財務檔案管理要求范文

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關鍵詞：高校;財務檔案管理;信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2015年2月2日

高校財務檔案管理信息化是指高校財務檔案管理部門在科學收集、整理、歸檔、開發、利用、存儲和管理各類高校財務檔案時大量運用包括數字化、網絡化在內的現代信息技術，最終形成財務檔案信息資源科技含量高、財務檔案資源存儲便捷安全、財務檔案信息查詢迅速準確、財務檔案管理全面電子化、財務檔案載體實現環保無紙化的高水平的高校財務檔案管理。目前，隨著我國高校教育改革的不斷深入和發展，高校財務檔案出現了一些新的特點，如信息量增大、時效性增強、內容更新迅速、標準變動頻繁等。高校財務檔案的新特點不僅給高校財務檔案管理工作帶來新的挑戰，而且也對高校財務檔案管理工作提出新的要求，而加強高校財務檔案管理信息化建設無疑可以主動應對和適應這些新特點的有效措施，進而全面提高高校財務檔案管理的現代化水平。

一、高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題

1、領導重視不夠，基礎設施投入不足。高校財務檔案管理信息化建設成功與否在很大程度上取決于學校領導的重視程度。高校財務檔案管理信息化建設是一項系統工程，是一個關乎高校發展全局的工作，做好財務檔案管理信息化建設需要高校各部門的配合和協作。目前，許多高校領導對于財務檔案管理信息化建設重視不夠、認識還不全面，導致高校財務檔案管理信息化建設速度滯緩。有些學校將財務檔案信息化看作是財務部門的事情，檔案管理部門仍然采用傳統的管理模式，按照以往的思路辦事，財務部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進行必要的歸檔和整理。此外，高校財務檔案管理信息化建設的重視程度不夠及認識不到位也直接導致高校在財務檔案管理信息化建設方面投入的人力、物力明顯不足，軟件、硬件等基礎設施達不到應有的要求，影響高校財務檔案管理信息化建設的進程。

2、管理制度不完善，建設目標不明確。高校財務檔案管理信息化建設的相關提議盡管早年就已經被提出，而且一些主管部門也為該項工作制定了相關制度規范，但大多數高校財務檔案管理信息化建設的規章制度零散的見于相關部門的文件中，目前沒有形成一套完整的規章制度體系，高校在進行財務檔案管理信息化建設的過程中，缺少必要的理論指導與支持，導致高校財務檔案管理信息化建設目標不明確、標準不統一，在一定程度上影響了財務檔案管理信息化進程。由于沒有統一的標準，高校在財務檔案管理信息化建設過程中制定的制度、措施等多種多樣、五花八門，財務檔案管理信息化建設的各個環節也存在著這樣或那樣的問題，如何規范高校財務檔案管理信息化建設已成為高校信息化建設的首要問題。

3、管理人員素質不高，缺乏相關專業知識。高校財務檔案管理信息化對于財務檔案管理人員提出了更高的要求，它要求財務檔案管理人員必須熟練掌握財務、檔案管理、信息網絡等方面的知識，這些知識缺一不可。然而，目前我國高校財務檔案管理人員素質整體不高，缺乏相關的專業知識。我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少。一些高校財務檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業能力不強的人員，缺少專業的檔案管理知識和財務知識。此外，許多高校對于檔案管理人員的培訓和指導也不到位，既懂財務又懂檔案，既能進行數字化處理又能進行信息化處理的復合型檔案管理人才極度匱乏，這在一定程度上影響了財務檔案管理信息化建設的進程。

二、高校財務檔案管理信息化建設相關策略

1、加強領導，完善財務檔案管理信息化建設制度。毋庸置疑，領導是財務檔案管理信息化建設的真正推動者，領導信息化意識程度的高低決定了信息化建設的力度和深度。當前，高校領導者要全面樹立科學的管理思想，擺脫傳統思維的束縛，認識和理解計算機和網絡技術應用于財務檔案管理工作的重要性。高校領導要站在全校發展的角度來進行統籌規劃，重視財務檔案管理信息化工作，建立完善的高校財務檔案管理信息化工作制度，如數據庫系統的監控制度、內網與外網的物理隔離制度、重要數據備份制度等，積極推進高校財務檔案管理信息化建設。此外，高校還應明確財務檔案信息管理的管理職責，要以財務和檔案管理部門為中心，其他相關部門積極參與，密切配合。財務部門負責財務檔案的電子化、數據化，檔案管理部門負責檔案資料的網絡化應用。

2、加大基礎設施投入力度，構建財務檔案管理信息化平臺?；A設施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網絡化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。高校在財務檔案管理信息化建設中要加大基礎設施投入力度，完善各種基礎設施，如存儲器、服務器、操作系統、交換機、路由器、數據庫管理系統、安全系統等，構建財務檔案管理信息化平臺。高校在構建財務檔案管理信息化平臺上，主要做好兩個方面的工作：一是財務檔案數字化建設。財務檔案的數字化建設是對重要的財務信息資源文件原件采用電子掃描儀掃描、光盤刻錄機刻錄、數碼相機攝影、數字檔案資源格式轉化等現代化的信息采集技術和設備將紙質的財務數據文件有效地轉換成數字化財務檔案資源;二是財務檔案信息化數據庫建設。財務檔案信息化數據庫主要包括會計檔案管理數據庫、財務報告檔案管理數據庫、資金結算檔案管理數據庫以及教學、科研資金管理檔案數據庫等。

3、強化財務檔案管理人員的技能培訓，不斷提高其素質和能力。財務檔案管理的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統檔案管理中組卷、編目、分類、錄入等工作技能，還要能熟練掌握計算機、網絡、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設成功與否，不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓的效果。因此，高校財務檔案管理部門必須積極通過多種途徑對財務檔案管理人員進行業務培訓，建立一支高素質的財務檔案管理隊伍，逐步改變當前財務人員隊伍知識結構單一的局面，不斷加強財務檔案管理人員的技能培訓，使財務檔案管理人員的知識始終保持在前沿水平。另外，高校還要因地制宜地建立財務檔案管理人員考核機制，通過各種激勵措施激發財務檔案管理人員的學習熱情和工作熱情，培養出一支高素質、高水平的綜合性財務檔案管理人才隊伍，以適應技術發展帶來的新要求。

主要參考文獻：

[1]劉迎春.高校財務檔案信息化管理研究[J].沿海企業與科技，2010.7.

