城建檔案數(shù)字化管理范文

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[關(guān)鍵詞]城建；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0178-01

前 言：在我國城市化建設(shè)水平不斷提高的當下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎(chǔ)設(shè)施等工程項目的數(shù)量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰(zhàn)。城建檔案作為城市發(fā)展進程研究的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，特別是在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息時代中，無法滿足人們對信息實現(xiàn)傳遞和共享的實際要求，且存在調(diào)閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點，如何以計算機技術(shù)為依托，大力推進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為城市發(fā)展中的重要內(nèi)容，因此必須要亟待解決的實際問題。

一、 檔案管理數(shù)字化概述

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)是通過掃描儀、數(shù)碼相機等圖像采集設(shè)備，對原始紙質(zhì)檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統(tǒng)所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現(xiàn)資源共享。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，主要涉及到了資料整理、數(shù)據(jù)備份、設(shè)備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內(nèi)容，在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的現(xiàn)階段主要呈現(xiàn)出以下兩方面的的態(tài)勢：一是在全社會范圍內(nèi)都開展了檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，在高校、城建、企業(yè)等各個行業(yè)領(lǐng)域中都嘗試了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。

二、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

（一） 符合時展的需要

在城市現(xiàn)代化發(fā)展的過程當中，推進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，是是到發(fā)展的必然趨勢。依托計算機信息技術(shù)，在城建各部門中建立起檔案管理的數(shù)字化平臺，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統(tǒng)計等工作的效率實現(xiàn)了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現(xiàn)的可能。

（二） 利于城建檔案管理的規(guī)范化

推行城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將城市建設(shè)中的所有工程項目都納入到數(shù)字化管理的體系當中，通過網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)操作技術(shù)等，按照統(tǒng)一的標準對城建檔案進行管理，確保了其工作的安全、準確和高效，使得檔案管理各項工作的開展都更加的規(guī)范化，從而為城市建設(shè)提供更好的基礎(chǔ)服務(wù)。

（三） 利于城建檔案的開發(fā)

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對于城建檔案的開發(fā)產(chǎn)生了極大的促進作用。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)為用戶構(gòu)建了信息資料查詢的平臺，用戶只需要直接登錄到城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息服務(wù)平臺，就可以進行相關(guān)的信息搜集和業(yè)務(wù)申請，并與社會其他行業(yè)領(lǐng)域之間形成合作，進而形成了集成化管理的運行模式，實現(xiàn)了數(shù)字化資源的整合。

三、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是城市實現(xiàn)現(xiàn)代化規(guī)劃和建設(shè)的重要參考，對于城市的可持續(xù)發(fā)展具有著十分重要的現(xiàn)實意義，開展和完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作，應(yīng)該對原有的思維定式進行突破，并從以下幾方面內(nèi)容進行著手：

（一） 規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標和要求

規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言，進而實現(xiàn)對城建檔案管理的規(guī)范化和標準化控制。在參考國家和行業(yè)標準的基礎(chǔ)之上，對以下工作要求進行明確：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業(yè)務(wù)處理的要求要實現(xiàn)各部門的統(tǒng)一，特別是檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑的統(tǒng)一設(shè)計，以保證檔案數(shù)據(jù)的實用性；③對檔案管理工作者的行為進行規(guī)范性指標的要求，盡可能的避免因人為原因而出現(xiàn)的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實性。

（二） 合理設(shè)計檔案信息數(shù)據(jù)庫存儲功能系統(tǒng)

城建檔案管理系統(tǒng)通常是由專業(yè)的軟件開發(fā)企業(yè)來承擔建設(shè)的，但是為了保證系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)合理性，其檔案管理部門的工作人員也應(yīng)積極參與到前期的方案設(shè)計工作當中，使得管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩(wěn)定性和可靠性；其次，要對數(shù)據(jù)庫進行合理的設(shè)計，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯(lián)系，對其進行資料編碼，以保證用戶能夠準確的調(diào)取所需要的內(nèi)容；再次要創(chuàng)建高效的檢索系統(tǒng)，利用多媒體技術(shù)對不同載體的檔案信息進行高效整合，實現(xiàn)對檔案資源的多層次開發(fā)，以保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

（三） 加大城建數(shù)字化檔案館建設(shè)的力度

城建檔案館的建設(shè)是實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的重要環(huán)節(jié)，其是對城建檔案進行集中管理的主要場所，是社會資源消費的系統(tǒng)之一。數(shù)字城建檔案館的建設(shè)應(yīng)該以信息資源的高效利用為最終目的，以數(shù)字信息系統(tǒng)平臺為途徑，以面向館內(nèi)的“統(tǒng)一管理平臺”和面向館外的“統(tǒng)一門戶網(wǎng)站”為核心，實現(xiàn)信息服務(wù)從“被動”向“主動”模式的轉(zhuǎn)化。加大城建數(shù)字化檔案館的建設(shè)力度，實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網(wǎng)絡(luò)，將城市建設(shè)項目、發(fā)展規(guī)劃等多方面實現(xiàn)綜合，在城市建設(shè)部門、審批部門和管理部門等實現(xiàn)資源共享和協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)城市科學(xué)合理化的未來發(fā)展。

（四） 發(fā)展城建檔案數(shù)字化管理的人才隊伍

檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和水平能力是影響其管理工作質(zhì)量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序性，必須要建立檔案數(shù)字化管理的專業(yè)人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，使得工作人員能夠熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高其運用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的技能；一方面要通過開展多種形式的教學(xué)教研活動，向其介紹最新的科技動態(tài)的應(yīng)用現(xiàn)狀，以提高城建檔案管理人員的素質(zhì)；另一方面還要對領(lǐng)導(dǎo)層人員的知識結(jié)構(gòu)和領(lǐng)域進行更新，確保城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)具備優(yōu)秀的領(lǐng)路人。

結(jié)束語：綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，要想切實發(fā)揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉(zhuǎn)變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，從發(fā)展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設(shè)計數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)等方面來實現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)；當然，由于城建檔案管理數(shù)字化仍然處于一個探索的階段，還需要工作人員對其進行不斷的深入研究，以推動城市經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化管理；檔案管理

城建檔案是城市規(guī)劃以及建設(shè)的重要的支持和保證，并且能夠促進城市的建設(shè)和社會的發(fā)展。目前我國正逐步呈現(xiàn)城市化，城建檔案的信息量也隨之攀升，為此，檔案管理所負擔的壓力也越來越大。那么更換新的檔案管理模式是我們所能想到的最好的檔案管理方法，也是當前形勢下所必須要做的。數(shù)字化管理能夠全面記錄城建信息，并且與科技掛鉤，更能夠與時俱進。除此之外，它的服務(wù)質(zhì)量也是傳統(tǒng)的管理模式所不能媲美的。

