財政部電子檔案管理辦法范文

導語：如何才能寫好一篇財政部電子檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1. 《會計檔案管理辦法》正式實施的時間是（）。

A．2017年12月11日 B．2017年1月1日

C．2017年7月1日 D．2017年1月1日

2.根據《會計檔案管理辦法》規定，負責定期將應歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊的部門應是（）。

A．單位的會計機構或會計人員所屬機構

B．單位的檔案機構或檔案人員所屬機構

C．單位的人力資源機構

D．單位的有關業務部門

3.根據《會計檔案管理辦法》規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管，再移交單位檔案管理機構保管。這里所說的單位會計管理機構臨時保管會計檔案的時間應為（）。

A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年

4. 會計檔案銷毀清冊也是一種重要的會計檔案，它的編制部門是（）。

A．單位會計機構 B．單位行政辦公室

C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機構

5.根據規定，負責組織會計檔案銷毀工作的部門應是（）。

A．單位會計機構 B．單位辦公室

C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機構

6.根據規定，屬于企業永久保存的會計檔案是（）。

A．總賬 B．銀行對賬單

C．財務會計報告 D．會計檔案銷毀清冊

7.根據規定，保存期為30年的會計檔案是（）。

A．總賬 B．銀行對賬單

C．財務會計報告 D．會計檔案銷毀清冊

8.下列不屬于永久保管的會計檔案是（ ）

A．總賬 B．會計檔案保管清冊

C．年度財務會計報告 D．會計檔案銷毀清冊

9.保存期為30年的會計檔案并不少，但（）例外。

A．總賬 B．會計檔案移交清冊

C．會計憑證 D．會計檔案銷毀清冊

10. 關于會計檔案所涵蓋的范圍，以下說法正確的是（）。

A．會計檔案，即為會計憑證、會計賬簿和財務會計報告

B．會計檔案既包括紙質的會計資料，也包括一些電子的會計資料

C．由于銀行對賬單和銀行存款余額調節表均不屬于企事業單位的原始憑證，所以它們也就不屬于會計檔案資料

D．財政總預算、行政單位、事業單位等的基本建設撥、貸款年報（決算）不屬于會計檔案資料

11.關于會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書，以下說法錯誤的是（）。

A．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書均應由單位檔案管理機構填制

B．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書均屬于會計檔案資料

C．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書的保管期限并不完全相同

D．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書產生（或填制）的時間并不一致，涉及的當事人也不完全相同

12.關于會計檔案，以下說法正確的是（）。

A．總賬、明細賬是會計檔案，而固定資產卡片和輔助賬不是會計檔案

B．銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷，單位負責人不需要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

C．對各單位每年形成的會計檔案進行整理立卷的部門是立檔單位的會計機構或會計人員

D．根據規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，應暫由會計機構保管半年

13.關于會計檔案的銷毀，以下說法錯誤的是（）。

A.保管期滿未結清的債權債務原始憑證不得銷毀

B.正在建設期間的建設單位會計檔案不得銷毀

C.會計檔案銷毀需要單位會計機構編制會計檔案銷毀清冊

D.會計檔案銷毀需要單位檔案管理機構與會計管理機構共同派員監銷

14. 關于會計檔案保管，以下說法錯誤的是（）。

A. 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為十年和三十年

B.會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起

C.單位的總賬和年度財務報告均屬于永久保存的會計檔案

D.會計檔案的保管辦法所規定的會計檔案保管期限為最低保管期限

15. 按照規定，主管全國會計檔案工作，并共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導的部門，是指（）。

A.財政部 B. 國家檔案局

C. 財政部和國家檔案局 D. 人大財經委員會和檔案部門

16. 關于電子會計檔案，以下說法錯誤的是（）。

A. 電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交

B. 屬于歸檔范圍的電子會計資料，必須屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案

C.電子會計檔案的銷毀應當由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷

D.檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全

二、多項選擇題（每題2分，共計34分）

1.財務會計報告屬于會計檔案的一個重要內容，而這里所說的財務會計報告具體包括（ ）。

A.月度財務會計報告 B.季度財務會計報告

C.半年度財務會計報告 D.年度財務會計報告

2. 《會計檔案管理辦法》修訂的依據是（ ）。

A．《企業會計準則》 B．《中華人民共和國預算法》

C．《中華人民共和國會計法》 D．《中華人民共和國檔案法》

3.《會計檔案管理辦法》使用的范圍包括（ ）。

A．國家機關 B．社會團體 C．企事業單位 D．其他組織

4. 對于會計賬簿，以下屬于會計檔案的包括（ ）。

A．總賬、明細賬 B．有關輔賬簿

C．日記賬 D．固定資產卡片

5.對于會計憑證，以下屬于會計檔案的包括（ ）。

A．原始憑證 B．文件與合同

C．記賬憑證 D．預算

6. 《會計檔案管理辦法》中所規范的會計檔案內容有很多，比如其他會計資料就包括（ ）等。

A．銀行存款余額調節表 B．銀行對賬單

C．納稅申報表 D．會計檔案移交清冊

7.根據《會計檔案管理辦法》規定，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存并形成電子會計檔案，必須同時滿足許多條件，這些包括（ ）。

A．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸

B．能夠采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改

C．形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

D．能夠建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響

8.單位在辦理會計檔案移交時，按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續進行移交。以下屬于正確說法的是（ ）。

A．紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝

B．電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定

C．特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交

D．單位會計管理機構應當編制會計檔案移交清冊

9.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為（ ）。

A．10年 B．30年 C．20年 D．15年

10.單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，并組織單位有關部門共同進行，這些部門應當包括（ ）。

A．會計 B．審計 C．紀檢監察 D．有關業務部門

11. 會計檔案銷毀清冊，包括擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。為了明確經濟責任，會計檔案銷毀清冊還需要有關機構的有關人員簽署相關意見。這些機構的有關人員包括（ ）等。

A．單位負責人 B．檔案管理機構負責人

C．會計管理機構負責人 D．檔案管理機構經辦人

12.根據規定，單位電子會計檔案的銷毀應當符合國家有關電子檔案的規定,并由以下部門共同派員監銷完成（ ）。

A．單位檔案管理機構 B．單位會計管理機構

C．單位信息系統管理機構 D．單位人力資源部門

13.對于保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證，以下說法正確的是（ ）。

A．不得銷毀

B．紙質會計檔案應當單獨抽出立卷

C．電子會計檔案單獨轉存

D．涉及其他未了事項的會計憑證需要保管到未了事項完結時為止

14.根據規定，對于單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在相關資料中予以列明。這些資料包括（ ）。

