信息時代情境依賴默會知識共享論文

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編者按：本文主要從引例；知識的默會屬性與情境依賴；默會知識共享的條件；信息系統在默會知識共享中的局限性；結論五個方面進行論述。其中，主要包括：知識共享是組織管理中的一個重要方面、信息系統在信息收集、處理、反饋等方面具有顯著的優勢、聯絡網組織所面臨的問題具有一定的代表性、默會知識與明晰知識的分類已經被廣泛接受、默會知識的技術維度、充分的分享意愿、共同在場與互動、良好的組織安排、相應的吸收能力、信息化為知識共享創造了條件、IT越來越多地用于組織內部網絡和數據儲存、信息化行效地解決了結構化的信息傳遞溝通問題、信息系統永遠都無法替代現場面對面的互動溝通等，具體材料請詳見。

摘要：知識具有默會性和情境依賴性，默會知識的交流、共享與情境密切相關，默會知識的共享實質上是一個知識創造的過程，只有親臨現場、共同在場、互動溝通，才能有效地傳遞與分享默會知識，并基于此創造知識，信息化為知識共享創造了條件，有利于促進知識共享，但非結構化的問題難以通過信息化的手段進行處理，信息系統在共享默會知識、情境依賴性知識時往往無能為力，永遠都無法完全替代主體共同在場的面對面的互動溝通，因此，為實現情境依賴性的默會知識充分共享并創造知識，即使在信息化的背景下，也有必要進行共同在場的溝通。

關鍵詞：默會知識；情境依賴；知識共享；知識創造；信息化

知識共享是組織管理中的一個重要方面，是知識主體之間常規的直接互動交流或通過媒介交流以實現知識的轉移、吸收和創造的過程，隨著組織信息化進程的加快和信息化程度的提高，一些組織過于強化信息系統在知識管理方面的重要地位，弱化了常規的交流模式，并試圖以信息系統來取而代之，本文擬探討的就是信息化背景下的組織知識共享問題，通過對組織知識共享條件的系統分析，認為知識具有默會性和情境依賴性，默會知識的共享實質上是知識生成與創造的過程，盡管信息系統有利于促進知識的共享，但是難以完全滿足知識共享的條件，無法替代主體共同在場的面對面的互動溝通。

1引例

國家自然科學基金管理工作地區聯絡網組織(簡稱“聯絡網”)的存續問題正面臨著信息化的影響，聯絡網作為承擔國家自然科學基金委員會與受科學基金資助單位和申請科學基金資助單位之間相互聯系功能的一種非常設聯絡組織，其目的是加強國家自然科學基金委與各受資助單位、申請單位的工作聯系，便于溝通信息，促進經驗交流，提高科學基金管理水平，它在科學基金管理工作中發揮著承上啟下的橋梁和紐帶作用，聯絡網的主要任務是通過召集會議、研討、經驗交流、業務培訓等方式，組織所在地區聯絡網成員單位的科學基金項目管理人員宣傳自然科學基金制和自然科學基金工作的方針、政策，配合自然科學基金的申請與資助項目的管理，及時、準確地傳達自然科學基金委的有關部署，為做好資助項目管理提供咨詢服務，反映基層單位和科研人員的意見和建議，這一沒有任何中間環節的組織，既減少了行政管理層次，又方便了基層單位申請、管理和完成科學基金資助項目，在基金管理中取得了公認的成績。

隨著科學基金管理信息化程度的提高，信息系統在信息收集、處理、反饋等方面具有顯著的優勢，它也能夠發揮聯絡網的“上情下傳，下情反饋”的橋梁紐帶作用，管理的信息化是大勢所趨，美國等國家的科學基金管理都已進行了廣泛而深入的信息化建設，基于IT的技術系統對信息收集、傳遞、處理、儲存等具有顯著的技術效率，這與聯絡網的信息交流溝通的功能相互重合，從這個意義上講，信息化可能會替代聯絡網的一些功能，在信息化還不完備的過去，聯絡網在信息交流溝通方面發揮了重要作用，那么在信息化逐步完備的情況下，聯絡網管理模式究竟還有沒有存在的價值和必要，基金委對此非常關注。

