高校檔案管理論文范文

導語：如何才能寫好一篇高校檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

在信息化背景下，高校財務檔案管理工作中的信息化建設能夠有效提高高校財務檔案管理質量與效率，但是同時，高校財務檔案管理信息化建設工作作為一項具有整體性與全局性特點的工作，要求高校能夠以推動高校整體發展為視角來對高校財務管理工作開展科學的統籌規劃，通過構建高校財務檔案管理信息化制度來為高校財務檔案管理信息化建設工作的規范化發展建立前提與保障。當前眾多高校在財務檔案管理信息化建設工作中都存在操作有待規范以及目標有待明確的問題，針對這些問題，高校需要對財務檔案管理信息化建設單位職責進行明確，并確立高校檔案管理單位與財務單位在高校財務檔案管理信息化建設中的地位與作用，其中高校財務管理部門需要有序的開展財務檔案數據化以及電子化工作，而高校檔案管理部門則有必要與財務管理部門密切配合以做好高校財務檔案的網絡化應用。其他相關的高校部門也應當積極參與，通過配合高校財務管理部門與檔案管理部門來做好財務檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外，高校有必要在構建財務檔案管理信息化建設制度的基礎上通過聯系實際、積極探索來對相關制度作出完善，這些需要完善的制度包括高校內部網絡與外部網絡的隔離制度、財務檔案數據信息的備份制度、財務檔案信息數據庫系統的維護制度與監控制度等。

（二）高校財務檔案管理信息化基礎設施的完善

在信息化背景下，高校財務檔案管理要實現信息化建設，就有必要對與財務檔案管理信息化建設相關的基礎設施做出完善，這些設施包括數據存儲器、服務器、數據庫管理系統、操作系統、安全系統、交換機、路由器等。只有在財務檔案管理信息化建設的過程中具有一些具備較強信息處理能力、較大存儲功能的存儲器與服務器、配備必要的路由器與交換機、使用具有較高安全性特點的操作系統、搭建能夠覆蓋高校的信息網絡系統，才能夠讓財務檔案管理信息化建設工作具備硬件平臺。同時，高校要重視完善安全管理系統以及數據庫系統等軟件平臺，其中包括財務檔案數據處理軟件、數據存儲系統、數據庫管理與操作程序、計算機以及數據庫監控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺以及軟件平臺的搭建中，高校要重視實現財務檔案管理信息化建設中軟硬件的匹配，同時要以高校財務檔案管理工作需求為依據來對軟硬件做出不斷調整以適應高校財務檔案管理信息化工作的開展，這是推動財務檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。

（三）高校財務檔案數據的數字化與網絡化

高校財務檔案信息數據要實現數字化，必須要求檔案信息能夠完整準確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規范。在對高校財務檔案信息數據開展數字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質檔案開展數字化轉換。在此階段，需要通過提高數字化轉換工作質量來實現檔案信息資料的規范化與標準化，在做好財務檔案信息數據編研工作的基礎上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎。在高校財務檔案管理信息化建設過程中，財務檔案信息資料的網絡化是十分關鍵的環節，同時也是實現信息數據共享的主要渠道。在此階段，建設檔案信息數據庫是實現檔案信息資料網絡化第一步驟，這要求財務檔案管理工作者將電子檔案以及做好數字化轉換的紙質檔案錄入檔案數據庫中，并確保其中信息數據被檔案數據庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網站做出構建與完善，發揮出檔案管理網站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現高校網站與高校財務檔案管理工作結合的基礎上提高高校財務檔案信息數據的利用效率。也正因為如此，在高校開發財務檔案數據庫以及其他管理系統的過程中，需要以高校中各個單位的財務檔案信息需求為依據，通過協調高校財務管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協調運轉、高效服務且具備合理結構的財務檔案管理模式，同時為財務檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務，并利用現代通訊技術來為財務檔案信息的需求者提供咨詢服務，從而確保高校財務檔案信息在推動高校發展與建設中作用的充分發揮。

（四）高校財務檔案管理工作隊伍整體素質的提高

篇2

摘要：結合教改工作實際，針對教改工作中檔案工作的特點，就其中的特點、工作經驗、工作方法等進行了分析和總結。

關鍵詞：教學改革；檔案工作；建設

高校檔案是高校歷史的真實記錄，與高校各項工作緊密相連，它真實、詳盡、準確地反映著高校教學、科研和管理等工作的情況。譬如，隨著整個社會改革開放的深入，高校中的教學改革早已成為高校中心工作之一，與之相應的，也就有了相關的高校教改檔案工作。做好高校教改工作中的檔案建設，一方面，有助于推進高校教改工作深入進行；另一方面，也許極大地促進高校其他各項工作的開展。

1高校教改工作中檔案及檔案工作的特點

1.1高校教改檔案是高校教改檔案工作的真實記載。真實性是高校檔案的基本特征，相對于高校教改檔案亦如此，它真實記載著高等學校教育、教學改革的發生、發展、成果取得及推廣應用的全過程，是高等學校教改工作重要的信息資源庫。

