城建檔案管理規(guī)定范文

導語：如何才能寫好一篇城建檔案管理規(guī)定，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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第二條本規(guī)定適用于城市內（包括城市各類開發(fā)區(qū)）的城建檔案的管理。

本規(guī)定所稱城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

第三條國務院建設行政主管部門負責全國城建檔案工作，業(yè)務上受國家檔案部門的監(jiān)督、指導。

縣級以上地方人民政府建設行政主管部門負責本行政區(qū)域內的城建檔案管理工作，業(yè)務上受同級檔案部門的監(jiān)督、指導。

城市的建設行政主管部門應當設置城建檔案工作管理機構或者配備城建檔案管理人員，負責全市城建檔案工作。城市的建設行政主管部門也可以委托城建檔案館負責城建檔案工作的日常管理工作。

第四條城建檔案館的建設資金按國家或地方的有關規(guī)定，采取多種渠道解決。城建檔案館的設計應當符合檔案館建筑設計規(guī)范要求。城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

第五條城建檔案館重點管理下列檔案材料：

（一）各類城市建設工作檔案：

1、工業(yè)、民用建筑工程；

2、市政基礎設施工程；

3、公用基礎設施工程；

4、公共交通基礎設施工程；

5、園林建設、風景名勝建設工程；

6、市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程；

7、城市防洪、抗震、人防工程；

8、軍事工程檔案資料中，除軍事和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

（二）建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測、設計、施工、園林、風景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產管理、人防等部門）形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案。

（三）有關城市規(guī)劃、建設及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、技術經濟資料等方面的基礎資料。

第六條建設單位應當在工程竣工驗收后六個月內，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的工程建設檔案。凡工程建設檔案不齊全的，應當限期補充。

停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。

撤銷單位的工程建設檔案，應當向上級主管機關或者城建檔案館移交。

第七條對改建、擴建和重要部位維修的工程，建設單位應當組織設計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原工程建設檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制工程建設檔案，并在工程竣工后三個月內向城建檔案館報送。

第八條列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，其竣工驗收應當有城建檔案館參加。

第九條建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案，凡具有永久保存價值的，在本單位保管使用一至五年后，按本規(guī)定全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案，由城建檔案館根據(jù)城市建設的需要選擇接收。

城市地下管線普查和補測補繪形成的地下管線檔案應當在普查、測繪結束后三個月內接收進館。

房地產產權產籍檔案的管理，建設部另行規(guī)定。

第十條經省、自治區(qū)、直轄市人民政府同意收取的工程檔案保證金，須納入城市財政專戶管理。其利息經建設行政主管部門報財政部門同意，用于城建檔案的保管和保護事業(yè)。建設單位按規(guī)定向城市建設檔案館報送工程檔案資料后，工程檔案保證金全部退還。

第十一條城建檔案館對接收的檔案應當及時登記、整理、編制檢索工具。做好檔案的保管、保護工作，對破損或者變質的檔案應當及時搶救。特別重要的城建檔案應當采取有效措施，確保其安全無損。

城建檔案館應當積極開發(fā)檔案信息資源，并按照國家的有關規(guī)定，向社會提供服務。

第十二條建設行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，應當給予表彰和獎勵。

第十三條違反本規(guī)定有下列行為之一的，由建設行政主管部門或檔案行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

（一）無故延期或者不按規(guī)定歸檔、報送的；

（二）涂改、偽造檔案的；

（三）檔案工作人員，造成檔案損失的。

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一、目前城建檔案整理中存在的問題

（一）仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作效率低下。

城建檔案整理是管理城建檔案工作基本原則的重要手段。然而，由于目前檔案室管理人員的業(yè)務素質較低，在城建檔案管理過程中仍然采用傳統(tǒng)的管理模式。隨著社會不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式已經不適應新環(huán)境發(fā)展的需要，比如說對于計算機的應用水平還比較低，這樣則嚴重制約著城建檔案管理的工作效率；一些不規(guī)范的操作流程也嚴重影響著城建檔案管理的質量。由于城建檔案管理涉及的單位較多，城建檔案工作的標準也沒有統(tǒng)一界定，這就造成了城建檔案在歸檔的過程中出現(xiàn)了質量和內容不統(tǒng)一的現(xiàn)象，正是這些現(xiàn)象給檔案室增加了壓力。

（二）城建檔案管理缺乏科學和系統(tǒng)性，檔案資料利用率低。

目前，在一些城建檔案資料管理過程中，大部分城建檔案管理人員對城建檔案資料管理的重要性認識不到位，缺乏科學和系統(tǒng)的管理規(guī)定，從而無法將城建檔案管理職責落實到個人，嚴重影響了建筑工程項目檔案資料、單位資料、分部資料、建筑工程文件、工程準備階段文件等工作整理的開展。同時，當前城建檔案室工作人員流動性較大，這樣很容易造成城建檔案資料歸檔不清楚，甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，嚴重影響城建檔案資料的利用率。

