高校的信息化建設范文

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關鍵詞：高校；人事檔案；信息化；優化措施

中圖分類號： G647 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）05（c）-0000-00

1 高校檔案信息化建設中存在的問題

1.1人事檔案信息化建設意識淡薄

目前高校普遍存在人事檔案信息化管理意識淡薄的問題。這主要體現在人事檔案管理體制和觀念落后兩個方面。首先，許多高校人事檔案資料缺乏集中性存放，導致檔案管理缺乏標準化和科學化，給人事檔案工作的管理者和使用者都帶來了一定的困難。這種不合理的人事檔案管理體制降低了工作的質量和效率。高校人事檔案管理方式不能與時俱進，長期的人工操作使得信息化管理發展緩慢。此外高校人事檔案信息化各自為政的管理模式導致院校間無法實現資源共享。

其次高校對人事檔案信息化管理觀念的淡薄導致改革行動的缺乏。許多高校片面地認為管理與人事有關的文件即為人事檔案管理，缺乏對該項工作本質的充分認識，導致高校對人事檔案工作缺少足夠的重視，從而影響高校人事檔案信息化管理的進程。

1.2人事檔案信息化管理人員素質偏低

高素質的管理人員是人事檔案信息化建設適應時代需求的前提條件。然而多數高校人事檔案工作的管理人員存在素質偏低、管理經驗不足等問題，這使得人事檔案信息化建設進程緩慢。其中管理者經驗的不足，常造成網絡操作錯誤或失誤，這主要是他們對管理工作缺乏足夠的積極性及管理思想滯后所造成。可見高校缺乏對人事檔案管理人員從思想到技術培訓工作的重視。

此外高校在引進人才時，缺乏精通網絡、管理以及檔案學的復合型人員。引進的人才非科班出身，缺乏良好的人事檔案管理相關專業基礎，從而造成其業務能力較低。再者，由于高校領導對人事檔案建設信息化人才引進的忽視，造成管理人員的知識結構長期一塵不變，使得人員的素質不符合檔案信息化的發展需求。

1.3人事檔案信息化建設資金投入過少

資金的投入過少是高校人事檔案信息化建設過程常見的問題。在高校人事檔案信息化建設中，管理者的選擇、網絡系統的建立以及設備配備等相關方面都需要大量經費的投入。作為人事檔案信息化建設的基本設施，軟硬件設備長期使用造成老化且得不到及時的更換。作為高校基礎工作人員，人事檔案管理者主要任務是做好本職工作，在工作經費籌集方面是無能為力的，這也造成了人事檔案信息化建設進展滯后。同時高校資金的相對不足，用于分配各個部門的經費更是少之又少，這也使得人事檔案信息化建設資金來源不足。

此外，為了使人事檔案信息化建設中網絡設備具備安全、穩定和容量大等優勢，就必須投入大量的資金。有些設備購入后需要長期維護和保養，有的則是需要快速的更新換代，這都要求經費投入是一個可持續的過程。

2 高校人事檔案信息化建設的優化措施

2.1加強人事檔案信息化建設的意識

高校人事檔案信息化建設不僅需要領導和管理者們轉變舊的管理體制，改變保守的管理觀念，還需要加強對人事檔案信息化建設重要性的認識。首先應從高校領導抓起，通過將人事檔案信息化建設工作提到日程上來，強化他們對人事檔案信息化建設的意識。同時各個部門的領導應積極組織本部門的工作人員進行學習和培訓，從思想和行動兩個方面加強高校工作人員對人事檔案信息化建設重視程度。

作為人事檔案管理者，長期專注于埋頭工作，容易造成閉塞的觀念意識，所以為了順應現代人事檔案信息化管理，改變舊觀念，結合社會實踐活動，向先進的信息化社會邁進對高校人事檔案管理者是非常有必要的，且這也利于建立與時展相符人事檔案信息化管理模式，為高校提供更優質的服務。

2.2提高管理人員總體技能水平

實現人事檔案信息化建設也取決于高素質管理者。作為用戶與人事檔案信息之間的媒介，人事檔案管理者需要有一定的管理、檔案以及信息學相關知識與能力儲備。人事檔案信息化及網絡化建設離不開一批能力強，素質高的復合型人才，他們對人事檔案管理相關知識的熟練應用，使得管理工作得以有條不紊地開展。所以在引用人才時，應注重考察其對人事檔案管理工作的專業性。

當今社會是一個追求知識的時代，工作人員只有接受終身教育才能跟上時代的步伐。人事檔案管理者也是如此，不斷完善專業知識，提高自身技術水平，才能滿足新時代的要求。對高校人事檔案管理者進行培訓教育，開闊工作人員對檔案管理相關知識的視野，也有利于信息化建設水平的提高。

2.3加大人事檔案信息化建設資金的投入

目前，許多高校人事檔案信息化建設處于初步探索階段，所以，不僅在管理意識、人才培養上缺乏經驗，而且資金支持上也沒有得到應有的重視。因此，高校應該注重對人事檔案信息化建設資金的投入，做好經費的預算，形成目標明確、合理支出的規范化資金管理制度。為了實現人事檔案信息化管理模式工作方式取代人工操作為主的工作方式，高校可采取階段性購置必備的基礎設備方法，這不僅有利于逐漸解決設施老化和更新緩慢的問題，而且可以緩解高校的資金緊張。作為高投入的人事檔案信息化建設，除了要進行基本軟硬件等基礎設備的完善工作，還需要在其他先進的設施上投入大量經費，如電腦、掃描設備、電子產品等。此外在網絡資源的標準化和人事檔案資源的網絡化共享方面也應有一定的資金保障，從而促進人事擋案信息化建設的快速發展。

3 結語

人事檔案信息化建設，是高校實現人事檔案管理網絡化、現代化的重要方式。所以高校應高度重視人事檔案信息化建設工作，其不僅需要清楚地意識到目前人事檔案管理中存在的不足和需要改進的地方，而且需要及時作出相應的對策并提出有效的改進措施。從而加快高校人事檔案信息化建設進程，并為學校師生提供更優質的人事檔案資源服務。

參考文獻

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隨著高校教育事業的發展，推進教育信息化成為潮流，2012年我國了首個《教育信息化十年發展規劃》，這對高校后勤保障能力提出了更高的要求。本文從后勤信息化建設現狀、存在的主要問題及建議等方面作了探討。

【關鍵詞】高校后勤 信息化

隨著高校教育事業的發展，推進教育信息化成為潮流，2012年我國了首個《教育信息化十年發展規劃》，這對高校后勤保障能力提出了更高的要求，高校后勤信息化是教育信息化的重要組成部分，是實現現代化大學教育的重要條件，是高校后勤圓滿完成管理育人、服務育人、環境育人職責的重要保障。

1 后勤信息化的重要意義

1.1 高校教育信息化的必然要求

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》把加快教育信息化進程作為保障措施的重要部分，各高校也紛紛提出實現學校跨越式發展的信息化建設目標。后勤部門承擔著保障實現高校發展目標的重任，要根據學校發展需要提升信息化服務能力和水平，同時后勤服務信息化也是教育信息化的重要組成部分。

1.2 高校師生對后勤服務的要求

隨著信息技術的發展，人們與信息技術的聯系越來越緊密，而作為高知人群的高校師生更是走在時代的前列，信息技術深入師生學習、生活、工作等的方方面面，作為成長在信息時代的大學生又被稱作信息時代的“數字原住民”。高校師生對后勤服務的信息化提出了越來越高的要求。

1.3 高校后勤提高自身管理、服務水平的必然要求

自1999年國務院辦公廳召開第一次全國高校后勤社會化改革工作會議以來，高校后勤工作發生了深刻變化，但隨著教育領域綜合改革全面展開，高校后勤需要進一步深化社會化改革，克服體制機制障礙，克服層次過多、責權不明、成本高、效率低的弊端，推進市場開放、引進社會優質資源，逐步形成“事企分開”、“管辦分離”的后勤格局，形成健全的新型后勤服務保障體系。后勤信息化是實現管理服務扁平化、提高效率、降低成本的有效手段。

2 高校后勤信息化的建設狀況

2.1 高校后勤信息化水平取得了顯著進步

伴隨著校園網及數字化校園建設的高速發展，大部分受訪高校已具備“數字后勤”建設的網絡環境或硬件設備條件，高校后勤信息化迅猛發展，取得了顯著進步，主要表現在以下幾個方面。

對信息化建設在認識上是重視的。從學校領導到后勤員工對后勤信息化均具有一定的認識，認為高校后勤信息化建設對為后勤信息化提供技術平臺提升后勤管理水平、增強后勤服務能力、提高后勤勞動效率具有重要的作用。

在具體業務上大多數高校都建立了信息系統或有建設的計劃。比如一卡通系統，餐飲管理系統，學生公寓管理系統，人力資源管理系統，財務管理系統，物流管理系統，物業報修系統，節能管理系統等，部分高校甚至建立了系統的獲取服務系統，實現了全覆蓋。

在后勤信息化投入上得到一定支持。很多高校在信息基礎設施建設、網絡資源、財力投入、技術支持等方面給后勤信息化建設一定程度上支持，有的高校把后勤信息化列入學校信息化建設計劃或者給予專項經費支持，有的高校甚至讓后勤部門來負責學校的信息化建設。