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一、財務檔案管理中存在的主要問題

在財務管理中，必然是存在一定的問題的，但是只要我們抓住重點，并且加以解決，就一定能夠不斷完善財務檔案的管理工作。下面我們就其內部經常出現的問題加以闡述，希望能夠為相關的財務工作人員提供思路，找出解決財務檔案管理問題的方法。

1.對建立財務檔案管理的重視程度還有待提高

企業不僅為國家創造了巨大的經濟財富，還為人們提供了更多的工作機會，因此，企業的根本任務就是創造更大的社會價值以及經濟財富。在這種趨勢下，要想保證企業的不斷發展，就應該加強企業的財務檔案管理，財務檔案是企業在發展過程中各種活動的一種書面表現形式，是一種依據，所以我們應該重視對這方面的管理，這樣才能保證企業在規范合法的環境下運行，并且在市場競爭中占據優勢，甚至是在激烈的國際競爭中占據一席之地，為祖國爭光?？梢娯攧諜n案管理的作用是十分重要的，在各種市場活動中同樣也離不開財務檔案管理的指導性作用，如果我們要想充分促進企業的發展，就應該將這一工作得到充分的重視，只有這樣，我們才能在今后的工作得到順利的發展。但是當前在財務檔案管理工作中面臨的首要問題就是人們的重視程度不夠，甚至是不能形成有效的機制對檔案進行管理，在這種情況下，企業領導如果沒有形成高度的重視，沒有用長遠的眼觀看待問題，那么企業在內部的財務管理中就很難得到發展，進而影響到企業整體發展水平的提升。

2.對相關法律法規的執行不積極

缺乏統一的財務管理標準，自從國家的《檔案法》和《會計檔案管理辦法》頒布實施以來，經過多年的摸索實踐，在財務檔案管理上取得了一定的進步，但從整體的情況來看，許多企業的財務工作人員和管理者仍然對財務檔案管理的認識和相關流程的實行自覺性比較差，導致最后的執行步驟不積極不到位。有些企業對于財務管理工作的認識以為只是銀行業務上的轉賬、匯款等方式，更有許多的管理者根本就不知道財務檔案建設是我國相關法律法規的硬性要求，嚴重阻礙了企業財務檔案管理工作的開展。同時我們還必須清楚的看到，雖然國家立法部門已經為財務檔案管理制定了相應的法律法規，但大都是宏觀上的規定，多流于形式而已。

二、解決當前財務檔案管理工作問題的幾點建議

通過上文的論述，我們對企業的財務檔案管理中存在的問題有了初步的認識，為了避免在今后的工作中不再出現類似的狀況，我們就要找到行之有效的措施加以解決，將這項工作落到實處，要想促進企業的長遠發展，財務檔案管理是其內部源源不斷的動力。

1.制定統一的財務檔案管理標準

在進行財務檔案管理的過程中，一定要遵循相應的管理制度，因為制度是保證工作正常運行的根本，如果我們不能按照制度辦事，就很難對工作的效果具有統一的評判標準。無論是何種工作，相應的規章制度都是起到約束性的作用的，在財務檔案管理中也是如此，制定規范化的、統一的標準是當前財務檔案管理中的首要任務，建立相應的制度能夠確保在工作中具有一定的依據，對企業在發展過程中的財務狀況進行歸檔的整理，同時建立系統性的檔案管理，也方便今后工作中對相關檔案的查找，我們還要對財務檔案加以保護，這樣才能更進一步的加強財務檔案的管理工作，為企業的發展做出貢獻。在進行管理的過程中，還應該注意要將每一項開支明細仔細的進行記錄，留有相應的備案，以便在日后的工作中進行查找。

2.加強管理者重視和財務檔案管理隊伍建設

第一，加強財務檔案管理制度的執行監督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，考核通過的人員才能繼續參與崗位工作，考核不通過的應該給予一定的處罰，并要求繼續參與學習，學習期間待崗，待考核通過以后才能再次上崗工作。另一方面，應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，包括檔案資料收集、分類、入檔、登記等情況，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤，財務檔案管理工作表現突出的工資待遇按一定幅度上調，表現較差的薪資待遇按一定幅度下調，只有這樣才能讓管理人員充分重視財務檔案管理工作。

3.建立信息化的財務檔案管理體制

規范程序，嚴格執行財務檔案安全管理和使用規定是企業工作的重點任務。在財務檔案管理工作當中，企業既要保證財務檔案信息的安全和完整，又要在經營管理當中合理地使用財務檔案，為企業經營和財務管理活動提供服務和支持。由于財務檔案包含著企業經營管理的很多信息，一些信息涉及到企業經營管理中的商業秘密，從維護企業根本利益的角度來講，企業要重視財務檔案安全管理。對于財務檔案，除相關經濟監督部門的檢查和工作需要之外，一律不準外借，即便是相關經濟監督部門的檢查或工作需要，也要經過企業負責人的批準，同時能在企業內查閱的，應該盡量在企業內使用。企業內部管理人員基于工作需要查閱財務檔案材料的，除了經過檔案管理部門的同意之外，還應該嚴格做好借閱登記，涉密檔案材料只能查閱摘抄，不能復印。除了財務管理部門之外，其它部門工作人員沒有財務檔案資料的查閱權限，即便是公司的領導層，查閱權限應該也要受到嚴格的限制。

