會計檔案管理中的漏洞與方案

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摘要：會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而,會計檔案管理作為財務管理的最后一個環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財務管理的質(zhì)量和水平。本文淺談財務會計檔案管理中存在的問題,并探求解決對策,意在促進財務會計檔案管理的完整化和規(guī)范化。

關鍵詞：會計檔案問題對策

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而,會計檔案管理作為財務管理的最后一個環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財務管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學問,需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業(yè)務技能和自身素質(zhì)。因此,加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟建設和經(jīng)濟體制改革服務。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠,缺乏充分的認識,意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計業(yè)務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學管理。

2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

3.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

4.財務檔案管理不完善、不規(guī)范。設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

5.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。

二、完善會計檔案管理工作的對策

1.統(tǒng)一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規(guī)范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出：“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2.加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了．會計檔案案卷質(zhì)量的高低。《檔案法實施辦法》第八條則將“組織、指導本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一。《檔案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。”因此，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內(nèi)容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育，在財務檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務檔案相關信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到重要的作用。

3.建立健全財務檔案管理的規(guī)章制度。要使財務檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《財務檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。

4.要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關欄內(nèi)注明。

5.同步計算機相關系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在近幾年財務會計檔案查詢中,常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn),通常由于計算機現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復到舊的版本即可解決,但該問題的出現(xiàn)嚴重影響工作效率，所以,在進行管理系統(tǒng)升級時,需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質(zhì)應該放置在遠離磁場的地方,并注意防高溫、防霉、防塵保護。

總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。