A．會計檔案鑒定意見書 B．會計檔案銷毀清冊

C．財務會計報告 D．會計檔案保管清冊

15. 單位因分立原因會導致會計檔案的保管發生一定的變化，以下說法正確的是（ ）。

A．單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案

B．單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案

C．單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續

D．單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由中介機構保存，并按照規定辦理交接手續

16. 對于單位之間交接會計檔案，以下說法正確的是（ ）。

A．移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊

B．交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監督

C．電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交

D．檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全

17.關于會計檔案，以下說法錯誤的是（）。

A.會計檔案是各單位檔案的重要種類之一，也是國家全部檔案的重要組成部分

B.查閱或者復制會計檔案的人員，可根據需要對會計檔案進行拆封

C.凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案，這是會計檔案特征中的

普遍性所決定的

D. 采用電子計算機進行會計核算的單位，只能保存磁性介質的會計檔案，不能保存打印出的紙質會計檔案

三、判斷題（每題2分，本題共計50分）

1.會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。 （）

2. 由于財政部門屬于會計工作的主管部門，因此，財政部門應當負責主管全國會計檔案工作，制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。 （）

3.縣級以下地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作,并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。 （）

4.根據規定，單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構負責管理本單位的會計檔案。單位不可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。（）

5.《會計檔案管理辦法》中所規范的會計檔案有很多，但是會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊屬于單位檔案的重要內容，不屬于會計檔案所包括的內容。 （）

6.根據《會計檔案管理辦法》的規定，單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。 （）

7. 不管是行政單位，事業單位，還是企業，按照規定，固定資產卡片的保管期限應為固定資產報廢清理后保管5年。 （）

8. 根據《會計檔案管理辦法》規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管1年，因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。但是單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過兩年。 （）

9. 根據《會計檔案管理辦法》規定，會計檔案臨時保管期間，出于工作的需要，單位出納人員可以在此期間兼管會計檔案。 （）

10. 單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。 （）

11. 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。為了保證會計檔案的安全，單位保存的會計檔案一律不得對外借出。 （）

12.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。根據規定，會計檔案的保管期限，是從會計檔案歸檔保管后的第一天算起。 （）

13．會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。《會計檔案管理辦法》所規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 （）

14. 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應當由單位會計機構牽頭進行。 （）

15. 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。對于保管期滿的會計檔案一定要進行銷毀。 （）

16. 根據規定，會計檔案銷毀工作應由單位檔案管理機構負責組織并與會計管理機構共同派員監銷。但是對于電子會計檔案的銷毀還應當有信息系統管理機構派員參與監銷。 （）

17. 單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案。應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。 （）

18.根據規定，單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由上級主管單位統一保管。 （）

19.根據規定，單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。 （）

20. 根據規定，建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在建設項目達到預定使用狀態時及時移交，并按照規定辦理交接手續。 （）

21. 單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。 （）

22. 一個單位的預算、計劃、制度等文件材料，也適用于《會計檔案管理辦法》。 （）

23.不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等不適用于《會計檔案管理辦法》。 （）

篇2

【摘要】本文根據會計電算化檔案的特點,分析了高校會計電算化檔案管理存在的問題,提出了加強高校會計電算化檔案管理的對策。

【關鍵詞】高校;會計電算化;檔案管理

會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業發展規劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源,具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結。

一、高校會計電算化檔案管理存在的問題

(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整

目前大部分高校雖已經實現了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,因此大多數高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案,而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數據不能被調用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應會計電算化檔案的改革發展。

(二)會計電算化檔案自身存在的問題

1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內容不完整,責任不明確。

2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機存儲,沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,從而影響電算化系統的正常工作。

3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。

(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員

會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識,又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進,對檔案的管理不夠重視,有的高校甚至讓非專業人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應付,檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。

(四)會計電算化檔案管理制度有待完善

目前,國家關于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內容增多了,對環境的要求提高了,而很多高校沒有認識到這些變化,認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化,沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責,也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應會計電算化檔案管理的要求。

二、加強高校會計電算化檔案管理的對策

(一)強化領導會計檔案的管理意識

各類檔案設備的購建,專職檔案管理員崗位的設置以及檔案

管理制度的出臺,都離不開單位領導的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領導的重視、關心和支持,強化領導的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經費投入,完善硬件環境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進行。

(二)提高會計檔案管理人員的業務素質

會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作,計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵,針對目前高等學校檔案管理機構中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才,不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領導應重視會計檔案管理人才培養,進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設,不斷提高他們的政治素質和業務素質,使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術,不斷提高會計檔案管理水平。

(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系

國家制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法,以法規制度的形式加以強制,在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為,目前高校可根據財政部的《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保證會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:

1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環使用,并設立備份登記簿,登記備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據,盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號,同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數據輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出,并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內,即對所有的會計數據進行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護,貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案,按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管,以明確經濟責任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下,可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。

4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱,必須有檔案管理人員在場監督,根據調閱權限,在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案,應經會計主管人員同意,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經學院領導、會計主管人員批準后,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制

度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理,監督操作系統;要有數據存取權限限制,防止越權使用。對于普通數據,可較大范圍共享;涉及單位機密的數據,僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等,則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容,單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷,并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后,監銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業務的會計檔案,均不得銷毀。

7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規定,各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩定性,沒有國家政策的調整,一般不予變更。

8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。

9.建立會計電算化系統的管理工作規范。系統的管理工作要采取專人負責制;提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統的安全防護功能,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。

隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題。可以利用會計電算化檔案的數據信息,設計和建立一套高校管理與決策的支持系統,以充分實現會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保證會計數據安全完整的關鍵環節,也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務的保證。

【主要參考文獻】

[1]財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998.

[2]財政部.會計基礎工作規范.1996.

