企業檔案管理體制與模式研究3篇

導語：企業檔案管理體制與模式研究3篇一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇

1數字檔案管理系統現狀

數字檔案管理是隨著信息化技術的變革而逐步發展起來的，國內外均是在20世紀80年代進入了系統化研發快速發展階段。到了90年代，數字檔案應用日趨增多，需求也呈現多樣化。隨著網絡技術、中間件技術、數據庫技術、海量存儲技術的發展，形成了數字檔案管理平臺的概念，極大提高系統的可靠性。

1.1國外發展現狀

美、英等發達國家在20世紀90年代中期已經開展了數字檔案管理系統的研究和實踐。通過NARA（美國檔案文件署）網站，可以檢索到包括10個總統圖書館在內的200多個檔案館的數字化檔案。國外，有包括IBM、HP在內的眾多廠家和研究機構在研究和開發基于OAIS標準的數字檔案管理系統。

1.1.1基于服務信息化的數字檔案管理系統

20世紀90年代,英國國家檔案館為了履行安全保管和提供利用電子文件的義務，實施了兩項計劃，一項是針對政府機構產生的電子文件的EROS(E1ectronicRecordsOelceSystem)；另一項就是NDAD。NDAD是為了保存和利用結構數據集(DATASET)而提供的整套系統和服務，由倫敦大學計算機中心和倫敦大學圖書館建設和維護。NDAD的主要功能包括：接受、存儲、保管政府部門產生的需要永久保存的數據集(比如每年的農業人口普查、犯罪統計、污染土地面積的報告等)，并且提供利用。1998年3月，NDAD作為一項服務向社會推薦。公眾可以通過網站訪問某些政府部門的一手數據和背景材料。為了提高服務質量，NDAD還提供了隨時報道數據變化和發展的在線新聞服務。NDAD項目主要側重于數字部藏的信息服務，雖然它也在網站和系統建設的基礎上兼顧了數字檔案的保管問題。但該項目對電子文件真實性、完整性、長期可讀等問題的研究并不深入，而且該項目中的數據種類相對單一(主要是結構化的數據)。這兩個因素都在一定程度上降低了該項目的示范作用。

1.1.2基于整體職能信息化的數字檔案管理系統

其中最具代表性的就是美國國家文件和檔案管理局(NARA)組建的電子文件檔案管理系統(ERA，E1ectronicRecordArchives)。與NDAD相比，ERA更側重于電子文件和數字文獻的各項管理技術研究。20世紀90年代末以來，美國國家檔案和文件管理局發現其收集的電子文件種類日益豐富，除了數據文件、數據庫之外，還有電子郵件、地理空間數據、數字影像等等結構復雜的數據，電子檔案管理的難度和復雜程度今非昔比。此外公眾迫切希望能夠通過在線的方式獲取國家檔案館中保存的電子文件。這些壓力和挑戰促使美國國家檔案和文件管理局決定自2000年起建立一個自動化程度很高的集成系統，在實現數字資源提供利用的同時，管理、維護各種類型電子文件，保證其真實、完整和長期可讀。該項目就是電子文件檔案館。美國國家檔案與文件管理局希望能夠設計一個接收、保管和提供利用的系統，它不只是軟件系統，還包括政策、工作流程、標準和必需的技術等。與NDAD不同，電子文件檔案管理系統立足于解決任何類型的電子文件（而不僅限于結構數據）對特定硬件和軟件的依賴問題，其職責就是不管多長時間，只要社會需要，就能夠提供可讀和有效的電子文件。

1.1.3基于物理實體場所的數字檔案管理系統ERA的設計過程中，專家們已經考慮到場所的問題。但就目前來看，ERA項目目前看來還是屬于一個集成系統的建設，對于新場所建筑可能會在項目成熟之后開始籌劃。英國的NDAD也是一個系統，是一個沒有考慮實體建筑的數字檔案場所項目。但國際檔案界對電子文件、數字信息保管的研究中開始出現一種新的呼聲—基于新型的現代化建筑的檔案保管策略。這樣的建筑可能會更多地考慮合理的網絡布線，嚴格的保管環境和技術環境等要素。這類數字檔案場所將立足于解決各類電子文件的管理問題，包括電子郵件、網站文件和政府的數據庫文件等。