一、使用數(shù)字化城建檔案管理的意義

過去的城建檔案大部分是依靠人力進行信息的分類和管理，并且以紙質(zhì)的形式儲存的，存儲起來需要很大的空間，保存很不方便。此外，大量的城建檔案都是僅僅建立了檔案的分類目錄以及全部的宗卷目錄，在查看時需要找人來進行搜查，進而導(dǎo)致調(diào)檔的速度很慢，效率很低。最重要的是，由于檔案儲存的比較分散，要查詢一些信息時，必須要靠一大批人來進行查詢和整理；紙質(zhì)的檔案也比較容易損壞，經(jīng)過多次的翻閱，有可能會損失很多重要的信息，尤其是年代久遠的一些檔案；如果有大的自然災(zāi)害或者是人為的意外發(fā)生，也會導(dǎo)致檔案的損壞；城建檔案是在規(guī)定的館內(nèi)分類存儲的，所以只能本地閱讀，不能遠程查看，很難實現(xiàn)資源共享以及信息的交換；城建檔案信息的系統(tǒng)性以及完整性不夠好，因此在廣度和深度上不夠完善。上述一系列問題的存在，使得城建檔案的管理面臨很大的困難，相反，數(shù)字化的管理就能很好的解決這些問題。主要是因為首先它是基于數(shù)字技術(shù)，其次又是根據(jù)計算機網(wǎng)絡(luò)和它的儲存技術(shù)等。在結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了分享資源，也使得檔案信息很好的發(fā)揮它的查詢以及使用的作用。

二、目前城建檔案管理所面臨的一些問題

檔案管理最注重的是它的時效性，因此在進行城建檔案管理時，我們首先要考慮的也是最關(guān)鍵的問題就是時效性。此外，直接影響它的因素有科學(xué)技術(shù)的進步、計算機的軟件以及計算機的硬件等問題。數(shù)字化的城建檔案信息是在物質(zhì)載體的基礎(chǔ)上進行的，也就意味著物質(zhì)載體的性能決定著存儲時間的長短。因此在進行存儲載體的選擇時一定要選擇穩(wěn)定性高和使用時間長的載體。城建檔案自身的性質(zhì)使得它具有一定的法律價值。由于數(shù)字化比紙質(zhì)存儲更容易改變，所以在法律價值上，數(shù)字化的城建檔案的法律價值遠遠不及傳統(tǒng)化的城建檔案。要想實現(xiàn)資源的共享，就需要有一個統(tǒng)一的標準，可是現(xiàn)在我們的數(shù)字化城建檔案并沒有能夠找到一個統(tǒng)一的方式，進而會對資源的共享帶來一定的影響，也使得資源交換的難度上升到另一個階段。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的城建檔案相比，數(shù)字化的穩(wěn)定儲存需要更高的要求，比如：良好的技術(shù)設(shè)備，嚴格的環(huán)境條件以及穩(wěn)定性高的存儲載體等。

三、基于數(shù)字化城建檔案的幾點思考

1.規(guī)劃

前期的規(guī)劃對于城建檔案的數(shù)字化建設(shè)來說是一個非常重要的環(huán)節(jié)，我們可以想象將全部的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案是多么大的一項工程。只有對本館的館藏檔案有一定程度的了解以及徹底的調(diào)查才能很好的進行數(shù)字化規(guī)劃。在這一過程中，執(zhí)行人員需要特別認真、謹慎，找出工作的重點，按程序辦事，遵守各項規(guī)章制度，為城建檔案的數(shù)字化做好鋪墊。

2.建設(shè)標準化

數(shù)字化的城建檔案之所以要特別強調(diào)標準化，是因為它具有資源共享的性質(zhì)，而這一特質(zhì)的發(fā)揮對標準化的要求是很高的。所以，在數(shù)字化建設(shè)過程中就需要我們制定一個完整的制度，主要涵蓋以下內(nèi)容：標準規(guī)范體系的信息化以及管理標準。所謂前者是指在使用數(shù)字化對信息進行收集、整理以及分類時要嚴格按照數(shù)字檔案所規(guī)定的格式，還要依照網(wǎng)站的各種相關(guān)規(guī)定。后者則是指標準的接收以及細目的管理。加強這方面的建設(shè)能夠為它的一系列的操作提供科學(xué)的依據(jù)。

3.信息建設(shè)

總的來說，城建檔案的管理還是以計算機為主，首先是創(chuàng)建一個管理系統(tǒng)（需要相應(yīng)的設(shè)備和軟件），之后建立一個網(wǎng)絡(luò)平臺，協(xié)助檔案的管理以及資源的共享。此處，最需要的說明的是信息系統(tǒng)的安全性問題，需要對使用者在進入系統(tǒng)時進行身份的識別。避免重要信息被盜走或者非法使用，進而保證信息的安全。

4.資源庫的建設(shè)

信息資源庫的建立是城建檔案中必不可少的一個元素，是城建檔案的支柱。主要做的包括目錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫以及目錄中心等的建設(shè)。為了凸顯數(shù)字檔案更專業(yè)，我們將會把重心放在特色資源庫的建設(shè)上，即將不同專業(yè)、不同類型的信息建立專門的數(shù)據(jù)庫，使得數(shù)據(jù)庫的管理更方便，也有利于檔案管理工作的順利進行。

5.提高檔案使用率

城建檔案作為相關(guān)資料的存儲者，除了要記錄一些信息外，還應(yīng)該為使用者提供查詢、使用的功能，為社會建設(shè)奉獻自己的力量。數(shù)字化的城建檔案更要能夠滿足不同部門對相關(guān)檔案的需求，進而提高城建檔案的使用率。

四、總結(jié)

城建檔案的數(shù)字化是現(xiàn)代社會發(fā)展的產(chǎn)物，是不可避免要出現(xiàn)的新生事物，它對于城市的建設(shè)所發(fā)揮的價值是不可估量的。要做好城建檔案的數(shù)字化就需要檔案管理者在這方面多用一些精力，更加認真一點，只有他們這一流程能夠保質(zhì)保量，才使得數(shù)字化的城建檔案具有現(xiàn)實的意義。與此同時，需要管理者在檔案建設(shè)過程中重視檔案信息是否安全，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性是否合格，關(guān)注數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是否完善等等。這樣才能使得數(shù)字化的使用效益大大提高，才能使得檔案管理的工作順利發(fā)展，進而為社會的快速發(fā)展提供更高效的信息服務(wù)。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案；信息化；數(shù)字化；建設(shè)管理