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關鍵詞：財務檔案管理;問題;對策

一、引言

自改革開放以來，我國經濟飛速發展，經濟體制改革也越來越深入，我國的經濟體制也由原來的計劃經濟向著市場經濟轉變，這些都給我國的財務管理工作帶來了全新的挑戰。在這一時代背景下，企業要想獲得長足的發展必須全面了解財務檔案管理工作在新時期的工作要求和工作特點，并在創新思想的引領之下，大膽進行財務檔案管理工作改革，建立適合企業發展的新型的財務檔案管理機制。

二、財務檔案管理中存在的主要問題

1.不重視財務檔案管理工作。對于企業而言，財務檔案是企業開展各項經濟活動的重要表現，也是日后解決各項財務糾紛的重要依據。對于國家而言，財務檔案也是國家相關部門進行監督檢查、打擊違法犯罪的有利武器。所以，財務檔案管理工作尤為重要。但是在當前的財務管理工作中，財務管理工作存在的突出問題就是人們不重視財務檔案管理工作，不能對財務檔案實行有效的管理。甚至很多的管理者在傳統財務管理觀念的影響認為財務檔案應該嚴格保密，不宜讓外界過于了解，并沒有建立相應的財務檔案更不會對其進行管理。還有一些企業雖然建立了財務檔案管理體系但根本就不對財務信息進行分類整理，使得財務檔案管理工作流于形式。2.不積極執行國家相關法律法規的規定。我國《檔案法》和《會計檔案管理辦法》等相關法律法規的頒布實施促使我國的財務檔案管理工作取得了很大的進步。但從整體來看，很多的管理者以及財務檔案管理工作人員積極履行國家相關法律法規規定的意識不強，使得規定的執行落實不積極不到位。甚至有些管理者認為財務管理工作只是銀行轉賬、匯款等方式，更有一些管理者不知道建立財務管理檔案是我國相關法律法規的強制性要求。這些問題的存在都導致了部分管理者和工作人員在進行財務檔案管理時不能積極高效的執行國家相關法律法規的規定，嚴重阻礙了財務檔案管理工作的有效開展。3.缺乏財務檔案管理的制度性規范。很多企業對于財務管理工作往往有著明確規范的制度，但卻缺乏對財務檔案管理的制度性規范，對財務檔案管理工作的內容和職責并沒有一個明確具體的說明。這就導致了很多企業的財務檔案管理工作是依照財務管理工作進行的，這就使得財務檔案管理工作的針對性、約束力較弱。這一問題的存在也成為限制財務檔案管理崗位充分發揮其職能的重要因素。4.缺乏統一的管理標準。與西方發達國家相比，我國的財務檔案管理工作起步較晚，所以我國的財務檔案管理工作還存在一個突出的問題，那就是現階段我國的財務檔案管理工作缺乏一個統一的管理標準。雖然國家相關部門制定了有關財務檔案管理工作的相關法律法規，但這些規定往往是一些宏觀性的規定，指導意義不強。5.信息化水平低。在科技發展的推動之下，現代社會已經進入了一個信息時代，信息技術被廣泛應用于各行各業，極大的方便了人們的工作和生活。但在現實的工作中，很多企業尤其是中小型企業財務檔案管理工作的信息化水平較低，仍然沿用傳統的紙質檔案管理模式，不僅成本高而且工作效率低下，限制了企業財務檔案管理水平的提高。

三、改進財務檔案管理工作的具體措施

1.轉變思想，高度重視財務檔案管理工作。提高財務檔案管理工作的工作成效，必須首先轉變管理人員的思想意識使其高度重視財務檔案管理工作。只有轉變管理人員的思想才能促使其積極的投身到財務檔案的管理工作中去，從而積極落實國家、企業對于財務檔案管理工作的相關規定，提高財務檔案管理工作的成效。除此之外，高度重視財務檔案管理工作不僅是財務檔案管理人員的職責也是企業的職責，企業也應該高度重視財務檔案管理工作，加大對財務檔案管理工作的投入力度。通過增加預算、加大投入、優化部門結構等形式，切實的提高財務檔案管理人員的積極性。2.規范財務檔案管理制度。規范財務檔案管理制度不僅是要建立明確的財務檔案管理制度，更重要的是要加強對財務檔案管理制度的執行監督。加強財務檔案管理制度的執行監督主要應從以下兩方面入手：（1）加強對財務檔案管理工作的培訓。企業應該選定專門負責人對參與培訓的財務檔案管理人員進行嚴格的考核，考核合格的人員可以繼續上崗工作，考核不合格的人員應該繼續學習培訓并接受一定的懲罰，待考核合格后方能再次上崗工作。（2）在財務檔案管理制度中應該明確規定相關的監督處罰措施。企業應該對財務檔案管理工作人員的工作進行定期檢查，這其中包括檔案資料的分類、入檔、登記情況等，管理人員必須嚴格依照國家的相關法律規定做好財務檔案的立卷、歸檔和保管工作。3.制定統一的財務檔案管理標準。財務檔案管理工作的有效開展需要遵循一定的管理標準，如果財務檔案管理工作沒有一個統一的標準我們就無法評判財務管理工作的有效與否。所以，制定統一的財務檔案管理標準是當前改進財務管理工作的重中之重。統一的財務檔案管理標準使得財務檔案管理工作的開展有據可依，促進企業財務檔案管理工作的有序進行。需要注意的是，在進行財務檔案管理工作中一定要仔細記錄每一項開支明細，以方便日后的查找。4.提高財務檔案管理的信息化、數字化水平。在當今時代，信息技術的應用越來越普遍，改進財務檔案管理工作的重要內容就是要提高財務檔案管理的信息化、數字化水平，從而有效提高財務檔案管理工作的效率。比如，在傳統的財務檔案管理模式中，如果需要查閱某一個部門或者某一年的財務檔案需要工作人員花費很長的時間才能夠找到。這種傳統的財務檔案管理模式不僅費時費力而且效率低下。而現在通過信息化和數字化的方式可以直接通過電腦快速查找到所需要的資料，省時省力效率高。不可否認的是，這一目標的實現首先需要將紙質檔案進行數字化的存儲。5.科學考核和評價財務檔案管理人員。財務檔案管理工作的實施需要依賴財務檔案管理人員來進行，提高財務檔案管理人員的工作積極性進而提高財務管理工作的成效就需要對財務檔案管理人員進行科學的考核和評價。考核的內容應該充分體現財務檔案管理工作的特殊性和系統性，考核的結果應該與財務檔案管理工作人員的工資、福利待遇等結合起來。所以，企業應該細化考核標準，不斷完善考核內容，并將財務檔案管理人員的工資態度、信息哈技能、工作成效等有機的結合起來，進一步提高財務檔案管理人員考核、評價的科學性。