1.2高校教改檔案工作是一項綜合性工程。高等學校教學改革千頭萬緒，錯綜復雜，它不光牽涉到教師的教學工作，還與學校的教育、教學管理工作、學生管理工作、科研開發和利用等工作密切相關。所以說，高校教改工作是一項整體性、綜合性工作，因為也決定了高校教改檔案具有系統、復雜、全面的特點。

1.3高校教改檔案工作具有創造性的特點。高校教學改革本身是一項創造性的活動，其主要目的就在于不斷地探索教育、教學及管理工作的新理論、新方法，并為培養高素質創新型人才服務。為適應高校教改工作，教改檔案工作也就必須具備創造性的特點。

2做好高校教改檔案工作的幾個方面

2.1加強高校規教改工作中檔案意識

從長期的檔案工作中，我們不難看出，檔案工作開展得好壞，與檔案形成者的檔案意識有著極為直接的聯系。加強檔案形成者的檔案意識，是切實做好高校教改檔案工作的前提條件之一。

一方面，教改檔案是高校教學改革工作的真實記載，它直接在教師教改實踐活動中形成，而且均是一些很有價值的檔案材料。為做好高校教改工作的檔案工作，首先，參與教改工作的每位教師應先意識到，在其從事自己的各項工作時，應該考慮到如何將工作中形成的文件材料按規定移交；否則，教改檔案工作的開展將成為無源之水。

2.2在高校教改檔案工作中推行“三納入”、“四同步”原則

“三納入”，即將檔案工作納入高校教改工作計劃之中，納入教改工作的日常管理范疇，納入教師及管理人員的崗位工作職責。“四同步”，即檔案工作與教改項目的申請、立項工作同步，與教改項目的中期檢查工作同步，與項目的結題驗收工作同步，與教改項目成果的鑒定、申報同步、工作同步等。

高校教改檔案工作是一項綜合性的工程，牽涉的范圍廣、人員多。為做好檔案材料的日常收集、整理等工作，保證教改檔案的質量，要求我們的檔案工作者及相關人員必須注意到教改工作的每一個環節。做好“三納入”、“四同步”工作，必將為高校教改工作與教改檔案工作的相互銜接提供有力保障，為高校教改檔案工作的良好開展提供更加堅實的基礎。

2.3切實做好高校教改檔案的開發利用工作

檔案工作，其最終目的在于開發和利用檔案。對于教改檔案工作而言，一方面，利用現在檔案，經過科學整理、分析，可為教改工作提供論證，補充完善教改構想；另一方面，圍繞教改資料，進行多渠道、多表達式地搜集檔案信息，科學編纂教改信息，為教改工作提供積極的多方位的服務；再者，針對教改實際需要，直接為教改服務，以充分調動廣大師生員工的教改積極性，推動教改工作順利進行。

另外，高校教改檔案工作作為一項具備創造性特點的工作，我們在開發檔案信息資源時，也就應該相應地進行一些創造性的探索工作。譬如，在檔案工作中，我們要變被動為主動，變“保管員”為“研究員”，密切注意高校教改動向，通過“搞活創新”，把“材料”轉化為“有生命”的東西，不斷為教改工作提供有益的參考和指導。

3做好高校教改檔案工作的作用

高校教改檔案工作作為高校檔案工作的一部分，它在為高校教育、教學和管理等項工作服務的過程中已愈來愈顯示出其重要性，它的作用也已逐漸得到人們的認可和贊同。

篇3

（一）從載體形式上看，以傳統手工紙質材料檔案為主

檔案載體大體經歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時期改進造紙術到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學院的檔案室的檔案基本上都是以紙質、實物為主要載體。紙質和實物載體檔案，直接決定了檔案保存的時間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學院作為高校教學單位，決定了從屬于二級學院的檔案室主要為教學服務，同時兼顧科研、管理服務。具體而言，在檔案材料方面，主要以學生的學業考試材料的存檔管理為主，同時包括教師科研及管理材料。而學生的學業考試材料又占所存檔案材料的絕大多數，包括學生每個學期末的考試材料和學生在第四學年的學位論文和實習材料。學生在學期末的考試材料存檔主要以教學班為單位，一個教學班一個檔案盒，如果材料太多一個檔案盒放不下，要兩個檔案盒存放。而一個教學班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報告單、原始成績分析報告、學業成績報告單、平時成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學生的學位論文存檔材料一般包括論文、過程指導表格等。過程指導表格又包括本科畢業論文（設計）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業論文（設計）工作記錄封面、本科畢業論文（設計）選題申請表（學生用表）、本科畢業論文（設計）任務下達書、本科畢業論文（設計）文獻綜述（學生用表）、本科畢業論文（設計）開題報告書（學生用表）、本科畢業論文（設計）選題變更審批表（教師用表）、畢業論文（設計）選題落實情況統計表、本科畢業論文（設計）中期檢查及指導記錄表（教師用表）、畢業論文（設計）書面成績評分參考標準（教師用表）、本科畢業論文（設計）指導教師評分表、本科畢業論文（設計）評閱人評分表、本科畢業論文（設計）答辯記錄表、本科畢業論文（設計）答辯成績標準、本科畢業論文（設計）答辯成績評分表、本科畢業論文（設計）成績評定書、本科畢業論文（設計）成績匯總表、本科畢業論文（設計）公開發表情況統計表、本科畢業論文（設計）質量評估標準、本科畢業論文（設計）管理工作評價表等：（個表格，每個學生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數二級學院觀念陳舊，以紙質材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數。紙質材料存檔有諸多弊端。首先，紙質材料不易長時保存，保存時間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學院一般都是臨時把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質材料檔案占有一定空間，且每個學期都要新存入大量的學生學業考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統以紙質材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進的方式來代替它。