1.2國內發展現狀

我國的檔案信息化建設從20世紀80年代末，國內使用小型計算機管理檔案機讀目錄開始起步，之后發展到使用微機利用關系型數據庫開展信息檢索，再到利用多媒體、網絡技術開展現代意義的信息服務利用，檔案信息化建設經歷了摸索實踐、建立理論、逐步深入的復雜過程，國家檔案局從1996年對電子檔案管理進行了一系列的研究。1999年，國家檔案局和深圳市檔案館提出了建立數字檔案管理系統的構想。2000年又把“數字檔案管理系統工程研究與開發”作為全國重點檔案科技攻關計劃下達給深圳市檔案局與國家檔案局科研所共同承擔，并將其列入國家檔案局的“十五”規劃。國內的研究機構主要掛靠大中院所，僅僅停留在理論層面的分析，部分也在做一些測試和研究，軟件廠商的理論整體實力偏弱但技術實力相對比較強。國內的大多數軟件廠商由于投入較少，而且缺乏理論研究的實力，在高端產品方面推出的產品很難適應客戶的需求，而在低端產品方面卻過度競爭。數字檔案管理系統將立檔單位檔案室與其他部門結合起來，以統一的數據庫標準、軟硬件平臺和安全控制手段為基礎，為各級各類工作人員提供綜合信息服務的虛擬的檔案館（室）集群。所以數字檔案系統主要面對的客戶群體是國家機關、大型企事業單位，從這種意義上的數字檔案系統建設是國家數字檔案的信息基礎，具有時效性和現實性。中國經濟的高速發展，給信息化建設帶來了巨大的發展，檔案業務管理的需求非常旺盛，當前的矛盾不是需求不足，而是開發出來的產品是否達到了技術先進、功能滿足客戶的實際需求，是否能更好為客戶服務。

2集團化企業數字檔案管理的相關概念

2.1集團化企業概念與特點

集團化企業是指由一定數量企業以互相之間在經營方面形成穩定協作關系為基礎，在一個統一機構的協調下，依據一定原則組成的企業群體。它以一個或若干企業為核心，通過控股、企業合同或其他方式，使核心企業控制一系列從屬企業，從而形成眾多企業的結合體。在企業集團內部，核心企業也被稱為控制企業，從屬企業被稱為被控制企業。集團化企業是指企業以產權為紐帶，優勢產品為龍頭，骨干企業為核心，將產品關聯度強的眾多企業，通過資產的合并、兼并、劃轉等途徑，組成新的更大的企業群體，對現有存量資產進行重新配置，實現專業化生產，規模化經營，形成新的規模優勢。

2.2數字檔案管理的定義及其內容

數字檔案管理，即利用信息技術和網絡技術通過計算機軟件實現檔案管理的過程，通過數字檔案管理方式能夠實現傳統的管理方式無法完成的更多的功能，有時甚至改變傳統的管理方式，如文檔一體化的管理、歸檔文件整理方法改革、模糊檢索、館室銜接、網絡管理等，以前大量的手工操作和重復勞動有計算機一次完成，并使看似無關的工作通過計算機有機地聯系在一起，因此需要檔案管理人員沖破傳統的條條框框，培養邏輯思維的能力，才能從根本上提供工作效率，減輕一線檔案專兼職管理人員的工作量。

3集團化企業加強數字檔案管理的必要性

3.1貫徹落實國家相關文件和通知要求的必然舉措

隨著信息化的不斷推進，國家越來越重視檔案管理部門的信息化建設，有關部門多次發文要求加強檔案信息化建設。國家檔案局于2002年頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》就提出：在“十五”期間，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息、服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。《中共中央辦公廳國務院辦公廳關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》中辦發（2004)34號）明確要求“要加快以傳統載體保存的公文、檔案、資料等信息資源的數字化進程”。2005年，《國家檔案局中央檔案館關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》要求“有序推進傳統載體檔案數字化進程。優先完成文件級機讀目錄數據采集任務。逐步推進全文信息采集。加強檔案部門內部局域網建設，開發和應用統一規范的檔案信息管理系統，建立館藏檔案的規范化管理和利用平臺”，并“充分利用網絡提供利用服務”以及“構建政府內部檔案信息共享平臺”。2007年《國家檔案局、中央檔案館關于開展檔案事業發展綜合評估工作的通知》中對檔案信息化建設提出了很高的要求，將檔案信息化作為檔案工作的一項基礎性工作。