一、引言

城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中形成的極具保存價值的文字、圖表、音像等不同格式的文件資料，在我國城市建設(shè)中起著不可替代的作用[1]。而現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式正逐漸被信息化以及數(shù)字化管理模式所取代，因此，相關(guān)部門十分有必要加強對這方面的研究實踐，以應(yīng)對未來城建檔案信息化管理工作中可能遇到的各種問題。

二、當前實行城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)管理的現(xiàn)實意義

（一）有助于滿足當前城建檔案管理需求

現(xiàn)如今，城市化進程的快速推進，產(chǎn)生了大量的城市建設(shè)檔案，而以往傳統(tǒng)的城建檔案管理模式卻難以與當前城市建設(shè)形勢相匹配，使得城建檔案管理工作中總是暴露出一些問題，比如工作效率低或者信息共享困難等。所以，現(xiàn)在的城建檔案管理必須要與時俱進，積極引進以及使用信息化結(jié)合數(shù)字化管理的方式，以妥善處理城建檔案中紙質(zhì)檔案積壓等問題。

（二）有助于提高城建檔案管理效率

在過去，城建檔案的存儲媒介為紙張，在檔案保存與管理過程中，受客觀因素影響很大，為了保存這些紙質(zhì)檔案，相關(guān)部門還需要在存儲環(huán)境以及檔案維護等方面投入大量Y本。盡管如此，紙質(zhì)檔案在管理過程中依然會因反復(fù)調(diào)閱而產(chǎn)生破損、字跡模糊或者丟失等問題。這些都會嚴重影響到城建檔案管理效率。而在信息時代，隨著信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)的靈活運用，檔案管理人員可以將城建檔案管理從傳統(tǒng)模式解脫出來，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在優(yōu)化城建檔案管理方式的前提下，實現(xiàn)城建檔案管理的規(guī)范化以及標準化，以發(fā)揮其應(yīng)有作用。

三、新時期強化城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)管理的有效措施

（一）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

想要實現(xiàn)城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化管理，首先就要將檔案信息轉(zhuǎn)化為有生命力、流動的資源，即數(shù)字化信息。相關(guān)部門需要配備統(tǒng)一化的信息設(shè)備，完成檔案部門計算機管理系統(tǒng)全覆蓋，為機關(guān)、企業(yè)配備全、快、準的檔案信息。與此同時，對現(xiàn)有的計算機檔案管理系統(tǒng)進行改進以及優(yōu)化，就檔案信息進行自動全文存儲、檢索、自動標引以及文檔信息系統(tǒng)的一體化管理等[2]。另外，城建檔案信息的存儲應(yīng)采取高容量載體，包括計算機的磁盤存儲系統(tǒng)以及光盤存儲系統(tǒng)等。以上述方式來應(yīng)對和解決檔案信息存儲難的問題，同時還能幫助相關(guān)管理人員提高工作效率，減輕工作強度。最后，各檔案管理部門需要主動學(xué)習(xí)和借鑒其他檔案館信息化管理成功經(jīng)驗，將城建檔案信息化建設(shè)納入到議事日程中來，特別是要注重城建檔案信息化管理的建設(shè)與政府電子政務(wù)建設(shè)的和諧統(tǒng)一向前發(fā)展，以帶動自身進步。

（二）做好電子檔案的保存工作

目前，存儲電子文件的媒介大多為化學(xué)磁性材料，從理論上講，這種材料是可以長期保存的。但是由于電子文件的發(fā)展形成過程相對較短，實施貯存中的驗證還比較缺乏，因此，在讀取光盤時會頻頻發(fā)生磨損現(xiàn)象，進而影響到光盤內(nèi)電子文件的完整性，嚴重時還可能造成電子文件丟失等問題。基于此，一些需要長久保存且極具價值的電子文件，需要相關(guān)人員定期復(fù)制、檢查。

（三）加強人員培訓(xùn)，提高管理工作效率

相關(guān)部門必須要將提高檔案管理人員自身素質(zhì)以及工作能力作為重點，給予其足夠的學(xué)習(xí)以及深造機會，通過不斷的學(xué)習(xí)來提高其知識水平以及理解水平。與此同時，還需要定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的知識與技術(shù)，緊跟時展步伐，用科學(xué)的知識以及工作方式武裝自己，從而在工作崗位上發(fā)揮自己的優(yōu)勢。另外，在平時的城建檔案管理工作中，還需要定期對人員的能力及素質(zhì)進行考核，加深其對知識的理解與掌握，不斷強化自身城建檔案信息化與數(shù)字化管理水平，以此來形成一個合理的、科學(xué)的信息化檔案管理平臺。

四、結(jié)語

總之，城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化建設(shè)管理，不僅可以實現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理的歷史性跨越以及質(zhì)的突破，同時也能促進我國檔案業(yè)的良性發(fā)展。對此，相關(guān)部門或機構(gòu)需要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，做好電子檔案的保存工作，加強人員培訓(xùn)，提高管理工作效率，從而充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的關(guān)鍵性作用。

參考文獻：

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（一）資金投入少。

國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計算機以及其它輔助設(shè)備，而資金的投入不足導(dǎo)致計算機輔助設(shè)備缺少，無法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。

（二）數(shù)字化利用沒有形成氣候。

城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關(guān)部門是城建檔案利用的主要服務(wù)對象，比如勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面存在利用水平低的問題，很多習(xí)慣于利用紙質(zhì)圖文檔案，在實際的城建工作中對數(shù)字化檔案利用不夠。應(yīng)該改變這種現(xiàn)狀，以過去的紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式為依據(jù)，加強數(shù)字化利用服務(wù)，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當務(wù)之急。

（三）數(shù)字化管理人才急缺。

城建檔案數(shù)字化管理是一個比較復(fù)雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業(yè)、跨學(xué)科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設(shè)備知識數(shù)字化管理中，高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)人才、熟悉計算機信息技術(shù)的復(fù)合型人才將是管理中的關(guān)鍵?？v觀現(xiàn)實，一些地區(qū)的城建檔案管理者學(xué)歷不高、專業(yè)知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

二、城建檔案數(shù)字化管理方法

城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學(xué)的目標和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發(fā)，并符合社會對城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個方面的內(nèi)容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)復(fù)合型人才。

（一）打造規(guī)范的管理體系。

在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過程中，一開始就應(yīng)該重視信息化標準體系的建設(shè)，以三個方面的標準去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)，然后認真地落實這些標準，將具體的管理責(zé)任明確到每個管理崗位、每個責(zé)任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學(xué)、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術(shù)保障細則、經(jīng)費保障法規(guī)等促進城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

