集中供熱企業采購管理研究

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[摘要]采購成本占企業總成本比重大、占用資源多，是企業成本管理的關鍵。采購也是企業生產經營活動的基礎性、支持性工作。做好采購管理工作就必須提高采購需求的計劃性，加強風險管理，保障供應的穩定性，做好供應鏈和價值鏈管理，建立戰略合作關系，維護產業生態和價值增值最終實現的同時實現企業目標。苦練內功，建立健全采購管理制度，提高采購人員專業技能，達到專業、科學采購。加強信息管理，提高信息共享程度，避免信息孤島，降低溝通成本。最終實現企業采購管理水平提升，為實現企業經營管理目標做好保障工作。

[關鍵詞]采購管理、管理制度、專業勝任能力

企業采購工作具有對企業生產經營影響大、耗費資源多等特點，采購工作為企業生產經營提供了基本物質保障，企業方方面面均離不開采購工作提供的材料、設備、服務。采購質量、采購價格、供貨周期、采購管理水平對企業成本管理、質量管理、生產管理等目標的實現影響巨大。企業要實現經營目標，就必須要充分認識到采購管理的重要性，發現目前管理工作存在中的不足，及時消除缺陷和隱患，提升企業采購管理水平。

1采購管理的重要性

通常情況下企業大部分的成本均以對外采購形式發生，采購成本占企業總成本比重大、占用資源多，要實現企業生產運營成本有效降低，提高企業經營效率和效益，加強采購管理、減少供貨周期、提高采購質量、控制采購成本，具有重要的現實意義。縮短采購供貨周期和供貨的及時性可以縮短集中供熱項目的建設期、檢修期、提高生產率、減少庫存、提高資金周轉率、增強企業的應變力。采購質量控制到位，能為項目穩定運行打好基礎，降低運營成本，減少和避免供熱不穩定的風險。做好供應商管理、協作，達成與供應商的雙贏，實現節約資金、采購質量提升、降低風險，以快速形成生產能力。通過與市場和供應商接觸，可以獲取到對企業有用的信息，學習先進技術、工作組織方法、管理經驗，達到取長補短，提高產品和服務質量、降低成本的目的。

2采購管理現狀

2.1管理制度設計或執行缺陷。采購管理制度是企業眾多管理制度之一，是構成企業制度體系的重要部分。各企業會根據自身情況制定的各種管理制度雖然各式各樣，但其核心和共同的主旨都是規范和服務于企業的發展，保障企業經營目標的實現。實踐中，由于缺少完善的采購制度，不能體現制度對工作的指導和規范作用，導致：出現不合規操作、采購產品質量得不到保證、采購價格難以降低；采購制度和采購人員崗位職責結合性差；采購工作職責難以明確落實到人；采購審批權限劃分不明確、審批程序無明確規定等等，降低了企業采購工作效率，增加了采購風險，影響了企業經營業績。2.2忽視采購人員專業勝任能力。企業忽視采購管理人員的專業勝任能力，缺乏對采購管理人員對于采購管理知識的專業性注重，不關注采購流程。采購人員由于缺少所采購專業基礎知識、不了解相關的市場信息和需要采購的材料、設備、服務相關的信息，在與供應商的談判和議價中處于被動地位，不能可靠衡量采購質量、價格水平、技術狀況供應穩定性等因素，對采購的把控力差，采購成本難以降低。2.3采購需求計劃管理未有效開展。采購需求的計劃性差、沒有或很少進行采購需求計劃，導致采購總是多次零散采購、頻繁應急采購，造成采購部門的采購工作呈現計劃采購少、應急采購和臨時采購多，降低了采購工作的效率，采購零散難以享受規模效應，同時受要求的供貨時間短的影響，難以充分考察甄選到足夠的合格供應商，實現充分競爭，采購中的議價能力弱。2.4采購和庫存信息共享不到位，物資利用率低。通常情況下，采購由需求部門提出采購需求，采購部門負責采購，到貨后由需求部門領用，兩者之前屬于供求的關系范疇。工作中溝通和聯系很少，由于采購和庫存信息共享不到位，容易造成有的部門出現材料物資積壓而在其他部門則出現短缺，降低物資利用率，增加存貨對資金的占用，降低資產周轉效率。