（二）資金相對短缺，硬件建設不夠，信息化程度低

高校二級學院的檔案室建設，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，開通內部局域網，連接外部網絡，進行信息安全防護等。有了這些設備，才能把紙質檔案轉化為電子信息檔案，進一步促進二級學院檔案管理的信息化發展。

（三）管理人員復雜，檔案管理規范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統的檔案專業知識，而且還要有信息化方面的技能。而現下高校普遍缺乏高素質的檔案管理專業人員，就更不要說什么二級學院了。這些二級學院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉來，或者是由一些教學水平排后的教師轉來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調兼任，情況比較復雜。二級學院檔案室管理人員專業素養低，直接導致了檔案管理規范化程度不夠。就紙質檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現在學生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級學院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現代，從紙質到數字化

首先，實現傳統檔案業務工作的改變，真正做到從手工到現代的轉變。二級學院傳統的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質稿相結合，一些材料必須要打印紙質稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質稿相結合的現狀，真正實現檔案業務的現代化處理。具體而言，就是利用網絡，將相關電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設置一定的權限（絕對保密性的檔案信息設置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設置查閱權限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關檔案文件信息。其次，實現傳統檔案管理模式的改變，真正做到從紙質到數字化的轉變。檔案信息的數字化就是指利用當前先進的數字化技術將紙質形式等載體方式存儲的信息轉化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現對數字化信息的合理有效的管理和利用。傳統的檔案工作是對實體檔案進行管理，而在數字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學院的學生考試材料，學生考試試卷直接通過掃描的形式轉化為數字化形式，而其他的相關材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學年、學期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學生的畢業論文和實習材料，把打印紙質稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當然，檢查人員也可以直接到網上查閱。這樣，既節約了紙張等打印的辦公經費，也節約了存放紙質材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強二級學院的軟硬件和數據庫建設

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎設施建設。軟件基礎設施是指必須開通網絡，即開通內部局域網，連接外部互聯網。硬件基礎設施是指必須購置先進的數字化的技術設備，像圖文影像掃描儀，數字化的音像制作系統、服務器、存儲設備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學院的數據庫系統建設。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學單位服務的定位而言，二級學院檔案室可以直接利用高校檔案館的數據庫，成為學校數據庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數據庫系統建設提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質，加強檔案管理規范化建設

二級學院檔案室加強檔案管理規范化建設，加速培養高素質的檔案專業管理人才是核心所在。二級學院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開發利用等，都需要專業管理人員。二級學院檔案室的信息化建設是建立在檔案學與計算機科學專業基礎之上的。他們既應該具有專業的檔案學知識，也應該掌握現代網絡技術。為了提高高校二級學院檔案室管理人員的素質，應加強對管理人員的再教育和再培訓，使其掌握專業而系統的檔案學和電子信息學知識，從而為二級學院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時，也只有管理人員的素質上去了，檔案管理的規范化建設才能成為可能。

篇4

1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發展進程

(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制

近年來，凡申報考評的學校基本建立起相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發展的第一步。多數高校采取有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監督、執法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數學校將檔案工作納入學校的中期規劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發展創造了良性發展的環境。

(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網絡

隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高。多數學校已形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。

(4)檔案基礎業務建設步入規范化、標準化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了科學、規范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與學校科研成果鑒定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數試點高校在經歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。

(5)引入現代化手段，主動開發檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益

(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發手段得到改善。

高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現代化設備，并配備了與之相應的專業人員，輔助檔案現代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案信息開發成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發展階段的轉折點。

3從推進程度分析其實施過程的難點“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發展角度出發，對檔案工作的主體環節及周邊方面加以規范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協調學校的整體規劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發，重新審視高校“目標管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關協調和處理檔案工作及周邊關系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的。據此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發機關與教育行政主管機關協商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。

4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產生的中期影響

從目前高校檔案部門對考評工作的反饋意見看，認為考評基本反映出高校檔案工作的特點和檔案管理的全過程，具有較強的可操作性。但是，經過整體考評過程后，總感覺有些缺憾。在實際考核和驗收過程中，似乎比較偏重申報性文件資料的齊備與否，而實際工作的量化程度及考評前后的差異狀況未能充分體現出來。這樣會出現一些負效應，一些學校在初步了解了考評程序后，在申報文件和自檢報報告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實內功的修煉，致使高校檔案工作“目標管理”的效果大打折扣。如據此預測其中期效果，終究會對高校檔案工

