文化傳播學(xué)下檔案管理及運(yùn)用研究論文

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論文摘要：高校學(xué)報(bào)檔案的傳播是為了盡快地、廣泛地實(shí)現(xiàn)學(xué)報(bào)檔案價(jià)值，發(fā)揮其作用，通過各種信息傳播渠道，借助各種信息傳播媒介，將內(nèi)容豐富的學(xué)報(bào)檔案信息傳播給廣大受眾以滿足受眾需求的一種信息傳播活動。主要包括傳播的主體、內(nèi)容、渠道、對象以及傳播反饋等五個方面。本文針對所涉及的這五個方面探討了高校學(xué)報(bào)檔案如何科學(xué)管理和有效開發(fā)利用。

論文關(guān)鍵詞：文化傳播學(xué)學(xué)報(bào)檔案管理與利用

一、文化傳播學(xué)視野下的學(xué)報(bào)檔案

“檔案屬于一種文化現(xiàn)象，因?yàn)闄n案既反映了上層建筑觀念形態(tài)，又反映了經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)物質(zhì)成功中凝聚的精神價(jià)值”。從傳播學(xué)的角度看檔案，由于“傳播”這一觀念的引進(jìn)，從而將檔案的貯存信息的屬性(即原始記錄性)與傳播信息的屬性(即傳播性)并列，即檔案不僅是一種歷史、知識、文化的原始記錄，而且是一種歷史、知識、文化的傳播媒介。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定，出版物類是高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍之一，它“主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等”。可見，文化傳播學(xué)視野下的高校學(xué)報(bào)具有重要的檔案價(jià)值，是高校檔案群中一項(xiàng)重要的檔案資料，應(yīng)該很好地管理并充分利用。

高校學(xué)報(bào)檔案的傳播是為了盡快地、廣泛地實(shí)現(xiàn)學(xué)報(bào)檔案價(jià)值，發(fā)揮其作用，通過各種信息傳播渠道，借助各種信息傳播媒介，將內(nèi)容豐富的學(xué)報(bào)檔案信息傳播給廣大受眾以滿足受眾需求的一種信息傳播活動。主要包括傳播的主體、內(nèi)容、渠道、對象以及傳播反饋等五個方面。

學(xué)報(bào)檔案傳播的主體是學(xué)報(bào)檔案的管理者，通過其專業(yè)的檔案管理知識和一定的信息技術(shù)，把有保存價(jià)值的文獻(xiàn)傳遞給檔案信息的受眾。這考驗(yàn)到檔案管理者的素質(zhì);傳播的內(nèi)容主要包括自家學(xué)報(bào)、交換學(xué)報(bào)以及受眾需要的其他學(xué)報(bào)文件檔案(如作者原稿、用稿通知、年度選題計(jì)劃等);傳播的渠道主要是通過開辟閱覽室、提供原件和復(fù)印件、期刊數(shù)據(jù)查詢、信息咨詢服務(wù)及檔案編研等途徑;傳播的對象主要包括用稿作者、交換學(xué)報(bào)單位、文摘單位、訂戶、校內(nèi)外廣大師生等;傳播對象反饋涉及作者論文反饋、文摘刊物轉(zhuǎn)載索引、讀者來信來電等。

由以上所述的五個方面看，要使學(xué)報(bào)檔案的傳播更順暢，反饋更有價(jià)值，需要加強(qiáng)對學(xué)報(bào)檔案的歸檔管理和開發(fā)利用。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)等新媒介得以普遍運(yùn)用。在高校檔案信息存儲數(shù)字化的前提下，網(wǎng)絡(luò)以其自身的快速、鏈接、互動等特點(diǎn)成為學(xué)報(bào)檔案傳播的主要形式，如何應(yīng)對信息化、數(shù)字化時(shí)代的檔案傳播是目前檔案管理與利用的一大課題。

二、高校學(xué)報(bào)檔案的管理

第一，建立審稿專家?guī)欤Y選優(yōu)秀作者群。把期刊多年保存的《專家審稿意見書》進(jìn)行歸納整理，選擇其中責(zé)任心強(qiáng)的專家作為穩(wěn)定的審稿專家隊(duì)伍，可建立期刊審稿專家?guī)欤⒃诿科趯徃鍐螝w檔時(shí)對專家?guī)爝M(jìn)行補(bǔ)充。另一方面，學(xué)報(bào)檔案收集了每期大量的稿件，反映了廣大科研、管理工作者的實(shí)際學(xué)術(shù)水平和科研能力，據(jù)此可以篩選出優(yōu)秀作者群，及時(shí)了解他們的學(xué)術(shù)動向，并向他們約請優(yōu)質(zhì)的稿件，也可據(jù)此向優(yōu)秀作者進(jìn)行專題組稿，適應(yīng)學(xué)報(bào)專題化的發(fā)展趨勢。