3.2依法管理檔案事業的需要

依據《中華人民共和國檔案法》規定，各級檔案館應當依法保管包括電子文件在內的所有載體的信息，成立數字檔案館，并以檔案館為依托，能夠使信息真正成為各類應長期和永久保存的電子政務信息的最終集結地。

3.3有效保存企業發展進程，為企業持續發展提供支撐

隨著信息化建設的大力推進，集團化企業將逐步實現辦公和生產的網絡化、自動化，這將產生大量的電子文件，如果不能及時收集、歸檔這些電子文件，容易產生數據遺失、毀損，影響利用，造成事實上的“失憶企業”。保存歷史、維護歷史的真實面貌是企業的責任，企業有必要采取包括技術手段在內的一切措施來保存歷史、延續企業發展的記憶，保管企業發展發展過程中的具有保存價值的檔案。建設數字檔案管理，規范電子文件歸檔、管理和利用，正是眾多技術手段中最行之有效的措施。

3.4降低企業管理成本，提供檔案管理工作效率

電子檔案相對于紙質檔案，其保管條件、運作成本要求較低，成立數字檔案館及時對各單位形成的電子檔案進行集中統一管理，將比各單位的分散保管要節約大量成本，減少重復勞動，且易于專業化管理。

4集團化企業走出數字檔案管理困境的對策

建設一個統一的覆蓋集團公司總部、區域公司及基層電廠的企業級數字檔案館，實現納入歸檔范圍的各種電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用等全檔案業務流程的管理全新的企業數字檔案館，是集團化企業走出數字檔案管理困境的良方。

4.1全面的企業數字檔案館建設內容

企業數字檔案館=基礎設施+基礎資源+應用系統+規章制度和相關人才。其中：規章制度=標準化＋科學管理模式+配套制度規范。基礎設施=企業網絡+服務器系統+存儲系統＋微機＋數字化設備；基礎資源=現行歸檔文件＋館藏檔案+文件+資料等等，數字信息表現形式可以有圖形圖像文件、字處理文件+視頻數據文件等等；應用系統=系統平臺軟件＋檔案信息管理應用軟件＋其它應用系統接口＋其它產品和技術的集成；相關人才=檔案專業人才+信息技術人才。

4.1.1制度規范建設

通過規范化標準和流程實現檔案管理的規范化，這是數字檔案館建設的基礎和依據，同時通過應用系統的建設使標準和規范得以落實，而各項制度則是系統成功應用的保障，它們是相輔相成的關系。將電子文件命名規則、各角色職責的分工、數據的存儲、備份和安全管理規范、網上利用的規范、電子檔案的移交和接收規范等一系列規范嵌入檔案管理系統中，逐步提高檔案管理的規范化水平。例如：2010年前中電國際一系列檔案規章制度僅檔案人員熟知，其它管理人員基本不清楚。通過建設檔案管理系統，全體人員都要熟知這些，否則文件移交歸檔工作、檔案查閱工作，你就完成不了。只有完善檔案規范化管理體系，數字檔案館的建設才有了基礎和目標。

4.1.2基礎設施建設

基礎設施的建設是整個企業數字檔案館的物質基礎，包含了網絡建設、檔案數據中心的建設、數字化加工中心的建設和檔案業務管理工作站的建設。檔案數據中心是檔案數據存儲和管理的核心，不管是建立在檔案館還是由公司信息部門統一管理，都需要購買和配置服務器組、數據存儲和備份設備、UPS電源、管理工作站等設備；數字化加工中心則是專門為館藏資源數字化提供服務的場所，需要有獨立的工作間配備各種輸入設備（文檔高速掃描儀、工程掃描儀、數碼照相、攝像設備等）、微機和多媒體轉換設備；檔案業務管理工作站的建設則提供了檔案管理人員通過網絡和工作站，實現檔案業務的自動化管理和實體的輔助管理（例如檔案的收集整理、目錄打印、借閱管理、庫房管理、鑒定銷毀、統計、開發利用等工作），需要購買微機、打印和輸出設備。