（三）檔案資料管理保密性較低，影響了檔案資源的共享。

城建檔案主要是在城市規(guī)劃和建設過程中，以及相關管理工作開展過程中形成的，以歸檔保存文字、圖表和聲像等各種載體文件管理材料。在當前城建檔案管理過程中，其資料管理形式不固定，這樣便直接降低了城建檔案管理的保密性，容易遭受侵入。同時，電子檔案資料信息被人們惡意改動的可能性比紙質檔案資料管理的可能性要大，從而導致電子信息化城建檔案管理人員很難察覺到文書檔案管理資料內容的變化現(xiàn)象。同時，城建檔案信息在收集的過程中來源于不同的單位，這就需要城建檔案管理人員分別對信息進行統(tǒng)計，這樣在統(tǒng)計的過程中便會嚴重影響到城建檔案資料的保密性。然而，如果為了確保城建檔案資料信息的保密性，而不將信息共享出來，又會在一定程度上影響到城建檔案信息的利用效率。

二、完善城建檔案整理的策略

（一）建設城建檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)城建檔案管理的現(xiàn)代化，提高城建檔案整理效率。

現(xiàn)代電子檔案與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，傳統(tǒng)的紙質檔案管理在存儲上、搜索上都較為麻煩，而城建檔案的信息化管理卻有著很多優(yōu)點。因此，在今后的發(fā)展過程中，城建檔案室要以收藏容量大，高密度，聯(lián)機能力強的電子檔案介質作為未來收藏的主要方式。電子檔案可以說是全新的檔案類型，通過計算機存儲之后，并編程為計算機代碼進識別。城建電子檔案在網(wǎng)絡的支持下可以隨時隨地的被廣大用戶借閱。檔案網(wǎng)站與數(shù)字檔案的建設是實現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代的主要體現(xiàn)，有利于為城市測繪和地質勘查、城市規(guī)劃、城市建設、工業(yè)、民用建筑工程、市政、公用設施工程建設等提供充足的理論依據(jù)。尤其是網(wǎng)絡信息化技術的不斷深入，城建檔案信息網(wǎng)絡使用已經出現(xiàn)，可以利用互聯(lián)網(wǎng)快捷地進行查詢，有效突破了地域性的限制。城建信息資源要實現(xiàn)共享，將焦點集中在計算機硬件配置與軟件配置上，讓城建檔案管理更加現(xiàn)代化。

（二）制定科學和系統(tǒng)性的檔案管理制度，減少檔案管理工作人員流動，提高檔案資料利用率。

目前，在城建檔案的管理過程中，檔案管理人員應該充分認識到城建檔案管理工作的重要性，構建科學和系統(tǒng)的管理規(guī)定，將城建檔案管理過程中的各項職責落實到個人，從而有效提高當前城建檔案整理的水平。同時，還應該最大限度減少城建檔案管理工作人員的流動，避免出現(xiàn)城建檔案資料歸檔不清楚的現(xiàn)象，有效提高城建檔案資料的利用率。

（三）檔案收集逐漸走向電子化，利用管理系統(tǒng)完善個人信息，確保檔案資料的保密性。

傳統(tǒng)的城建檔案收集是個人或集體通過記錄的方式，而未來的城建檔案收集方式完全可以利用信息網(wǎng)絡。用戶通過登錄相應的管理系統(tǒng)將城建信息完善，然后通過網(wǎng)絡將城建信息傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)利用特定的編號方式對每一個檔案進行編號，管理人員完全可以在終端計算機前面對城建檔案進行管理，而這個過程不要面對面，只要準備一臺機器與一個網(wǎng)絡。同時，應該讓信息系統(tǒng)統(tǒng)一處理多個單位城建檔案信息，從而確保城建檔案管理資料的保密性。

三、結論

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關鍵詞：城建檔案：資源建設；管理

1　引言

城建檔案是建設工程的重要組成部分，是城市建設的歷史記錄，是城市可持續(xù)發(fā)展的重要生產要索、無形資產和社會財富。城建檔案在進行社會管理、提供公共服務、保障城市生產生活秩序、維護城市安全、應對城市突發(fā)事件等工作中具有非常重要的作用。隨著城鎮(zhèn)化建設的進程不斷加快，如何加強城建檔案資源建設和管理，積極為社會經濟發(fā)展和城市建設提供服務，已經是擺在我們城建檔案工作者面前的一個亟待解決的問題。