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[關鍵詞]會計；檔案管理；事業單位

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0209-01

1 會計檔案的分類

會計檔案主要記錄與單位業務經濟相關的重要資料、各種收據和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會計賬簿、會計憑證以及財務相關報告。主要有以下幾類。

（1）會計憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會計憑證。

（2）會計賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細賬目、總賬目、固定資產卡以及其他會計賬簿。

（3）財務報告類：年度、季度和月度的財務報告，包括會計報表、附注、附表和相關文字說明等。

（4）其他類：銀行對賬單、銀行款項調節表、會計檔案流向清冊、會計檔案注銷清冊、會計檔案托管清冊以及其他需要留檔的會計核算相關資料。

2 當前會計檔案管理中存在的問題

2.1 電子數據檔案應用不廣

隨著會計電算化的推進，大部分事業單位都放棄了舊式手工紙質記賬方式，而采用電算化進行會計工作，給會計核算工作帶了諸多便利。財政部門專門頒布的《會計電算化工作規范》，進一步明確了會計電算化的重要性，并詳細定義了電算化會計檔案內容，規范了電算化會計檔案的管理防護工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細節，養成備注雙份重要會計檔案的自主意識，以備查證。但是，目前仍有很多單位因為電子設備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數據備份的重要性，只是把計算機打印的賬本和憑單等歸納到會計檔案進行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計算機電子數據備份，一旦電腦出現故障就可能造成備份數據丟失，或者財務軟件更新后未保存原有數據，致使電子數據無法查閱。

2.2 部門預算方法新形勢的要求

《會計檔案管理辦法》于1999年1月1日實施，隨著科學技術的迅猛發展，其中的部分規定已無法適應新形勢需求。2002年，我國已經開始全面實行部門預算，所有事業單位都實行了編制部門預算方法，這種部門預算方法在事業單位中得到廣泛接受和實施，并取得良好反響。部門預算方法統一和規范了編制預算辦法，使財政保障的程度顯著升高，有效促進社會經濟事業的和諧發展。在事業單位實行部門預算方法時，進行的“二上二下”編程會產生一系列對應的輸出表，是部門預算的相關細則業務材料，在會計工作中的意義重大，有著較強的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對財務情況進行準確、有效地分析利用。

2.3 會計檔案管理工作主管部門不明確

很多企業的會計檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業規則。在實際會計工作中，主管部門很少關注《會計檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業務培訓也沒有將會計檔案人員包括在內，會計檔案管理處于無人管束的境地。企業的會計工作很受重視，每年都會投入資金對會計人員進行業務培訓，這些培訓雖然偶爾會涉及會計檔案管理內容，但大都偏重于理論方面，缺乏實踐指導意義。這導致企業會計檔案管理質量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細，使得會計檔案管理的處于混亂狀態。

2.4 單位財務部門和檔案部門職責不明確

《會計檔案管理辦法》規定：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫且由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。”很多單位雖然設立了檔案機構單位，但是會計檔案仍然由會計機構進行保存，由于檔案機構處理的檔案比較繁多，很難及時對會計檔案進行及時歸檔和整理，會計檔案是國家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。

3 如何解決會計檔案管理問題

3.1 加強對會計電子檔案的管理

會計的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質檔案有更多的優勢，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質檔案轉換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結束，還應嚴格按照《會計電算化工作規范》的要求，對電子檔案數據進行備份，根據檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲介質。載有會計檔案數據的光盤和磁盤應該放在防潮防磁的容器里。

3.2 修訂會計管理辦法的規范操作制度

應該擴大對賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對賬單，部門預算表也應該納入會計檔案中，使會計檔案起到還原企業經濟活動和組織活動歷史畫面的作用。

3.3 加強會計檔案管理人員的技能培訓

人才是企業發展的源動力，對于會計部門也是如此。財政部門和檔案部門應定期對檔案人員進行培訓，規范會計檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動、編寫目錄等具體操作，把會計檔案管理納入企業日常工作檢查中。

主要參考文獻

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會計委派制是由政府部門和產權管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產權管理部門監督國有單位或集體企業資產經營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統會計管理體制的重大改革。行政事業單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。

1.“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。

2.“財務集中制”形式。即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。委托單位資金的所有權、審批權、使用權不變，委托單位有權向會計核算中心查詢本單位的財務狀況、資金結余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權的范圍內對單位資金享有財務核算權和資金使用的監督權，無支配和使用權。

目前，會計委派制下會計檔案管理的現狀大致是：

一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉村一級，會計檔案管理方式卻發生了變化。各村的財務全部由鄉鎮的委派會計統一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉鎮統一管理，不再向各村返回會計檔案。

二、會計集中核算地區或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機構，大多是租用或騰出幾間房當做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規范整理，混亂堆放在柜子里。

綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現為：

1.有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。

2.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。

3.會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。

4.財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。

5.會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：

1.加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

2.加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

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關鍵詞：電子發票；高校財務管理；挑戰

電子發票的應用可簡化報銷流程，提升效率，節約成本，但是在使用過程中也存在易偽造、監管難、重復報銷等難題。如何克服這些難題將是高校財務所面臨和必須迎接的挑戰。

一、電子發票概述

2012年以來，國家財政部開始推行為財政票據電子化工作，旨在提高票據監管能力。目前，已有許多高校和財政廳有關單位在使用財政電子發票。在財政部和國家檔案局為電子發票的技術實現制定了相關標準的基礎上，2015年年底，國家稅務總局在全國范圍內推行增值稅電子發票，并在2016年年初開出了第一張電子發票；從此，電子發票逐漸在各行各業被頻繁使用。

二、電子發票的優勢分析

（一）對于票據使用方，電子發票節約成本。傳統紙質發票帶來了大量的票據管理工作，需票據專管員按照規定流程領購、使用、核銷、保管和銷毀票據而言，而電子發票不僅大大節約人力物力財力上的成本，而且避免了上述的繁雜流程，減少了不必要的錯誤。（二）對于票據印制發售方，電子發票減少了傳統發票印刷、庫存管理、發票發售、發票開具等各環節的工作量，使發票的管理工作簡單化。（三）快捷安全。電子發票符合無紙化和即時電子商務的特點，它可以在交易完成時及時向消費者提供發票，提高服務質量的同時提高工作效率。（四）便于存儲管理。電子發票以信息方式存儲，可以在線檢查、下載和打印，便于查詢和保存，不需要特殊的存放地點，用戶也不需要考慮發票的損壞和丟失。