2.2 高校后勤信息化水平極不平衡

2.2.1 高校之間存在不平衡

信息化現狀的不平衡，信息化工作基礎好的高校已經基本實現信息化全覆蓋，而基礎差的學校才剛剛起步；重視程度上存在不平衡，不同高校在學校信息化基礎、領導認識、技術力量等方面存在很大差異；經費投入上不平衡，因學校財力等方面的差異，在實際后勤信息化投入上存在極大的不平衡。

2.2.2 后勤內部不同業務上存在不平衡

因資金、技術、認識等方面的原因，大部分高校后勤信息化建設過程中采取逐步推進的方式，呈現出各個具體業務領域在信息化水平上極大的不平衡，有些領域已經有很高的信息化程度，有些領域還沒有開始規劃。

2.3 高校后勤信息化存在的主要問題

重視不夠，沒有作為重要工作來抓。雖然各個高校后勤管理部門都在講后勤信息化，但在實際工作中并沒有認真抓，存在年年有計劃年年待落實的問題。高校后勤信息化建設要堅持以人為本的觀念，要把滿足服務對象的需求始終放在自始至終

經費不足，投入不夠。后勤信息化建設是一個需要較大經費投入的工程，很多高校并沒有給予足夠的經費支持，存在有計劃無預算現象，有限的后勤經費更愿意投到看得見摸得著的維修改造等方面。

人才匱乏，“人”的問題突出。高校后勤隊伍整體上文化水平較低，缺少能夠承擔信息化建設的人才，學校對后勤引進人才在政策上支持不夠，普通工作人員接收信息化手段的能力較弱，在日常的工作中，仍傾向于傳統的后勤管理模式，對于信息化工作手段的革新缺少主動性，甚至有一定抵觸情緒。

信息化系統缺乏科學合理的規范。因為建設中沒有從整體上規劃，在技術上沒有建立統一的規范，以及高校后勤本身是一項復雜的綜合性工作，服務與管理的范圍非常廣泛等諸多因素，導致后勤信息系統缺乏互通性，存在信息孤島現象，在信息管理和服務上的紅利沒有顯現，沒有發揮信息化應有的作用。

3 高校后勤信息化建設的幾點建議

3.1 提高認識，加大投入

高校領導和管理人員必須轉變觀念，充分認識到高校后勤信息化建設的重要性，積極引進先進的后勤管理理念，高校后勤信息化建設要堅持以人為本的觀念，要把滿足服務對象的需求始終放在工作首位，真正從學生和教師的角度出發，為廣大師生提供多種優質的服務。加大對后勤信息化建設的經費投入和政策支持，在人才引進上給予政策支持。

3.2 加強頂層設計，建立統一的規范

高校后勤信息化是一項復雜的系統工程，包含后勤業務與信息技術的結合，不同后勤業務之間的結合，微電子技術、計算機技術、網絡通訊技術等多項信息技術的結合等豐富內容。需要進行統一的規劃，避免建設上的重復建設、無序建設甚至是無效建設，必須符合后勤行業規范及其信息技術標準，便于充分發揮后勤信息系統在管理、服務上的效益和服務上的便利。高校后勤信息化行業協會要在后勤行業規范及其信息技術標準方面發揮引領作用。

3.3 因校制宜，逐步推進

各高校因各自的校情不同，在開展后勤信息化工作時可以根據自身需求和特點采取不同的實施模式，雖然從實施效果上通過整條規劃、一步到位地完成是實現信息化建設的理想途徑，但是這樣做需要相當大的投入做保證，對于大多數高校來說并不具有可操作性。因此，在加強頂層設計的基礎上，分批次逐步實施，根據學校后勤的資金、技術條件逐步推進信息化，最終實現信息化的全覆蓋。

3.4 加強信息化隊伍建設。

3.4.1 加強專業化的信息人才引進和培養

信息人才是高校后勤管理信息化建設的重要保障，必須高度重視專業化信息人才的引進和培養，積極吸引優秀的高素質信息人才加入后勤工作中，為專業化信息人才提供良好的工作環境和氛圍，在后勤部門體系內部完善人才激勵機制，激發信息人才的工作積極性和主動性。

3.4.2 提升高校后勤工作人員的信息化素養

信息化的核心是人的信息化，必須提升全體后勤工作人員的信息化素養，要通過不斷的學習、培養更新信息化服務理念，不斷提高自身綜合素質，適應工作的需求和社會的發展，打通信息化的“最后一公里”，在服務人員這個終端發揮信息化的效益。

4 結束語

高校后勤信息化是教育信息化的重要組成部分，是實現現代化大學教育的重要條件，是高校后勤圓滿完成管理育人、服務育人、環境育人職責的重要保障，也是提升高校后勤保障能力的必然趨勢。要在頂層設計、技術規范建設、人財物投入等方面給予足夠重視，不斷提升后勤工作的信息化水平，為高等教育事業發展提供一流的后勤服務。

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檔案信息化是國家檔案行政管理在同一組織下，檔案管理工作引用信息技術，對檔案信息進行資源管理，同時加快檔案管理現代化步伐。簡而言之，檔案信息化管理就是由檔案實體為中心轉變為檔案信息為中心的環節段；而人才培養是實現信息化建設的重要環節，對檔案信息化建設具有重要作用。

1 檔案信息化建設工作中存在的不足

信息化建設人才培養過程中會出現較多的弊端，如果沒有得到有效的解決，將會對學校檔案工作造成影響。接下來，筆者針對檔案信息化建人才培養中存在的不足將其分為以下幾點。

1.1 人才結構問題

現階段各校檔案管理工作中，其人才結構較為單一，缺少專業技能型人才，尤其在信息技術中人才資源嚴重不足。檔案管理者與檔案管理工作效率有著直接的關系，但是目前各校檔案管理者專業管理水平有待進一步提升，否則將會對檔案管理工作造成影響。

另一方面，高校對于教育教學較為注重，對檔案工作缺少重視，在工作福利待遇上不如教師待遇，這也是造成人才流失的重要原因。根據現階段高校檔案工作開展情況看并不樂觀，人才結構模式缺少科學合理性，現已成為高校?n案管理工作的當務之急。

1.2 綜合素質有待提升

隨著信息技術的進步，各校檔案管理早已由傳統紙質管理方式轉變為信息化管理，從這點看我國檔案管理實現了突破。但是在人員專業知識水平上缺少遠不及管理方法的轉變，檔案工作人員在計算機操作上缺少專業技術水平；缺少專業的管理方法，進而造成檔案信息化管理工作難以得到有效發揮。

1.3 學校對檔案管理工作缺少重視

高效檔案管理中，由于學校設有充分認識到檔案管理工作的重要性，進行造成管理人員的工作疏忽；在檔案信息收集、整理工作中較為隨意。并且學校在檔案工作中缺少相應的經濟投資、對于檔案工作的強調只是停留在口頭表達中，卻未有任何實質性行動；檔案管理工作由于缺少學校的支持造成檔案管理的落后。

2 檔案信息化建設人才培養原則

2.1 擁有較高的專業水平

檔案信息化建設中，檔案管理人才的專業水平、綜合素質是其基礎。隨著計算機的普及，逐漸成為人們生活工作中的重要組成部分，計算機更新速度驚人，將其應用在檔案信息化管理中，檔案管理人員不僅需要具備較高的專業素質，還要具有一定的計算機操作技術。這還需要檔案管理人員在日常生活中不斷學習積累，提升綜合素質和專業水平，并能夠應用在檔案信息管理中。檔案管理人員只有滿足以上條件才能確保檔案信息化建設的有效性。

2.2 具備創新思想

在檔案管理中，管理人員還需要具備一定的創新思想并將其融入在檔案信息管理中，使得檔案信息建設能夠跟上時代的發展步伐，不斷的進步發展。創新型思想對檔案管理工作具有推動作用。社會大發展下社會需要創新型人才，只有學校擁有一批高水平，具有創新思想的人才才能使檔案信息化建設工作實現長久發展。檔案管理人員需要在工作中不斷的探索、創新思維、創造方法進而滿足社會對于檔案管理人才的要求，同時提升工作效率。

3 高校檔案信息化建設人才培養方法

根據上述檔案信息化建設人才培養中存在的不足，接下來針對不足就檔案信息建設人才培養方法進行分析。

3.1 創新管理理念

如今，網絡信息技術發展迅速，對檔案管理工作提出了較高的要求。檔案管理人員自身與檔案管理工效率的提升有著直接聯系，對信息化建設有一定的影響。所以，在進行信息化檔案管理過程中需要創新管理理念。首先，學校方面需要引起足夠的重視，學校首先進行理念轉變，起到的帶頭作用，只有理念得到了創新才能引導管理人員更好的開展后續工作；其次，學校在人才培養時，需要培養競爭意識，將人才的培養體現在生活中；最后，學校也要拿出一部分資金投在檔案工作中，為檔案管理人員提供眾多的福利待遇，同時吸引人才的流動。

3.2 完善用人制度

企業想要長久的發展，完善的制度管理是必不可少的，檔案管理人才的培養也是一樣，只有制定完善的用人機制才能推動檔案信息化建設的有效實施。學校是人才培養的集中地，檔案管理人才的培養可以借助這一有利優勢；但是怎樣制定有效的用人機制。

第一，根據檔案管理工作開展狀況，實行擇優選擇，樹立競爭意識，在人才選擇上需要對其綜合素質、管理經驗等進行綜合考量，擇優錄取，進而實現檔案管理工作的進步，當管理人員具有高度的競爭意識后才能主動提高自身管理水平。