4.1.3基礎資源建設

基礎資源是企業數字檔案館的主要管理內容，是企業最寶貴的數據，基礎資源建設主要包括：館藏資源的數字化工作和現行文件的歸檔整理工作。其中，對現存大量歷史檔案，館藏資源的數字化工作可以通過數字化加工中心逐步實現這些歷史檔案的數字化加工，形成電子檔案數據，同時也可以實現多媒體檔案的數字化轉換工作，只是這項工作的工作量巨大，需要按照“由近到遠”的原則分期分批實現。在明確歸檔的流程和要求，實現歸檔文件的前端控制，同時制定好相關系統的接口和數據規范，實現與檔案系統的接口，這樣就可以實現業務系統中的文件自動歸檔的一體化管理。隨著信息系統的深入使用，將來會逐步積累形成檔案信息化平臺的基礎資源數據，而不再需要進行數字化加工。上述基礎資源的建設也可以根據情況分步實施，根據實際情況逐步實現文書檔案、科技檔案、聲像檔案、多媒體檔案、實物檔案等類型的目錄建立和原文的數字化工作，同時形成全文檢索索引。

4.1.4應用系統建設

應用系統的建設是數字檔案館建設的核心和關鍵部份，也是技術含量最高、最難實現的部份。應用系統的建設是在檔案管理規范和制度的指導和保障下、在基礎設施建設的基礎上實現對檔案數據的采集、整理、管理、開發利用、信息服務等一系列工作的軟件系統。數字檔案館系統建設主要包括平臺系統軟件建設、檔案信息管理系統的開發、與其它應用系統的接口開發和與其它產品和技術的集成等部份。其中，平臺系統軟件的建設需要與全公司信息化建設的技術路線保持一致，這樣易于管理和維護，主要應該包括服務器的操作系統、數據庫系統和應用服務器系統的選擇、購買和部署，是數字檔案館系統的運行支撐平臺。中電國際整個系統的應用架構，采用了集中/分布存儲架構，以適應不同單位不同的軟硬件應用環境集中。如上圖所示，檔案管理系統分別部署在各個基層電廠，通過數據同步機制實現向區域公司的集中，區域公司再向總部上傳數據。這種方式適應公司管理架構的變化，即可以橫向及縱向的擴展，即這樣就可以最大限度的保留現有投資，同時可以很容易的通過系統升級完成舊檔案管理系統向新一代數字檔案管理系統的過渡，最大限度的實現了資源共享。另外還需要關注數字檔案館檔案數據存儲模型。從檔案系統角度，存儲系統主要包括系統數據和檔案數據。從技術結構上數據分為結構化數據和非結構化數據，從內容上數據分為系統元數據、檔案元數據、電子文件、全文索引等數據。

4.1.5人才隊伍建設

數字檔案館的建立和管理過程，緊緊伴隨著新知識和新技術的普及，所以各類相關人才的培養是該項目的開發、推廣應用能否獲得成功的關鍵。因此，人才的培養一般應遵循如下原則：1）做到有關人員對新技術新設備提前了解；2）針對不同對象分層次培養，做到崗位與知識技能相匹配。在建設過程中考慮培養的人員有：數字化加工與管理、標準化建設、數字檔案館運行管理等，同時要按崗位制定人員工作技術要求。數字檔案管理作為一種全新的檔案管理方式，體現了先進的科學技術、先進的思想文化和先進生產力，是檔案管理人員向往的一種境界和目標，是企業管理自身的需要，是檔案管理和企業管理的發展必然趨勢。我們要以“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”為指導思想，適應信息化建設和檔案事業發展要求，以檔案信息化基礎設施建設為支撐，以檔案信息化規范建設為手段，以企業綜合檔案信息資源庫建設和文檔一體化管理系統建設為基礎，以檔案信息化人才隊伍建設和檔案信息安全措施建設為保障，以整合全公司檔案信息資源，一定可以實現檔案信息化建設與公司信息化整體建設同步協調、持續、快速發展。