三、電子發票在高校財務管理應用中面臨的挑戰

（一）如何鑒別電子發票的真實性和唯一性伴隨著電子發票的頻繁使用，財務人員接觸到的電子發票越來越多，但是目前高校財務工作仍以紙質發票為主。另外，基于電子發票可重復打印的特點，電子發票是否已報銷尚無行之有效的方法。這就給財務人員的賬務處理提出了很大的挑戰。（二）如何將電子發票與高校財務報銷系統對接隨著高校財務信息化程度的不斷提高，更多的財務軟件在建立了以大數據云服務等技術為特征的技術平臺的基礎上，并與主要的電子商務交易平臺相連接，主要為實現開票、流轉、收款、報銷等程序上的無縫連接。那么，如何避免重復報銷和虛假入賬，并將電子發票與高校財務報銷系統相連接，是當前高校財務報銷工作中的最大難點。（三）如何將電子發票與高校財務收入系統對接高校目前的主要收入來自于財政撥款收入、捐贈收入、學費收入等方面。在電子金融票據，尤其是非稅收入票據日益普及的情況下，高校財務管理所面臨的問題是如何將電子發票與高校財務收入系統對接。雖然目前已有許多高校在使用電子發票，但電子發票想要作為財務會計的原始憑證，就必須下載和打印，并加蓋專門的財務印章才可以。據了解，陜西省高校財務收入系統尚未與非稅收入電子發票實現電子化對接，而應用電子化處理尚在電子發票的流轉環節中。（四）如何進行電子會計檔案的管理隨著電子發票的日漸普及，傳統會計檔案保管的方式受到了沖擊。2015年12月，《會計檔案管理辦法》由財政部和國家檔案局聯合，2016年1月1日起正式開始實施，《會計檔案管理辦法》中明確了對于電子會計檔案與會計資料的具體管理要求。因為會計檔案涉及確認歸檔、查詢借閱、移交流轉、庫房保管等諸多程序，所以，當前高校財務管理最緊迫的問題就是如何建立有效的電子化檔案管理平臺，并與財務系統實現無縫對接。

四、電子發票在高校財務管理的前景展望

區塊鏈在本質上是一種分布式的數據庫，在解決電子發票實際應用方面提供了有力幫助。（一）區塊鏈技術可有效確保電子發票數據的安全性在區塊鏈系統中，電子發票不能被篡改或偽造，這主要體現在電子發票記錄交易信息時將會被打包成塊并加密，同時，它將利用加密機制確保電子發票的唯一性，一旦電子發票被認證，它將被廣播到所有節點中。（二）區塊鏈技術可有效解決重復報銷、虛假入賬難題利用區塊鏈技術交易數據不可篡改的特性，將發票、報銷、入賬等各個信息記錄在整個過程中，使得信息的輸入需要多方確認，以便實現電子發票的高校流轉和使用的唯一性，解決其重復報銷、虛假入賬的問題，從而維護各方利益。（三）區塊鏈技術助力電子會計檔案管理無紙化辦公是高校財務辦公的必然趨勢。使用電子發票時，使其內外部分別與高校財務和供應商對接，在逐步實現數據之間的互聯互通，實現數據的一點錄入，全過程共享。如果這樣，電子會計檔案信息就面臨著被隨意訪問、復制和篡改的風險。那么，可以利用區塊鏈的存儲、更新、分布式的數據記錄和去中心化機制，以及攻擊單個節點無法破壞或控制整個網絡的特點，解決會計檔案信息中被隨意訪問、復制和篡改等相關問題。目前，區塊鏈技術在電子發票管理中的運用還處于探索階段，那么，財稅區塊鏈的建立便是跨行業融合的又一創新，這就需要考究技術的前沿性和儲備性，積極把握區塊鏈技術發展趨勢，為區塊鏈技術在財稅管理的應用奠定基礎。

參考文獻：

[1]韋蔚.“互聯網+”時代高校財務工作的機遇與挑戰——以電子發票為例[J].商業會計,2017(08)

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1 會計檔案管理的現狀和存在的問題

實現會計電算化后，會計檔案的范圍擴大了，管理的內容也增加了，除了按照《會計檔案管理辦法》對紙質會計檔案進行管理外，還要對電子會計檔案進行管理。電子會計檔案管理需要檔案管理人員不僅懂會計知識，還要具備較高的計算機軟硬件操作技能。目前，我國絕大部分企事業單位都實現了會計電算化，會計檔案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具體表現在會計檔案的內容增加，管理難度加大，需要的管理人員也相應增加，并且對管理人員的素質要求也提高了，會計檔案所占用的庫房面積也增加，生成、打印和保管會計檔案的機器設備投入更大。也就是說，實現電算化后，會計檔案管理的人力、物力和財力等相應增加，管理范圍增加了，難度加大了。會計電算化只是將會計人員從繁重的會計核算等工作中解放出來了，會計檔案管理的工作不但沒有減輕，反而更重了，難度更高了。

目前的會計檔案管理工作存在哪些問題？我們如何才能減輕會計檔案管理工作的任務，提高會計檔案管理工作的效率呢？

1.1 會計檔案保管期限規定不切實際。1999年1月1日施行的《會計檔案管理辦法》第八條規定了會計檔案的保管期限分為3年～25年的定期保管和永久保管。現在的市場競爭越來越激烈，很多企業存續的時間很短，根據2013年8月份國家工商總局的統計數據，中國企業的平均壽命6.09年，60%的中國企業平均壽命僅5年，中小企業的壽命就更短，平均壽命僅2.5年。而我們目前的法規規定會計檔案要保管15年、25年乃至永久，其實際意義究竟何在？作為法律責任的主要承擔者的企業已經不復存在，檔案留著還有什么用？即使有法律責任要追溯，向誰追溯？這一規定顯然與目前的經濟形勢不符，特別是對中小企業和民營企業更是不切實際。國有企業和大型的企業集團存續時間稍長，平均壽命也不過7年～8年，當然也不排除像“同仁堂”、“六必居”這樣的百年企業，但這樣的企業在中國屈指可數。

同時，《會計檔案管理辦法》第十三條規定，單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。很多中小企業沒有業務主管部門，那么，這些已經終止的中小企業的會計檔案應該由檔案館代管，或者由財產所有者代管。但保管這些會計檔案是需要成本的，這個成本由誰來承擔？檔案館的人員和空間也是非常有限的，已注銷企業的會計檔案全部由檔案館來代管顯然是不現實的。財產所有者通常認為企業已經沒有了，與企業有關的法律責任也應該終止了。會計檔案“是扔還是留”也是很多業內人士的困惑，實際情況是，隨著企業的注銷，很多企業的會計檔案也就慢慢散失了。