四、結語

綜上所述，財務檔案管理工作對于企業的長足發展和國家經濟社會的穩定有著深遠的現實意義，應該受到人們的普遍關注。國家應該加快制定財務檔案管理的統一標準、完善財務檔案管理方面的法律法規；企業也應該從思想上高度重視財務檔案管理工作，積極提高財務管理工作的信息化、數字化水平，從而共同推動我國財務檔案管理工作的發展，切實提高我國財務檔案管理工作的成效。

參考文獻：

[1]張曉紅.財務檔案管理中存在的問題及對策探討.辦公室業務,2016(5):77.

[2]劉麗華.財務檔案管理中存在的問題和對策研究.人才資源開發,2016(10):183.

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1高校財務檔案管理的主要特征

高校財務檔案管理的特征主要表現為：（1）財務檔案由財務部門歸集，一般是先在財務部門保存1～2年以后，才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務檔案在財務部門的歸集、裝訂和保管存放，移交到檔案部門的內容、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。（2）高校財務檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是記錄和反映高校經濟業務、財務狀況的重要史料和證據。財務檔案的真實性和完整性是體現高校綜合管理水平的一個重要方面。（3）在高校財務實務中，財務?n案主要包括兩方面的內容：一方面是會計核算的專業材料，另一方面，是財務收入票據類。這兩方面的財務檔案構成了高校財務日常經濟業務的收入和支出情況，完整地反映高校財務狀況。（4）隨著高校財務會計電算化的普及，會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，歷年的會計數據不僅以打印的紙質形式保存，還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質檔案的保管要求和相應措施。

2高校財務檔案管理存在的主要問題

2.1財務檔案管理制度不完善、機構不健全的問題

《會計法》規定，出納人員不得兼任會計檔案管理。目前。高校財務部門普遍沒有安排專職人員管理財務檔案，一般情況下，往往是除了出納之外指定某個財務人員兼管資料檔案，分工不明確。以至于平時其他相關的財務人員手中都有檔案資料，各自為政。這對財務的內部控制的實施，防止經濟犯罪都有不利的影響。即使檔案管理由專人負責，也片面的認為檔案只要做到不借、不亂、不丟的“三不”就可以了，這與財務檔案的規范化管理還存在一定的差距。

2.2財務檔案管理的認識問題

財務檔案管理工作的目標是為了保存歷史，服務現在，維護高等學校各項工作的正常、順利運轉、隨著高等學校不斷擴大辦學規模，逐步深入教育改革，高校開始擁有越來越多的自主權，財務檔案管理作為高校管理工作中極其重要的組成部分，卻是高校管理中的薄弱環節。目前，相關很多檔案管理人員沒有認識到財務檔案管理工作對高校發展的重要性，只關注了檔案管理的形式，而對檔案資料的收集。資料的整理缺乏應有的重視，導致很多重要的財務檔案信息流失或失真。

2.3財務檔案管理人員素質問題

素質是一個綜合性的概念，其包含了文化知識、業務水平、法律常識、職業道德等一系列重要的要素。從事高校財務檔案管理工作，不僅要擁有檔案管理相關的專業知識，而且要能夠將紙質的財務檔案轉化成電子的財務檔案。

3加強高校財務檔案管理的措施

3.1健全完善財務檔案管理制度與機構

（1）做好檔案管理工作的制度建設、制度規范人，人遵守制度，這是高校制定制度來保障財務檔案“規范化”管理的初衷、高校應依據《檔案法》和《財務檔案管理辦法》等文件規定，結合實際情況，制定并頒布一系列法律法規，不斷完善財務檔案管理的歸檔制度、保管制度、查閱和復制登記制度、銷毀制度、立卷制度、崗位責任制度、移交制度等，努力克服人員編制和機構設置兩者之間存在的矛盾，使高校的檔案管理工作能夠真正的做到有章可循，有法可依，確保了財務檔案管理的權威性。（2）實現檔案管理部門的獨立性，檔案管理不能隸屬于其他職能部門或與其他部門合并，高校應設立獨立的檔案管理部門，確保其工作范圍足夠廣泛，增強獨立性、權威性、根據高等學校的辦學規模，確定專門負責財務檔案的管理人員，管理人員一方面要遵守財務相關資料的保密原則，另一方面要保管好財務資料，對所有的財務制度、財務文件、會計憑證、會計資料等妥善保管，按時歸檔，避免丟失。