篇5

在知識管理中，構建知識倉庫是一個非常有效的工作模式。比如，在建立健全各類檔案材料的過程中，在對檔案資料的收集、整理、積累和錄入等環節正是知識的獲取、整理和保存的過程，也就是構建知識倉庫的過程。在這個過程中各類檔案資料的新增與變更，即是知識管理中的更新與重組；在對檔案信息經過不間斷地更新和重組，將有價值的資源進行整理、歸納和提升，這些有價值的檔案資源在被查閱和利用的過程中，會直接促進高職院校各項工作的發展，其作用和價值是不可估量的。為了構建高水準的知識倉庫，人的創新精神和集體的智慧需要不斷地加強，如果在知識采集和更新的過程中任何一個環節出現小小的差錯，都會給檔案管理帶來不可估量的損失。因而在構建現代化知識倉庫的過程中，既需要有嚴謹科學的管理制度做保障，更需要在各級檔案部門中營造一個團結協作、科學有序的工作氛圍，唯如此，才能承擔起構建知識倉庫的重任。

二、高職院校的檔案管理在知識管理中強化傳遞知識

在知識管理的過程中，其中知識管理活動包涵了以下幾個內容：識別知識、產生（新）知識、存儲知識、傳遞知識和應用知識。其中傳遞知識是檔案管理領域里最有價值的工作環節。據考證，目前全國大多數高職院校雖然有局域網，但是，運用局域網傳遞知識實現檔案信息共享方面還有許多工作要做。比如大量有價值的紙質檔案如何迅速轉化為電子信息檔案？各種不同級別的檔案如何做到適度保密而又能良性傳遞？這都是檔案管理中急待解決的課題。事實上，構建知識倉庫只是檔案工作的基礎工程，而促進知識的傳遞才是檔案工作的根本命脈，實踐證明一個檔案部門只有加速知識的傳遞，才能使本院校各部門獲取工作的最大效益。

三、高職院校的檔案管理在知識管理中轉化知識形態

在現實生活中，知識一般被劃分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是指存在于各類文獻中的可識別的信息，比如圖書、情報、檔案等。其中檔案管理是屬于顯性知識的范疇。而隱性知識，一般指的是經驗或觀點，它屬于看不到、摸不著的知識資源，人們可以通過組織學習交流，從而把隱性知識轉化為顯性知識，促進知識的更新與發展。此外，促進隱性知識向顯性知識的轉化還表現在如何使傳統的紙質知識管理逐步過渡到電子知識管理的狀態。伴隨信息技術的發展，各項管理工作已從單純的手寫辦公到現在的電腦網絡無紙化辦公，尤其在現代的知識管理數據庫中，除了Excel電子表格，還出現了各種管理軟件。實踐證明：電子文檔的建立已成為當今檔案管理的主要載體和手段，它不僅便于傳遞，而且容易識別與讀取，是檔案信息管理的基本形式。

四、高職院校的檔案管理在知識管理中追求知識應用的價值

篇6

關鍵詞：憂患意識高校檔案管理

隨著網絡時代的到來，人類社會的各個領域都在經歷著巨大的變化，檔案領域同樣如此，諸多前所未有的、嚴峻的挑戰層出不窮。以傳統憂患意識指導現代高校檔案管理，加快高校檔案管理利學化和現代化的進程是高校檔案工作者必須面臨的問題。

一、傳統憂患意識的思想內涵

所謂憂患意識，是指人們在使命感和責任感的驅使下，以理性的、富有遠見的眼光對待社會和人生的一種特殊的精神狀態。憂忠意識是中華傳統文化的重要精神內核，傳統憂患意識包含了豐富的思想內涵。

1.清醒的危機意識。在歷史的轉折和政治動蕩的時代，憂患意識更多地表現為一種清醒的危機意識。憂患意識是一種特殊的精神狀態，具有作為人文精神的動力和確立道德主體方面的意義。憂患意識所“憂”之“患”，就是一種危機、一種困境。在人類歷史進程中，往往是機遇與挑戰并存，出路與危機共生。作為危機意識的忱患意識包含著兩個層面:一是心理和認識上的，即心理上要有可能出現危機的心理準備，這是一種清醒的意識;二是行為和行動方面的，即不光要在心理上有所準備，而且要在實際行動上制定和實施應對危機和困難的具體措施。危機意識是憂患意識的心理基礎。

2.深切的責任意識。不同的社會背景下，憂患意識具有不同的內涵和特點，但是任何一個時代的憂患意識，都蘊含著悲天憫人和承擔責任兩層意義。所謂悲天憫人，說的是先哲之所憂所患絕非物質生活的匾乏和個體生存發展上的困境，而主要是內在精神生活的缺憾和人類群體生存發展上的困苦;絕非一己的功利得失，而主要是人類群體的幸福和理想的實現。所謂承擔責任，是在悲天憫人的基礎上所引發的自我關懷和群體關懷。總之，悲天憫人的同情心是責任感得以生發的直接契機，承擔困苦的責任感則是同情心的必然升華，二者共同構成儒家憂患意識的有機內涵。責任感引發憂患感，優患感激發責任感。責任意識是憂患意識的精神本質。