第二，做好交換期刊的管理工作。學(xué)報(bào)和其他學(xué)術(shù)刊物的辦刊宗旨是學(xué)術(shù)交流而不是商業(yè)性的，這就為學(xué)報(bào)以交換為主的收藏帶來極大的方便。因此，學(xué)報(bào)資料室收藏高校學(xué)報(bào)較為集中的這一優(yōu)勢不僅為編輯人員學(xué)習(xí)兄弟院校的辦刊經(jīng)驗(yàn)、獲取學(xué)科信息、滿足業(yè)務(wù)上的特定需求提供了方便，同時(shí)，也為許多校內(nèi)師生和其他讀者查閱學(xué)報(bào)論文解了燃眉之急。學(xué)報(bào)在資料室建設(shè)上應(yīng)排除思想上狹隘、功利的觀念，打破高校之間的界限，積極地與國內(nèi)學(xué)術(shù)期刊進(jìn)行長期友好的交換工作。這不僅可以使各學(xué)報(bào)的浪費(fèi)減少到最低限度，更可以使其學(xué)術(shù)影響得以擴(kuò)大，刊物價(jià)值得以提高。此外，在印量和資金有限的前提下，交換資料應(yīng)有針對性，即根據(jù)各學(xué)報(bào)辦刊重點(diǎn)欄目和特色欄目，交換與之相關(guān)的刊物。

第三，學(xué)報(bào)檔案的管理要規(guī)范化、制度化。在規(guī)范化方面，要以資料室管理人員的專業(yè)文獻(xiàn)檢索能力，對學(xué)報(bào)檔案的分類、編目、著錄以及裝訂收藏，要按照《中國圖書館圖書分類法》和《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》及學(xué)術(shù)檔案案卷標(biāo)題的擬訂進(jìn)行分編，使學(xué)報(bào)資料排列順序化、合理化，把學(xué)報(bào)資料按分類標(biāo)準(zhǔn)。科學(xué)、有序、系統(tǒng)地分類、編號登記;建立健全借閱學(xué)報(bào)文獻(xiàn)資料卡片和學(xué)報(bào)資料財(cái)產(chǎn)賬;實(shí)行電子文檔管理化，使學(xué)報(bào)資料檢索更為方便快捷。在制度化方面，為保證情報(bào)資料管理工作的正常進(jìn)行，必須建立一套切實(shí)可行的規(guī)章制度。如登記制度、借閱制度、流通制度等。

第四，提高資料室管理人員的素養(yǎng)。資料室人員應(yīng)知曉圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)知識，熟練掌握資料管理的業(yè)務(wù)技能，做好資料的搜集、整理、加工、借閱、保管工作，掌握資料的搜集、采訪、登錄、分類和編目方面的方法，要形成熟練的基本功和業(yè)務(wù)技能。同時(shí)，資料人員需要具有愛崗敬業(yè)精神，除認(rèn)真對待讀者檢索、咨詢服務(wù)外，要按時(shí)完成本學(xué)報(bào)的交流工作，及時(shí)補(bǔ)寄;及時(shí)處理訂戶、兄弟院校學(xué)報(bào)編輯部的來函，維護(hù)本校學(xué)報(bào)的信譽(yù);及時(shí)向編輯部介紹交流學(xué)報(bào)中有關(guān)的信息和情況等，使學(xué)報(bào)辦出水平，辦出特色。

三、學(xué)報(bào)資料室的文獻(xiàn)利用

第一，加大高校學(xué)報(bào)檔案的信息資源開發(fā)，使學(xué)報(bào)檔案的信息價(jià)值不斷增大，始終保持學(xué)報(bào)檔案信息的動態(tài)性，把靜態(tài)的檔案信息資源，變成動態(tài)集中的檔案信息，使高校學(xué)報(bào)檔案信息資源的開發(fā)盡快走上自我發(fā)展的良勝循環(huán)軌道。與此同時(shí)，為更好服務(wù)學(xué)報(bào)編輯工作，另辟文摘類刊物專柜，使編輯人員及時(shí)了解學(xué)術(shù)動態(tài)，從而有針對性地服務(wù)學(xué)報(bào)的重點(diǎn)欄目和特色欄目的選題策劃工作。公務(wù)員之家