第二，檔案管理工作效率與管理人員薪資、績效考核相關聯，表現好的管理者或是對檔案信息化建設有創新想法的員工給予一定的獎勵；而對于濫竽充數的人員進行相應的懲罰，只有這樣才能激發員工工作積極性，進而提升檔案信息化建設步伐。

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【關鍵詞】 高校財務 信息化建設 網絡系統 財務管理效率

一、信息化建設對高校財務管理的意義

信息化建設是高校財務管理手段改革的必然趨勢。現代信息技術對管理效率的提高已得到普遍認可，運用信息化方式管理高校財務同樣對其意義重大。

1、信息系統的建設提高了會計信息披露的及時性和充分性

傳統的財務系統大多數由手工完成，很多會計信息的記錄缺乏時效性，且因上傳到總賬系統再反映為管理信息的程序比較復雜，會計披露的可靠性都不是很理想。如果構建完善的信息管理系統，將所有發生的會計業務實時進行會計處理，并同步到總賬模塊和管理系統，可實現隨時向財務部門之外的信息需求者提供財務信息，并且可以通過校園財務查詢系統方便地查詢到所需要的各種信息。對管理者來說，對每天發生的財務事項有精確的掌握，從而做出有針對性的調整政策和工作議程安排，不僅增強了財務人員、行政管理人員、科研人員、教師和學生之間的信息溝通，提高了財務服務水平，也同時促進了學校整體管理水平的提高，是一舉多得的管理方式。

2、實現了資源共享，明顯地提高財務工作的質量和效率

財務信息化建設的基本要求是構建全面的信息處理體系，實現信息資源的共享。在財務信息化平臺上，不同職責崗位的財務人員在記賬、審核、制單、結賬、報表等環節都可以實現同步操作，并通過訪問權限的控制，使各個環節的不相容職責分離，互相監督和牽制，保證財務信息質量。全面推行信息化財務管理后，能夠做到與人事、資產、后勤等管理部門的銜接，對后期的賬務處理如查賬、審計等都提供了非常大的便利，通過信息系統的數據查詢，迅速地調取以往的會計憑證，節約了資源，減少賬簿查詢耗費的人力、物力，降低了成本，提高了財務管理工作的效率。

3、促進財務人員專業技能的提高和整體素質的提升

現代信息化系統不僅要求單位為財務部門配備足夠的硬件設備，以順利推行財務信息化平臺的構建，同時也對從事財務工作的會計人員提出了更高的要求。一方面需要通過培訓等方式了解和掌握新引入的信息化系統的操作技能，并在事務中發現問題、分析問題、解決問題，不斷地提出新的管理需求，完善已上線的信息系統，以更好地為財務工作服務。另一方面要求財務人員及時更新已有的專業知識體系，結合所在高校財務工作的特點，補充財務知識，總結工作中的得與失，并通過與同事之間的交流與學習，提高獨立處理會計實務的能力。多重要求的推動，毫無疑問會使財務部門的整體素質得到很大的提升。

二、我國高校財務信息化建設存在的問題

目前，大部分高校財務都構建了信息化處理系統，并充分地運用到管理工作中。但還是存在很多制約信息化系統管理效率的問題。

1、部分高校領導思想意識薄弱，對財務信息化未給予足夠的關注

在我國現階段教育體制下，一般意義上的高校經費是由財政部劃撥，很少有自己單獨的預算外收入，也無需承擔過重的支出壓力。這種非市場競爭的發展機制，使很多高校領導潛意識里認為高校的花費有財政支撐，無需在財務管理上給予過多的關注，只要把財政部或其他管理部門要求的信息提供完全就足夠了，經常憑借個人經驗與能力決定高校財政資金的分配與使用。這種錯誤的領導意識直接影響了財務管理工作的效果，忽視財務信息在學校發展管理決策中的作用，也因此忽視了財務信息化的作用。最明顯的后果就是經常會出現財務信息與教育信息化發生沖突，教學與管理無法實現雙贏。

2、財務信息化所需的專業人才短缺，出現系統問題導致工作癱瘓

隨著高校發展規模的擴大，大部門高校都會研發與使用自己專屬的一套財務信息處理系統。雖然理論上這種信息處理系統會更切合高校管理需要和工作需求，但同時也會有另一個問題的存在。那就是典型的高校人員技術知識兩極分化——懂信息系統程序的人，缺乏全面的財務管理知識；富有財務工作經驗的人，計算機技術不符合要求。在出現程序化問題時，僅靠財務部門人員經常無法處理，需要配置專門的計算機技術團隊，時刻待命解決財務系統報錯信息。而在兩個部門的溝通過程中，又會出現信息傳達的弊端，信息不對稱導致的理解偏差不僅不利于問題的解決，還會給雙方帶來工作上的困擾，財務工作經常出現停滯狀態。財務人員計算機知識的匱乏從根本上限制了財務管理信息化進程。

3、財務工作的傳統組織模式，阻礙財務管理信息化建設

雖然引進并推廣了現代信息化管理系統，但高校的事業單位性質使很多配套的組織結構無法同步跟進。其中高校財務工作組織模式就是一大障礙。因為它是依據功能活動劃分層級組織，根據各項常規作業流程，將財務模塊劃分為現金、賬務、資金管理、預算與費用、財務控制、財務復核等，同時管理者也被加入到財務工作活動層級，以管理與掌控整個財務活動。這種傳統的管理模式最典型的表現就是決策處理所需的信息是通過層級上報與下批的循環來實現，要求財務工作環境非常穩定。隨著高校財務工作涉及內容的逐漸擴張，非常規的及時性項目越來越多，財務管理難度加大，財務信息層層上送的方式嚴重影響了信息的時效性，無法與現代財務管理相適應，不同人員、部門之間信息溝通與數據處理也會受到極大的限制，財務信息化系統建設名不副實。

4、財務管理軟件的功能不全，信息系統存在安全隱患

信息系統的建設不是一蹴而就的事，需要在實務中不斷地提出新的需求，進行系統的更新與維護。很多高校財務系統對后期的開放與維護重視不足，財務管理軟件功能不夠強大，還不能完全滿足業務處理的需要。尤其是數據標準尚未建立統一的規則，部門之間的信息共享有限，部門編碼、教職工編碼、科研項目編碼等通用信息沒有統一的編碼規則，導致數據采集和處理口徑不一致，容易出現各方面的矛盾，財務提供信息的可信度降低。另外，信息系統的安全保護措施不全面。對財務部門人員未設置嚴格的管理權限，沒有充分體現不同崗位職責之間的互相監督，存在財務部門員工和外部用戶通過網絡對數據進行非法修改的現象，使財務信息泄露，或致使計算機系統感染病毒，管理系統癱瘓，給學校造成較大損失。

5、沒有做好內部控制與財務信息化建設的銜接

高校財務管理推行信息化后，財務內部控制的范圍和重點必然會發生變化。傳統的財務內部控制要求每一筆經濟業務的處理都經過重復記錄和重復數據的調整工作，這與信息化推崇的降低重復、提高效率相矛盾，如果不順應信息化系統的要求和發展特點，仍堅持原來的監督會計職能為主，未調整原有的授權與批準制度，忽視信息的數字化控制、信息的輸出控制等關鍵環節，財務內部控制的流程就會限制信息技術的應用范圍與深度，從而產生一系列的問題。

三、改善我國高校財務信息化建設的建議

1、高校領導決策者應轉變觀念，支持財務信息化建設

財務信息化建設不僅是技術層面的問題，是對傳統財務管理模式的一次變革，首先需要管理觀念上的轉變。從宏觀上講，財務信息化建設涉及高校管理與發展的方方面面，需要各項工作的融合與部門之間的配合。這種環境的營造需要領導層發揮牽頭作用，重視和支持財務信息化建設，抓好管理制度的制定、貫徹和落實，給予足夠的人力、物力和財力配備，加大信息化推動的宣傳力度，使各個層級的相關人員真正了解和認識財務信息化，確保高校財務信息化建設有序推進。

2、提高財務人員全面素質，培養高校財務復合型人才

良好的信息化系統還需要人力資源的支持，直接操作人員的素質和能力是信息化系統運用效率的關鍵性因素。所以，推進信息化建設，除了要有計算機設備等硬件和財務系統軟件的全面配置外，更需要具有專業技術人員。第一，高校財務在聘用人才時就強調同時兼具計算機操作能力和扎實全面的會計理論知識。第二，加強財務人員的信息技術培訓，提供交流與學習的機會和平臺，重視財務人員的后續教育，培養復合型人才，使他們充分掌握信息化所要求的工作技能，清楚地了解信息技術帶來的各種管理結構和工作手段上的變化，重新界定工作職責。

3、優化財務工作組織模式，順應信息化管理要求

財務信息化建設是對傳統財務管理工作的全面性的變革，為適應全新的管理方式，需要財務組織模式的相應變化。首先，財務負責人應全面分析信息化系統對財務業務處理流程的改變，總結與以往傳統管理方式的不同點和相同之處，構思新的業務處理流程，重新設置或優化組織模式，在保證不相容崗位職責分離、相互監督的前提下，加快信息流轉和業務處理的順暢性。其次，應發揮信息化共享的優勢，盡量壓縮組織結構的層級數，嘗試建立扁平化的組織模式，提高財務信息的時效性，為高校發展決策提供有價值的財務信息。