3‘昂揚的奮進意識。憂患意識不是消極悲觀，不是灰心喪氣，更非患得患失。相反，是要在憂患中奮起，在憂患中奮進，堅韌不拔，始終保持昂揚向上的精神狀態。奮進是憂患意識的價值導向。即使在某種特定的歷史條件下，不利因素非常強大而有利因素非常微弱時，憂患意識也要求人們以“知其不可而為之”的精神積極探尋解決問題的出路，以求得“精誠所至，金石為開”的效果。憂患是奮斗的動力。在中華民族幾千年的發展歷程中，憂患意識激勵著一代又一代仁人志士奮發進取、艱苦奮斗，呼喚全民族永遠保持清醒與進取的態勢，永遠保持剛健有為、自強不息的精神。這種奮進意識是憂患意識的實踐歸宿。

4.的超前意識。憂患意識是在深刻領悟客觀事物復雜性、文明進步非線性基礎上的一種理性自覺，一種防患于未然的積極的心理醞釀和理智謀劃，同時也包含著對事物的未來發展趨勢和發展道路所作的合理預見和科學判斷。這種思維實際上意味著對事物發展的超前應對，是一種典型的超前意識的表現。古人云:凡事預則立，不預則廢。只有保持這種理性的超前意識，才能使人們時刻保持一種警覺狀態，居安思危，未雨綢繆，有備無患。超前意識是憂患意識的理性表征。

二、現代高校檔案管理所憂之患

當前，高校檔案管理工作還遠不能適應現代信息傳播和數字化管理的需要，不能適應高校現代化管理和科學發展的需要。同時，信息技術時代也給當前高校檔案管理工作帶來了巨大沖擊。

1檔案管理職能和毛作環節面臨重大挑戰。第一，未來高校檔案館的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉化為檔案信息控制管理中心，其管理對象由案卷實體轉向信息內容檔案人員也不再是整天埋首庫房，而是通過尸灼計算機及網絡來管理動態的檔案信息，維護其在運轉和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一個信息管理員的職責。第二，檔案的手工管理方式越來越顯得無能為力，難以適應信息化的要求，取而代之的是檔案管理的標準化、自動化和現代化。另外，由于計算機應用技術和網絡技術的透明程度較高，綜合檔案室必須采用各種技術手段防止檔案信息被刪改、破壞及非法利用。

2.管理人員觀念陳!日，館藏檔案種類單一長期以來.由于各種原因，檔案工作主要為政治服務，高校同樣不例外。檔案管理方式主要以行政為主，根本沒納人法制管理、科學管理軌道。從庫藏資料現狀看，教學、科研和具有時代信息的科技含量高的檔案材料所占比例很小，行政管理方面的較多。這種狀況隨著《檔案法》的頒布和實施有所改善，但是與高校的實際發展相比還相差甚遠。

3管理方式落后，信息化管理手段運用很少。目前，許多高校的檔案管理仍采用傳統的手工管理方式，自動化程度不是很高。一方面是因為檔案管理人員業務素質差，沒有為學校的發展提供高質量、高水平的主動服務，檔案人員素質制約了檔案現代化管理。另一方面是由于計算機等先進的技術設備極少進人檔案部門，現代信息技術手段，如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作中。

三、目前高校檔案管理所憂之患的對策

1加快高校檔案館的數字化建設。信息化的浪潮不僅加快了人類歷史發展的進程，而且日益深刻地改變著人們的工作、生活和思維方式。信息化已成為當代國際競爭的戰略制高點。面對全球信息化趨勢的巨大沖擊和以計算機技術、通信技術、網絡技術以及多媒體技術為基礎的網絡環境的逐漸形成，且電子文件的大量產生和應用，作為主要信息資源之一的檔案正快速地向數字化方向發展。高校檔案館資源數字化建設要制定長遠規劃，采取漸進步驟，處理好短期目標與長期目標的關系。超級秘書網

2.建立文檔一體化管理系統。實現辦公自動化環境下的文檔一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件和檔案工作的要求一同嵌人管理系統，實現前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案管理軟件所設置的OA接口，與高校文書部門連接，實現文檔一體化管理，確保電子公文及時高效、安全保密地運行，使文書部門文件整理與歸檔工作一次完成，避免重復勞動以提高工作效率，實現高校檔案為教學、科研、招生就業、評估與文化傳遞提供集約的便捷的服務。

篇7

如今，伴隨網絡技術的發展，為各行各業工作的信息化與現代化的實現奠定的堅實的基礎的，然而，不容忽視的是，我們在承認網絡信息技術帶來的便利的同時，還需看到由其帶來的重大困擾，即網絡安全問題。首先，由系統漏洞帶來的安全隱患。部分高校的檔案管理操作系統在設計方面，多因設計的不合理而出現一些漏洞，從而為黑客的入侵提供了便利，使得整個管理系統遭到破壞，最終導致高校的整個檔案管理陷入混亂，甚至癱瘓；其次，由網絡黑客攻擊帶來的安全隱患。同其它領域相比較，高校的檔案管理系統雖然不是黑客們的主要攻擊對象，但是有些黑客獲取會出于好奇而直接竊取高校的檔案，從而導致高校檔案信息的不合法泄漏情況發生；最后，由病毒泛濫帶來的安全隱患。網絡技術的發展，在給信息管理帶來便捷的同時，也帶來了網絡病毒。一些黑客就借助網絡將一些病毒植入到軟件中，只有其同用戶發生了郵件往來，就可實現病毒的傳輸。如蠕蟲就是網絡黑客們用于騷擾與攻擊的一種病毒，這種病毒不僅可自行傳播，而且還能會消耗大量流量，從而使得用戶計算機網速變慢，最終死機，甚至是部分特定蠕蟲病毒，會自動刪除系統文件，從而給高校的檔案管理帶來極大的影響[2]。