科學基金管理中的聯絡網組織模式實質上是一種知識管理系統，聯絡網組織所面臨的問題具有一定的代表性，這不僅是一個實踐問題，也是一個理論問題，回答這個問題，需要從知識管理理論的角度對溝通交流對象的屬性、信息系統的特征、信息系統與知識管理的關系等方面進行深入分析。

2知識的默會屬性與情境依賴

知識有兩種形式(或者說兩種成分)，即明晰知識和默會知識，默會知識的概念由科學哲學家邁克爾·波蘭尼(MPolanyi)最早提出，默會知識與明晰知識的分類已經被廣泛接受，成為知識管理理論的重要概念，明晰知識可以用文字、數字來表達，并通過數據、科學公式、說明書等形式來共享，它是一種能夠在個人、組織之間進行系統傳遞的正式和規范的知識，是一種結構化的知識，而默會知識是只可意會不可言傳、高度個人化、難以與他人共享的知識，是難以形式化或結構化的知識，是高度壓縮了的明晰知識，用邁克爾·波蘭尼的話說，就是“一個人所知道的比他所能說出的要多”，主觀的洞察力、直覺判斷等都是默會知識，它植根于個人的行為、經驗、觀念、價值觀、情感等之中。

一般來說，默會知識又可以進一步分為兩類：技術性的默會知識；認知性的默會知識，技術性默會知識或默會知識的技術維度，是指主體已意識到自己擁有但限于表達能力而難以清楚說明的默會知識，之所以難以說明，主要是由于表達方面的技術性原因，這種默會知識包括一些非正式的個人技巧或“手藝”，也通常被稱為技術訣竅(kilow-how)，認知性默會知識或默會知識的認知維度，是指自己擁有并常常使用但卻沒有意識到的默會知識，如卡爾·韋克(KarlWeiek)一貫推崇的，“一個人不可能說出他所不知道的事情”，同樣，一個人也不可能說出他所沒有意識到的知識，不僅我們知道的比我們所能說出的要多，而且我們知道的常常比我們自認為知道的也要多，這類知識之所以無法說明或沒有得到說明，其主要原因在于認知方面，一般而言，認知性默會知識包括深植于潛意識之中并被常常想當然認為的信念、觀念、價值觀、圖式以及心智模式等，概括地說，默會知識的技術維度是指主體已經認識到的、有意說明但無法言說或說不清楚的默會知識；認知維度是指主體沒有意識到但卻不知不覺中使用的知識，這種知識即使認識到了(如被提醒)也不一定能說清楚。

知識不僅僅是語言文字，其含義更加依賴于特定的情境，知識是多維的，只有將語言與當時的情境結合才能有效理解說話者的真實意思表達，語言文字只不過是意圖表達的要素之一，是唯一可以記載并通過各種技術手段進行傳遞的，其他無法記載和傳遞的因素都被忽略了。

實踐已經證明，默會知識在組織中發揮極其重要的作用，知識管理的關鍵就在于默會知識共享，組織管理所要解決的一個重要問題就是認識和處理“知”與“行”的關系，強調“知”、“行”合一才能提高組織的效率，在現實中，這個“知”是默會的知識，個體是依默會的“知”而行，而不是依明晰的“知”而行，知識類似一座冰山，明晰知識只不過是冰山露出水面的部分，更多的知識活動是以隱藏的方式存在的，明晰知識活動的背后實際上是以默會知識的活動為支撐的，個體看似有目的的行為實際上是在默會知識的直接指引下不自覺地發生的；只有內化于個體的默會知識才能保證其連貫的行為，此時明晰知識所提供的行動指令往往難以做到這一點，任何一個可以明確說明的事物或活動的背后都省略了大量的有待于進一步說明的事項，而這些省略的內容是靠交流雙方所共知或假設對方已知曉的知識——共同知識來填補的，這種共同知識實際上就是雙方沒有意識到的、或者只有在被提示下才意識到的默會知識。