3提高采購管理水平的應對措施

3.1建立和健全企業采購管理制度和流程，并保證其順利實施。根據企業自身情況制定確實可行，高效的管理制度，明確權責權限，職責范圍，使得相關人員各司其職，從采購計劃到采購實施，合同簽訂到到貨驗收，及后期對供應商的評價，做到合理、合規，流程執行順暢高效。3.2提升采購人員的專業素質，使其具備專業勝任能力。由于集中供熱企業對采購部門和采購環節重視不夠，企業采購部門人員的專業素養普遍不高，要提高企業采購管理水平，采購人員就具備較高的專業素養，對采購管理、設備專業知識有一定程度的了解。要達到這一目標，企業在聘用采購人員時就必須嚴格把關，不具備相應專業背景和工作經驗的人員不得任職采購崗位，其他崗位調任采購人員必須經過專業培訓和學習，經考核合格后方能上崗。此外，企業應加強采購人員的管理、監督、培訓，使所有采購人員明確認識公司經營現狀、管理現狀、采購管理及相關管理制度，充分認識和理解自己的崗位職責，為履行好自己的職責打好基礎。通過組織采購人員參加培訓和學習，使其對企業經常采購的材料、設備、服務相關的技術和基礎知識、市場狀況、供應商情況等市場信息和發展趨勢、新的采購管理技術和方法的發展有足夠的了解，以便采購人員準確理解、掌握企業的需求，在采購實施過程中能從價格、質量、供應周期等方面進行全方位把控，為企業甄選出最恰當的供應商。另外，企業要建立學習型企業的企業文化氛圍，倡導全員學習，促使采購人員主動學習和關注行業信息和采購等多方面的知識，提高自身的工作能力和專業素養。組織采購參加各種專業采購培訓和會議，不斷學習其他企業采購方面的經驗，鼓勵采購人員及時總結、提煉自己采購工作中的經驗，定期通過經驗交流會等形式進行內部經驗交流，達到相互促進，提高自己專業技能的目的。高效溝通能力和專業談判能力是優秀的采購人員不可或缺的技能，在重視專業的同時提高溝通、談判能力，能使采購制度、流程的順暢運行，降低采購風險，采購工作更加高效地開展，達到采購效率、效益雙提升，優質、高效地完成企業的采購任務。3.3加強需求計劃管理，改變采購模式。集中供熱企業的組織架構復雜，部門繁多，采購量大，同時可能涉及多個在建工程和眾多運行維護工作、檢修項目，分散零星的采購模式難以與企業需求現狀相匹配。企業必須改變需求管理模式、采購模式和采購流程，實施需求計劃管理、集中采購以滿足企業的現實需求。集中采購是一種高效、節約型的采購方式，更能適應、滿足集中供熱的特點和現狀。集中采購對采購部門的統籌協調能力的要求較采用分散零星采購提出了更高的要求。集中采購模式下必須全面實施計劃管理，加強需求計劃管理。需求部門必須在規定的時間內提交采購計劃，采購部門在對采購計劃進行匯總后，按照企業招采制度流程實施招標、詢比價等采購工作程序，按規定程序和權限進行審批，最終確定最適合的供應商，簽署和履行采購合同。實現采購部門工作的集中規劃，有條不紊地推進，減少重復工作、降低采購工作量，提高采購工作效率。集中采購模式能夠有效減少企業的采購成本支出，易于采購中形成和利用采購規模效應，有利于和供應商構建戰略聯盟，建立長期合作關系，增強企業在采購中對質量、價格的把控能力，達到在價格一致的情況下取得質量更好的采購標的物，在質量相同的情況下實現采購價格的降低。同時獲得供應商對企業采購合同的優先處理，縮短供貨周期，更加及時取得企業所需采購標的物，高效地完成采購任務，減少公司在采購方面出現的風險。3.4加強供應商管理。企業采用集中采購模式對供應商也提出了更高的要求。企業要實現供貨效率的提高、供貨周期的可控性和供貨的穩定性，就必須加強供應商管理工作。企業采購部門首先必須做好供應商信息調查，建立合格供應商庫：供應商資質、經營狀況、履約情況、信用狀況、財務狀況等調查；企業的產品的質量現狀調查；價格調查；實地考察。其次，在采購過程中必須對供貨商進行全程的監督和管理，要求供貨商必須嚴格遵守企業的采購管理辦法和流程。第三，必須跟蹤供應商履約情況了解和反饋，及時考察市場，及時了解市場動態，開展市場比價等工作。此外，可根據需要對供應商開展企業最新的采購管理制度的培訓和相關業務指導，使其及時對相關管理制度有必要的了解必要，規范其供應活動，更好的履行合同。3.5運用即時通訊工具、互聯網和管理信息系統等進行采購管理。利用即時通訊工具和互聯網，可以實現溝通的及時性，使企業的數據管理、數據共享更加便捷化，信息處理更加高效。集中供熱企業的采購需求復雜、要求高，需要從質量、采購周期、價格、規格等方面予以全面把控，因此采購部門運用管理信息系統作為有效的數據管理平臺，實現采購過程和信息的全面精準把控和高效使用。合理設置共享訪問權限，適當范圍公開采購數據，使采購過程和環節透明化。方便需求部門了解采購的需求情況和企業庫存狀況，實現內部合理調配，不僅能夠有效監督，還能夠節約資源。采購管理部門利用數據庫中的信息，全方位、準確地掌握采購情況，清晰地了解采購的規格、價格、數量、質量和技術要求，便于進行詢比價、對比分析和甄選。同時通過查詢歷史采購信息，了解發展規律和趨勢，提高需求計劃的準確性和及時性。通過查詢，對不同批次的交易進行對比，能夠找出差異，發現變化狀況，達到有效地形成監督。采購部門通過互聯網向供貨商發出采購文件，并通過實時通信工具，如微信、QQ、電子郵件等方式進行及時交流和核實，實現采購時間和成本的節約。通過互聯網達到足不出戶地實現供應商的資料積累和調查，為采購項目獲取到更多的合格供應商，實現供應商的充分競爭、實施招標、比價奠定基礎，工作更加便利高效。通過信息化手段管理物資的入庫和出庫，實現臺賬管理精細化，便于企業及時了解庫存狀況，便于管理庫存，避免重復采購和冗余物資的出現，減少庫存和資金占用，提高管理效率。3.6加強采購監督。建立采購管理全面監督和管理機制，確保采購工作中嚴格執行企業采購管理制度流程，實現采購全流程、規范化監督，有效地減少和避免采購環節上出現的各種問題，實現采購招標、比價和合同簽訂等工作的公開透明，陽光采購。

4結語

綜上所述，對于集中供熱企業來說，其采購管理工作面臨采購量大、牽涉部門多、采購品種繁雜等諸多特點，要提高采購管理水平，就必須進行需求計劃管理和采購模式的改變，在高質、高效地完成采購任務的同時實現采購成本的節約。雖然現在采購管理中還有不少缺陷，但只要企業各級管理層充分重視、采購部門和企業內部各部門團結協作、相互支持，不斷進行改進和創新，一定能夠實現采購管理水平快速提升和企業健康、有序發展。

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作者:劉寧 單位:北京京能房山熱力供應有限公司