城建數(shù)字檔案館必須通過空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施改造，打造空間數(shù)據(jù)庫、形成應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，以便于為城市的發(fā)展和建設(shè)提供有力的支持。硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)軟件是三個重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。硬件基礎(chǔ)設(shè)施涵蓋了服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、檔案數(shù)字化處理設(shè)備；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是指檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，和政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，將內(nèi)部和外部網(wǎng)站辦公聯(lián)系起來，加強城建檔案館和相關(guān)單位及主管部門的辦公聯(lián)系，運用數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發(fā)利用等技術(shù)，全面實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理；軟件系統(tǒng)則是按照城建工作實際，開發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件平臺，以促進城建檔案數(shù)字化管理服務(wù)工作順利開展，并通過和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸過程實現(xiàn)全程應(yīng)用。城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的前提是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包括了館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施，這些是城建檔案數(shù)字化管理的后推力，我們必須要高度重視。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型人才隊伍。

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關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；發(fā)展；思考

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A

引言

城建檔案的數(shù)字化，不僅是城建管理的需要，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字化的核心仍然要以原始檔案為核心，以原始檔案為藍本，但是，在錄入、查詢、管理、打印等其他所有環(huán)節(jié)全部完成以后，就可以將城建的檔案原始檔案加以封存，以后的查詢只需要在計算機上就可以極其方便地查詢到城建檔案的相關(guān)內(nèi)容了。在現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)的支持之下，甚至可以實現(xiàn)遠程的城建檔案的查詢。

一、城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性

隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統(tǒng)的檔案保存方式，而必須創(chuàng)新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質(zhì)檔案居多。但隨著每年歸檔數(shù)量的與日俱增，很多城建檔案庫房陷入了困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。此外，紙質(zhì)檔案在查閱時易損壞，以及城建檔案系統(tǒng)開發(fā)的不完整，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內(nèi)部進行，不能實現(xiàn)遠程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。

城建檔案數(shù)字化建設(shè)，能有效地使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，存儲于服務(wù)器上，可使檔案資料在發(fā)生天災(zāi)人禍時不至于遭到毀滅性的破壞。同時，也可以改善檔案的利用方式，實現(xiàn)異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件。

二、概述城建檔案數(shù)字化建設(shè)

一個較為完善的數(shù)字化的城建檔案管理信息系統(tǒng)至少應(yīng)包括如下幾個子系統(tǒng)。

（一）、接收、采集子系統(tǒng)

城建檔案的接收、采集子系統(tǒng)的工作任務(wù)就是將各個單位移交來的原始城建檔案的內(nèi)容通過掃描儀、鍵盤、多媒體轉(zhuǎn)換輸入裝置等錄入到城建檔案館的大型數(shù)據(jù)庫中。

（二）、管理存儲子系統(tǒng)

管理存儲子系統(tǒng)包括在錄入過程中的檔案著錄、關(guān)聯(lián)與標引、檔案資料的編輯修改、檔案館的內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)、檔案的信息管理、檔案的數(shù)據(jù)安全與維護等。

（三）、開發(fā)利用子系統(tǒng)

檔案的開發(fā)利用子系統(tǒng)即指在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中所進行的檔案登記、檔案檢索、檔案的查詢調(diào)卷以及檔案的信息加工編排等工作，后期還會包括建立檔案信息網(wǎng)站，使得任何查詢者都可以方便地坐在家中的電腦前即可對城建檔案進行較為方便的查詢調(diào)閱。

三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的矛盾和問題

（一）、數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個具體而又棘手的難題。一般說來，磁盤的壽命是3―5年、光盤30年左右，壽命較短，且還要受溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響。同時，計算機語言互換存在問題，對設(shè)備的依賴等對其長期存取帶來很多問題。

（二）、城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢

認識不明確。建設(shè)領(lǐng)域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，對城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢認知不到位，對城建檔案數(shù)字化不重視，在城建檔案數(shù)字化設(shè)備配置上資金投入不足等問題。重建設(shè)、輕檔案的思想比較嚴重，只注重工程施工技術(shù)、施工工期和工程質(zhì)量，卻對建設(shè)工程檔案的收集不夠重視，沒有建立一套規(guī)范的管理機制以保障建設(shè)檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套、不完整，使得檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換在一定程度上受到了影響和制約。

（三）、城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的標準化問題

城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的目的是要使當?shù)爻墙n案館、全國城建檔案館乃至全世界的城建檔案館連成一個整體，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。而要解決這個問題并不容易，我們面臨我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標準可遵循、部分標準規(guī)范超出檔案工作的范圍、與整個檔案工作的標準相銜接的問題、與國際通用標準的接軌問題和技術(shù)設(shè)備更新對原標準影響等問題。

（四）、城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題

城建檔案館數(shù)字化建設(shè)投入的費用是巨大的，檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個問題凸現(xiàn)出來。

四、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）、建立檔案數(shù)字化工作規(guī)程和標準

制定檔案數(shù)字化標準，為貫徹落實《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》等規(guī)范要求，，明確制定了城建檔案數(shù)字化的統(tǒng)一技術(shù)標準。

1、數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)在紙質(zhì)檔案整理完畢、并經(jīng)檢查審核符合歸檔要求后進行。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等。

2、數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程的所有環(huán)節(jié)，均應(yīng)符合中華人民共和國行業(yè)標準《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）的要求，確保建設(shè)數(shù)字化檔案的真實、準確性。

3、確定掃描參數(shù)，圖樣材料數(shù)字化轉(zhuǎn)換掃描采用TIF圖像格式，文字材料數(shù)字化轉(zhuǎn)換掃描采用JPG圖像格式，并統(tǒng)一儲存到只讀光盤保存。對于只有黑（藍）白兩種色彩的文件和圖紙、圖片、圖表，采用黑白二值模式掃描；對于有紅色文頭、印章、線條及多種顏色的文件和圖紙、圖片，則采用彩色模式掃描。掃描分辨率一般選擇100-300dpi，保證掃描圖像清晰。

（二）、整合資源，優(yōu)化服務(wù)

城建部門可以依托自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建以城建檔案為核心的，以基礎(chǔ)地理信息等為特征的具有城建特色的大型數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)。其中可以包括城市城下信息綜合管理系統(tǒng)大型數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃的審批成果展示大型數(shù)據(jù)庫、城市的地下綜合情況管理大型數(shù)據(jù)庫、城市重要工程大型數(shù)據(jù)庫以及城建聲像資料管理數(shù)據(jù)庫等。