4、完善財務信息安全性策略，加強信息系統的風險監控

信息系統的安全性需要從兩方面同時著手。一是工作人員操作上的安全控制策略。在財務人員的權限設置上必須嚴格規范，除了利用數據庫管理系統軟件本身的安全控制，加設防火墻等措施，還需要人為地設置合理的用戶賬號、權限和密碼，對工作人員進行網絡安全知識教育，保證財務信息的安全。同時，要求財務人員知悉基本的查殺病毒程序，進行常規地系統維護與升級更新，保證業務處理的正確性。二是配置系統維護人員，全程關注系統的使用情況，及時安裝、系統補丁程序，對殺毒軟件進行升級，維護整個系統的安全性。

5、創新財務內部控制制度，適應內部控制的變化

首先，應該制定信息規范制度，打破部門局域內部的信息規則壁壘，統一信息編碼方式，使信息系統里的數據具有交換性和可比性，保證數據信息共享，方便對數據信息的全面監控。其次，根據信息化管理系統帶來的業務流程的改變，更新內部控制制度，確定新的業務控制重點，包括信息化系統中的崗位責任制、數據管理職責考核、內部審計制度等。同時強調由專門的內部控制職能部門監督落實制度和規范，找出控制薄弱環節，對控制過程中發現的問題及時更正，確保財務信息系統的安全可靠。

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一、當前高校檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）管理思想陳舊，改革意識欠缺

雖然，當前檔案信息化管理在高校檔案管理工作中得到應用，但受傳統檔案管理模式的影響，仍然無法利用信息化技術實現信息的全面整合及快捷分配。在高校檔案管理工作的實際開展中，較多領到沒有意識到信息化管理的重要性，檔案管理思想依然陳舊，依然被過去傳統工作模式所限制和影響。很多檔案管理工作者無法看清檔案管理的實際需求，更缺乏高度的創新改革意識。

（二）管理手段落后，工作有待完善

當前，高校對檔案信息化管理工作投入的資金較少，導致檔案管理信息化工作中計算機、網絡、縮微、檔案保護等技術缺乏足夠的資金保障，檔案管理信息化建設處于紙上談兵的局面。較多高校的檔案信息化管理仍然停留在日常的簡單管理和較多人為操作的層面。有些高校即使通過現代科技建立的檔案管理數據庫，但仍沒有盡其所用。另外，有的高校與軟件公司合作研發的檔案管理軟件系統，也因缺少科學的操作程序和技能而使得軟件實用性缺失，這都成為檔案管理信息化建設的瓶頸。

（三）電子文件歸檔難，管理效率不高

我國高校檔案管理信息化還處于相對初級的階段，電子文件及檔案管理電子化還是一個新的課題。較多高校并未對檔案進行系統化的處理，較為嚴重的電子檔案的管理問題，電子檔案與紙質檔案有著質的不同，對其收集及歸檔是一項復雜的工作。當前高校檔案管理部門卻對包含文字材料、數據、表格、圖像及聲音的不同電子檔案的歸檔管理工作難以落實到位，在其歸檔過程中，操作的隨意性較大，存在的問題較多，導致管理效率不高。

（四）隊伍素質不高，制約檔案管理信息化建設

目前，已有一部分高校符合檔案管理信息化建設的開展標準，但卻因為缺乏專業的方案管理人員限制了檔案管理信息化工作實施。就現狀來看，較多高校檔案管理部門通常都成為了安置富余人員的機構，檔案管理人員專業結構極不合理，缺乏掌握現代信息化設備操作技能、精通檔案管理業務的專業管理人才，整個檔案管理隊伍素質較低，不能適應檔案管理信息化建設的需求。

二、強化高校檔案管理系信息化建設的應對措施

（一）重視檔案管理信息化建設，加大建設投入

要提高高校檔案管理信息化建設質量，首先需要高校領導對檔案管理信息化建設引起重視，根據學校實際發展情況制定切實的檔案管理規劃，協調好學校各部門工作，強化信息共享。同時高校要從政策和資金上加大檔案管理信息化建設的投入，加強檔案管理基礎設施建設，保證檔案信息化所需的硬件及軟件設施的有效配置，將檔案信息化建設付諸于實踐。

（二）檔案管理規范化，工作流程標準化

高校開展檔案管理信息化建設需要在規范的管理工作標準與工作流程下開展，這是最為關鍵的環節。首先，高校應該制定相應的標準，根據《電子文件歸檔與管理規范》等規范性文件，結合高校管理部門的實際情況制定相關標準，如：檔案目錄標準。其次，高校要建立標準的工作流程與規章制度，即涵蓋無紙化檔案使用制度、重要檔案查詢、檔案資料收集整理及歸檔保存等，通過管理的標準化與規范化使高校在統一規范的管理軟件與管理標準中進行檔案信息化管理。

（三）加強檔案數據信息庫建設，強化網絡安全管理

在高校檔案管理工作中，實施信息數字化管理能有效防止出現紙質檔案受損壞的問題。為了提升數字化檔案管理水平，高校應該結合其實際情況建立檔案數據信息庫，根據教學科研檔案、黨政管理檔案、教學設備檔案、人力資源檔案及基建檔案等主要類型，進行分門別類的建立數據庫，方便不同種類檔案的整理與保管，方便快速的檢索查找與信息資源的共享。當然，檔案管理的信息化建設也容易造成網絡安全問題的產生，需要高校做好網絡安全管理工作。高校應該在檔案管理信息系統中加強防御軟件的使用，并結合物理、邏輯等安全隔離防范措施對網絡“黑客”、“病毒”等危險因素進行及時防范；同時，要規范檔案管理人員工作，避免因工作失誤而致使網絡病毒攻擊、設備出現故障引發的檔案信息遺失和損毀。

（四）加強檔案隊伍素質建設，提高信息化管理水平

高校檔案管理人員的業務素質能力直接影響著高校檔案管理工作的水平。檔案信息化管理建設過程中，需要從業務素質、職業技能、道德素質等方面加強對檔案隊伍的素質建設。首先，高校應不斷引進擁有較高職業道德、且熟練掌握計算機操作技能的復合型人才，強化檔案管理隊伍的的素質力量。其次，高校要建立完善的檔案管理員工培訓機制，從現代檔案管理的數據錄入、數據庫管理、計算機網絡操作技術及檔案法等方面加強培訓，不斷提升檔案管理人員的信息化水平。

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要：結合具體高校的特點，因地制宜地制定適合本校的信息化發展策略，在當前顯得尤為重要。本文以北京語言大學為例，從信息化業務的類型劃分、發展現狀、存在的問題等方面著手，具體闡述了對高校信息化建設的建議。

關鍵詞：教育信息化；基礎環境；應用環境；學習環境

中圖分類號：G434 文獻標志碼：B 文章編號：1673-8454（2012）23-0006-03

一、引言

當前，世界發達國家信息技術在教育領域的應用，已經深入到應用信息技術創造的新時空和豐富的學習資源，探索發展學生創造性思維的深層學習行為，并創造出各種交互式研究性學習、團隊學習的新形式，推動了學習方式的變革，展現出信息技術在推動教育創新發展中的強大威力和廣闊前景。我國目前很多高校信息化建設仍處在基礎設施建設、管理應用系統建設以及低層次、呈現型、重復性資源建設模式階段，教育信息化建設任重道遠。令人欣慰的是，近幾年出臺的四個國家層面的發展規劃①，將教育信息化提到了戰略高度。但由于各高校的信息化建設具有差異性，因此，在這樣一個大背景下，結合具體高校的實際情況更為深入地探討教育信息化的發展策略并因地制宜地推進，在當前顯得尤為重要。本文以北京語言大學信息化建設為例，具體闡述信息化建設的一些思考，以期對高校的信息化建設有所借鑒。

二、信息化建設業務類型分析

高校教育信息化建設業務按其性質及發展趨勢可以劃分為三類，即：信息化基礎環境、信息化應用環境、信息化學習環境。信息化基礎環境是信息化應用環境和信息化學習環境得以存在和發展的基礎，信息化學習環境是信息化應用環境在教育領域的深化。此三類環境長期并存，互為交叉，互促發展。

1.信息化基礎環境

信息化基礎環境是信息化得以存在和發展的基礎，其包含了兩個方面：一是校園網網絡設備及相關設施、服務器、存儲等所構成的完整的系統硬件環境以及為保證其安全、穩定、便捷的運行和使用而建構其上的基礎軟件管理環境。具體到業務上可理解為校園網基礎環境的建設和維護。二是指為滿足教、學、研的需要所構建的軟、硬件基礎設施。如多媒體教室、同聲傳譯教室、模擬仿真教室等軟件。

2.信息化應用環境

信息化應用環境主要是指學校的業務信息化環境，即圍繞學校辦學過程中涉及到的各項業務所構建的信息化管理和服務環境。如統一門戶、單點登錄、數據交換平臺、校園一卡通等。

3.信息化學習環境

信息化學習環境是指為有效促進學習者學習而建立的信息化學習環境。這一環境包括教學輔助平臺、科研協作平臺、學習支撐平臺、課程制作工具、數字化學習資源等以及這一環境中的使用者。信息化學習環境建設是信息化與教育深度融合的重要環節，也是實現教育信息化引領和促進教育教學改革，最終達到促進教育公平、教育創新和教育發展目標的關鍵，是今后高校信息化建設的重中之重。