3默會知識共享的條件

默會知識共享的過程不僅僅是知識傳遞、吸收的過程，而更是一個知識生成和創造的過程，不管是技術性的還是認知性的默會知識，其分享都需要充分的條件，促進默會知識分享，從主觀上看，擁有知識優勢的成員要有進行知識分享的意愿；從分享的微觀條件來看，要進行共同在場的互動；從分享的宏觀組織來看，要營造利于知識分享的組織；從知識接納的角度來看，要有相應的吸收能力，缺乏任何一個環節，都無法實現默會知識共享的目的。

3，1充分的分享意愿

是否擁有知識分享的意愿，是決定知識分享程度的首要因素，理論上講，分享的意愿取決于擁有默會知識的一方對知識分享所導致的收益與成本(風險)的權衡，長期以來，人們認為知識之所以難以分享，是因為人們普遍缺乏分享的積極性，將組織或個體之間的妒忌、缺乏激勵、故意拖拉、被動應付、虛假接受、接受者拒絕聽命、抵抗變革、缺乏承諾、地盤保護等視作知識分享的障礙，人們往往出于對所有權、特權地位、優勢地位等的考慮，知識源單位往往不情愿將自己的知識與其他單位或個體共享，或者后悔共享后沒有得到適當的回報，或者不愿意提供時間與資源以支持知識的共享，因此，要強化默會知識分享的意愿就要營造出知識分享對自己來說是有價值的這一條件，如倡導一種知識共享的文化，設計正面激勵的機制，淡化競爭等，

3．2共同在場與互動

從默會知識分享的微觀條件來看，營造默會知識分享的情境氛圍是促進默會知識共享的關鍵所在，默會知識的交流、共享與情境密切相關，只有親臨現場、共同在場、互動溝通，才能有效地傳遞與分享默會知識，默會知識的獲得只能通過與知識的擁有者相互切磋，密切觀察，與其融為一體的方式才得以實現，考慮到語言與默會知識之間的關系，可以從兩個方面人手：①盡管語言文字在默會知識共享過程中比較乏力，但仍要借助語言交流來實現知識的分享，事實上語言在默會知識交流方面有障礙，這并不意味著完全無法通過語言的溝通來實現默會知識共享，通過創造語言溝通的便利條件可以在一定程度上解決這一問題；②在語言交流以外再尋找語言交流的補充方式，要借助于非語言交流的渠道，如示范、觀察等來達到默會知識分享交流的目的，這兩個方面都需要一個交流主體共同在場的條件。換句話說，如果沒有交流主體的共同在場，就不可能形成一個經濟便利的語言交流條件，也無法創造一個供交流者進行觀察、示范、模仿的環境，這集中體現在以下幾個方面。

3．2．1語言意義的情境依賴性文字一旦離開現場的情境，其理解是不同的，政策的解讀往往是一個人解釋一個樣，情境是多維的，任何語言都難以準確、全面地描述，只有通過親臨現場才能全面把握語言原始、真實的意義，任何他人對當時情境的轉述都是轉述者有選擇地描述，而通過他人描述或信息系統來間接地獲取信息，往往就產生信息失真，因為多一層中間環節的描述，就多了一層篩選與過濾，脫離開具體的環境，說者的語言文字的意義就會在一定程度上流失或扭曲。

3．2．2在場交流的經濟性共同在場可以營造一個深度交流的條件，知識的共享，尤其是當所共享的知識包含默會知識成分時，將需要大量的個人之間的交流，而這些交流的成本取決于交往的容易程度以及知識源與接受者之間的親密程度，許多組織的辦公室將每個員工工作間的隔板拆除，其目的就是為了消除距離感，縮短心理距離，創造一個良好的溝通氛圍，人們可以通過運用比喻，將其所知道的但難以言說的東西與某種熟知的易于表達的東西連接起來，從而表達出他們知道的但難以言說的東西，交流主體之間的空間距離會弱化交流的效果，集中會議研討的方式提供了一個比較經濟的知識分享條件，交流是在假設對方對某些事項已知的情況下展開的，你所知道的東西，對方可能并不一定知道，此時你的假設是錯誤的，這樣達不到交流的目的，如果沒有共同在場這一方便的交流條件，可交流可不交流的問題，可能就不會交流了，由此可能會留下疑慮或誤解，有了共同在場的經濟方便條件，對溝通中不清楚的地方或存有疑慮的問題，用不著事后再打電話去咨詢或確認某個疑問，現場即可解決，而且還可以深入追問，直至雙方毫無疑問為止，3．2．3示范、觀察的需要默會知識難以通過語言來表達，要達到共享的效果，非語言的示范、觀察等對語言的溝通起到補充和促進的作用，師徒式的親密接觸、“移情(empathic)觀察”技術等可以幫助交流者達到心領神會的知識共享目標，而要做到師徒傳承示范與移情觀察，首先就要求交流各方必須共同在場。