數(shù)字化的檔案館在傳統(tǒng)的檔案館的基礎(chǔ)之上，提高了檔案管理的工作效率，無論是檔案的查詢還是管理，都可以達到秒級操作，而傳統(tǒng)的實體檔案的查詢工作則是分鐘級的，有時甚至還是小時級的，這就體現(xiàn)出了數(shù)字化檔案管理的巨大的優(yōu)勢，這種優(yōu)勢不僅僅表現(xiàn)在時間的節(jié)省上，而且還表現(xiàn)在，數(shù)字檔案可以非常容易地將檔案進行分類、整合、建立關(guān)聯(lián)等操作。從而可以較為快速地建立起一套立體化、多層次化的甚至是突破館界的檔案體系。同時城建檔案也可以較為方便地在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)資源共享。

（三）、建立健全管理機構(gòu)

加強城建檔案數(shù)字化建設(shè)管理機構(gòu)建設(shè)，是做好城建檔案工作的組織保證。行政主管部門應(yīng)高度重視城建檔案管理機構(gòu)建設(shè)，要抓住機構(gòu)改革契機，主動爭取機構(gòu)編制，結(jié)合工作實際，配備一定數(shù)量的專職管理人員，為開展工作創(chuàng)造條件。加大資金投入力度，加強管理，配置必要的設(shè)施設(shè)備，改善城建檔案的保管保護條件，確保城建檔案信息的絕對安全和有效利用。

（四）、建立嚴密可靠的安全網(wǎng)絡(luò)保障體系

一是嚴格執(zhí)行計算機安全管理制度、計算機信息保密管理制度等相關(guān)規(guī)定，追究違反相關(guān)制度的人的責(zé)任。二是在工作中全面地保證信息安全、降低風(fēng)險。采用備份、加密、只讀、防火墻、身份驗證、內(nèi)外網(wǎng)物理隔離等安全技術(shù)，安裝先進的防病毒軟件，選擇并使用安全性能高的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，以防范病毒侵擾和黑客攻擊。三是建立嚴密可靠的信息制度，確保信息“上網(wǎng)不，不上網(wǎng)”

結(jié)束語

總而言之，城建檔案工作起步晚，但發(fā)展速度快，城建檔案的數(shù)字化，是可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源，是城建工作提升城市品位的重要保證，在城市建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作階段，進入一種良性循環(huán)狀態(tài)，并將為城市建設(shè)的管理和發(fā)展做出更大貢獻。

參考文獻

[1]李國方.城建檔案數(shù)字化建設(shè)初探[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011,09:239.

篇6

為什么會出現(xiàn)檔案數(shù)字化“前處理”階段呢？通過近幾年城建檔案數(shù)字化探索和實踐，我們感到：檔案數(shù)字化方便檔案的收集、保管和利用，是檔案工作現(xiàn)代化在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，也是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求，但不能一蹴而就、一步到位，這是因為：

1.資金短缺。

各縣城建檔案數(shù)字化建設(shè)的撥款有多有少，普遍撥款不足，滿足不了實行城建檔案數(shù)字化必須添置一定數(shù)量計算機及其輔助設(shè)備的資金需求。如按常規(guī)我館一年財政撥款為5萬元，包括檔案維護費及日常其他費用，而購買一臺一般的文書掃描儀就要3～8萬元。資金緊缺成了開展檔案數(shù)字化建設(shè)的瓶頸。

2.基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。

缺少硬件設(shè)備或者現(xiàn)有設(shè)備老舊，不能適應(yīng)數(shù)字化技術(shù)對數(shù)字處理的要求。如我館用于數(shù)字化建設(shè)的電子計算機只有4臺，這些計算機年齡在6～8歲左右。這種現(xiàn)象在縣級城建檔案普遍存在。

3.專業(yè)人員整體水平不高。

像我們這種基層城建檔案館，從業(yè)人員中檔案專業(yè)出身的較少，更不用說既有檔案專業(yè)又具有現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才了。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個跨學(xué)科、多專業(yè)、涉及面廣的復(fù)雜系統(tǒng)工程，檔案管理人員的素質(zhì)影響整個城建檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。

4.館藏檔案實體不夠規(guī)范。

目前縣級城建檔案中的多數(shù)工程檔案是由施工單位進行編制，由于施工單位一般注重施工質(zhì)量及安全，對于檔案的編制，多數(shù)是臨時指派些未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員來做，使報送的檔案質(zhì)量較低，在檔案數(shù)字化建設(shè)中對這些檔案要重新進行整理加工。

5.各檔案館大多存在著一定的信息安全隱患。

城建檔案的數(shù)字化管理，主要依賴于強大而穩(wěn)定的局域網(wǎng)作為技術(shù)支持,但由于計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等攻擊，以及局域網(wǎng)運行的不穩(wěn)定性，都對電子檔案的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

二、解決檔案數(shù)字化問題的辦法

資金、設(shè)施、技術(shù)、規(guī)范、安全是要實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化必須解決的五個實際問題。盡管困難重重，但也不是不能攻克,關(guān)鍵是要有“困難與機遇并存”意識，做好檔案數(shù)字化前處理中各項工作：

1.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)是一項需要較大投資的工程。

“前處理”階段中，城建檔案館要進一步爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字城建檔案館建設(shè)工作的重視和支持，保證數(shù)字城建檔案館建設(shè)有必要的專項資金，同時發(fā)揮主動性拓展籌資渠道,否則數(shù)字城建檔案館建設(shè)將成一句空話。俗話說“巧媳婦難做無米之炊”，加大資金投入，確保資金到位，是數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的必要條件。

2.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)又是一項以先進設(shè)施為依托的工程。

“前處理”階段中，必須夯實物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化建設(shè)要求具備一定的硬件設(shè)備，如專用服務(wù)器電腦工作臺、工程文檔高速掃描儀、工程文檔打印機、光盤刻錄機等都是必需的，檔案館增添設(shè)備、配件應(yīng)因地制宜，不貪大求洋，合理配置，適度超前。

3.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)更是一項依靠技術(shù)支撐的工程。

“前處理”階段中，必須加強人才隊伍的建設(shè)，一方面加大力度，公開公平選調(diào)熱衷于城建檔案事業(yè)，并在計算機領(lǐng)域能靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的復(fù)合型人才，另一方面加強培訓(xùn)，對在職人員進行應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法以及良好的信息道德等各種形式的再教育，使他們逐步適應(yīng)城建檔案數(shù)字化的工作需要。