三、北京語言大學三種業務類型面臨的問題

1.信息化基礎環境現狀及面臨的突出問題

信息化基礎環境建設方面，北京語言大學經過十幾年的投入和建設，尤其是經過三期校園網改造后，學校日常教學、科研、管理、服務等所依賴的網絡和多媒體環境能夠滿足正常工作開展的需要。但隨著科技的發展及原有設備的老化，目前一些問題逐漸突出并成為北京語言大學信息化發展的主要障礙，包括：

（1）核心機房受面積所限，已對北京語言大學信息化的進一步建設和發展造成了重大障礙。主要矛盾體現在：各職能部門的服務器托管或應用系統托管無法滿足需求；全校范圍內硬件資源利用率偏低，缺少統籌規劃；學校信息化平臺無法全面有效的整合（服務器及管理分散）；信息化安全面臨重大挑戰（各單位自建小機房，缺少必要的安全措施）；各項應用缺乏擴展空間（如云技術的探索，已經沒有機房空間）；缺少異地災備等。

（2）網絡速度有待提升，出口帶寬有待擴大。目前北京語言大學的出口帶寬為400M，遠小于一般的高校。此外，各層級的網絡鏈路設備及附屬設備有待更新。

（3）由于資金限制，校園辦公區及學生宿舍區無線網絡覆蓋率偏低，且沒有形成良性運營環境。

（4）網絡安全形式不容樂觀。北京語言大學校園網網絡安全產品采用分段式防護，各自獨立運行，互不通信，缺少必要的整合，致使安全防護能力弱化，需要進一步投入資金建設。

（5）部分多媒體或機房設備老化，有待更新。

2.信息化應用環境現狀及面臨的突出問題

（1）北京語言大學通過三期校園網改造，加強了數字校園基礎平臺的建設，提高了北京語言大學信息化數據的可復用性。但由于北京語言大學部分相似的業務部門分割過細，且一些業務流程沒有進行很好的整合，導致一些本應整合度較高的系統被分割成對應的若干小系統，不利于統一建設、統一維護，也使得系統建設的復雜度提高。

（2）信息化系統不夠完善。信息化系統是信息化管理的重要工具，學校雖然已經基本建成了各類信息系統，實現了信息的存儲、查詢、整合，但對數據缺乏分析處理和海量信息處理能力，難以對管理形成指導功能。目前還沒有實現能夠對數字校園提供有效支撐的教學教務管理系統、學生信息管理系統等。

（3）信息化建設還存在著各自為政問題。各個部門、院系在信息化建設中采取“八仙過海，各顯神通”的態度，在信息資源的采集和利用上各自為政，忽視了信息資源的規范標準和共享。部門之間信息無法在統一的平臺上自由流轉，造成信息資源多次錄入，因而破壞了數據的完整性和一致性，在治理信息孤島的過程中又形成了新的信息孤島。

（4）信息化建設組織架構不理想。部分業務單位對信息技術的應用缺少足夠的重視，已經建成的系統得不到有效利用；此外，部分單位缺少固定的信息員，使得一些業務數據不能有效提供。

（5）缺少對數據的深度挖掘，尚未建設決策支持系統，不能對學校的決策形成有利的數據支撐。

（6）校園二級網站亟待規范，無論是形式還是內容缺乏統一的風格，同時，由于自建系統安全漏洞頻出，給校園網的安全帶來一定的風險。

（7）目前校園一卡通沒有充分發揮其應有的作用，還只是停留在飯卡、圖書借閱等較為基本的功能，因此，需進一步拓展校園一卡通的使用范圍。

3.信息化學習環境現狀及面臨的突出問題

在信息化學習環境中，目前北京語言大學開展的業務主要集中在內容數字化建設方面，即購買或自建一些與學習相關的數字化資源，如目前校園網上的各類學習課件、視頻學習系統、超星名師講壇、數字網絡電視直播、教育多媒體點播系統、校內學術講座課件點播等。此外，也在學習支撐平臺方面做了一些引進，如中心購買的教學輔助平臺。但從總體上看，信息化學習環境建設仍然處于初級階段，存在的問題如下：

（1）缺少推進信息化學習環境的體制氛圍。國內高校的信息化學習環境需要自頂向下的推動機制，需要從學校層面上倡導利用信息技術，推進教學改革，并給予必要的激勵和獎懲措施。

（2）信息化學習環境尚未形成。信息化學習環境不僅僅是指各類輔助教學系統、學習支撐平臺和學習資源等軟件資源，也包括在信息環境下如何進行教學設計、教學組織和對應不同課程、不同學生而采用的不同的教學策略、學習支持服務等。目前，學校基本停留在學習資源、支撐平臺的建設階段。

（3）資源建設形式單一，利用率不高。如目前普遍存在的形式是：PPT、視頻錄像、Web頁面（如三分屏頁面課程等形式）以及少量的Flas等，資源缺乏適于網絡學習的必要的教學設計，且大部分課程仍然停留在資源呈現型的課程建設模式，這種情況也是當前國內高校普遍存在的問題。其涉及高校的教學改革、管理體制、師資、資金投入、教學、管理人員層次等多方面問題。

四、十二五期間信息化建設的思考

圍繞以上提到的一些問題以及高校信息化發展的趨勢，結合北京語言大學的實際情況，在十二五期間，筆者認為北京語言大學信息化建設可以從以下幾個方面著手：

1.信息化基礎環境建設

（1）完成新建綜合樓校園網核心機房建設工程

學校已經批準正式立項，建設新的北京語言大學網絡核心機房。建成后，一個面積超過500平米的現代化的數據中心將基本解決學校信息化發展的空間瓶頸。

（2）建立“集約管理，統一服務”的數據中心

從學校信息化全局出發，基于“集約管理，統一服務”的思想在新機房中規劃學校的數據中心，改善機房配套設施，優化配置服務器數量和檔次；合理應用服務器虛擬化技術、云服務技術，建設標準化、集中化、虛擬化的高可用數據中心。逐步開展面向全校的服務器托管、虛擬主機、應用托管等服務，制定立足信息化大局的IT基礎設施采購管理規定，集中部署，共享使用，統一配置和管理，減低信息化成本，提高IT基礎設施管理與運行水平。

（3）建立大容量、易擴展的數據存儲中心

伴隨著北京語言大學業務系統與網絡資源的逐步增加，數據存儲量將會有一個很大的提升，對數據存儲和管理的安全性也提出了新的更高的要求。為了保證數據的安全性和可用性，同時也便于數據共享，“十二五”期間將建立全校統一的數據存儲中心，將全校的數據與資源進行統一存儲、統一管理，減少重復建設，提高管理水平的專業性。

（4）建立樓間容災與備份中心

在綜合樓新機房投入使用后，將現有機房改造為校園內樓間容災備份中心，實現核心系統數據的樓間實時備份。研究建立科學、可靠的數據備份機制，提高數據的安全性和高可靠性，確保災難發生后數據不會丟失或者遭到破壞。

（5）完善校園網安全管理體系，構建可信可控校園網管理平臺

對網絡安全資源進行整合，選擇、部署安全整合方面的平臺或系統，使各種網絡安全產品能夠協同工作，構成一個主動防御式的全方位網絡安全系統。此外，需全面檢測北京語言大學信息化環境的安全漏洞，做到提早預防。

（6）建立覆蓋全校的無線網絡

北京語言大學在三期校園網改造過程中，已在大部分區域建立了無線網絡，但隨著無線網絡用戶數量的劇增，十二五期間，擬在校內建立1000個無線AP基站，覆蓋校內全部區域。

（7）繼續推進北京語言大學下一代互聯網（IPv6）的建設和應用

學校作為百所IPv6試點高校，應繼續跟蹤、研究和推廣使用IPv6網絡的各項技術，提升學校的網絡服務水平。

（8）籌建萬兆校園網工程

北京語言大學目前的網絡拓撲結構是“主干千兆，接入百兆”，隨著視頻的爆發式增長，已不能滿足師生的需求。因此，未來五年內，學校需要建設萬兆校園網，完成“千兆到桌面，主干匯聚萬兆”的改造工程。

2.信息化應用環境建設

（1）建立可持續發展的信息化組織保障體系

高校信息化建設是一個管理與技術相結合的問題，信息化建設過程將不可避免地觸及現有管理體制的問題。自上而下的IT治理將對信息化過程起到重要推進作用。因此，是否具有可持續發展的信息化組織保障體系是信息化建設能否取得成功的重要前提之一。學校需進一步鞏固并健全北京語言大學信息化組織、管理與協調機制；強化“北京語言大學教育信息化工作小組”的作用；明確網絡信息與教育技術中心在學校信息化建設中的職責與地位；建立符合教育信息化發展規律的建設機制與運行機制，確保教育信息化的可持續發展。

（2）信息系統的進一步整合

在統一身份認證、統一信息門戶平臺推出后，需進一步研發和整合教務系統、學工系統、OA系統等，以確保北京語言大學信息化數據的完整、有效。

（3）研發決策支持系統

通過對數字校園內的各種數據（環境、資源、活動）的挖掘，并輔助以一定的統計分析，向校園內不同層次的管理者提供決策支持。

（4）制定學校網站建設標準，提升學校網站建設與管理水平

制定學校網站建設標準，規范學校及二級單位主頁的內容、技術和管理。統一建設學校網站集群管理平臺，實現學校主頁、二級單位中英文網站的自動生成、信息集成，實現訪問統計和安全防護。