二、數字化網絡技術的應用分析

1、革新觀念，強化檔案管理信息化意識

目前，關于檔案管理的信息化建設，主要是以依靠新時期現代化的眾多信息技術理念、辦法與設備、技術的優化整合配置來實現的，基于此，要想在高校的檔案管理工作中有效應用數字化網絡技術，首先就需從其觀念革新入手，積極引進競爭機制，逐步完善各項規章制度，強化檔案管理員的信息化意識，從而在認識與實踐基礎上形成完善的系統化理論[3]。所謂檔案管理工作的競爭機制，指的就是把員工的工作業績同其經濟利益相掛鉤，構建一套完善的檔案管理規章制度與與之配套的考核機制，而且考核機制應做到權責分明，分工明確，嚴格落實，以此來提升管理員的工作積極性，強化其工作責任心；具體結合本校的具體情況，以便利、高效為工作宗旨，強化科學配置，制定出符合實際的檔案管理辦法，以進一步提升高效的檔案管理水平；其次，有意識、有目的地強化檔案管理科學研究成果在管理實踐中的落實。即在檔案管理實踐中，充分應用各種現代化管理技術，創新工作方法，形成信息化檔案管理意識，尋找出適合本校檔案管理的辦法，及時發現實際管理工作存在著各種問題，比如使用條形碼取代原有檔案號，從而便于學生的信息查詢，方便檔案管理工作的開展，節省人力資源，從整體上提升高校檔案管理的水平與質量。

2、詳細制定檔案著錄與數字掃描的標準

對于高校檔案管理，在制定出相應著錄標準之前，若檔案存在著同原有檔案資料檔案號不統一的情況，則需對所有的老檔案進行重新編制檔案號處理，進而在此基礎上進行分門別類的制定著錄方法與標準[4]。同時，因高校檔案有著眾多的種類，如基建檔案、學生學籍檔案、照片檔案等，而且同一類檔案也可能因年代的不同而選用不同的載體材質，特別是一些年代比較久遠的檔案，多半存在紙質發黃等問題，為此，數字化環境下，各高校需具體結合其實際情況制定出相應的掃描標準和辦法。比如，對于照片檔案，掃描參數就可設為彩色600DPI，而基建圖紙其掃描參數就為彩色200DPI；文件格式主要包括PDF與JPG兩類，圖像傾斜角應控制在±3%以內，且圖像的周邊不可有黑邊等。如鄭州輕工業學院在數字化檔案建設中，對于那些字跡已經模糊的檔案，則先復印加黑，后掃面復印件的形式進行的，以此來確保其數字掃面的質量。

3、漢子識別與電子簽名技術的有效應用

首先，漢子識別技術，指的就是讓計算機自主識字的一種技術，可借助光電信號的轉換而生成文本數據，以實現對紙質檔案的掃描、識別與校對、修正，并使之成為電子文檔，從而將紙質檔案中的固定信息有機轉化成可被檢索與利用的“活信息”[5]。為此，在高校的檔案管理員在進行檔案管理的時候，就可將那些需要利用的紙質檔案內容借助掃描與漢字識別的方式錄入到電腦中，或是將其打印成統一格式后再掃描到電腦上，以此來減輕工作的負擔。而對于“電子簽名技術”，因當前各高校基本已經形成了局域網，但是在檔案內容被錄入到電腦，形成數據庫之后，在信息資源的利用與安全方面仍存在著一定問題，而該技術的應用，就可在整理、上傳與歸檔等工作中實現對信息的加密處理，通過相關權限的設置來確保檔案資源的安全有效。首先，電子簽名可借助加密技術于網絡通信中在每一個終端上設置一個可公開的加密密鑰與一個不可公開的加密密鑰，從而確保電子檔案于實際傳輸中的真實性、完整性與原始性；其次，在管理高校電子檔案權限的時候，還可給每一位合法用戶發放一個用戶名與口令，從而在信息查詢的時候，只需要輸入用戶名與口令即可，從而最大限度避免檔案信息被隨意編輯、更改的可能性[6]；最后，可在相關軟件中將檔案設置成是只讀狀態，從而有效避免檔案信息的真實性。

三、結束語

篇8

1.很多高校在進行檔案管理時沒有更新思想觀念

高校的檔案信息管理是高校實現信息的時效性的基本途徑，所以，高校在進行檔案信息管理時，要不斷地充實檔案信息的內容，要用創新的觀念。但是，有些高校檔案信息管理人員沒有充分地認識到檔案信息管理的重要性和必要性，檔案信息管理人員的思想比較落后，沒有跟上檔案信息管理的步伐，只是用傳統的方法來管理檔案信息，缺乏創新意識。有些高校檔案信息管理人員沒有高度認識到檔案信息管理的意義所在，他們認為檔案信息的管理是無關緊要的事情，對學校的影響不大。有些高校雖然已經開發了檔案管理的軟件，但是軟件管理人員的管理能力差。