1.2 會計檔案管理方式不統一。盡管很多會計人員都知道紙質會計檔案和電子會計檔案應該并存，但是究竟哪些會計檔案需要紙質保存，是原始憑證？還是會計報告？或者是全部的紙質會計檔案？實際的情況是，有的企業保留了所有的紙質會計檔案和對應的電子會計檔案，有的企業只保留了電子會計檔案，當稅務部門來檢查時，再把所有的紙質會計檔案打印出來。但是，有的企業又反映稅務局查賬的時候根本不看打印的賬本，只看手工賬。還有電子會計檔案要定期備份，哪些電子會計檔案需要定期備份？用什么介質備份？多久備份一次？眾說紛紜，這就給企業的會計人員造成很大困惑，不知何去何從。

1.3 會計檔案銷毀工作不及時。《會計檔案管理辦法》第十條規定，保管期滿的會計檔案可以進行鑒定后銷毀。但是在實踐中，保管期滿的會計檔案進行鑒定銷毀的企業寥寥無幾。以鄭州市的二十幾家大型企業為例，廠齡40年左右的有6家企業，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的60%左右，廠齡在30年左右的12家企業，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的40%左右。這些占用了大量庫房和檔案管理人員的檔案平時也很少被利用，被調查企業都希望銷毀這些期滿的會計檔案以節約管理成本。但是會計檔案的銷毀要按規定的程序進行，在銷毀前要申請、造冊和鑒定等一系列繁雜的程序，特別是鑒定工作，不僅工作量大，而且沒有統一的鑒定標準，如果會計檔案一旦鑒定不當而銷毀，法律責任誰來承擔？這一系列問題不僅使期滿會計檔案不能及時銷毀，占用大量庫房，而且使得查找和利用會計檔案也變得十分困難。

1.4 會計檔案管理成本過高。一張張的光盤、磁盤等電子會計檔案日益增加，并且還要定期備份，這些電子會計檔案的保管對庫房環境和管理人員的素質要求更高。另外，還要再把這些電子會計檔案打印出來，不僅耗費電腦、打印機、紙張，勞力費神，而且厚厚的紙質會計檔案也占用大量的庫房。特別是那些公共服務行業，比如銀行、保險公司和通訊行業每年的業務量巨大，需要大量的紙質會計憑證。僅以中國人保財險為例，僅2012年其資金支出業務量就超過3000萬筆，使用發票數量超過7000多萬張，再加上相應的紙張、倉儲、運輸、打印裝訂和人工成本，管理成本超過千萬元。推及開來，整個保險行業的會計檔案管理成本會有多高，整個中國企事業單位的紙質會計檔案管理成本又有多高呢？耗費巨大的財力、物力和人力，而這一切與我們目前一直倡導的“低碳會計”、“綠色會計”背道而馳。目前，會計檔案管理存在上述諸多問題，那么，會計檔案管理該何去何從？會計檔案數字化將解決以上這些問題，是會計檔案管理的未來趨勢。

2 會計檔案數字化的優勢

會計檔案數字化就是將所有的原始憑證通過影像掃描、電子簽名、OCR等先進的技術手段轉化成電子文件，通過會計軟件而隨之生成的記賬憑證、會計賬簿和財務報告等會計檔案都以電子文件的形式出現和管理。只保留極少數重要的原始憑證紙質檔案，原始憑證也不再附在記賬憑證后面作為附件來裝訂，不需要打印紙質會計檔案。即從原始憑證的輸入開始一直到最后的財務報告的生成，整個流程都通過電腦來完成，全程實現數字化采集和數字化處理。日常活動也都通過計算機和網絡來獲取、查找、利用和管理會計檔案。會計檔案數字化的優勢主要體現在以下幾個方面：

2.1 數字化的會計檔案節省空間。會計檔案實現全程數字化后，每年的會計檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，數字化前每個月的會計檔案都比這個要多不知多少倍。以一個小型企業最低限度來估算，每年至少也需要12本憑證，一本總賬，兩本日記賬和一本活頁式的明細賬，財務報告幾十頁吧。相比之下，是不是節省了很多存放空間，這里只是列舉了一個小型企業，那么大中型企業的會計檔案更多，可能是小企業會計檔案的幾倍到幾十倍。數字化會計檔案為我們節省了巨大空間，一間庫房存放幾十年的會計檔案都綽綽有余，不像現在很多企業的會計檔案室爆滿，需要好幾間甚至十幾間庫房來存放，而且成堆的檔案，很難查找和管理。

2.2 數字化的會計檔案方便查找和管理。會計檔案實現數字化后，一切會計檔案都可通過計算機和網絡進行查找、統計分析、計算和管理，實現了資源共享，大大提高了工作效率，也提高了檔案的利用率，同時也避免了紙質會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。比如需要查找一張2年前的原始憑證，我們只需要通過計算機設定查找內容，就可以看到這張憑證的具體內容和存放地點，只需幾分鐘的時間便可做到。同樣，對于保管到期需要銷毀的會計檔案，可以先在電腦上進行銷毀前的鑒定，不需要一本本地翻閱紙質憑證和賬本，節省了大量時間和勞力。

2.3 數字化的會計檔案大大節省了管理成本。數字化會計檔案不但節省存放空間，方便查找和管理，而且也節省了大量的人力、物力和財力。由于土地資源的稀缺，房價不斷上漲，在這個寸土寸金的時代，節省了存放空間就等于節省了資金。會計檔案數字化可以減少大量紙質憑證、賬簿和報表的打印、傳遞、裝訂和保管成本，也符合國家“十二五”規劃提出的綠色、低碳發展理念。2012年底，中國電信廣東省分公司和中國聯通兩家企業率先開展了會計檔案數字化管理的試點工作，中國電信廣東省分公司已從中嘗到了甜頭，每年帶來直接經濟效益約1000萬元，眾多企業都翹首以盼實行檔案數字化管理。2013年12月，財政部印發了《企業會計信息化工作規范》，從2014年1月開始實施，這一法規的實施也加快了會計檔案數字化的進程。