3.2增強財務檔案管理的認識

（1）加強對檔案管理工作的認識，大力宣傳財務檔案管理工作對高校發展的重要性，使所有人員都能夠真正的了解到高校所面臨的嚴峻形勢和檔案管理的各項要求。高校財務檔案管理工作的相關人員非常重要，要形成檔案管理人人有責的氛圍。（2）組織高校負責人、檔案管理人員以及其他相關人員進行定期或不定期的培訓。通過對財務檔案管理工作重要性的宣傳，引導他們的思想，提高高校負責人、檔案管理人員以及其他人員的檔案管理意識，使所有人都能夠認識到檔案管理工作不只是領導和財務部門的事情，而是與所有人息息相關。此外，財務檔案管理人員的工作不僅僅是審核、監督、并管理好財務檔案，而是要加強對整個財務工作的監督作用，全心全意為財務檔案的管理工作做好服務，發揮好檔案部門的監督和協調作用。

3.3全面提高財務檔案管理人員的綜合素質

（1）配備專業的財務檔案管理人員。從事檔案管理的人員既要擁有檔案管理的專業知識，也要具有較高的業務能力。隨著高校辦學規模不斷擴大，財務檔案數量的逐漸增加，對檔案管理人員也提出了越來越高的要求：一方面，檔案管理人員要對會計或審計的專業知識熟練掌握，另一方面，對于檔案工作中涉及到的管理、經濟、計算機、法律等相關的內容，也要有一定的了解，能夠很好的應對各種情況的發生，財務檔案管理人員要成為具有各方面綜合知識和能力的“多面手”，而不是單一的檔案管理人員，這樣，才能推動檔案管理人員隊伍的多元化。（2）規范職業道德，提高對財務檔案的管理水平。首先，結合高校的實際情況，建立一套關于職業道德的規范體系，進而使檔案管理人員都能夠做到目標明確，整體觀念大致趨同。其次，制定《高校財務檔案管理人員職業道德規范》，并使其與高校制定的法律法規等保持一致，成為高校對檔案管理人員的主要道德準則。同時，管理者應該明確的向教職工傳達道德規范，并且在自己的言談和行動中不折不扣的表現出來，不失時機的對教職工進行宣傳和教育，大力推廣高校所制定的道德規范制度，使其明確了解哪些行為是可以接受的，哪些行為是不可以接受的，當遇到不道德的行為時應該采取什么樣的行動來規避這種行為的發生。

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在電算化會計環境下，只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄處理；對憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認均由計算機自動完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計算機自動完成，同時可以根據需要生成各種會計報表，提高了財務人員的工作效率，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。在保存方式上，保存介質是“磁盤”，磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空問，也使數據存取方便，同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外，還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進行備份工作。

二、企業財務檔案管理中的現狀

企業財務檔案管理的目的主要有兩個。第一，是為了保證財務檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財務檔案，為財務管理活動提供便利。根據當前的一些法律規定，除了一些經濟監督部門有權調用財務檔案之外，企業財務檔案一般不得外借和查閱，如果說非要外借或查閱，則需要經過企業負責人批準，并按照管理規定辦理相關手續，才能提供財務檔案的查閱和復制。即便是企業內部人員查閱財務檔案也要經過檔案保管部門負責人的同意和批準，并辦理相應的登記手續，涉及企業經營管理秘密的還要經過企業負責人的批準，且只能查閱，不能復制和外借，沒有權限的管理人員是不能接觸涉密財務檔案的。但是很多企業在具體執行的過程中卻沒有這樣嚴格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財務管理檔案，給企業的財務管理和經營管理留下了很多安全隱患。而一些企業在財務檔案管理上將財務檔案與其它檔案混合在一起管理，沒有將財務檔案進行專門的分類管理，在使用過程中查找財務檔案比較麻煩，導致財務檔案不能為企業經營管理和財務管理提供檔案服務。

三、企業財務檔案管理信息化問題的對策建議

1.提高認識，不斷完善財務檔案管理制度。企業財務檔案管理中的問題，很大程度是企業的負責人和財務檔案管理者缺乏對財務檔案管理最基本的認識導致的。因此，在今后的發展過程中企業應該組織財務檔案管理相關人員加強學習，提高對財務檔案管理重要性的認識。企業要不斷完善財務檔案管理制度，制定完善的財務檔案管理規定，結合企業自身的財務管理狀況，健全和完善企業財務檔案管理控制程序和業務操作規范，明確財務檔案管理人員及其責任，以及違反財務檔案管理制度的處罰，完善財務檔案管理設施，突出程序規范及責任，為全面實施財務檔案管理信息化制度創造良好的條件。

2.強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力。良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業財務檔案管理具體工作當中才能發揮其作用，才能體現出制度規范對財務管理工作及企業經營管理的價值。應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。

3.規范程序，嚴格執行財務檔案安全管理和使用規定。在財務檔案管理工作當中，企業既要保證財務檔案信息的安全和完整，又要為企業經營和財務管理活動提供服務和支持。由于財務檔案包含著企業經營管理的很多信息，一些信息涉及到企業經營管理中的商業秘密，從維護企業根本利益的角度來講，除相關經濟監督部門的檢查和工作需要之外，一律不準外借，即便是相關經濟監督部門的檢查或工作需要，也要經過企業負責人的批準。

4.搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。

5.搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息絡，保證檔案信息的完整性。同時也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。

6.搞好財務檔案管理輔助決策系統建設。做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案財務檔案信息，通過采集整理和網絡傳輸，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。最大限度地提高財務保障的決策水平。

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會計工作是企業的重中之重，是保證資金能夠順利運轉的基礎。進入二十一世紀以來，為了適應現代企業戰略管理的要求，并不斷推動財務職能的轉變。我們將會計的檔案管理工作與新的網絡數據庫技術充分的結合了起來，推出了財務共享的模式，極大的促進了檔案管理工作的進步。本文對相關問題進行了探討。

