企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化策略

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[摘要]隨著市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展以及企業(yè)全球化競爭的不斷加劇，作為企業(yè)經(jīng)營管理重要組成部分的檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，從而使其對提高企業(yè)工作效率和企業(yè)效益發(fā)揮作用。本文簡要分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的主要問題，并重點(diǎn)探討如何對目前的企業(yè)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。作者:單位信息化的高速發(fā)展推動(dòng)了電子檔案的形成和應(yīng)用，加之計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，給企業(yè)檔案的科技化建設(shè)和創(chuàng)新化管理提出了更高的要求。因此，如何創(chuàng)新檔案管理工作思維，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，提升檔案的價(jià)值，是企業(yè)管理者及檔案管理工作者面臨的重要課題。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問題

1.檔案信息收集不全面，保存不完整

在檔案管理中，信息收集不全面、不及時(shí)是企業(yè)檔案管理中最根本的問題。從檔案信息收集到信息入庫、保存，應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員全方位負(fù)責(zé)。然而，目前大多數(shù)企業(yè)管理人員尚未做好檔案信息的收集工作，收集過程中仍存在很多問題：部分企業(yè)選擇紙質(zhì)和電子版相融合的檔案信息記錄方式，導(dǎo)致檔案信息記錄混亂；企業(yè)人員和外來人員隨意調(diào)取檔案信息，甚至在已有的紙質(zhì)檔案信息中亂涂亂改、隨意開窗；或只采用文字和數(shù)字的集合，沒有采用多媒體的收集方式等，均不能保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。

2.檔案管理體系不完善

一個(gè)完善、專業(yè)的檔案管理體系是企業(yè)面對外界競爭的有力保障，而目前多數(shù)企業(yè)的檔案管理體系仍存在一些紕漏。如大多數(shù)企業(yè)仍在利用紙質(zhì)檔案；檔案室設(shè)置比較簡陋，更有部分企業(yè)根本就沒有設(shè)立相應(yīng)的檔案庫房；缺少專業(yè)的檔案管理人員，個(gè)別企業(yè)的檔案管理人員變動(dòng)頻繁，更有甚者管理人員身兼數(shù)職，沒有嚴(yán)格按照企業(yè)相關(guān)制度確保檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性，檔案和文件材料的利用沒有頭緒或有些重要的檔案文件材料根本沒有歸檔等等，使企業(yè)于無形中受到嚴(yán)重?fù)p失，同時(shí)也阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

3.缺乏完善、專業(yè)的管理制度

企業(yè)對檔案管理不夠重視，是制約企業(yè)檔案管理工作科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展的根本原因。一些企業(yè)的管理者更多地注重企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，而忽視了檔案管理在提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中的作用，使得檔案管理工作多流于形式。同時(shí)，一些企業(yè)的檔案管理人員自身也對檔案管理不夠重視，在具體工作中缺乏責(zé)任感和職業(yè)道德，使得檔案管理工作的失位現(xiàn)象日益嚴(yán)重，檔案“無用論”不斷蔓延至整個(gè)企業(yè)，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展邊緣化危機(jī)加重。

4.企業(yè)檔案管理信息化程度不足

雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)較過去已經(jīng)有了較大程度的進(jìn)步，但是文件和信息傳輸信息化程度還不夠，這在很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因是企業(yè)還沒有建立起完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒能根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況及時(shí)完善，這也同樣會(huì)降低企業(yè)檔案管理效率，制約企業(yè)檔案管理科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。

二、優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展的策略

1.提高檔案管理人員的素質(zhì)及領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

無論是企業(yè)管理者還是檔案管理人員，都要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理理念，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)之中，充分認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。作為企業(yè)的管理者，各級領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理體系，同時(shí)也要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，增加對檔案管理工作的資金投入，加強(qiáng)對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時(shí)，檔案管理人員要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他行業(yè)和領(lǐng)域的交流和溝通，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感和創(chuàng)新觀念。

2.強(qiáng)化管理體系，完善管理制度

健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。在新的時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極構(gòu)建新的檔案管理體系，明確檔案信息收集流程和注意事項(xiàng)，要遵循《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識，在人員更替時(shí)做好交接工作，并且保證不泄漏公司內(nèi)部的檔案信息，做好檔案信息安全工作，保證檔案信息的嚴(yán)密性。

3.提升檔案的信息化水平，全面收集檔案信息

網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)實(shí)物保管方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別向以機(jī)器識別代碼型發(fā)展，機(jī)器識別代碼型即所謂的電子檔案。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和輔助工具設(shè)計(jì)的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、聲像檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個(gè)管理系統(tǒng)中的檔案信息通過計(jì)算機(jī)規(guī)定的指令來隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設(shè)和創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。

三、結(jié)語

信息時(shí)代的快速發(fā)展，要求企業(yè)檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和創(chuàng)新化；必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視程度；必須強(qiáng)化制度保障，建立健全檔案管理制度；必須重視電子文件管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化。只有這樣，才能發(fā)揮企業(yè)檔案管理的最大效能，實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化，才能促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，才能為社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出最大貢獻(xiàn)。

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作者:杜克 單位:中國第一汽車集團(tuán)公司