3 會計檔案數字化需要解決的問題

3.1 數字化會計檔案的安全性。會計數據的保密性、安全性非常重要，試想，正在傳輸數據突然出現死機，內部會計信息對外泄露，未經授權的人可以輕易獲取、篡改企業的會計檔案，計算機遭受病毒侵襲，這對企業將是多大的損失。目前，財政部和國家檔案局已經鼓勵中國聯通等企業開始了這方面的嘗試，我們也可以借鑒各商業銀行的經驗，銀行系統已經在會計檔案數字化方面先行了一步，取得一定的成績，可以采取統一身份認證、設置權限、密碼保護、數據監控等措施確保數字化會計檔案的安全性和保密性，同時還可以嘗試建立“災難恢復中心”確保會計檔案數據萬無一失。

3.2 會計檔案數字化的IT人才。會計檔案數字化不僅需要專業的會計知識，還需要較高水平的計算機技能，而我國目前這方面的人才非常短缺。全國各大高校至多設置了會計電算化這樣的常規課程，僅僅具備這一知識還遠遠不夠，在一般的企業中，基本沒有這方面的人才，只有很少數的大型企業通過自己研發，才培育出會計檔案數字化的專業IT人才。不過我們可以通過社會培訓等方法來培育這方面的人才，為會計檔案數字化的早日實現鋪平道路。

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1 “會計委派直接管理”形式

即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。

2 “財務集中制”形式

即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自主權、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位的銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。

3 目前，會計委派制下會計檔案管理存在的一些問題，主要表現為：

3.1 有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案

這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。

3.2 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔

會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。

”保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。

3.3 會計工作與會計檔案管理相脫節

會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案管理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。

3.4 會計檔案管理制度亟待完善

制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

4 針對會計檔案管理的上述問題，我認為，醫院財務方面應做好以下幾個方面的工作：

4.1 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制

實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

4.2 加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量

會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

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關鍵詞:高職院校 內部控制 會計檔案 會計電算化

隨著高職院校教育資源整合力度的不斷加大，一院多區的財務核算工作量迅速提升。會計電算化系統的應用，替代傳統手工記賬，極大地提高了會計數據處理的及時性和準確性，為加強會計的全面核算和監督創造了有利條件，讓會計人員有更多的精力加強學院財務管理。但是在會計電算化建設中還存在著相應的內部控制措施不完善，會計電算化檔案保存不當等狀況。因而建立、健全適應會計電算化系統內部控制制度，進一步完善會計檔案管理，是當前會計電算化建設過程中不可忽視的重要工作。

一、會計電算化建設中存在的問題

(一)會計核算流程和會計崗位設置尚未科學完善

傳統手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個環節都要經過具有相應權限人員的審核和簽章，會計賬簿由會計人員逐筆登錄，會計業務處理客觀實在。會計電算化方式下，憑證及會計科目的運用由出納人員在憑證填制過程一次性錄入，會計人員在復核和記賬后系統自動記賬，記賬憑證打印出來后由會計人員直接裝訂成冊。這就與《規范》中關于“打印出的機制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會計機構負責人、會計主管人員印章或者簽字”相違背。

傳統手工記賬方式下，財務崗位設置最少應有出納、會計兩個崗位，像資產管理、收入核算等崗位等可由會計兼任。實行會計電算化后，軟件的安裝、日常維護及數據庫的管理等構成了電算化核算模式下的一項重要內容。但當前部分高職院校中懂財務知識又熟知計算機的財務人員比較少，有的學院由出納員兼任系統管理員，有的未設此崗位，或委托其他院系人員維護，這對財務信息的安全造成了相當大的壓力。

(二)內部管理制度尚未建全

據調查當地五所高職院校的會計電算化內部管理制度建設情況，發現其中相當一部分院校沒有《規范》中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶名和密碼都由一個人管理，或者審核記賬環節全由憑證錄入人員用其用戶名和密碼登陸系統后代為審核、記賬，這就失去了會計相互約束和監督的職能，勢必造成違規事件發生。

(三)會計電算化檔案管理存在漏洞

1、電算化會計檔案管理制度尚不完善

在實施會計電算化后，許多院校未根據財務核算模式的變化及時制定或修訂相關的電算化會計檔案制度。電算化會計檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時的制度。

2、檔案管理人員的業務素質不全面

檔案管理人員的計算機應用能力不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發展。部分會計人員重紙質檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質檔案予以存檔，沒有將會計電算化的數據資料做二次異體存儲，一旦所用的計算機或服務器出現病毒或操作不當，將對財務數據造成不可逆轉的破壞。

3、電算化會計檔案載體存在問題

電算化條件下,會計檔案載體本身發生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財務數據庫及相關文檔資料。由于會計數據被記錄在硬盤等存儲介質上,在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡,這種通過技術手段實施的信息篡改、修改等違法行為具有很強的隱蔽性,發現難度非常大。

二、會計電算化建設的相關對策

(一)提高認識，加強學習，穩步推進會計電算化建設

1、不斷提高會計人員會計電算化操作水平

不斷加強業務培訓，及時進行知識更新，以勝任實際工作的需要。可組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓，逐步使多數會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護，并培養部分會計人員逐步掌握會計電算化系統分析和系統設計工作。

2、循序漸進、逐步提高會計電算化應用水平

根據《規范》要求，各單位開展會計電算化工作，可根據具體情況，循序漸進。例如：可先實現帳務處理、報表編制、往來帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實現固定資產核算等工作電算化，再進一步實現財務分析和財務管理工作電算化；在技術上，可先采用微機單機運行，然后逐步實現網絡化。也可根據單位實際情況，先實現工作量大、重復勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其它項目發展。

(二)進一步優化會計核算流程，完善會計崗位設置

嚴格按照《規范》要求，科學合理的設置會計崗位。在賬務核算過程通常可設出納、會計、系統管理員三個基本崗位，收入、票據、固定資產管理等崗位可根據會計相互牽制原則由上述人員兼任。系統管理員負責會計電算化的初始、財務數據及軟件系統日常維護工作；出納員負責憑證的錄入、打印，現金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會計人員除由本人在財務軟件系統中審核和記賬并初步核實科目和金額的正確性外，還應將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發現科目及內容錯誤要及時取消復核和記賬，讓出納員予以修正。

(三)完善與會計電算化核算方式相配套的內部控制制度

1、制訂單位自己的《會計電算化工作實施細則》

細則中應對會計電算化核算方式下的崗位設置、內部審計、財務數據庫的維護、計算機硬件等使用要求等做出詳細規定，并根據當地財政部門的要求和國家政策的變化不斷修訂，讓財務人員在任何時期都能做到有規可依。