3．3良好的組織安排

有效地促進默會知識共享，除了要在微觀方面營造良好的分享氛圍以外，還需要在宏觀方面進行有效的組織安排，一方面，組織的結構與體制、協調關系、組織的行為特征、活動周期安排等都會影響知識共享的效果；另一方面，組織的項目團隊建設也是創造默會知識共享條件的手段，為了有效地在團隊成員之間進行默會性的交流，增強團隊成員的“創造性磨擦”(creativeabrasion)，在團隊成員比例結構方面，刻意保證成員的異質性(heterogeneous)思維，從不同的角度對方案進行質疑，進一步修訂和完善方案，事先采取措施做好應對準備，以避免在實際運作過程中可能出現的問題，

3，4相應的吸收能力

從知識接受者的角度來看，個體的知識吸收能力的提高是促進知識共享的關鍵因素，知識具有累積性與相互依賴性，只有掌握了舊的東西，才能有效地掌握新的東西，認知科學和行為科學領域在個人層次上的研究表明，積累已有相關知識不僅能增強記憶新知識的能力，即知識獲得，而且能增強利用這些知識的能力，知識具有自增強的性質，即存儲在記憶之中的事物、模式、概念越多，新知識越容易獲得，而且也更容易將其運用在新的方面，個體的知識存量有利于新的相關知識的學習這種觀點可進一步延伸到組織上，這就是說，組織需要具有相關的知識才能消化并應用新知識，吸收外部知識的能力在很大程度上是已有的相關知識水平的一個函數，這一觀點認為學習是個積累的過程，當要學習的東西與已知的東西發生聯系時，才能達到學習的最佳狀態，心理學家關于認知結構的研究表明，當所要學習的新知識與學習者的現存知識結構相互關聯時，個人的學習就達到了最佳狀態，學習者積累已有的知識能夠增強其學習的能力，因為記憶力——知識的存儲是通過相互學習得以發展的，新的知識往往要通過與原有的概念建立相互聯系才能被學習者消化吸收。根據吸收能力理論，默會知識共享要求具有相應的吸收能力，這個吸收能力的大小取決于知識接收者的知識背景的相似程度、知識積累狀況等，而知識積累狀況又取決于知識接收方的穩定性，如果經常更換交流對象，是難以保持知識的連續累積的。

4信息系統在默會知識共享中的局限性

信息化為知識共享創造了條件，有利于促進知識共享，但無法完全替代主體之間的面對面交流，信息系統在共享默會知識、情境依賴性知識時往往是無能為力的。

組織管理中的問題大致可以分為兩類，即結構化的和未結構化的問題，與此相對應，組織中的信息也分為兩類：結構化的信息和非結構化的信息，IT只能解決一些結構化的信息管理問題，野中郁次郎關于知識共享與創造的SECI模型認為，知識的共享與創造是一個經歷從默會知識到默會知識(社會化，socialization)、從默會知識到明晰知識(外化，externalization)、從明晰知識到明晰知識(整合化，combination)、從明晰知識到默會知識(內化，internalization)的螺旋上升完整過程，缺乏其中任何一個環節，知識的共享將難以實現，在當前的知識管理領域存在這樣一種傾向，將組織的知識管理系統設計為一個基于IT的技術系統，認為只要在組織中設立知識庫，建造知識平臺，知識管理就可以實現，數據庫、超鏈接、軟件能夠識別來自不同信源的文檔間的關系并自動在分散信息間建立鏈接，IT越來越多地用于組織內部網絡和數據儲存，構建以知以為基礎的系統(KBS)，以技術反抗“健忘”，實際上，基于IT的知識管理只強調明晰知識，野中郁次郎等也認識到組織利用IT具有效地管理“知識”，但很多工具實際上用于信息管理而不是知識管理，信息系統至多能夠對明晰知識、結構化知識進行傳遞與整合，而無法完成默會知識、非結構化知識的創造與共享因此，基于TT的大多數知識管理工具是通過組合或重復使用現有明晰知識，而不是創造知識，只是局限于野中郁次郎模型中的明晰知識之間的整合化。