4.除上述三項外，數(shù)字化城建檔案館建設(shè)“前處理”階段中，同時需要認真做好承上啟下規(guī)范化銜接工作。

（1）對現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理。縣級城建檔案館要在短期內(nèi)進行全部檔案數(shù)字化可能難以做到，可采取分步實施的辦法解決：先選擇利用率相對高的檔案進行檔案數(shù)字化，后再所有檔案數(shù)字化，開展時應(yīng)將檔案實體進行整理，使其符合掃描的要求。整理方法為：掃描前對較厚不易掃描的案卷先拆卷，把卷皮封面復(fù)印、編號，檢查卷內(nèi)檔案內(nèi)容，如果沒有頁碼的，先要用鉛筆輕輕寫上頁碼，以免卷內(nèi)頁碼在掃描、著錄過程中發(fā)生混亂。檢查案卷是否有卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件是否吻合，如不吻合需重新著錄，沒有卷內(nèi)目錄的要補上。如遇卷內(nèi)目錄不符合數(shù)字化系統(tǒng)錄入要求，則需重新建立卷內(nèi)目錄，為卷內(nèi)條目和卷內(nèi)電子文件的對應(yīng)導(dǎo)入作好準備。對于破損、存放不當起皺、折痕較深的檔案，則采用裱糊、熨燙的方法進行整理。對有些薄、脆、已損壞的檔案，采用塑料薄膜模板保護的方法，進行掃描。（2）強化標準規(guī)范管理，檔案數(shù)字化加工的程序環(huán)節(jié)較多，包括條目的補錄、數(shù)字化加工文件的選擇、圖像的掃描、掃描后條目及圖像的檢驗等，如果沒有規(guī)范的標準，就會影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量。（3）組織施工單位、建設(shè)單位等資料員培訓(xùn)，從檔案源頭抓起，確保以后形成的檔案符合檔案規(guī)范化要求。

5.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)“前處理”階段中，還應(yīng)確立保證系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的措施。

篇7

論文摘要：分析檔案信息化建設(shè)的必要性和建設(shè)信息化管理的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，最后引起檔案信息資源安全問題的防范，提出相應(yīng)的信息安全保障措施。

城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料.面對新形勢，城建檔案工作如何運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的步伐，全面推進信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務(wù)，我們必須加快推進城建檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供科學(xué)決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟、社會、文化發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù).

一、城建檔案的必典性

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程直接形成的真實記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個專業(yè)部門。開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段.作為城建檔案的存儲介質(zhì)，目前我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應(yīng)數(shù)字化時代的飛速發(fā)展，隨著計算機技術(shù)尤其是辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中.通過管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配里、最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

二、城建檔案信息化的環(huán)節(jié)

檔案的信息化應(yīng)以現(xiàn)實需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實的過程中，必須解決好幾個關(guān)鍵問題:

1.是電子檔案的法律憑證問題

電子文件的法律效力等基礎(chǔ)性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。

2.是數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題

數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。

3.是統(tǒng)一數(shù)字化標準格式問題

檔案信息共享的前提是標準化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標準規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標準、格式來進行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進程。

三、數(shù)字化檔案具備的功能

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點有五化:館藏檔案數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化、資源利用共享化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化。

1.館藏檔案數(shù)字化:通過運用計算機技術(shù)與多媒體技術(shù)將各類傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料進行處理并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，使所有館藏信息都以數(shù)字化的形式儲存，這是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心.

2.檔案管理現(xiàn)代化:數(shù)字化檔案館不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業(yè)務(wù)工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術(shù)現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫等，這是實現(xiàn)檔案館數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ).

3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網(wǎng)絡(luò)，用戶可以方便地利用信息資源，實現(xiàn)檔案利用的信息資源共享。

4.信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化:數(shù)字檔案館的服務(wù)通過以網(wǎng)絡(luò)為主的信息基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)標準規(guī)范的信息傳遞.

5.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化:通過統(tǒng)一規(guī)劃的，標準的，規(guī)范化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，各部門之間可以方便地進行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。

四、.數(shù)字城建檔案的安全閱.

如何保障數(shù)字城建檔案館信息安全決定著能否全面實施檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，可采用包括操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、信息加密與身份認證技術(shù)、防病毒技術(shù)等在內(nèi)的多種安全技術(shù)。(1)采用高安全性能的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，采用高安全性能的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。(2)綜合使用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與產(chǎn)品，實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)的安全保護。(3)采用信息加密技術(shù)與身份認證技術(shù)。(4)采用最新的防病毒產(chǎn)品，建立病毒檢測制度.（5)加強各應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理，統(tǒng)一管理、分工負責(zé)、及時維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運行及高效服務(wù)。加強對用戶的管理包括加強對用戶權(quán)限的管理即加強對用戶的監(jiān)督、審計、跟蹤，同時控制上網(wǎng)信息范圍。(6)加強計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環(huán)境事故。

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關(guān)鍵詞：信息化；城建檔案信息化；發(fā)展

中圖分類號：G270文獻標識碼： A

引言

隨著科技的迅猛發(fā)展，城建檔案管理信息化越來越普及，信息化為城建檔案提供便利的同時，也存在著一些傳統(tǒng)城建檔案管理不存在的問題，本文就新時期城建檔案管理信息化所遭遇的挑戰(zhàn)，以及如何將信息化運用于城建檔案管理，做了調(diào)查研究。

一、城建檔案信息化現(xiàn)狀

1、計算機軟硬件配置情況

近年來，絕大部分設(shè)計單位已經(jīng)“甩掉圖板”，采用計算機軟件進行設(shè)計與繪圖，絕大部分施工單位和監(jiān)理單位已使用資料管理軟件，利用計算機填寫各種施工管理表格。信息化的發(fā)展大大方便了設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位，但在向城建檔案館移交檔案時，這些單位卻一點也沒有感到方便，甚至更加麻煩，因為盡管他們形成的文件資料是電子形式，但向城建檔案館移交時，必須以紙質(zhì)形式提交，而且要求雙套制――紙質(zhì)檔案、電子檔案各提交一套，這樣，工程檔案形成單位不僅沒有減輕負擔，反而增加了負擔。

2、信息資源建設(shè)薄弱

（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化情況

有相當一批城建檔案館開展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，天津、上海、杭州、武漢等市城建檔案館的檔案信息數(shù)字化工作已達到相當規(guī)模。目前各地紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本上有兩種做法，一是全部館藏檔案數(shù)字化，典型代表是武漢市城建檔案館，該館是全部館藏檔案數(shù)字化的第一家；二是僅對館藏重要檔案、利用率高的檔案進行數(shù)字化，大部分城建檔案館采用的是此種做法。從實際效果看，全部館藏檔案數(shù)字化資金投入大，但相當一部分檔案數(shù)字化后沒有實際用途。