2、制定會計電算化內部審計制度

內部審計是學院內部會計監督機制的主要方式，制定電算化內部審計操作規范，審查電算化會計帳務處理是否正確；審查電子數據與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的的賬務處理應及時調整并分析原因；監督數據保存方式的安全、合法，防止發生非法修改電子數據的現象；對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。

(四)加強會計電算化檔案管理

1、完善和修訂單位《會計檔案管理實施細則》

在細則中將會計電算化電子檔案及紙制檔案保存時限、保存介質、存放環境、電子數據正確性和完整性的檢驗措施、電子檔案移交方式給予詳細規定。建立健全相關規定是電算化會計檔案管理的最好保障。

2、定期打印整理各類會計賬簿和會計報表

紙制檔案便于保存，對于溫度、溫度、存放地點等比電子數據要求低，是當前會計電算化檔案信息的主要承載者。根據當地財政部門要求及實際工作需要，主要打印如下會計賬簿：總賬、現金日記賬、銀行日記賬、收入明細賬、支出明細賬，往來款項明細賬；會計報表根據需要主要有收入支出總表、支出明細表、收入明細表、資產負債表等。

3、定期整理備份系統數據

在一定的時間間隔內（如一個會計年度），將計算機系統中的財務數據庫完整備份存儲到移動硬盤或光盤上，作雙備份或三備份。系統管理員應將每次數據庫管理過程以電子文檔方式予以記錄，并作為會計檔案的一部分定期交會計檔案管理員予以保存。以便在計算機軟硬件系統損壞后，能夠在最短的時間內，恢復原有的系統數據。

4、保證存儲介質的存放環境良好

根據會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應注意將數據雙備份或三備份，注明會計檔案形成的時間及操作人員相關信息，存放于兩個或三個不同的存儲介質上。注意防潮、隔熱、防塵、防磁，對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查復制，防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。

會計電算化系統是一個人機交互作用的“智能型”管理信息系統，是會計改革和會計工作現代化的發展趨勢。健全和完善會計電算化環境下的內部控制制度,才能確保會計電算化工作在合法、健康、高效的軌道上運行；而電算化會計檔案代表著未來會計檔案規范化、現代化的發展方向，我們應該健全電算化會計檔案管理規定，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案發揮出更大的作用。

參考文獻:

[1]財政部:會計基礎工作規范.1996.6

[2]財政部:會計電算化工作規范.1996.6

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關鍵詞：會計電算化；電子檔案；傳統會計；紙質檔案

傳統的會計檔案是手工勞動形成的,電算化會計是用計算機來輔助會計核算和管理，是現代化技術應用于會計領域的產物。它的主要特點是利用計算機輸入會計數據并校驗數據的正確性，會計信息以不可見形式存儲在磁性介質載體中，同時也可以以靈活的方式及時滿足需要。軟件系統代替手工勞動成為會計操作系統的關鍵，這就使會計檔案產生了翻天覆地的變革，也出了新的特點和問題。

一、會計檔案管理工作的現狀和問題

在1988年以前，會計憑證與會計賬簿一直都是以手寫為主要表現形式，并采用單純的紙質載體來保存的，對于會計憑證、賬簿、報表，各單位基本上做到了收集齊全、分類造冊、排列有序。對于經費申請報告、財會活動分析、會計工作移交清冊、上級審計等部門有關的文件資料等會計資料忽略管理。主要原因是《會計檔案管理辦法》規定，預算、計劃、制度等文件材料按文書檔案辦法管理。但有的單位對各職能部門歸檔范圍不明確，這樣在實際工作中形成了兩不管，因此忽視了收集和管理，造成會計檔案資料殘缺不全，整理也不規范。主要存在以下三方面問題：

會計檔案的歸檔及拆封問題。財務會計部門應按照國家財政部和國家檔案局的“《會計檔案管理辦法》及其實施辦法”整理好會計檔案，全部移交給檔案部門，不能自行封包保存或任人長期分散保存。檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷（宗）冊的封裝，不得隨意拆封，這是會計檔案的拆封原則。個別需要拆封重新整理的，應會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。會計檔案的拆封，直接關系到會計檔案的完整性與安全性。

會計檔案的管理及借閱問題。對會計檔案應當進行科學管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，不得隨意堆放，嚴防損毀、散失和泄密。調閱時，要嚴格辦理手續。本單位人員調閱，要經會計主管人員同意；外單位人員借閱，要有調閱單位的正式介紹信，并注明調閱會計檔案的內容，只能調閱與調閱內容有關的資料，原則上檔案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）冊。如有特殊需要，如單位經濟業務部門需要查閱與其業務相關的會計憑證，或公檢法等監察部門需要查詢與案件的關的會計資料等，經本單位負責人批準后，在不拆散原卷冊的前提下，可提供查閱或者復制原件，但必須辦理登記手續，以便備查。各單位應當建立會計檔案查閱、復制登記制度，為會計檔案的利用提供依據。

會計檔案的保管期限問題。會計檔案的保管期限原則上按《會計檔案管理辦法》所列期限執行。保管期限分為永久和定期兩種，屬于定期保管期限的檔案如因特殊需要，可以延長保管期限。凡是在本單位會計核算中形成的記錄和反映會計核算的，對工作總結和考查及研究經濟活動有長遠利用價值的會計資料作為永久保存。如年度會計報表（決算）、財政總預算、行政和事業單位的決算、稅收年報、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，要特別注意保存和管理。

二、電算化會計檔案的特點及存在的問題

1.電算化會計檔案的特點

電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存貯在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質質量、存放環境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。電算化會計檔案較傳統會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計電算化檔案更需要科學地管理。電算化會計檔案必須借助于一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。

2.電算化會計檔案的弊端

第一，會計電算化檔案對環境的依賴性強。會計電子檔案的使用依賴于計算機的硬件和軟件系統，會計電子檔案的儲存對周圍環境要求苛刻。磁性介質對環境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了數據的脆弱性。如果不在數據安全方面加強管理，則數據丟失和毀損的可能性較之傳統紙質會計檔案大大提高。第二，會計電算化檔案缺乏直觀可視性。傳統的會計檔案是手工操作來完成的，從原始憑證到會計報表的編制都是靠人工來完成的，具有直觀可視性，不易被修改。而存儲在磁性介質上的會計電子檔案必須在特定的計算機硬件和軟件環境中才能可視。數字化的特征使會計電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導致會計電子檔案與會計信息使用者之間缺乏人性化的和諧關系。第三，會計電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施。由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計檔案的真實性就難以保證。加之，電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響，因此，電子檔案在保密性和安全性等方面都比傳統的會計檔案要求要高。