財務轉型和財務共享模式的介紹

改革開放以來，我國確定了市場化經濟為我國主要的經濟模式，經濟迅速增長，實現了跨越式的發展，在經濟發展的同時，也意味著財務的轉型和發展。我國的財務工作從多種記賬方法逐漸統一到借貸記賬法，并隨著一系列的政策出臺，為我國的財務管理工作提出了新的要求和標準，也使會計工作能力和效率有了很大的提高。此外，隨著企業規模的不斷擴大，企業的財務管理也有了升級和革新，企業的財務組織開始擺脫了原油的狹隘職能，轉向以股東價值創造為基礎并參與公司戰略。企業財務轉型呈現出以決策支持為導向、面向經營提供服務支撐、優化財務組織、降低成本等特征，并逐漸重構更加高效精簡的企業財務組織。而財務共享模式正式在財務轉型的指引下，形成的以信息技術為主要手段，實現財務信息共享的管理模式。

財務共享模式對企業會計檔案管理環境的影響

會計檔案管理工作是企業財務工作中非常重要的一部分，根據國家規定，會計檔案是指會計憑證會計賬簿以及財務報告等專業材料，記錄并反映了單位的經濟狀況，一般來說，一個企業的會計檔案都要進行正式的立卷、歸檔以及保存的工作，以備以后的使用和查找，同時，要安排專人進行負責，保證檔案能夠被妥善的管理，防止造成失竊秘的情況。當檔案已經確定不再使用之后，我們要及時進行銷毀。傳統的財務檔案管理主要是依托于紙質版，其管理難度和保存難度都比較大，而隨著科學技術的不斷發展，我們將計算機和網絡技術逐步運用到了會計檔案的管理當中，形成了目前的財務共享模式，同時，企業的財務工作量變得越來越大，很多企業建立的了財務共享服務中心，這樣，大部分的財務職能就都集中到了一起，使財務工作效率大大的提高，同時，電子化和集中化的會計檔案管理，也極大彌補了紙質檔案管理的不足。

財務共享模式的建立使企業的財務有了更加精細化的管理模式，為會計檔案管理環境帶來了很大的變化。首先，是管理體系的變動，財務管理的集中使以往較為混亂的管理模式轉變為了以財務服務中心為主體的新型管理模式，同時，傳統的會計檔案管理也由分散變為了集中管理，并利用電子檔案的形式彌補了紙質版檔案的不足。其次，是支撐系統的變遷，目前，我國大多數企業已經形成了電子會計檔案的系統，將以往紙質版的檔案通過掃描或者是拍照的形式轉變為了電子檔案，其良好的可查找和處理性為會計的工作提供了極大的便捷。第三，就是流程管理變得越來越復雜。在財務共享的模式下，會計檔案的產生鏈條變得越來越長，同時，會計答案的形成也從單純在經營單位所在地延伸到了財務共享服務機構，這就使檔案管理工作的過程變長，環節變多。第四，是責任主體的變更，從原來的單一財務部門的管理，到目前的財務共享服務中心的共同管理，使財務責任的主體發生了變更，也就對監理工作提出了更高的要求。

財務共享模式下會計檔案管理的建議

針對目前的財務共享模式，我們要采取一些更好的手段，對會計的檔案管理進行優化。我們要利用當前的先進技術手段，對關鍵的關節進行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系統，不斷提高管理能力和水平，做好會計的檔案工作。

建立統一的會計檔案標準化、數字化的處理平臺。財務的共享模式從根底上將就是要實現財務信息的統一化管理，并利用數字化和媒體化的技術實現更為便捷和快速的管理。這就要求我們要建立統一的會計檔案標準化和數字化的處理平臺，建立檔案的接受、傳遞和處理儲存為一體的網絡管理系統。目前，我國的檔案管理工作已經逐步轉型到電子檔案的管理上，但是由于各類企業的要求不一，所以，標準化和數字化的推進并不夠深入。在接下來的工作當中，我們要結合當前的會計檔案管理規定，推動國家或者地區的檔案統一管理標準，并將這一標準與數字化的管理系統充分的結合起來，不斷加深會計檔案管理工作水平。

建立系統化的管理制度體系。隨著我國對會計答案管理工作的越來越重視，逐步出臺了一系列的管理規定，對檔案管理進行了統一的要求。但目前數字化的技術和手段不斷深入，對會計檔案的管理工作形成了很大的沖擊力，也促進了管理制度體系的建立。第一，是要建立會計檔案的歸檔制度，所有的檔案要以統一的標準進行歸檔工作，并進行記錄和副本的保存，防止出現丟失的問題。第二，是要建立嚴格的使用手續制度，如果需要查看和使用檔案，要嚴格的落實手續制度，保證安全。第三，是要對檔案進行定期的備份。

加強關鍵環節的風險控制與安全防范。隨著財務共享模式的不斷深入，我們最為關心的就是會計檔案的真實性和安全性，所以，我們在關鍵的環節上要采取合理的手段進行防微杜漸。首先，我們要建立一個專門的監理小組，對檔案在的真實性進行排查，因為在紙質檔案變為電子檔案時，存在一定的差錯。第二，就是要長期建立安全保護的機制，設置專門的房間和責任人對會計檔案進行負責，要查看的必須履行對應的手續，并承擔出現問題而造成的損失。此外，就是要防止一些客觀的因素，比如病毒的入侵，以及防水、防火等等。

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關鍵詞：財務檔案；管理；問題；措施；

中圖分類號：F253.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

一、財務檔案管理工作中存在的問題

改革開放后，我國社會經濟不斷發展，并在各方面取得了巨大進步。各項管理工作也逐漸完善起來，并取得了很大成就。財務檔案管理作為管理工作的重要組成部分，也在不斷進步，取得了很好的成績。但在管理工作中依然存在很多問題，主要有以下幾點：