（5）拓展校園一卡通應用，構建學校電子商務平臺

推動和構建基于校園卡的全校統一的門禁管理平臺，在全部學生宿舍和部分教學、辦公樓部署門禁。在校園卡金融平臺的基礎上，籌劃構建網上電子支付平臺和電子商務平臺，實現校內所有消費基于校園卡支付，最終達到無現金交易。升級校園卡為下一代智能CPU卡，在校園內實現身份識別、刷卡消費、銀行結算、信息服務等應用。

3.信息化學習環境建設

（1）建設數字資源公共服務平臺，促進全校數字資源建設與共享

在網教中心推動成立數字資源研發與運營中心，建立專業的技術團隊，為學校各單位數字資源建設提供服務。完善數字資源管理軟硬件平臺及數字資源門戶，促進數字資源的整合、共享與充分利用。積極探索優質資源進入市場的有效機制。引進新一代學習支撐平臺，探索在校生中加大信息技術與教學相結合的深度和廣度。

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關鍵詞：高校 行政管理工作 信息化建設

隨著我國高等教育體制改革的不斷深入，在信息化技術不斷擴散的前提下，各個高校都在謀求自身的改革與發展。從目前某些高校行政管理工作來看，仍然習慣于采用傳統的人工或半自動化工作方式，即便對于很多已建設校園網的院校而言，其信息化水平也還處于初級階段。因此，如何在信息化條件下進一步提高高校行政管理效率，是一個值得深入研究的課題。

1.高校信息化管理的內涵和主要特征

對于我國廣大高校而言，高校信息化是高校從傳統的運營方式轉變為現代運營方式的過程，這一轉變至少涵蓋以下四個方面的內容，一是高校行政管理工作從傳統管理轉變為現代管理的過程，二是高校基于信息化的制度創新、基礎設施重建、信息資源拓展以及信息技術應用等一系列流程再造過程，三是高校通過信息技術從業務應用轉變為向業務核心滲透的過程，四是挖掘高校內部智力資源的巨大潛力，并由此提高高校效益和競爭力的過程。

根據高校信息化的內涵，可進一步歸納出高校信息化的主要特征。首先，高校信息化強調對過程要有根本性的轉變；其次，高校信息化的最終目標在于挖掘高校內隱的巨大潛力，并由此提高高校效益和競爭力，集中體現于實現知識創新為基礎的高校教職員工的現代化轉變；再次，高校信息化所實現的總的轉變由高校整體運營中的各個構成要素轉變之和所體現出來。

2.高校行政管理工作信息化建設的關鍵要素

第一，制定科學合理的高校信息化戰略規劃。高校的信息化工作和其他工作一樣，有自身的發展規律。具體而言，其一，從空間層面來看，由于高校信息化工作要通過技術手段來實現，因此，這一工作在開展過程中不僅涉及到是技術范疇，而且還要涉及到管理范疇，業務范圍廣，會涉及到很多職能部門；其二，從時間層面來看，高校信息化貫穿于高校發展過程中的每一個工作事項，隨著高校所處的教育政策導向、社會文化和經濟環境的不斷變化，高校自身發展目標也表現出動態變化趨勢，由此，高校信息化工作也需要緊密圍繞不同階段的不同目標不斷調整，形成可續合理的高校信息化戰略規劃。

第二，密切關注高校信息化進程中邊際收益的大小。除了肩負社會責任之外，高校整體運營的另一個重要目的于追求相應的效益，從而保證自身的發展壯大，這一目標的實現需要一定的成本支付。對于高校信息化而言，其投入并非一次性，例如：隨著信息系統復雜性的增強，信息開發成本也會隨之提高，這主要是由于信息平臺的軟硬件投入以及日常維護工作都會隨之變得更加復雜，從而造成成本增加。因此，這就需要高校在信息化進程中密切關注邊際收益的大小，從而保證正常的利潤來維持有效運轉。

第三，使用適合高校自身實際情況的信息化軟件。隨著我國高校近期內不斷整合，對于一些規模較大的高校來說，即使自身擁有IT部門以及充足的研發力量，并具備一定的軟硬件制作和研發能力，但從專業化生產的角度來看，其制造和研發能力較之于高校外部的專業化軟件公司，自然還存在差距，因此在很多情況下，構造高校信息化平臺的軟硬件產品從外部購買要優于內部研發，尤其是對于硬件環境的搭建、實施和維護等一系列工作，由于高校靠自身力量需要投入大量資金，因此更加有必要把這些項目外包給高校外部的專業公司。對此，高校可以成立專門的項目管理小組，以充分分析和描述自身需求為前提，與外部的產品提供供應商有效溝通，并通過供應商的產品性能演示、高校個性化要求答疑等一系列流程來選擇適合高校自身狀況的信息處理系統，同時還要考慮高校自身的定位和發展趨勢（如教學型或科研型），從而為信息化平臺的日后升級預留一定的升級空間。

第四，堅持全員參與。盡管高校的IT部門在高校信息化推進過程中起到了一枝獨秀的推動作用，然而，信息化成果的最終使用者涵蓋了高校的其他部門、全體教職員工以及龐大的學生群體，這就意味著，只有高校各個部門以及每一名教職員工都立足于系統觀點，從全局角度出發，積極參與和主動調整、適應自己的信息化新環境，才能真正成為信息化的受益者，并推動高校向前發展，這同時意味著高校的信息化實施過程也是高校更新管理理念和業務流程再造的過程。

3.高校行政管理信息化建設方案

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【關鍵詞】高校 行政管理工作 信息化建設

隨著我國高等教育體制改革的不斷深入，在信息化技術不斷擴散的前提下，各個高校都在謀求自身的改革與發展。從目前某些高校行政管理工作來看，仍然習慣于采用傳統的人工或半自動化工作方式，即便對于很多已建設校園網的院校而言，其信息化水平也還處于初級階段。因此，如何在信息化條件下進一步提高高校行政管理效率，是一個值得深入研究的課題。

1.高校信息化管理的內涵和主要特征

對于我國廣大高校而言，高校信息化是高校從傳統的運營方式轉變為現代運營方式的過程，這一轉變至少涵蓋以下四個方面的內容，一是高校行政管理工作從傳統管理轉變為現代管理的過程，二是高校基于信息化的制度創新、基礎設施重建、信息資源拓展以及信息技術應用等一系列流程再造過程，三是高校通過信息技術從業務應用轉變為向業務核心滲透的過程，四是挖掘高校內部智力資源的巨大潛力，并由此提高高校效益和競爭力的過程。

根據高校信息化的內涵，可進一步歸納出高校信息化的主要特征。首先，高校信息化強調對過程要有根本性的轉變；其次，高校信息化的最終目標在于挖掘高校內隱的巨大潛力，并由此提高高校效益和競爭力，集中體現于實現知識創新為基礎的高校教職員工的現代化轉變；再次，高校信息化所實現的總的轉變由高校整體運營中的各個構成要素轉變之和所體現出來。

2.高校行政管理工作信息化建設的關鍵要素

第一，制定科學合理的高校信息化戰略規劃。高校的信息化工作和其他工作一樣，有自身的發展規律。具體而言，其一，從空間層面來看，由于高校信息化工作要通過技術手段來實現，因此，這一工作在開展過程中不僅涉及到是技術范疇，而且還要涉及到管理范疇，業務范圍廣，會涉及到很多職能部門；其二，從時間層面來看，高校信息化貫穿于高校發展過程中的每一個工作事項，隨著高校所處的教育政策導向、社會文化和經濟環境的不斷變化，高校自身發展目標也表現出動態變化趨勢，由此，高校信息化工作也需要緊密圍繞不同階段的不同目標不斷調整，形成可續合理的高校信息化戰略規劃。

第二，密切關注高校信息化進程中邊際收益的大小。除了肩負社會責任之外，高校整體運營的另一個重要目的于追求相應的效益，從而保證自身的發展壯大，這一目標的實現需要一定的成本支付。對于高校信息化而言，其投入并非一次性，例如：隨著信息系統復雜性的增強，信息開發成本也會隨之提高，這主要是由于信息平臺的軟硬件投入以及日常維護工作都會隨之變得更加復雜，從而造成成本增加。因此，這就需要高校在信息化進程中密切關注邊際收益的大小，從而保證正常的利潤來維持有效運轉。

第三，使用適合高校自身實際情況的信息化軟件。隨著我國高校近期內不斷整合，對于一些規模較大的高校來說，即使自身擁有it部門以及充足的研發力量，并具備一定的軟硬件制作和研發能力，但從專業化生產的角度來看，其制造和研發能力較之于高校外部的專業化軟件公司，自然還存在差距，因此在很多情況下，構造高校信息化平臺的軟硬件產品從外部購買要優于內部研發，尤其是對于硬件環境的搭建、實施和維護等一系列工作，由于高校靠自身力量需要投入大量資金，因此更加有必要把這些項目外包給高校外部的專業公司。對此，高校可以成立專門的項目管理小組，以充分分析和描述自身需求為前提，與外部的產品提供供應商有效溝通，并通過供應商的產品性能演示、高校個性化要求答疑等一系列流程來選擇適合高校自身狀況的信息處理系統，同時還要考慮高校自身的定位和發展趨勢（如教學型或科研型），從而為信息化平臺的日后升級預留一定的升級空間。