三、電算化會計檔案與傳統會計檔案的比較

1.電算化會計檔案較之傳統會計檔案的優點

第一，較之傳統的會計檔案，電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；電子檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網，不僅能滿足日常條件查詢．統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量；還可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越。第二，進一步提高電算化會計檔案的整理和再利用水平。電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。電算化會計檔案通過計算機系統的運營，使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計算機數據處理系統的整理，可以利用歷年的數據對本單位本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為領導提供可靠的決策依據。

2.兩種工作模式相輔相成，各有千秋

第一，電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。首先提高了查全率和查準率，拓寬了服務領域。但電子檔案的管理相對于紙質檔案的管理要更加復雜，傳統檔案之間的檔案移交多采用物理歸檔的方法，即將檔案的原件直接歸入檔案室內保管；而電算化會計檔案的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內容有了新的要求，即電算化會計檔案在歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。由此可見，傳統檔案在數字化時代依然有著不可替代的作用。 第二，傳統檔案對保密、保護和方便本機構使用來說具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大。新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，但檔案容易被修改且不留痕跡，存在易泄密、丟失等問題。因此，應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使檔案管理模式更加充實與完善。

四、實現傳統與現代管理模式相結合的對策

首先，針對會計工作的專業特點，為更好地發揮會計檔案的作用，會計檔案宜采用紙質檔案與電子檔案并存的管理方式。會計資料在形成、保管、利用等方面都有自己的專業特點。大量的資料以紙質形式存在，才具備原始資料所具有的憑證作用，為此還是以傳統檔案的管理標準保管為妥。同時由于電子檔案存在可修改性、可復制性等不安全性，電子檔案作為憑證性還缺乏可靠性。因此，實行會計電算化管理的單位，會計憑證、會計賬簿、會計報表及形成的其他會計資料，都儲存在磁性介質上，形成會計電子檔案，另外再打印一份內容完全相同的紙質文件，利用紙質文件將電子文件的內容固定，解決電子文件易變動、易修改的問題，使會計紙質檔案與電子檔案并存。這樣既兼顧了傳統的視覺閱讀習慣和維護原始憑證的法律效用，又能防范電子憑證的不安全性，可謂兩全其美。

其次，會計檔案專業性強，利用率高，會計檔案的收集管理還應走電子文件和紙質文件一并保存的“雙軌”制。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質材料，可有選擇地通過掃描、攝影等方式，進行數字化處理，轉化成儲存在磁性介質上的電子信息，充分利用磁性介質存儲量大、查閱方便的特點，快速、準確定位，然后再查原始資料，能大大縮減翻閱、查找原件的時間，滿足信息利用者在計算機環境下隨時隨地快速查閱利用這部分資料的需求，最大限度地發揮檔案的服務功能。

作者單位：鄭州市財稅學校

參考文獻：

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企業會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映企業經濟業務的重要史料和證據。目前，各企業一般將會計檔案的管理重點放在收集、整理、編目和利用工作上，而鑒定銷毀工作沒有引起足夠重視。筆者認為，在會計檔案的整個工作內容中，定期開展鑒定銷毀工作同樣是一項非常重要且必不可少的工作。本文試對如何做好企業會計檔案鑒定銷毀工作提出幾點建議。

一、企業會計檔案鑒定銷毀工作現狀

早在1984年6月，國家財政部、國家檔案局就聯合頒發了《會計檔案管理辦法》（1998年8月修訂），對會計檔案的保管期限及過期會計檔案的鑒定銷毀工作做了明確規定。所以，應當說會計檔案的鑒定銷毀工作已經有章可循。但是，由于過期會計檔案鑒定銷毀工作政策性、業務性、程序性、責任性很強，使大家產生了畏難心理，導致目前沒能很好地開展此項工作，保管的過期會計檔案數量很大，擠占了有限的檔案庫房容量。

前幾年，面對檔案快速增加的現實，單位也曾成立了檔案鑒定委員會和領導小組，開展過幾次檔案鑒定銷毀活動，但主要是針對到期的短期普發性文書檔案和一些到期及無法再利用的設備檔案，而并未涉及會計檔案的鑒定銷毀。針對過期會計檔案也曾做過一些鑒定工作，但也是只做鑒定而從未銷毀，使得這些應該銷毀的會計檔案擠占了庫房容量，浪費了人力物力。

二、企業會計檔案鑒定銷毀工作滯后的原因

1、工作責任性強，企業領導有所顧忌。在《檔案法》第十五條中，對“禁止擅自銷毀檔案”作出了明確規定，并在第二十四條中將這種行為明確列為應當追究法律責任的行為；《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案應當經過一定的鑒定和審批程序后予以銷毀也作出了規定。但以上兩個法規性文件卻均沒有對不開展此項工作的行為提出追究責任的要求，加上對到期會計檔案進行鑒定時很難做到百分之百的準確，所以，企業領導出于避害趨利的心理，為了預防萬一，往往一律從長，一般不主動開展過期會計檔案鑒定銷毀工作。

2、缺乏效益觀念，忽視保管產出關系。保管檔案需要很多方面的費用支出，如庫房費用、處理費用、保護費用等等。隨著企業的發展，會計檔案數量急劇增長，檔案數量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾日益突出。解決這個矛盾既可以通過擴大庫房面積，也可以通過對到期檔案的鑒定銷毀，壓縮檔案存量來解決。現在企業為了便利和保險起見，往往寧肯增加費用，放棄可能的效益而不想及時開展鑒定銷毀工作。

三、做好企業會計檔案鑒定銷毀工作的對策

1、轉變觀念，堅持經濟效益與社會效益的辯證統一。關鍵是要轉變企業領導和檔案管理部門的觀念。檔案保管和提供利用這個過程本身就是為了追求某種效益，在市場經濟發展的今天，更需要轉變只重視社會效益而忽視經濟效益的觀念。在對會計檔案的管理中，要注重保管費用等因素的考慮，適時開展鑒定銷毀工作，這對優化館藏，提高效益具有重要意義。因此，在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀念，要考慮每份檔案是否值得保存，值得保存多久。