即使信息化行效地解決了結構化的信息傳遞溝通問題，但是，這些結構化的信息從何而來?事實上，結構化的信息不是系統自己動生成的，它需要外部的輸入，即結構化的信息需要一個生成條件，面這個生成條件就是集體研討、交流，達成共識，前所未有的、意圖導向性的問題是尚未結構化的，它只有通過深度交流研討才能產牛和確定，電子網絡不可能取代面對面的交流，共同在場的氛圍會產生相互發作用，會場的氣氛往往是“熱烈”的，而IT系統的界面是“冰冷”的，“頭腦風暴法”(brainstorm)中的知識創造需要一個氣氛熱烈的環境，因此，不能單純地依賴基于IT的知識管理系統，

信息系統和管理者之間的交流難以實現，首先是因為要實現友好的界面并不容易；其次是因為信息系統反映的是整體的要求，而管理者反饋的是局部的問題，信息系統的設計者往往會問各部門有什么要求，而你提出要求時，信息系統又會要求提得全面，未來不確定的東西很多，不可能很全面、很具體，信息系統所能解決的只是一些結構化、程序化的問題，只有把那些只可意會而難以言傳的問題進行明確表達、把比較模糊的處置方法轉化為程序化的解決方案時，才能夠通過信息系統進行有效率的技術處理。

5結論

基于上述理論分析，我們認為，具有情境依賴性的默會知識、非結構化的問題是難以通過信息化的手段進行處理的，信息系統永遠都無法替代現場面對面的互動溝通，回到“引例”中所提出的問題，即使是在信息化的背景下，聯絡網管理模式的存在依然具有價值與必要性，因此信息系統并不能完全取代聯絡網，這一理論判斷也得到了問卷調查的實證支持，針對“科學基金管理的信息化是未來的趨勢，您認為聯絡網管理模式將會發生什么變化?”，沒有一個被調查者認為“已經沒有存在的必要，因為信息系統替代了聯絡網上情下達、下情反饋的功能”；認為“短期內仍需要保留，因為信息化的初期系統不完善，需要聯絡網的配合”占8％；認為“聯絡網的功能需要進一步加強，因為聯絡網的功能并不僅僅存于上傳下達，而是服務與管理，信息化對聯絡網模式提出了更高的要求”的占90％，由此看出，信息化建設并不說明聯絡網“上情下達、下情反饋”的功能就要弱化，恰恰相反，聯絡網的功能與地位正需要進一步加強，尤其是在我國科學基金管理的信息化建設初期，更需要有效的配套服務功能予以支持，如果新方案、新管理規范的解釋和宣傳、依托單位科研管理人員與科研人員的需求與意見反饋等工作不到位，不能通過互動溝通達成共識，那么信息化建設本身將失去基礎，不能發揮其預期的功能。

從更一般的意義上說，知識具有默會性和情境依賴性，默會知識的交流、共享與情境密切相關，為提高知識管理的效率與效果，要正確地認識信息系統在組織知識管理中的角色定位，信息系統是知識管理中的重要方面，但它也只是知識管理過程的一個環節。信息化為知識共享創造了條件，有利于促進知識共享，但非結構化的問題是難以通過信息化的手段進行處理的，信息系統在共享默會知識、情境依賴性知識的時候往往無能為力，知識管理作為一項系統工程，它需要其他手段與條件的全面配合與支持，組織的信息系統不可能完全替代共同在場的互動溝通，因此，為實現情境依賴性的默會知識充分共享，必須全面創造共享的條件，既要通過機制建設使擁有知識優勢的成員具有進行知識分享的意愿，又要從知識接納的角度來提高其相應的吸收能力；既要從知識共享的微觀機理方面創造共同在場的互動條件，又要從分享的宏觀組織方面營造利于知識分享的組織體系。