第四，堅持全員參與。盡管高校的it部門在高校信息化推進過程中起到了一枝獨秀的推動作用，然而，信息化成果的最終使用者涵蓋了高校的其他部門、全體教職員工以及龐大的學生群體，這就意味著，只有高校各個部門以及每一名教職員工都立足于系統觀點，從全局角度出發，積極參與和主動調整、適應自己的信息化新環境，才能真正成為信息化的受益者，并推動高校向前發展，這同時意味著高校的信息化實施過程也是高校更新管理理念和業務流程再造的過程。

3.高校行政管理信息化建設方案

3.1建立統一的高校行政管理業務平臺

構建統一的業務平臺至少可以實現兩個功能，一是可以為高校業務系統提供通用的筲理支持，從而保障信息資源的合理使用，二是可以為高校的各個應用系統提供統一的信息標準規范框架、統一的開發環境以及同一的信息化服務。

在這一系統而龐大的工作中，為了避免定制開發帶來的周期長、系統不穩定、維護工作復雜等麻煩，高校要確保核心平臺軟件盡量與具體的業務無關，這是一個非常重要的理念。具體而言，信息核心平臺軟件主要包括高校門戶平臺、工作鏈平臺、報表工具平臺以及信息平臺，這些平臺在日后將成為高校信息化平臺建設的基礎，因此要保證其具有安全性、擴展性和穩定性。

進一步來看，各個平臺又可以由工作流引擎、系統權限管理、系統公共組件、消息管理、報警管理、系統配置工具、數據維護管理、編碼規則和系統日志管理等要素構成。在操作過程中，一是要體現出信息系統的整體構架和規劃的統一性和完整性，能夠反映出完善的組織機構和業務分工，二是要有統一的用戶及權限管理機制具備嚴密精細的數據權限、使系統能夠開展安全、便捷的權限管理；三是要具備強大的業務擴展能力，使高校的各項行政管理工作和各項業務以及流程變革工作能夠根據外部環境的變化快速做出調整。

第三，實現人力資源查詢系統。例如，可以通過餅狀圖、柱狀圖等多種圖標形式對高校各部門、各院系、各教研室以及各專業工作人員總數、崗位結構等信息進行分析和統計，從而即時判斷出校內全體教職員工結構狀況是否合理；再如，還可以針對某個教職員工，對其以往的工作經歷、教學任務量、科研成果統計表、目前從事的教學科研項目及崗位變動情況等信息進行針對性查詢和統計，從而快速判斷員工的動態變動情況。

3.4建設辦公自動化系統。辦公自動化系統簡稱oa系統，即改變過去復雜、低效的手工辦公方式，采用internet/intranet技術，基于工作流的概念，使高校內部全體教職員工方便快捷地共享信息，高效地協同工作。對于高校而言，主要構件如下。

第一，日常辦公管理。0a系統能夠集中管理校內行政管理人員的所有辦公事務和個人事務，從而為行政管理人員提供一個個性化的工作平臺和網上辦公環境，使之能夠方便、快捷地處理相關的工作。例如，可以實現把個人相關的通知和任務自動傳送到其他人面前，使其不用自己去尋找要做的工作，而是打開電腦后即處理日常的教學科研和其他管理工作，并同時享受到任務的提醒、報警功能，從而提高工作效率。

第二，即時通訊。即時通訊可以使信息交流和傳遞更加快捷方便，主要包括文件傳輸、手機短信、遠程協助等工具。其方便之處在于系統會把與教職員工相關的新工作任務、消息通知等各種信息自動歸集，同時通過窗口彈出和聲音提醒等功能，并與高校行政管理人員和其他任務相關人員的的手機綁定，使大家能夠在第一時間掌握自己需要處理的各項工作。

第三，信息。信息可以根據高校信息管理的相關規定，形成一個通暢的信息的平臺，其一，這一平臺包括高校規章制度、緊急通知等各種信息；其二，信息可以通過文字、圖片、動畫、視頻等多種形式來表現；其三，這一平臺具有強大的信息查詢檢索功能，使員工可以按校內各個部門、信息時間、信息類別等不同關鍵詞及其組合快速搜索、查詢并打印。

第四，公文管理。公文管理可以方便地對收發文進行管理，包括起草公文、公文辦理、公文發放、公文存檔等，系統可以自由設置公文流轉流程。發文管理：完成擬稿、核稿、審簽、簽發、存檔、查詢等，系統中公文流轉的流程允許用戶自定義，使系統可以適應各種公文流程的需求。系統對發文的整個流程進行跟蹤，詳細記錄發文的當前狀態、發文審核的過程和領導審簽、簽發意見。

參考文獻：

［1］ (美)哈格等著.信息時代的符理信息系統[m].機械工業出 版社.2007年

［2］ 朱施南.教育信息化管理.武漢理工大學出版社.2006年

  3.2建設高校行政管理內部信息門戶系統

總體而言，高校內部門戶系統的主要功能在于：一是為高校各級領導及全體教職員工提供即時的信息查詢服務和信息共享服務；二是為高校的各個應用系統（包括如日常行政辦公管理、企業項目管理、財務信息公布以及協同設計等各種業務系統）提供規范和統一的“管理窗口”，從而實現信息資源共享；三是為高校提供個性化辦公環境，實現高校的人、財、物、教學科研任務以及其他工作項目的完整統計和分析。

在具體實施過程中，可把高校的各個應用系統和信息資源有效集成，從而把不同業務模塊、業務流程以及其他的信息服務功能統一到一個通用的環境中。由此構建一套功能強大，運轉有序的信息資源管理體系。此外，還需要把高校的信息門戶與各個業務平臺有機結合，統一高校內部各個分支應用系統的界面風格，由此形成鮮明的高校內部文化；并且，還應該遵循“先重點，后周邊”的門戶系統建設流程，即先滿足高校目前急需的各類工作任務，并在這一基礎上逐步把后續的各個分支系統納入到這一信息門戶中。

3.3建設決策查詢系統

篇9

一、高校檔案信息化建設中存在的問題

（一）檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員是檔案管理的主要構成，所以檔案管理人員的素質決定著檔案管理的質量。但目前階段，我國的高校檔案信息化管理人員的綜合素質相對較低，很多管理人員都是由傳統方式過渡到現代的信息化管理，其自身的專業素質與信息化技術水平較差，對新技術的接受能力也相對較慢，同時由于管理人員的年齡偏大，所以思想觀念相對較為落后，這一系列的問題都在一定程度上阻礙了信息化的發展，使高校信息化的管理沒有真正的實現信息化，而是延用了傳統的管理方式，限制了高校檔案管理的信息化建設。

（二）基礎設施不完善

現階段，我國的大部分高校檔案管理依然是通過人工方式進行管理，這主要就是由于信息化設備的不完善，例如，在很多高校沒有相應的計算機檔案，這也就無法開展檔案信息化管理的工作。出現這類問題的主要原因就是由于經費的投資不足，國家雖然對教育上投入了大量的資金，但多數用于科研教育上，很少有用于檔案信息化建設的，這也就導致基礎設備的不完善，進而阻礙了高校的檔案信息化建設。

（三）認識不全面

相關的教育部門與高校領導對檔案信息化建設的認識存在一定程度的偏差，這也就導致對信息化的檔案建設沒有足夠的重視。首先就是沒有相應的發展目標，也正是由于對檔案信息化建設的認識偏差，導致各大高校在對檔案信息化建設的過程中沒有明確的目標與合理的規劃，使檔案管理工作無法進行；其次就是信息化的設備相對較為落后，而檔案信息化建設的主要工具就是計算機，由于認識的不足，所以相關的領導對設備的更新不進行重視，這也就無法達到檔案信息化管理的要求，難以進行實施工作。

（四）信息化的安全問題

隨著高校檔案管理信息化的建設，網絡技術的安全問題也受到關注，由于網絡在使用的過程中存在一定的風險，所以檔案管理的信息化也存在一定的風險。首先就是計算機的病毒問題，有惡意進行病毒植入，也有使用不當所產生的病毒，這對信息的完善與安全都有著直接的影響；其次就是黑客的存在，黑客問題較為常見，有很多黑客通過惡意的入侵來獲取信息資源，也有的是對網站進行破壞，以此來盜取或者破壞信息資料，這對檔案的管理都存在一定的安全隱患；最后就是操作上的失誤，有很多檔案管理人員對計算機技術并不熟練，也可以說是對檔案管理的信息化技術不熟練，這也就造成操作上的失誤，進而引發信息化的安全事故等。

二、對高校檔案信息化建設問題的解決措施

（一）提高檔案管理人員的素質

由于檔案信息化的建立與檔案管理人員的綜合素質有著直接的影響，所以想要保障檔案管理工作的正常進行，就應該加大對管理人員的培訓力度，以此來提高管理人員綜合素質，從根本上促進檔案信息化的構建。首先，定期對檔案的工作人員進行培訓，加強其自身的思想品質工作，并不斷提高檔案管理人員的專業素養與計算機水平；其次就是加強對檔案管理工作人員的責任意識進行培養，以此來端正工作人員的態度，促使其主動的投入到檔案信息化建設中；最后就是要加強新型計算機人才的引入，加大招聘力度，以此來為高校檔案信息化管理注入新鮮血液，提高檔案管理隊伍的總體建設。