作者：柳黎華俊張夢湘工作單位：中國電力投資集團公司中國電力國際有限公司中電投江西分公司景德鎮電廠

第二篇

一、現狀：目前企業人事檔案管理工作問題頻現

目前，我國企業人事檔案管理工作問題頻現，這些問題直接制約了企業人事檔案管理工作的發展，間接也影響了整個企業的生存與發展，尤其是為整個企業的人力資源管理工作帶來極大的障礙與困擾。

1、分類不科學，內容很片面

首先，計劃經濟時期的企業人事檔案分類很不科學，主要把檔案分為工人、干部和學生。但是，隨著社會主義市場經濟的發展，這種分類已經不能滿足現代企業發展和管理的需要。尤其是國有企業改革后，企業重組與人員分流，現代企業的人生檔案呈現了專業化、多元化、多樣化的趨勢給企業人事檔案的管理帶來了新的困難與挑戰。實際上，目前的科學分類可以分以下幾大類目：即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等十大類目。其次，計劃經濟時期的企業人事檔案的內容既不夠充實也非常片面。主要表現為很多企業人事檔案中的表格化、公式化、空洞化的內容材料比較多，而體現本人工作成績和品德才能的材料非常少，很難根據檔案去全面了解一個人的真正特點與特長，起不到為企業人力資源管理服務的作用。

2、合作不積極，協同不配合

主要表現在企業的人事部門與檔案管理部門工作協調相脫節，聯系不緊密、配合不得力、合作不積極。因為一般企業的人事檔案管理部門不是一個獨立的實體部門，人事檔案的工作開展離不開本單位的人事部門的配合與協調。而原來的企業管理體制沒有理順兩者之間的關系與工作開展，因此，在實際工作中，經常會發生許多人事檔案管理與人力資源管理相脫節、相沖突的情況。人事部門往往沒有把員工的最近信息交給檔案部門去保管，導致企業的人事檔案管理滯后的現象，不能提供企業所需要的員工的相關信息。

3、觀念不先進，效率不明顯

計劃經濟時期的人事檔案管理思想對現代企業人事檔案管理部門的影響還非常大。人事檔案管理部門沒有及時學習和更新先進的人事檔案管理思想與經驗，缺乏人事檔案部門的競爭意識，缺少檔案管理的時效性的觀念，因此，企業的人事檔案管理部門的工作效率普遍較低，對企業的可能會產生不可估量的影響。

4、定位不明確，服務不到位

現代企業的人事檔案管理是一項服務于社會與企業的工作，現在不少企業的人事檔案管理部門，還根本具備沒有相關的管理服務意識，還停留在計劃經濟時期的檔案“保管員”的角色的意識層面。因此，企業人事檔案管理工作人員的工作態度與工作方法都沒有及時轉變與更新，在很大程度上影響了企業人事檔案管理的工作質量。“然而現今企業人事檔案管理工作者仍只是扮演保管員的角色，只是被動的接、收檔案，更有甚者將自身視為上帝，對前來利用檔案的人態度惡劣。長此以往，檔案利用者會越來越少，有的部門甚至不會將檔案交與檔案部門保管，檔案部門存在的意義會越來越被懷疑，檔案部門的地位也就岌岌可危了。”[1]

5、制度不完善，收集不齊全

在制度設計上，現代企業的人事檔案管理的環節非常落后，不能按照人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、更新等環節去加強管理。人事檔案管理制度設計的不完善產生的后果將會是“致使應該歸檔的沒有歸檔，該整理裝訂的沒有整理裝訂，流動檔案沒有及時清理，造成檔案混淆，需查的檔案查不到，不能真實、完整地反映一個人的歷史全貌。”[2]另外，人事檔案管理的設備和方式還十分落后，很多企業的人事檔案管理還處于經驗管理和手工管理階段，很多企業的檔案部門沒有電腦等現代管理設備，根本就不能把檔案管理工作納入到現代網絡檔案管理體系。

6、結構不合理，素質跟不上

在檔案管理人才的培養和引進方面，企業的人事檔案管理也十分滯后。現有的企業檔案管理人才的素質越來越不能適應當前的檔案管理工作的需要，而且管理人才的結構也不合理。現代企業檔案管理需要的知識全面、觀念超前、技術成熟的檔案人才還十分缺乏。現有的企業人事檔案人才的素質已經深深制約著企業人事檔案管理工作的進行和發展。