（一）缺乏財務檔案管理意識或管理意識薄弱。記錄單位財務信息的的財務檔案是本單位運營情況的真實寫照，財務將各種財務信息收集并整理歸檔，使之成為單位管理人員進行科學決策的重要參考依據。但是很多財務管理人員或者企單位的管理層缺乏財務檔案管理的意識或者財務管理意識薄弱，導致很多財務信息的遺漏或遭到損害。其中不乏重要的財務資料和信息，這些財務資料和信息的遺失或損害會直接或間接影響單位的正常運行，從而給單位造成不同程度的經濟損失。

（二）缺乏專業管理人員。目前，只有在大型企事業單位才設有專門的人員來管理財務檔案，并在財務檔案管理工作上有明確的分工。其他企業很少設有專門的工作人員管理財務檔案，且管理分工非?；靵y，管理部門之間、管理人員之間的職責分工不明確。管理工作的缺位、越位、錯位等現象普遍存在。

（三）財務歸檔工作不規范。目前很多單位的財務歸檔工作不規范，難以實現全面歸檔和全面管理。歸檔的內容大多只限于收集憑證，制作賬表等簡單的管理工作，對單位經營的各種合同、登記憑證等缺乏有效的管理，或者對檔案資料歸檔不合理，保存不完整等。而正規的財務檔案管理工作除了對賬表及報表的進行歸檔外，還應對企業單位的經濟合同、各類票據領用登記表、資產評估報告、檢驗資產報告、各種審計報告等進行歸檔，并送往專門的檔案室保存完整。目前財務檔案管理工作中存在的這些不規范行為，企業領導應引起足夠的重視。

（四）財務檔案管理的基礎設施不完整。屬于財務檔案管理的檔案資料宜儲存在專門的檔案室，以便整理歸檔和查找。但目前我國大多企業單位，除一些大型企事業單位外，沒有設立專門的財務檔案管理室進行檔案管理?；蛘呒词乖O有檔案室，但里面的基礎設施也相當有限，有些只有檔案架子和桌椅.

（五）財務檔案的管理體制不完善。實踐中可以得知，很多的財務檔案管理負責部門沒有系統的分類，存放，利用制度和規章。有些單位覺得這些文件已經使用，不再具有利用價值。而且對檔案學的最基本知識都毫不了解，憑直覺辦事，使得很多常規的工作都有著很大的內耗。投入大，效率低。

（六）從事財務檔案管理的人員不專業。實際操作中，很多財務檔案管理的工作竟然是由后勤來完成了。這些人員基本沒有必須的業務素養和專業的檔案管理和財務工作常識。

二、對于做好單位財務檔案管理工作的幾點淺見

（一）強化財務檔案管理意識。首先，從單位領導到具體檔案工作的操作人員，應該從財務檔案保管意識上著手改變，來對財務檔案管理工作的水平進行提高。財務檔案管理人員首先應認識到財務檔案管理對于單位發展戰略、單位文化建設和單位核心凝聚力起到的重要作用，重視單位財務檔案管理的積極作用。進而使單位領導層對于財務檔案管理對于整個單位生產經營和經濟活動的重要性產生積極認識。由上而下對于檔案意識有著較大提高，能夠把財務檔案管理工作形成財務和檔案管理的日?；ぷ髁腥雴挝还ぷ鞯亩唐谌粘讨腥?。其次，財務檔案管理的工作人員應當對自己的檔案管理意識進行提升并緊跟時展潮流。認識到財務檔案管理工作不僅僅對于檔案保存具有重要作用，而且對于單位財務工作也有著重要的監督作用。

（二）設立專人負責財務檔案管理工作。財務檔案管理工作關系企業單位領導的決策，針對很多單位領導忽略財務檔案管理工作的行為，建議管理者重視財務檔案管理工作，并設專人負責該項工作。重視培養財務檔案管理人員的專業素質，組織相關的培訓，提高管理人員的業務能力。使其掌握財務檔案管理的流程，并注重細節，將檔案編號入冊，便于查找。若企業的檔案不多，則可將整理好的檔案統一交至檔案室儲存，并分類擺放。

（三）注重財務檔案的分類。利用先進的信息技術，將財務檔案資料科學歸類，建立財務檔案數據庫，逐漸轉化舊的管理模式，實現電子文件歸檔的電子化，是財務檔案管理的必然趨勢。財務檔案分類細化，

（四）定期培訓，提升財務檔案管理人員素質。一個合格的財務檔案管理工作者，應該要求其具有財務人員的從業資格和檔案管理人員的從業資格。只有具有這兩方面的專業知識，才能真正做好財務和檔案兩方面的工作，才能了解工作重心，使財務檔案的真正意義得到充分地挖掘。此外，財務檔案管理人員應注重自身業務技能和水平的不斷提升。定期參加技能培訓。緊跟技術發展步伐。以對財務檔案管理工作的日新月異有所適應。

（五）完善財務檔案管理的基礎設施。完善財務檔案管理的基礎設施，并加大對基礎設施建設的投入是提高財務檔案管理的有效途徑。如設置專門的財務檔案管理室，并優化檔案室環境，完善檔案室的基礎設備，這些基礎設施的配備和完善，是提高財務檔案管理水平的有力保障。

總而言之，作為一個高度系統化的工作，現階段我國的財務檔案管理制度還不夠完善。隨著市場經濟改革的進一步深化，其中的隱性問題也將逐漸浮出水面。財務檔案管理制度的加強，不僅對于單位檔案的完善有著重要作用，對單位財務的公平、公正和公開也是一個有力的保障。做好財務檔案的研究和分析工作，大到對單位發展大方向，大戰略的制定；小到對一時一事財務工作的監督，都有著不可忽略的重要作用。

參考文獻：

[1]崔劍非.企業財務檔案管理和企業經濟發展[J].檔案管理，2008（05）.

