城建檔案管理信息化建設(shè)探索

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摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，城建檔案管理也開始慢慢朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、智能化的方向發(fā)展。現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用有效促進(jìn)了城建檔案管理效率的提高，也讓檔案管理工作更加便捷。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)意識到推進(jìn)城建檔案管理工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期性系統(tǒng)性的工程，必須要予以充分重視。基于此，本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，對此展開了探討。

關(guān)鍵詞：城建檔案；信息化；建設(shè)路徑

近年來城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程逐漸推進(jìn)，也在很大程度上增加了城建檔案管理的工作量，對城市建設(shè)信息資料的整理、分析和開發(fā)利用難度進(jìn)一步提升，在新時(shí)期下必須要努力推動城建檔案管理信息化建設(shè)工作，從而對城建檔案進(jìn)行科學(xué)高效地管理。信息技術(shù)的應(yīng)用能夠讓檔案管理活動更加便捷、規(guī)范，也推動了城建檔案管理事業(yè)的長足發(fā)展。

一、城建檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）符合時(shí)展需求。推進(jìn)城建檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)創(chuàng)新改革和現(xiàn)代社會不斷向前發(fā)展的客觀要求。城市建設(shè)檔案材料數(shù)量龐大，類型繁多，如果實(shí)施過去那種人工收集管理的工作模式，必然會降低檔案管理工作效率，而紙質(zhì)檔案材料也不利于長期保存，在查詢利用時(shí)存在一定的難度。信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，城建檔案管理工作依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助，結(jié)合了數(shù)字化技術(shù)，也讓傳統(tǒng)檔案管理工作模式有所創(chuàng)新，真正做到了從紙質(zhì)檔案管理朝著數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。現(xiàn)階段，城建檔案信息化管理步伐日益加快，能夠利用的現(xiàn)代技術(shù)更為豐富，如通過建設(shè)數(shù)字檔案信息管理平臺、城建檔案動態(tài)化管理系統(tǒng)、在線實(shí)時(shí)查詢下載平臺、城建檔案信息數(shù)據(jù)庫等，在很大程度上可促進(jìn)城建檔案信息化管理水平的提升，為城市建設(shè)發(fā)展作出有力的貢獻(xiàn)。（二）推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)，能夠有效保證城建檔案管理工作朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展，也彰顯出信息技術(shù)的價(jià)值與功能。比如，可借助信息化管理模式，從城市建設(shè)項(xiàng)目報(bào)建到驗(yàn)收整個(gè)流程實(shí)現(xiàn)動態(tài)化、可視化管理，確保城建檔案資料收集管理的所有環(huán)節(jié)都能夠做到規(guī)范準(zhǔn)確。而城建檔案信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建實(shí)現(xiàn)了城建檔案的信息化統(tǒng)一管理，其和城市空間管理系統(tǒng)相結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案的集成化、可視化管理。又如，借助信息技術(shù)打造城建信息數(shù)字服務(wù)基站，其能夠與城建檔案信息服務(wù)平臺進(jìn)行對接，從而非常方便查詢和調(diào)取相應(yīng)的城建檔案材料，有效發(fā)揮數(shù)字檔案材料的開發(fā)利用價(jià)值。

二、城建檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

在工作實(shí)踐過程中，推進(jìn)城建檔案管理信息化建設(shè)一般來說有三個(gè)環(huán)節(jié)：一是需要對城建檔案材料予以接收，審查檔案材料的完整性和規(guī)范性，接收過程中應(yīng)當(dāng)把成果和資料實(shí)施分類整理并歸檔；二是需要對城建檔案實(shí)施備份處理，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后進(jìn)行備份存儲，保證城建檔案的完整；三是對檔案材料的借閱與利用，管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)相應(yīng)政策法規(guī)和工作標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)字化檔案材料實(shí)施借閱管理和挖掘開發(fā)[1]。推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)的過程中需要尤其重視幾點(diǎn)內(nèi)容：第一，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是城建檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，不單單要根據(jù)國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來設(shè)計(jì)檔案館，還需要對城建檔案信息化建設(shè)涉及到的各種軟硬件設(shè)備、工具等予以采購安裝；第二，確保城建檔案信息化建設(shè)過程中，數(shù)字檔案資源的安全、標(biāo)準(zhǔn)存儲，各類圖片、文字、影像等檔案材料都必須嚴(yán)格根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)予以建檔和歸檔；第三，檔案信息管理系統(tǒng)主要是負(fù)責(zé)城建檔案材料的錄入、處理、存儲和查詢等，要開展好檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)的維護(hù)工作，確保其充分發(fā)揮在檔案管理工作中的價(jià)值和作用，促進(jìn)城建檔案管理工作效率的不斷提升。在實(shí)際工作中必須要定期堅(jiān)持對檔案管理信息服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行檢查維護(hù)，從而確保城建檔案信息化建設(shè)朝著更加規(guī)范化和科學(xué)化的方向邁進(jìn)。