二、分析：建立現代企業檔案管理體制與模式勢在必行

針對以上現代企業檔案管理體制所暴露出的問題，因此加強改革當前的企業人事檔案管理體制的形勢迫在眉睫，建立現代新型的企業檔案管理體制與模式的工作勢在必行，是企業人事檔案工作保持持續、健康發展的必然階段，是推動企業向前發展的重要環節。

1、市場經濟發展的客觀要求

社會主義市場經濟體制的建立與深入發展對企業人事檔案管理工作提出更多、更新、更高的要求，同時也為企業人事檔案工作事業的發展提供了難得的機遇。市場經濟體制的改革，使得我國從傳統的計劃經濟時代過渡到市場經濟時代，企業已經成為市場的主體與獨立法人。轉變企業的經營方式與經營體制，建立現代企業管理體制已經成為企業改革的關鍵環節和重要因素，這便預示著企業人力資源管理包括企業人事檔案管理工作必然在人事檔案的管理體制和工作模式等方面進行一場深刻的變革。

2、與企業同步發展的迫切需要

當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已經成為一種非常重要的五行資產與戰略資源，對于企業來說尤為重要。企業的人力資源已經成為企業興衰成敗的重要因素。企業的人事檔案工作作為企業人力資源管理工作的組成部分，應當說也是企業的一種人力信息資源。“在企業改革過程中，無論是轉變經營機制，還是建立現代企業制度，檔案為企業調整組織和產業結構、對外經濟合作、清產核資、進入市場成為具有獨立法人權力競爭者提供重要的信息和依據。”[3]因此，標準化、科學化、制度化的企業人事檔案管理工作是企業必須做好的一項基礎性、重要性、戰略性的工作。企業的檔案工作不能還停留在目前發展滯后的狀態，必須實現與企業的同步發展，必須要積極探索企業人事檔案工作的新型體制與模式，調必須要整檔案管理工作的思路，必須要加大企業檔案管理工作的力度，著手改革實現企業人事檔案管理工作突破性發展。

3、企業人事檔案管理自身發展的需求

傳統企業檔案管理體制與模式已經不能適應企業發展新的形勢。脫離企業實際需要的檔案管理需要進行改革和發展，以適應企業新的發展。現代企業的人事檔案管理工作只有與企業發展和管理實際相適應，才能符合當今迅速發展的時代要求。什么樣的企業檔案管理體制與模式才適合企業發展的需要?什么樣的企業檔案管理體制與模式才更有利于企業的發展?什么樣的企業檔案管理體制與模式才更適合市場經濟的競爭需要?這些新型的企業人事檔案管理的體制與模式的建立都是需要研究和探討的。同時，隨著我國經濟改革的不斷深入，有關企業檔案管理體制與模式的探討問題也逐漸成為熱點。

三、對策:建立現代企業人事檔案管理體制與模式路徑初探

當前的企業人事檔案管理工作的改革必須知識經濟時代為背景、積極拓展管理職能、更新人事檔案管理的觀念，本文著重從企業事檔案管理工作的自身定位、依法治檔和多方協調分別闡述企業檔案人事管理的新型的體制與模式問題。

1、準確定位

首先，簡政放權。政府應該簡政放權，不能過得過多，統得過死，減少政府的行政干預，給企業的發展注入活力。如國家檔案行政管理部門何地方檔案行政管理部門作為政府機構，這些專職管理企業人事檔案管理工作的職能部門,也應該打破以前在計劃經濟時期沿襲下來的政企不分的現象，不能對企業的人事檔案管理工作直接管理和直接干預。其次，定位明確。檔案行政管理部門應該明確自己和企業的職能定位。“對企業檔案管理的職能應轉向以宏觀調控為主,突出依法治檔的職能,側重從制定法規、政策上統一調控全國的企業檔案工作,集中精力抓好檔案立法與執法監督、計劃協調、制訂規范和標準等幾個方面的工作。”[4]同時,檔案行政管理部門還要依據檔案有關法律法規的規定,從企業的實際情況和特點出發，因地制宜、分門別類地、有層次、有條理、有重點地抓好企業人事檔案管理工作。

2、“依法治檔”