（二）加強領導的重視

檔案信息化的重點就是相關領導對其進行正確的認識，只有領導認識到檔案信息化建設的重要性，才能從根本上支持與重視檔案信息化建設工作，并在工作的過程中想辦法拉入投資，不斷對基礎設備進行完善，并對信息化建設的過程中存在的問題進行改善。同時，在高校開展檔案信息化建設就應該對檔案信息化進行正確的認識，這就要求國家加強對高校領導的教育，使其充分的了解到檔案信息化建設對推動校園發展的必要性。

（三）完善法律法規

對相關的法律法規進行不斷的完善，以此來為高校檔案的信息化提供依據。在高校檔案信息化的管理過程中，由國家設立相應的法律法規來對其進行約束，可以在一定程度上保障信息化建設的規范性，并保障檔案管理信息化設備的安全。同時，學校在對檔案信息化建設的過程中應該堅持走標準化的道路，保障檔案建設的規范化，以此來促進我國高校檔案信息化建設的發展。

（四）數字檔案信息的安全

由于現代檔案信息化中存在一定的安全隱患，所以在檔案的信息化建設過程中應對這一系列的問題進行解決。首先是對檔案進行長久的保存，并作好備份工作，以此來避免文件的破損或者丟失，也要對信息設備進行及時的更新，了解信息技術的發展動態趨勢；其次就是做好對病毒與黑客攻擊的防范問題，這就要求在校園局域網上進行加密處理；最后是在數據庫設置使用權限，并進行訪問的控制，在用戶進入數據庫的時候，做好身份認證，以此來避免不必要的損失，加強檔案信息化的安全建設。

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Research on the Problems and Countermeasures of Informatization

Construction of University Archives Management

WU Yaping

（Yangtze University College of Technology &Engineering， Jingzhou， Hubei 434020）

Abstract Along with the development and popularization of information technology， University Archives Management in the transition to information management. But there is lack of knowledge， the limited funds， backward technology， low quality of personnel management problems of the current universities information construction of archives. The article puts forward corresponding countermeasures and suggestions on the basis of analysis of the system on these issues， so as to promote the informatization construction of University Archives management.

Key words university archives management; information construction; the management direction

1 高校檔案管理信息化建設概述

1.1 高校檔案管理的內涵

高校檔案是指，“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的，對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高等學校檔案所記錄的信息體現了學校建設和發展的歷史情況，反映了學校最基本的職能活動，不僅可以為學校的發展提供信息指引方向，而且它所記錄的學生信息也為學生走向社會提供參考。高校檔案是高校發展歷程中最權威的信息庫，各大高校越來越重視檔案的管理并將其納入學校管理體系當中，不斷加大投入規范管理體系，以實現高校的可持續發展。

1.2 高校檔案管理的信息化建設

傳統的檔案管理都是以紙質媒介記錄所有信息，然后進行分類歸檔保管。這些檔案在遇到學校搬遷、檔案移送時很容易遺失，而且在檔案查找調閱時也很麻煩，另外它不能實現信息的共享。隨著信息技術的飛速發展，計算機和網絡的普及，高校檔案管理正經歷著革命性的變化：高校檔案管理模式已由傳統的手工管理向現代信息化管理轉變，也就是檔案的信息化建設。在技術手段和應用軟件的幫助下，表格、圖表被廣泛應用于檔案管理，便于人們檢查、查詢、修正或者是重復使用，檔案信息化建設使得檔案管理更加規范、更加簡單、更加方便、更容易實現資源的共享和永久保存。

1.3 高校檔案管理信息化建設的意義

檔案信息化建設方便了檔案信息的保存。電子存儲媒介具有信息容量大，占用空間小，無限距離傳輸等特點，因此檔案的信息化建設能有效解決日益增長的檔案信息與合理保管之間的矛盾，同時還增強了檔案信息完整的資源保管和有效服務社會的能力。

檔案信息化建設可有效實現檔案信息資源的共享。計算技術和網絡技術在檔案信息化建設中廣泛運用，將高校檔案信息數字化和網絡化，為高校檔案走出封閉、走向社會創造了有利條件。

檔案信息化建設優化了檔案管理的模式。有了檔案信息化建設，檔案管理軟件可以實現網上歸檔。電子檔案的系統化管理，能夠對文件進行全程控制，進而實現對檔案管理模式的優化。

2 高校檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 檔案信息化建設認識不足

教師和學生是高校檔案的主要使用者，當教師面臨工作調動時或學生畢業走向社會后，人檔分離使得獲取檔案信息非常困難，因此高校檔案信息化管理的需求日益強烈。另一方面，高等教育信息化建設進程對檔案管理工作提出了新的思路和要求。當前，信息化、數字化已深入到高校教學、科研、學生活動和日常管理的方方面面，這就對高校檔案的管理工作提出了更高的要求同時也帶來了巨大的挑戰。

社會和高校發展的需要均對高校檔案信息化建設提出了較高要求，但目前仍然有很多高校沒有明確地認識到高校檔案管理信息化建設的重要性，因此學校對檔案管理信息化建設工作既沒有清晰的發展方向和建設目標，也沒有相應的政策措施，并且對檔案信息化建設過程中的難度估計不足，以致于檔案信息化建設工作難以很好地推進和完成。

2.2 檔案信息化建設管理體制混亂

“統一領導，分層管理”的檔案管理體制在絕大多數高校并沒有落到實處，而是簡單地將檔案辦公計算機化和無紙化等同為檔案管理的信息化，對檔案的信息化建設缺乏有效的管理。檔案信息化建設不僅僅是要將檔案信息數字化，更重要的是要做到檔案管理流程化、標準化、規范化，檔案信息集中分類能夠及時準確有效地被檔案管理系統所接收，建立檔案管理數據庫，但是，由于學校管理不規范，機制不靈活，導致高校檔案管理部門和教育科研管理部門不能有效協調，不能充分滿足檔案信息化管理的要求。

2.3 檔案信息化建設基礎設施和技術落后

目前，高校由于對檔案信息化建設重視程度不夠，檔案管理經費投入和技術投入都比較少，一般對檔案館或檔案室只是配備了基本的計算機和網絡，導致了基礎設施不完善，技術支持不充分，檔案管理的信息化建設舉步維艱。具體體現在以下幾個方面：一是經費投入不足，使得電子化設備無法及時維修、更新或升級，不能跟上信息化發展的步伐;二是數據標準不統一，信息資源無法有效共享和處理。三是缺乏統一的接口和建設標準，電子文件統一歸檔十分困難。同時紙質文件正被電子文件以極快的速度和極大的覆蓋面逐步替代，使得電子文件成為主要的記錄工具，各高校缺乏統一的規范、標準的管理軟件和信息接口及建設標準，對所產生的大量的電子文件未能進行系統化的歸檔處理，造成這些寶貴資源的丟失。

2.4 檔案信息化建設人員素質偏低

高校檔案管理人員素質偏低的根源還是高校領導受傳統觀念的束縛，對檔案管理沒有給予應有的關注和充分的認識，他們認為檔案管理只是簡單的業務工作，沒有意識到檔案管理信息化建設對學校和師生的發展具有極為重要的作用，因而就不注重檔案管理的人員構成，忽視檔案管理人員的素質培養和職業技能培訓，導致高校檔案管理中缺乏一支整體素質偏高、工作態度認真負責、做事嚴謹高效的管理隊伍，具體表現在兩個方面：一是高校檔案管理人員的群體結構不合理。二是缺少對檔案管理人員的培訓和繼續教育，使人們對檔案管理信息化的認識不夠充分，從根本上制約了高校檔案管理工作的發展。

3 完善高校檔案信息化建設的對策與措施

3.1 轉變觀念，提高認識

思想決定高度，高校檔案管理能否實現信息化，首先取決于領導層對檔案信息化建設的認識，他們不僅要充分了解高校檔案的重要性，而且還要真正認識到檔案信息化建設的意義，摒棄傳統的檔案管理方式，同時樹立創新和服務觀念，加強對檔案管理信息化建設的重視，并且加大經費的投入和管理，進而實現高效檔案的信息化建設。

3.2 健全檔案信息化建設管理機制，明確管理方向

要形成一個健全的管理機制，首先需要學校對檔案信息化建設總體規劃和布局，明確其發展方向、管理目標。具體做法是：遵循 “統一規劃、分期建設、逐步實施”的原則， 并以校內文件的形式確定下來以保證其權威性和指導性。其次要建立一個有紀律有組織高效率的檔案管理機構確定人員和崗位職責，制定一系列有實際約束力的規范和標準，并確定檔案信息細化建設不同階段的發展規劃，使網絡信息化建設有章可循。

3.3 加大投入，改善條件

檔案信息化建設需要相應配套的硬件設施和軟件及技術支持，這些設備和技術都要高校增加檔案管理方面的投入來獲得。由于高校檔案同時具有為社會提供服務的功能，因此其資金來源可從兩方面著手：一是政府部門要加大資金投入，二是高校要自行籌措缺口資金。以保證高校檔案信息化建設順利進行。在獲取足夠的資金，配備了相應的基礎設施后，還要注重技術跟進。具體要做到以下三點：一是建立標準化的檔案信息數據庫。由政府部門制定統一的信息標準，各高校充分利用自身優勢，建立特色數據庫，實現資源共享;二是實現辦公自動化，提高工作效率;三是加強網絡安全防護工作，提高數據安全性。可以從防火墻設定，訪客身份認證和權限設置等方面著手。