的產品檔案借用實踐中，檔案工作者面對的是一個包括同一產品內和不同產品間的復雜借用信息關聯網絡。在傳統紙質圖樣管理模式中，當某個借用件被多個產品反復使用后，很難準確定位該借用件的當前位置。為追蹤到一個利用頻繁的借用件當前位置，傳統做法是每次建立借用關系時使用“借用圖樣登記卡”進行登記，存留該借用件全部借用記錄，注明借用產品和借用時間，以及是否借用還原等信息。但是在圖紙利用業務量劇增的情況下，單純使用人工登記的做法也很難直觀地判斷出借用件圖樣的實時位置，并暴露出效率不足的問題。1.3產品檔案借用件的利用效率問題。檔案人員實行借用件圖樣的特殊管理，一般是為了有效保證某冊含借用圖的產品圖樣的成套性和完整性，然后將成套的圖冊移交至圖文部門進行批量打印，并最終發放至生產一線使用。其中的工作難點在于，在紙質底圖的運行模式下，借用件圖樣具有實體的唯一性而且無法有效復用，在多個產品存在交叉借用關系的情況下，為實現某個含借用圖的產品圖冊的成套性，往往需要耗費大量人力和時間。如，如果產品甲和產品乙同時需要借用產品丙的幾張圖紙，檔案人員必須根據產品生產任務緩急程度，優先為更為迫切的產品項目進行借用圖樣調取工作；借用件使用完畢后，必須人工清點、復原，為另一個產品的借用工作做好準備，類似工作中包含大量重復勞動，產生嚴重的低效問題。

2信息化環境下產品檔案借用問題解決方案

2.1創建樹形模型，實現產品借用件動態管控。若要精確定位某借用件，必須賦予它唯一的ID號，而從目前實踐來看，決定其唯一性的主要有產品代號、圖號、階段標識和版本號等要素，圍繞以上要素即可實現對借用件的準確追蹤和動態管控。產品檔案管理系統首先要建立產品數據的樹形模型[3]，通過系統的不同界面展示產品整件、不同部件及零件的層層隸屬關系，并分別以產品代號、圖樣目錄編號、圖號來表示。其中，圖樣目錄指產品整件下某一部件包含零件的目錄清單，圖號是產品隸屬下的最小單元，是構成上級部件的零件編號。另外，圖紙設計階段和版本號應與圖號綁定一起作為必填屬性予以明確，這樣就在邏輯上控制了借用件的唯一性。當借用件圖樣發生更改時，系統應默認顯示該圖樣更改后的最新版本，同時保留舊版本以供歷史比較。一般情況下，借用件圖樣的更改權屬于被借方，借方默認借用該圖樣更改后的最新版本；如果圖樣更改后的技術狀態不被借方接受，借方可在該圖樣的歷史版本中自行勾選需借用的圖樣版本，或者選擇取消借用關系，繪制新圖并編號。2.2統一數字檔案資源，實現產品借用件的高效復用。在傳統紙質底圖管理模式中，當某個借用件需要被多個產品同時借用時，只能順延借用，由此產生大量的重復性工作。因此有必要推動產品檔案數字化轉型，依托產品檔案管理系統為企業建立統一的產品檔案數字資源庫，實現對工程設計中零部件的高效復用。在底圖數字化工作順序上，應率先開展主圖（被借用圖）所屬圖冊的數字化加工工作，在檔案管理系統中以圖號為單位掛接，同一個圖號的圖紙只需掛接一次，從而為后期借用件的自動關聯奠定基礎。期間應重點核查掛接的電子文件與圖號信息是否一致，尤其是設計階段標識和版本號，反復鞏固檔案數字化質量。在系統中，已掛接電子文件的圖號用區別于未掛接的電子文件的背景顏色突出顯示，防止在批量掛接過程中出現圖紙漏掃現象。在統一的產品數字檔案資源庫中，不同產品庫對應節點下的信息及電子文件全文應支持數據共享。在數字資源共享的前提下，如果主圖發生更改，不在同一庫節點上的借用圖則同步更新至更改后的技術狀態。以上工作模式中，產品圖樣信息全部來源于系統，省去了以往的紙質底圖抽調環節，為檔案人員減輕了工作負擔，而且在一定程度上規避了找不到圖樣、抽錯圖樣的風險。2.3優化系統功能，實現產品借用信息智能關聯。在確立借用件的唯一性規則，以及整合產品檔案數字資源的基礎上，可以順勢開發產品數據的智能搜索功能[4]。具體可以通過在圖號下屬的字段內新增“借用”標引，快速定位產品借用件圖樣的存儲位置，完成借用件的自動關聯動作。如果某圖樣目錄中包含借用件，用戶應在該借用件圖號的某個專門字段中標明“借用”，同時必須在圖號相應字段中一并注明該借用件所屬的產品代號、設計階段號以及版本號，所有要素確認無誤后，借用圖用區別于主圖的背景顏色突出顯示，同時實現被借用圖電子全文的自動帶入，無須其他人工干預。在復雜的跨多產品間的借用信息網絡中，實現目標借用件的快速關聯和有效利用。通過系統功能的進一步優化，系統可直觀顯示某一個產品借用了哪些圖樣，同時支持查詢某一個零件圖在每個產品下的借用記錄。如果借用關系發生變更，也應支持借用關系的日常維護，主圖與借用圖的關系根據實際情況相互調整，借用關系可以被建立或被取消，從而實現對產品借用關系的靈活管理。

參考文獻：

[1]周浩.淺談產品圖樣及科技資料的管理[J].中國檔案,2009(6):54-55.

[2]佟佩聲,徐阿玲,肖禮華.航空產品借用件及其管理[J].航空標準化與質量,2016(3):20-26.

[3]孫韜.信息化管理條件下工程技術圖紙借用件技術狀態管理與控制[J].機電兵船檔案,2018(5):31-32.

[4]楊世英.借用件信息關聯情況研究[J].中國管理信息化,2017(19):182-184.

作者:王克祥 單位:中船重工第七一七研究所—武漢光電國家研究中心