市場經濟是法制經濟,企業的人事檔案管理工作同樣也要納入法制的軌道。“新的管理體制要求檔案行政管理部門轉向宏觀依法監督為主,把企業檔案工作納入企業法人的自律行為范圍之內。檔案行政管理部門進行宏觀管理,主要通過制定法規和執法監督來體現。”[5]由于國有企業改革等各種因素，計劃經濟時期的企業人事檔案管理的法律法規已經不能適應當前的形勢發展需要。現階段應該加大企業人事檔案管理的法律條文，根據現代企業制度的特點，制度處與現代企業發展向適應的法律制度，加大檔案法律的執法力度以規劃現代企業人事檔案的管理，使現代企業人事檔案行政管理能夠做到有法可依、有法可查、有法可督、有法可管。“要通過宣傳貫徹落實國家有關企業檔案工作的法律、法規、規章,并檢查其在企業的實施情況,來規范企業檔案工作的內部管理體制及管理行為,為企業提供適應現代企業制度,維護企業自身合法權益的法律保障。”[6]

3、多方協調

首先，建立企業檔案管理中介。這些中介機構或者組織能夠在市場經濟體制下開展一些企業人事檔案管理方面的帶方向性的工作,能夠在一定程度行駛檔案行政管理部門的一些微觀方面的可操作性的管理職能，能夠在市場經濟體制下成為檔案行政管理部門依法指導企業人事檔案管理工作的一種中介形式。這種中介組織避免了行政管理部門直接管理或者干預企業人事檔案管理工作的不利方面，又能夠在一定程度上為檔案行政管理部門分憂解難。其次，建立企業檔案協會。建立企業人事檔案協會可以發揮較大的作用：其一,能及時傳達檔案行政管理部門的檔案管理工作的精神;其二,能加強各企業人事檔案管理部門之間的經驗交流、及時有效地企業檔案工作中的新問題、難問題;其三,能匯集檔案管理方面專家加強指導，提高企業人事檔案管理部門人員的理論素養和管理水平，從而推動企業檔案管理工作的開展。（本文來自于《文史博覽》雜志。《文史博覽》雜志簡介詳見.）

作者：張彬工作單位：湖南廣播電視大學

第三篇

1人事檔案管理與人力資源管理

1.1人事檔案管理的概念

人事檔案是指在人事活動中形成的，記述員工個人、家庭情況以及工作情況等信息和內容，能反映人員經歷、才能、品德、工作表現，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。[1]人事檔案管理是對人事檔案的實體管理以及對其中的信息和內容進行的開發和利用。人事檔案的實體管理包括檔案的收集、鑒定、整理保管、登記和統計等部分，人事檔案內容、信息的開發和利用包括檢索、提供利用、編研、登記與統計等工作。[2]

1.2人力資源管理的概念

人力資源管理是指運用科學的方法，在企業戰略的指導下，以人力資源戰略、規劃和職位分析為基礎，對人力資源進行獲取與配置、培訓與開發、考核與激勵、規范與約束、安全與保障、凝聚與整合等工作，最終實現企業目標和員工價值的過程。[3]人力資源管理活動包括人力資源規劃，招聘與配置，培訓與開發，績效管理，薪酬與福利管理，勞動關系管理等。

1.3人事檔案管理與人力資源管理的關系

①人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分和工作內容，能促進人力資源管理活動的進行。企業通過人事檔案查看員工的資料，能了解、分析員工情況，它是企業員工的績效考核，選用人才的重要依據。②人事檔案記錄了員工的各種資料，是員工發展情況和信息的載體。同時，人力資源管理的其他活動，如員工的內部招聘、晉升、調動以及薪酬水平的變化等又是人事檔案內容的重要來源。二者相互依賴，相互促進。

2人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

2.1確定企業人力資源的現狀，為企業人力資源規劃提供幫助

企業的人力資源規劃需要確認企業的人才供給與需求。人事檔案中有當前企業內部人才結構、人才水平和人才數量等方面的信息資料。通過人事檔案的歸類和整理，可以提供企業所需人才的情況和種類，以及企業員工的人力資源存量和具體信息。比如，企業里的一些員工再過幾年就退休了，檔案管理人員就可以把這一情況反饋給專門的人力資源管理人員，為人力資源未來幾年的人力資源管理規劃提供重要的信息。