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當前，信息化建設已經成為推進中國特色軍革和完成“雙重歷史任務”的重中之重。軍隊財務檔案管理也要積極探索信息化建設的路子，建好用好電子財務檔案，提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率。

一、軍隊財務檔案管理信息化的緊要性

在軍隊信息化建設的過程中以及未來的信息化戰爭中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財務檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，是搞好軍隊財務檔案管理的必然選擇。

軍隊財務檔案快速向信息量大、時效性強、查閱頻繁的方向發展，對傳統的財務檔案管理手段和方法提出了嚴峻挑戰。隨著國家和軍隊財政經濟工作的不斷發展，財務法規、標準的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經費標準一年內進行幾次調整；各種指標、標準，每年都可能變；各種會計帳簿、報表、決算每年都有不同的內容，同時要求不但反映當年度經費活動情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經費活動情況；各種標準劃分越來越細，項目越來越雜，如軍隊干部工資標準1980年前只有24個，而現在猛增了十幾倍之多，各類補助項目也有數十個，信息采集的工作量日益增大。這些都給軍隊財務檔案管理工作增加了難度。在財務檔案的查閱方面，總部定期出版《財務標準制度匯編》和《財務文件匯編》，這確實解決了檔案管理中的不少問題，但是，這些匯編資料缺乏全面性、連續性和時效性，一些標準或制度很快過時而又得不到及時刷新，重新整理出版的周期長，往往是計劃趕不上變化，而且又要消耗大量人力和財力。

電子財務檔案具有無可比擬的優點，能夠很好地適應軍隊財務檔案的發展需求。電子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。較之傳統的財務檔案，電子財務檔案有許多特點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網，通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

正如上面所述，電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優點，但也有不足的一面。如，具有系統依賴性，即需要一定的軟硬件環境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，因此，即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

二、軍隊財務檔案管理信息化的主要內容

一是搞好數據的挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都是建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立軍隊財務檔案數據庫，可以按軍隊財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計帳簿、指標文件、工作資料等等，建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。

二是搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡，一方面可以將業務上級的文檔，以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之，網絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質量。

三是搞好財務檔案管理輔助決策系統建設，做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優化，最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。

三、軍隊財務檔案管理信息化的基本措施

財務檔案管理信息化是一項系統工程，涉及到管理、技術、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復雜性，需要統籌考慮。

一是領導高度重視和大力推動。領導是財務檔案管理信息化的真正推動者。領導者的信息化意識的高低決定了信息化建設的力度、進度和深度。領導者要樹立科學的管理觀念，擺脫傳統思維的束縛，認識到計算機和網絡技術應用于財務檔案工作的真正意義。為此，領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以充分投入，把財務檔案管理信息化納入工作計劃和考核范圍；主管財務工作的領導，要經常過問此項工作，了解財務檔案工作情況，提出要求，下達任務，指導財務檔案人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。

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關鍵詞：會計檔案問題對策

會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據,會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而,會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節,往往容易被忽視,形成財務管理工作的一個薄弱環節,直接了影響財務管理的質量和水平。檔案管理是一門學問,需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此,加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠,缺乏充分的認識,意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。

2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

3.會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

4.財務檔案管理不完善、不規范。設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

5.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。

二、完善會計檔案管理工作的對策

1.統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理?！稒n案法實施辦法》第五條指出：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展?！薄稌嫏n案管理辦法》第四條則更加明確地規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2.加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想素質、業務素質和職業道德。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了．會計檔案案卷質量的高低。《檔案法實施辦法》第八條則將“組織、指導本行政區域內檔案工作人員培訓”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一?！稒n案法》第九條規定：“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”因此，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務檔案相關信息在質量上得到提高，對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到重要的作用。

3.建立健全財務檔案管理的規章制度。要使財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《財務檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。

4.要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀?！稌嫏n案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。

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會計檔案是企事業單位和機關團體在經濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計賬簿和會計報表，以及其它會計資料等專業材料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供祥盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考，通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。

一、會計檔案管理中存在的問題

(一)對會計檔案管理工作的重要性認識不夠。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識,只注重內部財務項目的實施,認為只要出具了財務報告,提出了財務意見,作出了財務決定,該財務項目就結束了。目前，大多數單位的財務人員雖然熟悉賬務處理，但是缺乏會計檔案管理知識。甚至有些領導還不認可財務檔案管理的重要性，不重視財務檔案管理的培訓。在實際操作中，每個財務人員都按自己的一套方法去管理，造成一個單位的會計檔案管理工作因財務人員變動而變化，沒有一套固定而完整的管理制度，從而影響了整個單位的管理。

(二)會計檔案管理制度不夠健全。設置會計檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

(三)會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范。會計檔案管理不規范:第一,有些單位不能及時裝訂會計憑證,而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上,或長時間放在一個紙盒里;第二,裝訂會計憑證不是按照規范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，第三，相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作,形成會計人員對會計業務非常熟練,但對檔案知識,特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少,同時檔案管理制度也不完善,沒有配備專人管理會計檔案。

（四）會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

（五）紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。

二、完善會計檔案管理工作的對策

（一）提高檔案意識，加強規范管理。實踐證明，要管理好會計檔案，首先，要改變傳統觀念，對會計檔案有一個正確的認識；其次，要加強對會計檔案工作的宣傳，提高各級領導和相關人員的檔案意識。按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》的要求，制定會計檔案管理標準，對會計檔案進行規范管理，定期檢查，為單位領導的決策提供真實、可靠的依據。充分發揮會計檔案在經濟建設中的作用。

（二）要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀?！稌嫏n案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。

（三）落實責任，明確分工；確定專人負責財務檔案的管理。制定嚴格的審核、裝訂、借閱制度。因為會計檔案管理工作政策性和業務性都比較強，所以單靠一個管理員的力量是不行的。財務處各崗位都應按標準要求制作憑單、報表及財務資料等。還要充分發揮各部門的積極性，建立良好的服務網絡，按照分工合作、密切配合的原則，落實責任，相互協調，保證會計檔案管理工作的順利進行。