2.高校教學檔案信息管理人員的管理方法還需改善

有些高校的資金有限，在教學檔案的信息化管理方面存在一定的滯后性，導致了我國的高校檔案管理工作用人工進行操作的情況比較多見，信息化的管理手段沒能運用到高校教學檔案的管理中去，降低了教學檔案的管理效率。還有一些高校雖然信息化管理設備齊全，但是信息化的設備形同虛設，沒有很好地應用到教學檔案的管理工作中去。與此同時，有些高校的檔案管理已經建立了大大小小的信息化數據庫，但是，卻是各自為政的局面。

二、高校教學檔案信息化管理的措施

1.高校教學檔案管理信息化建設的核心功能和模塊

整個教學檔案管理系統要以核心功能模塊為主，要成立一個數據整合中心，實現對學生教學檔案信息的收集和整理，將數據存儲在計算機的數據庫中，數據庫中的數據要包含學生詳細的個人信息，同時還包括學生的檔案和各種有效的資料。

2.要建設學生教學檔案管理信息平臺

教學檔案信息不僅僅要呈現在學校網站的主頁上，同時，也要在教學檔案管理信息化平臺上呈現出來，要確保信息的時效性，并將信息公開化，便于管理。對所有的學生進行統一化管理，將管理的權利交予學院的領導，并將平臺上的信息進行定期的檢查和整合。

3.要完善教學檔案服務系統的建設

每一年，當新生報到時，學校都要對宿舍進行整體的安排，運用信息化系統可以實現住宿費的自動化管理，確保學生都辦理了校園一卡通。可以將學生辦理學生證和注冊卡的信息進行準確的記錄，防止有任何遺漏。對高校的教學檔案服務進行評價可以采用信息化平臺，學生可以在課下運用信息化管理系統自行選課，選擇自己喜歡的課程，對教學檔案管理的效果進行有效評價。

三、總結

篇9

1.1信息技術與檔案管理工作的融合度不高。

雖然許多高職院校都構建了檔案管理的信息化，但是通過對檔案管理工作的實效分析，信息技術應用到檔案管理中的深度不夠：首先高職院校的檔案管理平臺缺乏互動性環節，由于實施電子文件的數字化處理，導致高校信息平臺會出現大量的文字信息，而對于數字信息由于沒有對其進行深入的分析，導致無法了解檔案信息需求者的要求，不利于高職院校檔案管理的轉型。比如學生通過檔案管理系統平臺查閱相關檔案信息時，只能按照該系統的要求輸入相關的信息，由該系統自動篩選出符合要求的相關信息，而如果該系統查詢不到相關信息后，其卻不能將這些情況進行自動反饋；其次當前高校所應用的電子檔案文件格式存在某些方面的局限性，這樣導致檔案信息需求者在查詢相關資料信息時，需要將相關的文件進行轉換才能閱讀，這樣大大影響用戶的使用率。

1.2高校檔案信息化建設所需要的基本設施不完善。

高職院校實施檔案信息化建設必須要依靠完善的硬件基礎設施和相應的軟件系統，但是根據當前高校的信息化建設現狀分析，高職院校的檔案信息化建設所需要的硬件設施和軟件系統都存在問題：一是高職院校的硬件設施不完善。高職院校的信息化建設需要高職院校投入更多的資金用于構建相應的硬件設施，同時還要提供一定的場地構建信息運行中心，這些相對苛刻的條件會導致高職院校購置檔案信息硬件設施的主動性降低，例如筆者對四川省10所高職院校的檔案信息建設情況進行問卷調查發現：大部分的高職院校都構建了檔案信息化管理系統，基本實現了檔案信息化管理，但是該系統的使用率普遍不高，分析其原因很大一部分與高職院校的基礎硬件設施不完善有關，很多學校雖然購置了相應的計算機設備，但是掃描儀、打印機等設備比較短缺。因此設備結構的不完善影響檔案信息化建設。二是高校檔案數據庫之間缺乏統一的管理平臺，信息共享性比較差。高職院校檔案管理會因為機構部門的不同而不同，比如對學生的檔案管理由學生處負責、對教師的人事檔案管理則由人事處負責，而對教學工作的安排則由教務處負責，這些不同內容的檔案，因為他們所使用的軟件不同，而導致不同信息檔案的共享性不高，影響檔案信息的使用。

1.3檔案信息的安全性不高。

實施檔案管理信息化，雖然為信息需求客戶提供了便利，但是由于網絡上存在很多不安全的因素，導致高職院校的檔案信息被泄露。高職院校的檔案管理人員由于受到技術因素的限制，他們在使用檔案信息時因為不懂得安全技術防范措施而導致信息泄露的事件非常多。

2信息技術在高職院校檔案管理中應用的可行性分析

隨著我國科學技術的發展，高職院校的檔案管理信息化建設發展戰略已經擺上了高職院校重要的議事日程中，利用信息技術管理檔案工作已經成為高校建設工作的重要內容，因此信息技術在高職院校檔案管理中具有切實可行的應用：