（2）城建檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)情況

從城建檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)情況看，絕大多數(shù)城建檔案館基本上只建立了竣工工程檔案數(shù)據(jù)庫，其他各類數(shù)據(jù)庫，如：市政工程檔案信息數(shù)據(jù)庫、地下綜合管線信息數(shù)據(jù)庫、城市基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫、建設(shè)工程規(guī)劃審批檔案數(shù)據(jù)庫、建設(shè)用地規(guī)劃審批檔案數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃成果數(shù)據(jù)庫等，只有很少的城建檔案館開展了這些建設(shè)。

3、信息資源開發(fā)利用不力

信息化對檔案信息資源開發(fā)利用的作用，目前主要表現(xiàn)在通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)了快捷方便的計算機檢索，提高了查閱效率，但從全文檢索、圖文聲像一體化檢索等方面還遠遠不夠，查全率、查準率還有待提高。在利用網(wǎng)站開展檔案信息服務(wù)方面，各地基本上尚未開展網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，就連檔案目錄都沒有上網(wǎng)，更不用說具有專業(yè)特色的城建檔案原文信息了。至于利用信息化手段對城建檔案資源進行深度開發(fā)方面更是路途遙遠。

4、人才缺乏

信息化建設(shè)需要大量既懂得計算機技術(shù)、又掌握檔案管理知識的復(fù)合型人才，但這樣的復(fù)合型人員在城建檔案行業(yè)非常稀缺。一方面城建檔案館福利待遇不高，難以招來這樣的高素質(zhì)人才，另一方面，即使招來了，受到傳統(tǒng)用人觀念的局限，人才競爭難以開展，優(yōu)秀人才難以走上管理與領(lǐng)導(dǎo)崗位。由于既不能給予福利待遇，又不能給予政治前途，優(yōu)秀人才最終還是難以留住。

5、觀念陳舊

長期以來，城建檔案界對信息化建設(shè)的作用、地位認識不足，認為搞不搞信息化對城建檔案事業(yè)影響不大，甚至認為不搞信息化照樣能管好城建檔案，還有一些陳舊、錯誤的觀念，比如：檔案是保密文件，不能上網(wǎng)、不能信息化；電子文件沒有法律憑證作用，接收電子檔案費力費勁沒有任何意義等等，這些陳舊觀念嚴重影響了信息化建設(shè)的發(fā)展，必須及時轉(zhuǎn)變。

二、當前城建檔案信息化的工作重點

1、切實加快推進城建檔案信息化標準與制度建設(shè)

在應(yīng)用大量的先進設(shè)備和技術(shù)之后，城建檔案信息化建設(shè)工作可以用“一日千里”來形容，面對突飛猛進的工作成績，我們必須在制度上有所建樹，否則很容易出現(xiàn)一些隱患。本文認為，必須認真貫徹執(zhí)行國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和國家檔案局頒發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。已經(jīng)試行的檔案信息化標準，要認真總結(jié)，不斷完善，爭取上升為地方標準。只有這樣才能在客觀方面和主觀方面都達到一個較好的標準，同時為日后的工作樹立一個符合實際的原則。

2、切實加快城建檔案的數(shù)字化建設(shè)

城建檔案信息化建設(shè)經(jīng)過一段時間的發(fā)展，已經(jīng)初具規(guī)模，在我國的大部分城市當中，這種措施已經(jīng)在大范圍的實行。對于將來的發(fā)展而言，必須進行一定的深化措施，比方說加快城建檔案的數(shù)字化建設(shè)。嚴格來說，數(shù)字化建設(shè)屬于信息化建設(shè)中的一部分，但數(shù)字化建設(shè)更加的高端，運用的技術(shù)和設(shè)備更加符合社會的發(fā)展速度。比方說結(jié)合城建檔案自身的特性，信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)采用GIS軟件，建立GIS數(shù)據(jù)庫，以便能真實地反映城市地上建筑、地下管線、地下設(shè)施及相關(guān)信息的空間分布特征。以便于數(shù)據(jù)的管理、查詢檢索、數(shù)據(jù)進一步提取、加工以及信息的輸出。這樣一來，數(shù)字化建設(shè)就能夠有效在工作中有所體現(xiàn)，同時能夠產(chǎn)生實質(zhì)化的效果。

3、切實加快城建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

我國的發(fā)展與國外有很大的區(qū)別，自古以來，我國實行一向都是“親民政策”，因此在將來的工作中，城建檔案的信息化建設(shè)需要趨向于網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，這樣可以向廣大的居民公布一些信息，讓居民對城市的發(fā)展有一個直觀性的感受，通過系統(tǒng)的資料加上實際的變化，讓居民對城市有一個全面的了解。還有，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)一定的共享功能，加強地區(qū)間的合作與發(fā)展，避免兩極化的情況發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)不僅僅存在于城建檔案信息化建設(shè)工作中，還有很多的行業(yè)都在進行，從現(xiàn)有的效果來看，還是比較積極的。

4、切實加強檔案管理員隊伍建設(shè)

在城建檔案的信息化建設(shè)中，所有的工作都需管理員來完成。因此，管理員的素質(zhì)直接影響到城建檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。在將來的工作中，我們要加快培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)所需各類專門人才，引進緊缺人才，利用社會力量，構(gòu)筑檔案信息技術(shù)人才高地。要逐步配備計算機專職人員并接受繼續(xù)教育，獲得有關(guān)部門頒發(fā)的計算機等級考試證書。

三、城建檔案信息化的發(fā)展趨勢

1、城建檔案信息資源的建立必須迎合全球信息化的新趨勢

隨著計算機技術(shù)的不斷更新開發(fā)利用，對城建檔案信息中聲像、電子文件的接收管理，將檔案信息數(shù)據(jù)庫進行控制和優(yōu)化其質(zhì)量，推動建立科學(xué)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫。城建檔案信息化的建設(shè)能夠為城建相關(guān)工作者提供豐富的信息資源，推動著城建檔案迎合并且融入全球信息化的數(shù)字時代，也將成為城建檔案信息化建設(shè)的必由之路。

2、城建檔案工作必須走數(shù)字信息化之路

傳統(tǒng)的城建檔案信息已經(jīng)不能滿足當今社會發(fā)展的需求。很多中小型城市城建檔案機構(gòu)鑒于各個方面的制約因素，信息化程度低，管理方法相對與大型城市比較落后，依然采用人工檢索，工作量負荷重，導(dǎo)師工作效率比較低。因此，中小型城市應(yīng)當以提高工作效率為目標，利用計算機整理歸檔實現(xiàn)信息化管理和建立城建檔案檢索目錄數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫自動化檢索來推動工作效率的提高，將成為中小型城市城建檔案信息化建設(shè)的重要戰(zhàn)略之一。順應(yīng)數(shù)字信息化之路，將推動城建檔案的服務(wù)功能產(chǎn)生變化，在施工管理過程中，必將整理歸檔大量的電子檔案，這就促使城建檔案工作必須邁進數(shù)字信息化之路。

