加強醫院醫學科研檔案監管思考

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醫院在長期的科研活動與科研的臨床實踐過程中積累了大量的業務資料，這些資料不僅記載了展開及發展科研的過程、績效，還客觀反映了醫院的整體科研能力和水平。一份完整規范的醫學科研檔案既可以隨時為研究者提供科研進展情況，又是醫院科研管理規范化、科學化、信息化的一個重要標志。因此，如何做好和加強醫院醫學科研檔案管理工作至關重要。我院是一所醫學院校附屬醫院，擁有國家級重點學科和國家級重點實驗室的三級甲等綜合性百年老院，設有專職人員從事科研檔案的綜合管理，現將筆者在醫學科研檔案管理工作中的一點體會總結如下：

1醫學科研檔案管理與醫院檔案管理

醫學科研檔案是醫院科技人員在從事與醫學相關科學研究活動中，直接產生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學研究的詳細和過程[1]。作為醫學科學研究的載體，醫學科研檔案蘊含著大量的科研成果、科技專利、高新技術等科技信息，是豐富的信息資源和無形資產。醫學科研檔案還是一種衛生資源，對科研工作的先進性、科學性及使用價值的鑒定起著十分重要的作用。醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院的寶貴財富[2]。加強對這一信息資源管理對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。檔案不僅涉及醫院本身歷史發展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫看病的醫療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等等，關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。因此，加強醫院檔案在醫院管理中有著非常重要的意義。兩種不同檔案管理工作具有一定的相同點，都是作為保管檔案的一個載體。但是，科研檔案管理不同于醫院檔案管理，因為兩者的服務對象和服務目的不同。

2醫學科研檔案的特點

綜合來說，醫學科研檔案管理工作具有自身的一些特點，主要可以概括為兩點：①科研檔案形成的周期較長，專業性強且學科突出。由于展開的醫學科研工作需要形成的周期較長，因此醫學科研檔案管理工作需要一個較長的周期性過程，且涉及的材料與內容較多、范圍廣闊、覆蓋面深。其次，醫學科研檔案最突出的特點就是專業性強。課題需要分科管理檔案，并設有相應的編碼以對號入座。醫學檔案的分類也清晰且明顯，通常分為大方向和小方向兩種，大方向指的是一類學科，小方向則指的是三級學科。在分類時要保持各個學科的相對獨立性，又要保持專題的完整性。②學科綜合性強，項目協作多。醫學科研研究特點本身也決定了其學科綜合性強、項目協作多的特點。醫學研究本身也是多學科內容的研究，大量創新科技不斷應用于醫學研究領域，交叉學科和邊緣學科的出現使許多重大課題不是一個學科、一個專業所能完成，必須多學科的綜合研究，聯合攻關[3]。因此課題研究所形成的載體具有形式多樣、數量大、綜合性強的特性。

3醫院醫學科研檔案管理的現狀及存在的問題

由于醫學科研檔案具有時間延續性長、覆蓋面廣、涉及內容多、管理周期長的特點，因此，目前醫院醫學科研檔案管理普遍存在相同狀況，即在進行檔案管理的過程中，隨時就會出現項目內容不全、資料混亂、歸檔時資料收集不完善等狀況，這對以后科研檔案的整理、歸檔、入庫、查詢等工作的展開帶來困難，這些現狀直接導致的是醫學科研檔案的質量下降、科研材料收集不全，且該現象在許多醫院出現頻繁。其間接影響了醫學科研檔案管理工作正常有效的開展。總結醫院科研檔案管理的現狀，主要存在以下幾個方面的問題：①醫學科研課題材料分散不集中。由于科研課題材料是一個漸進的過程，從立項到結題，往往要長時間地建立過程，其中總需要材料的不斷積累。在建立和積累過程中常容易造成材料的流失。②醫學科研資料不全欠完整。由于涉及時間長的因素，容易造成資料的遺失，導致醫學科研資料不全欠完整性。③醫學科研資料保管期長。一個科研項目從立項到結題，往往需要2~3年，甚至更長時間，因此在一份完整的醫學科研檔案從建檔到歸檔設計時間需要幾年的時間。④醫學科研資料內容多覆蓋面廣。由于醫學科研通常會涉及多學科的交叉協作而導致一份科研檔案內容多、覆蓋面廣而不易于管理的問題。

4改進及加強醫院醫學檔案管理的建議

分析科研檔案管理的特點、現狀及存在的問題，目的在于增強檔案意識，搞高醫療科研檔案管理水平，更好地促進科研檔案的管理服務。針對醫院科研檔案管理的現狀中所存在的主要現狀與問題，筆者提出以下幾點建議：①現代化醫學科研檔案管理體系構建。計算機的普及是建立現代化醫學科研檔案管理模式構建的基礎與核心。形成科研檔案管理系統，以電子歸檔方式，進行科學化管理。②及時處理醫學科研檔案。針對科研檔案內容多且年份長，容易造成檔案的不完整、內容繁雜的特點，及時處理醫學科研檔案[3]。建議從立項開始就及時建立檔案，依賴系統管理進行現代化管理，做到統一管理、統一部署、及時分類、及早整理。③醫學科研檔案的歸檔和細分化。造成資料不完整關鍵是管理不及時，沒有及時地歸檔及檔案細分化。建議在建立系統的基礎上進一步對資料進行及早的資料收集、歸類、細編，細編方案的選擇可形式多樣，但一定要統一。醫學科研檔案的分類應體現出專業性的特征，因此在細編中筆者選擇的是三級分科學科管理建檔方式，即三級學科加臨床科室，通過形成一個系統的管理環境，便于統一部署和統一布局。④科研新檔的添加。由于醫學科研檔案周期較長，為保持完整性，因采用分階段法進行科研文件檔案添加，即在項目立項后管理過程中，要對不斷增加的材料及時添加、補充、修正、整理和歸檔。⑤加強檔案管理人員的素質教育，提高檔案管理水平[3]。在全院相關科室設立了兼職檔案管理員，定期統一培訓，加強檔案管理人員的素質教育，提高檔案管理水平。總之，要做好醫學科研檔案的管理工作，需要在日常工作的基礎上不斷學習，需要積極主動地發揮管理者的主觀能動性，只有在工作過程中不斷尋求扎實的知識信息、明確工作內容及工作重點、及時掌握工作方法和熟練工作技能，科研檔案管理能力才會有不斷的提升。