三、城建檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）加強(qiáng)檔案信息資源管理。檔案管理人員必須要盡快轉(zhuǎn)變過去那種陳舊的思想理念，要真正做到與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)展步伐，樹立符合新時(shí)展的工作思維，將檔案管理重心逐漸轉(zhuǎn)移到信息管理方面，唯有如此才可以確保城建檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。在工作實(shí)踐過程中，還需要強(qiáng)調(diào)電子檔案材料收集整理的規(guī)范性，保證電子檔案材料的真實(shí)完整。同時(shí)，因?yàn)槌墙n案常常源于各個(gè)部門與機(jī)構(gòu)，因此還需要制定完善相應(yīng)的管理制度，規(guī)定檔案管理人員在接收檔案文件后，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行收集歸檔。唯有在獲得城建檔案材料之后進(jìn)行深入全面地研究分析，才可以確保檔案管理活動的準(zhǔn)確性與高效性[2]。（二）注重檔案信息的安全。安全管理屬于城建檔案信息化建設(shè)的重要一環(huán)，如何保證檔案資源的安全完整，可靠性與準(zhǔn)確性非常關(guān)鍵，這也與檔案信息化建設(shè)水平的提升和檔案的開發(fā)利用直接相關(guān)。應(yīng)當(dāng)在城建檔案信息化建設(shè)之初就確定好入選范圍和成果，合理制定各環(huán)節(jié)的工作計(jì)劃，嚴(yán)格開展好檔案材料鑒定審查工作，提前制定應(yīng)急機(jī)制，依靠全面有力的安全舉措來確保檔案信息化建設(shè)的有序開展。在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理服務(wù)時(shí)，不但能夠滿足多種不同的檔案使用需求，還可以促進(jìn)檔案整理、歸檔、開發(fā)、查詢等效率的提升。最后應(yīng)采取有針對性的信息安全技術(shù)如設(shè)置防火墻、入侵檢測技術(shù)等來避免數(shù)字化城建檔案因?yàn)橛?jì)算機(jī)病毒或黑客入侵而受到損壞。（三）加強(qiáng)電子文件的收集。電子文件通常來說指的是各類數(shù)字檔案資源，如音頻文件、視頻文件、圖片資料等，也是城建檔案信息化建設(shè)后越來越多的檔案文件形式。首先，檔案管理人員需重視對電子文件的收集整理，在實(shí)際工作中要確保電子文件的準(zhǔn)確性，確保其系統(tǒng)性及完整性，有效確保城建數(shù)字化檔案材料的安全，為后續(xù)的整理歸檔工作打下良好的基礎(chǔ)。其次，必須要注意電子文件的存儲問題，確保城建數(shù)字化檔案能夠真正做到隨時(shí)可存取、可查閱、可利用。最后，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一電子文件的格式，保證數(shù)字檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。讓各單位各機(jī)構(gòu)都根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式來實(shí)施數(shù)字化處理，從而更好地實(shí)現(xiàn)城建檔案的共享開發(fā)，提升檔案管理工作效率，避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)不規(guī)范的問題[3]。（四）進(jìn)一步加大投入力度。一方面，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大對城建檔案信息化建設(shè)工作的人力、物力、財(cái)力投入。把城建檔案信息化建設(shè)資金納入到地方財(cái)政預(yù)算，選擇逐年投入的模式來處理好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)的相關(guān)問題?？赏ㄟ^自主解決、外包服務(wù)或者開放合作等不同方式，推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)發(fā)展，從不同的途徑來獲取更多建設(shè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)。另一方面，應(yīng)當(dāng)確保城建檔案信息化建設(shè)所涉及到的各類軟硬件設(shè)施完整齊全，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)和嚴(yán)控成本的基本原則，確保檔案管理部門能夠擁有齊全的信息化管理設(shè)備設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、移動存儲設(shè)備、UPS電源、激光刻錄機(jī)等。此外，還需建立更加安全系統(tǒng)的局域網(wǎng)絡(luò)，保證城建檔案信息化建設(shè)管理工作的有序推進(jìn)。總而言之，城建檔案管理信息化建設(shè)屬于時(shí)展的必然選擇，然而從現(xiàn)階段的實(shí)際情況看，在這一過程中依舊存在一些影響因素，在一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設(shè)。對于檔案管理人員來說，必須要真正認(rèn)識到城建檔案信息化建設(shè)的重要性，采取科學(xué)有效的對策不斷推進(jìn)城建檔案的數(shù)字化發(fā)展，不斷提升檔案管理工作效率，為城市現(xiàn)代化建設(shè)作出更多的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉慶平.新時(shí)期城建檔案管理信息化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(22):97+113.

[2]隋曼.基于城建檔案信息化建設(shè)的理論思考[J].農(nóng)家參謀,2019(20):215.

[3]林振坤.城建檔案管理信息化問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(17):62.

作者:陳紅 單位:昭通市城建檔案館