3、城建檔案信息化決定了城建檔案工作產(chǎn)業(yè)化的形成

由于大量的電子文件與電子檔案需要整理歸檔，讓城建檔案信息能夠得到有效地應(yīng)用，就必須將城建檔案信息的真實歷史永久的存儲并且能夠很好的服務(wù)于社會，推動著提供信息、服務(wù)社會的城建檔案工作融入信息產(chǎn)業(yè)化的潮流之中。

結(jié)束語

本文對城建檔案的信息化建設(shè)進行了一定的探討，無論是主觀方面，還是客觀方面，我國的城建檔案信息化建設(shè)都達到了一個新的標準，而且有效的提升了工作的效率和工作質(zhì)量，將其中的一些問題也有效的解決了。相信在將來的發(fā)展中，還會有一個更大的成就。

參考文獻

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1.1計算機信息技術(shù)使城建檔案精細化。在城建檔案資源中弓}入信息化技術(shù),把城建檔案資源以電子數(shù)據(jù)的形式分門別類保存起來,查詢使用起來更為方便。在現(xiàn)實檔案庫中繁雜的城建檔案資料類別不明顯,分類并不精細,存貯也或有偏差,查找使用起來會有困難。通過電子信息方式的錄入,該類檔案的各方面信息均可被檢索到,可以作為多方面數(shù)據(jù)分析,作用發(fā)揮的就更加全面了。城建檔案信息的這種改變使其具備了“戰(zhàn)略性質(zhì)”,除了傳統(tǒng)的服務(wù)性質(zhì)外,參考性作用也顯現(xiàn)出來,這對城市發(fā)展建設(shè)很有幫助。

1.2計算機信息技術(shù)拓展了城建檔案資源的開發(fā)范圍。由于存貯及傳遞技術(shù)的限制,傳統(tǒng)城建檔案管理資源的開發(fā)對象主要是已有的圖文資料和較易獲得的小范圍資源。采用電子信息技術(shù)后,可創(chuàng)建強大的城建檔案信息管理系統(tǒng),在時間和空間上,城建檔案管理都將獲得較大突破,并且城建檔案的服務(wù)性和作用也能增強。

2城建檔案計算機信息化建設(shè)

2.1城建檔案計算機信息化設(shè)備配備。城建檔案計算機信息化建設(shè)必須配備相應(yīng)的設(shè)施,在整個過程中投入最多的環(huán)節(jié)就是軟硬件系統(tǒng),該設(shè)備是最為基礎(chǔ)的設(shè)施,它是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)是建設(shè)數(shù)字城建檔案館的有形部分。硬件系統(tǒng)方面需要有計算機及必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、數(shù)碼照相機等,才能適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化城建檔案管理服務(wù)的需要。在軟件系統(tǒng)方面需要具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、實體管理、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能,并且能夠覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計六大環(huán)節(jié);具有良好的實用性、通用性及可擴展性。

2.2忍城建檔案電子信息系統(tǒng)建設(shè)。城建豐案電子信息系統(tǒng)主要內(nèi)容包涵:目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作、構(gòu)建城建檔案基本數(shù)據(jù)庫、城建檔案數(shù)字化、電子城建檔案管理,結(jié)構(gòu)設(shè)計要符合檢索優(yōu)先的原則,以DBF交件格式或通過XML及其它通用格式文檔進行數(shù)據(jù)交換,并具備安全、合理、高效、靈活等特性,各種不同類型的城建檔案數(shù)據(jù),其文件格式均要盡量采用通用文件咯式。

(1)城建檔案電子信息目錄建設(shè)。目錄建設(shè)是城建檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的首要步驟,為的是提高城建檔案資源的效率和質(zhì)量。我國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實施綱要中指出:要逐步實現(xiàn)全國城建檔案館全部館藏檔案的計算機檢索,繼續(xù)開展并加快城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),重要檔案、使用率高的檔案實現(xiàn)文件級計算機檢索、因此,區(qū)域城建檔案電子信息系統(tǒng)建設(shè)時除了根據(jù)各地城建檔案管理需要按建立城建檔案信息目錄、及時更新目錄數(shù)據(jù)外,還要逐步實現(xiàn)城建檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上的查詢檢索。

(2)城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。構(gòu)件城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫的方法有很多,其中常見的有收錄現(xiàn)有的電子城建檔案、將聲像檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、摘錄文字信息、掃描已有的城建圖紙和文件等等。數(shù)據(jù)庫構(gòu)件過程中可應(yīng)用先進的計算機新型技術(shù),比如地理信息技術(shù)。該技術(shù)采用地理模型分析方法,實時提供多種空間和動態(tài)的地理信息,將表格數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為地理圖形顯示,真實反映城市建設(shè)信息的空間分布特征,可作為城市規(guī)劃設(shè)計的重要依據(jù),對城市可行性發(fā)展大有裨益。地理信息技術(shù)是數(shù)據(jù)庫建設(shè)中可應(yīng)用技術(shù)中的一種,多種計算機信息技術(shù)的聯(lián)合應(yīng)用使城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫具備安全、合理、高效、靈活等專業(yè)特性。為了提高城建檔案電子信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率,管理人員可以將數(shù)據(jù)庫分類管理。具體類別可為基礎(chǔ)地理信息檔案。重要竣工項目檔案、城市規(guī)劃方案、地下管線綜合檔案。規(guī)劃審批成果檔案、音像檔案等,在數(shù)據(jù)褲建設(shè)初期就這樣分類的話,能夠提高檔案錄入的精準度,同時這樣做還為以后檔案查詢打下堅實的基礎(chǔ)。

(3)城建檔案電子信息數(shù)字化建設(shè)。城建檔案實現(xiàn)信息化,需要將現(xiàn)存紙質(zhì)資料、音像資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,通常采用的是人工錄入或掃描錄入的方式,轉(zhuǎn)換后的信息計算機才能識別和處理,這是一項繁瑣的工作,而且工作量會很大,需要管理部門投入較大的人力和物力。因此,城建檔案電子信息數(shù)字化建設(shè)中,管理部門可根據(jù)單位的經(jīng)濟實力和具體需求,有選擇進行檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。首先選擇珍貴城建檔案和高使用率的城建檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,之后再城建檔案電子信息系統(tǒng)使用中逐漸實現(xiàn)所有城建檔案的數(shù)字化;

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[論文摘要]隨著全球和國內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動化、無紙化發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

追溯檔案部門應(yīng)用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準備。

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進程。

2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。