2.1高職院校管理者對檔案信息化建設的重視程度不斷提高。

信息化建設已經成為高職院校自我發展的重要內容，高校管理者已經意識到校園信息化建設的重要性。檔案信息不僅是反映高職院校發展建設的重要資料，也是為高職教育提供服務的重要渠道。構建檔案信息化管理系統能夠提升檔案信息的使用效率，從而更好地為高職院校的師生提供服務，促進高職教育的發展，因此高職院校管理者對檔案信息化建設的重視程度越來越高，這就為信息技術在檔案管理中的應用提供了組織保障。

2.2信息技術的不斷發展為檔案信息化管理提供了技術支撐。

隨著我國科學技術的不斷發展，將信息技術應用到檔案管理工作中所帶來的效益被越來越多的人所認可，進而就會促使高職院校采取注重信息技術在檔案管理中的應用。信息技術在檔案管理應用的進步與發展體現在：一是檔案信息管理系統的軟件功能越來越完善。當前高職院校的檔案信息管理系統的內存越來越大，有效的避免了因為數據存儲量過大而造成的運行效益過慢的問題。二是高職院校的網絡系統越來越完善。高職院校的校園網絡系統功能越來越完善，為檔案管理信息管理平臺的運行提供了重要的保障。三是高職院校信息資源共享的要求促使高職院校發展檔案管理信息化。隨著高等教育的不斷發展，高校教育資源的共享是未來發展的主要趨勢，為此需要高職院校要為資源共享構建相應的平臺。

2.3高職院校檔案管理人員的信息技術水平不斷提高。

隨著高校對信息化建設要求的不斷提高，高職院校檔案管理人員的信息技術水平也在不斷地提高，首先高職院校加強了對檔案管理人員應用信息技術應用能力的教育培訓，高職院校每年都會組織檔案管理人員進行一次或者數次的信息技術培訓。二是檔案管理人員的創新意識也在不斷提高。高職院校檔案管理人員對檔案管理信息化的認識在不斷的提高，他們已經意識到檔案管理信息化建設的現實意義，因此基于現實因素的考慮，檔案管理人員從自我職業生涯考慮，他們也在不斷的提升自我的綜合業務素質。

3信息技術應用到高職院校檔案管理中的途徑

3.1加強檔案意識，力求“三個到位”，統籌規劃檔案信息化建設。

將信息技術應用到高職院校檔案管理中，前提就是要改變傳統的檔案管理模式，樹立“信息化”管理的檔案意識，強化檔案管理人員對檔案信息化建設的認識。同時高職院校也要加強對檔案信息化管理的宣傳，在宣傳中抓落實，力求三個到位：一是高校管理者、檔案管理人員認識到位。高校管理者不僅要把它當作高校管理工作的重要內容來抓，而且還要把其當作高職院校長期發展的戰略來對待。二是高職院校的建設資金要到位。高職院校的檔案信息化管理建設需要消耗大量的資金，檔案信息化建設不僅前期需要大量的資金，而且在后期的維護上也需要大量的資金和人力資源，因此需要高職院校針對檔案信息化建設設立檔案信息化建設專項資金。三是管理到位。要通過建立規范的檔案管理工作流程，明確檔案管理人員的具體職責，并且將工作內容落實到具體的人，實現檔案信息規范化管理。

3.2依托云技術構建檔案信息資源共享平臺。

基于云計算的檔案信息化管理系統主要由基礎硬件設施和云管理平臺以及云檔案管理應用程序所構成。基礎計算設備主要包括計算節點、網絡交換器以及各種網絡安全技術等；云平臺管理系統則是實現基礎硬件設施功能的集成；檔案管理云應用程序主要是面向檔案信息用戶，對檔案進行相關操作管理的軟件。通過構建云計算檔案管理平臺可以實現檔案信息資源的共享，提高了高職院校不同部門檔案信息封閉的缺陷，同時有效的避免了高職院校重復構建信息管理系統的弊端，大大降低了高職院校的檔案信息化建設成本支出。

3.3加強檔案信息安全性保障體系。

信息技術在檔案管理工作中具有高效、快捷的特點，但是同時也帶來一些有關安全的漏洞和不足，例如在建立檔案信息化的過程中，經常會出現檔案中的信息丟失或者泄密的情況；或者對于版本更新不兼容、不可讀、儲存載體容易損壞等問題，都會給學校帶來無法估計的損失。所以在實際的管理中，學校一定要對可能發生的意外做好充分的準備，要利用計算機的加密功能對不同級別的檔案資料進行加密，以及對不同檔案設置使用權限的設置；對于檔案資料的利用與保密要做到一個合適的度，既要保證機密的安全也要方便于操作和使用。

3.4提高檔案管理人員應用信息技術的能力。

篇10

要實現這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩定教學秩序、提高教學效果、優化育人環境、保證辦學目標的實現等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業、各個部門的競爭， 更是各類專業人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業生的就業與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環節帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力的保證。科學化、正規化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度， 規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 學籍管理規定、學籍收集整理制度、 學籍管理人員崗位職責等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。

2. 搞好學籍檔案的開發利用，做好檔案信息的社會化服務

隨著計算機技術和網絡技術的發展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。

3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質