第二，收集學(xué)報(bào)信息反饋，做好學(xué)報(bào)年度報(bào)告。學(xué)報(bào)信息反饋對于編輯總結(jié)工作，調(diào)整和優(yōu)化學(xué)報(bào)的選題和組稿，提高學(xué)報(bào)質(zhì)量以及參加期刊評估活動都很有參考價(jià)值。因此，學(xué)報(bào)資料室人員在編輯工作完成某一階段后，應(yīng)通過一定的反饋渠道收集學(xué)報(bào)信息反饋，及時(shí)提供給編輯參考，滿足他們的特定信息需求。如哪些文章被二次文獻(xiàn)全文轉(zhuǎn)載還是摘錄，哪些文章被引用，以及追蹤到有關(guān)對本刊的評價(jià)和學(xué)報(bào)論文獲獎情況等其他相關(guān)信息。在此基礎(chǔ)上，編制本年度刊物發(fā)展報(bào)告。涉及稿源生態(tài)、用稿比例、作者生態(tài)及下一年度刊物選題建議等。

第三，編制學(xué)報(bào)論文索引。編制學(xué)報(bào)論文索引，可以為編輯獲取學(xué)科動態(tài)和研究資料提供快速、有效的檢索途徑，是學(xué)報(bào)資料室的重要服務(wù)手段。索引編制包括自家學(xué)報(bào)的年度論文索引、多年的某些特色欄目索引以及學(xué)報(bào)重點(diǎn)發(fā)展的欄目涉及相關(guān)學(xué)科的論文索引等。編制學(xué)報(bào)論文索引，一方面為編輯分析研究自家學(xué)報(bào)期刊的特色，發(fā)文的重點(diǎn)、熱點(diǎn)，總結(jié)過去、規(guī)劃未來，發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢，糾正不足提供了快捷、方便的服務(wù);同時(shí)，也為讀者檢索學(xué)報(bào)的某一著者、某篇論文，或某類文獻(xiàn)免去了逐年逐期翻閱甚至盲目檢索的不便。

第四，加強(qiáng)文獻(xiàn)資源共享。高校學(xué)報(bào)資料室是以收藏各高校學(xué)報(bào)為主的綜合性資料室，它不僅具有其他文獻(xiàn)資料的共性，更主要的是具有內(nèi)容新穎、連續(xù)性強(qiáng)、信息量大、范圍廣泛等特點(diǎn)，能滿足讀者多方面的需求，這是高校圖書館和院系資料室藏書所不可替代的最具有活性的文獻(xiàn)信息資源。因此，學(xué)報(bào)檔案資料室應(yīng)主動積極配合圖書館做好補(bǔ)缺工作，使館藏的檔案資料盡可能完整，種類盡可能增多，以利于高校學(xué)報(bào)檔案的開發(fā)與利用。同時(shí)，充分開發(fā)學(xué)報(bào)資料室所藏的文獻(xiàn)資源，及時(shí)將各種學(xué)術(shù)信息提供給廣大的教學(xué)及科研人員是應(yīng)有之義。通過加強(qiáng)與本院校圖書館之間的合作，以共建共享為主導(dǎo)，把學(xué)報(bào)資料室建設(shè)納入到院校圖書館建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)中，創(chuàng)造條件與圖書館聯(lián)網(wǎng)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)完成有關(guān)資料的整理、加工、查詢、建庫和上網(wǎng)等工作，為教師、科研人員等專業(yè)信息需求者提供高層次的專業(yè)信息服務(wù)。

第五，積極參與科研，強(qiáng)化學(xué)報(bào)資料室的學(xué)術(shù)性。根據(jù)各高校教師教學(xué)科研活動的各種需要，對收集的學(xué)術(shù)檔案文獻(xiàn)資料通過綜合整理，使之情報(bào)化，并轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)采取各種方式深入開展情報(bào)服務(wù)。對文獻(xiàn)信息進(jìn)行搜集整理、分類組合、文摘綜述，甚至對一些課題研究進(jìn)行跟蹤調(diào)查，將這些信息提供給相關(guān)課題人員，承擔(dān)起課題的基礎(chǔ)工作，既為課題組的基礎(chǔ)工作奠定了相應(yīng)的基礎(chǔ)，帶來了方便，也使自己成為課題組中不可或缺的重要角色。比如可以針對學(xué)報(bào)辦刊特色化、專業(yè)化思路，結(jié)合其他學(xué)術(shù)刊物的文獻(xiàn)刊載情況，對學(xué)報(bào)的特色欄目做年度或多年的文獻(xiàn)綜述，一是宣傳學(xué)報(bào)特色欄目，二是跟進(jìn)本學(xué)科動態(tài)，對于學(xué)報(bào)資料室人員的學(xué)術(shù)素養(yǎng)也不無裨益。