2.2保證企業外部員工招聘的質量，為企業內部招聘員工提供依據

人力資源招聘工作分為內部招聘和外部招聘。內部招聘是從企業內部員工中招聘和甄選出所需要的人才，外部招聘則是在社會、高校等企業外部進行招聘工作。首先，在員工招聘過程中，一些企業的招聘人員會特意地招聘自己的老鄉、校友，即使他們并不完全符合企業的要求，這樣一來，企業招聘的質量就大大降低了，同時為企業內部非正式組織的形成提供了方便，給企業日后管理非正式組織帶來了一定的難度。企業通過對檔案資料的統計和分析，在安排招聘人員時，避免任用那些與招聘地區、高校相關的員工，從而保證所招聘員工的質量。其次，在內部招聘上，通過查看、分析員工檔案中的經歷，可以為員工的選拔和錄用提供重要的依據。

2.3幫助企業有針對性地設定員工培訓項目

企業對員工進行培訓之前，可以根據員工的信息資料，如教育背景、經歷、年齡等，設置相應的培訓項目，有針對性的對員工進行培訓。比如企業通過檔案資料了解到企業中有一些年齡大的員工，年齡較大的員工，可能不太喜歡那些有關知識的培訓，不如對他們進行健康保健培訓，讓他們的身體更加健康，一方面，可以調動他們培訓的積極性，另一方面，也能促進員工更好的工作。

2.4了解、分析員工地域文化信息，促進企業的跨地域文化管理

中國地大物博，不同地方的人有不同的文化、習慣、觀念，不同文化的員工在工作中會存在沖突、溝通不暢等情況。企業員工的檔案中會有籍貫、經歷的說明，檔案管理人員就可以通過分析他們的文化特質，從而對他們未來工作中可能會發生的沖突進行預測，并設定一定的機制和處理方法。而且，企業在安排一些有不同文化背景的員工進行團隊合作之前，可以通過檔案了解他們的信息，提前對他們進行有效的溝通以及文化和心理方面的交流。

2.5有利于更好的對員工進行職業生涯規劃

員工的檔案中反映了員工的調動等情況，員工離職、受教育等的情況，專業特長，職務職稱，工資薪酬，工作表現。企業的管理者可以根據員工的這些信息，為員工設定職業生涯的發展路徑。如一名員工的專業是市場營銷，在企業里做了三年的銷售人員，三年的平均銷售業績排名第一，工作表現積極，和同事的關系也都挺好，那么企業就可以把銷售部經理作為他下一個職業生涯目標。

2.6根據員工檔案中不同的情況，采取有效的激勵手段

馬斯洛需求層次理論中提到了人有生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現需求，不同的人在不同階段有不同的需求，不同需求的滿足對員工的刺激程度是不同的。企業可以通過對員工檔案資料的分析，了解員工的切實需要，并采用有針對性的激勵手段。比如說，一名員工在國外呆了很長時間，并在國外擔任高薪酬的重要職位，現在又回國工作，那么，他對物質激勵看重程度要遠小于其他員工，又通過檔案知道，他的妻子和兒女在國內，他回國的原因可能就是照顧好妻子兒女，看重平安、穩定。企業就可以適當的平衡他的工作時間和家庭生活，除了給他本人便利外，對他的妻子和兒女也給予關心和照顧，企業運用這樣的激勵方法更能激發該名員工的積極性。

3結語

人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用越來越多的體現在檔案資料的價值中，檔案管理人員可以通過對檔案資料的整理、分析和利用，為企業人力資源管理活動服務。它在人力資源管理中的作用主要包括：確定企業人力資源的現狀，為企業人力資源規劃提供幫助；保證企業外部員工招聘的質量，為企業內部招聘員工提供依據；幫助企業有針對性地設定員工培訓項目；了解、分析員工地域文化信息，促進企業的跨地域文化管理；有利于更好的對員工進行職業生涯規劃；根據員工檔案中的不同情況，采取有效的激勵手段。未來人事檔案管理將會在人力資源管理中結合信息技術、數據庫等現代化的工具，使檔案信息查詢更快速，檔案信息利用科學化，從而使人事檔案管理更科學、高效，更好的在人力資源管理中發揮作用。

作者：李文龍工作單位：河南理工大學經濟管理學院