2　加強城建檔案資源建設和管理的措施

2.1完善館藏結構

我國的城建檔案工作開始于八十年代初期，由于當時法規(guī)制度不健全，加之城建檔案館沒有行政執(zhí)法職能，城建檔案的收集歸檔比較困難。隨著城建檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，法規(guī)制度的不斷健全，新建工程檔案接收進館的數(shù)量大大增多，館藏日益豐富，但結構失調的現(xiàn)象比較突出，呈現(xiàn)出館房爆滿，信息資源不全的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在：一是盲目地追求新建工程檔案的進館數(shù)量，以館藏數(shù)量的多少論“英雄”、說功績。二是館藏結構不合理，有些門類檔案數(shù)量還很稀少或是空缺。比如：房地產、園林、綠化和城建相關業(yè)務等屬于城建檔案歸檔范圍和內容的城建檔案大多數(shù)城建檔案館都沒有收集歸檔。不完善、不完整的城建檔案信息資源和館藏結構制約了城建檔案服務利用。城建檔案要實現(xiàn)檔案高效的收集管理和優(yōu)質服務利用，必須大力加強城建檔案的資源建設，不斷增加檔案種類，改善館藏結構，著力做好以下工作。一是開展館藏檔案資料摸底和普查。通過摸底普查，分析館藏結構比例，對應該進館的城建檔案資料，努力爭取各方面的支持與理解，將所缺失的城建檔案資料最大限度地接收進館。二是要處理好豐富館藏與優(yōu)化館藏的關系。對新建工程檔案進行分類處理，研究制定分類標準，可按照建設工程的重要程度、投資數(shù)量、建設規(guī)模等情況，進行工程分類。如：區(qū)分一類工程、二類工程。一類工程接收紙質檔案和電子檔案：二類工程不接收紙質檔案可由建設單位保管，只接收電子工程檔案進館，但必須建立查詢目錄，以便服務利用。三是加大其它門類城建檔案的收集力度。堅持依法收集，加強工作協(xié)調，整合檔案資源，構建起“統(tǒng)一領導、依法治檔、門類齊全、規(guī)范管理、服務利用、和諧高效”的城建檔案管理格局。只有保證城建檔案信息源的完整、系統(tǒng)，才會有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用，有利于檔案價值的最大實現(xiàn)。

2.2注重收集質量

從大多數(shù)城建檔案館館藏情況看，新建工程檔案比例最大，解決好新建工程檔案收集質量，尤其重要。建設工程檔案是建設工程在建設施工過程中的原始記錄，是對建設工程質量的真實寫照，具有依據(jù)、憑證等重要作用。建設工程檔案必須做到真實、準確、完整和規(guī)范。在工作實踐中我們發(fā)現(xiàn)建設工程檔案的質量存在一些問題，主要表現(xiàn)在的完整性、原始性、真實性上，有差距。內容缺項、技術資料不真實，存在著先建后補的現(xiàn)象。特別是有的建設工程竣工圖的編制不規(guī)范、不準確。竣工圖是工程檔案的重要內容，是今后工程維修改造的重要依據(jù)。但在報檔的竣工圖中，有的施工單位直接在施工圖蓋上竣工章作為竣工圖，在圖上不作任何更改：有的作了更改，但施工人員未根據(jù)實際施工情況進行規(guī)范更改和編制，改動的地方不注明更改依據(jù)：還有的是施工后施工人員根據(jù)記憶補編而成：有的甚至由其它專業(yè)技術人員補編完成。建設工程檔案是隱藏的建設工程，是建設實體的內在真實反映。如何才能保證建設工程檔案的完整性、原始性、真實性，筆者認為，必須采取有效措施，加強監(jiān)管，明確責任，嚴格審驗，確保質量。

2.2.1強化法規(guī)意識

《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)的相繼出臺和建設工程竣工備案辦法的實施，為建設工程質量的提升和依法、高質收集保管城建檔案工作提供了法律法規(guī)和政策依據(jù)。城建檔案管理部門要加強對工程設計、建設、施工、監(jiān)理等參與工程建設單位和人員政策法規(guī)的宣傳教育，強化城建檔案法規(guī)意識，通過多種形式的宣傳教育，使全體工程參建人員牢固樹立法規(guī)意識，自覺維護城建檔案法規(guī)的統(tǒng)一性、權威性和嚴肅性，提高做好城建檔案工作的自覺性。

2.2.2明確編制責任

工程開工建設時，應由建設單位牽頭組織建立由建設、設計、施工、監(jiān)理等單位組成的工程檔案管理工作領導小組，加強工程檔案收集、整理和移交的協(xié)調、部署和監(jiān)督，著手開展工程建設文件和資料的收集整理。工程建設單位領導、總工程師對工程檔案管理負直接領導責任，負責工程檔案收集整理的協(xié)調和監(jiān)督；設計、施工、監(jiān)理單位工程技術人員配合本部門檔案資料管理員，與工程建設同步做好建設工程文件、資料的收集、整理，按規(guī)定向建設單位檔案管理部門移交歸檔：建設單位檔案管理部門負責對工程檔案的指導、培訓、接收、驗收、整理和移交等工作。同時，竣工圖的編制必須由施工單位完成，竣工圖編制必須規(guī)范嚴謹，對施工變更要及時標注，說明依據(jù)和原因。嚴禁施工后補繪，更不允許其它人員進行竣工圖編制。

2.2.3把握關鍵環(huán)節(jié)

工程建設文件和資料的收集要遵循工程建設的規(guī)律和特點，工程建設文件、資料的收集大致可分為三個階段，即：工程準備階段、施工建設階段、竣工驗收階段。在工程準備階段，工程檔案指導和管理人員對工程前期文件的積累、形成提出要求，開始收集；施工建設階段，工程檔案管理人員要與施工、監(jiān)理單位保持密切聯(lián)系，深入施工現(xiàn)場檢查指導施工、監(jiān)理單位工程文件、資料的形成、積累、收集和編制情況，對各種施工、監(jiān)理文件和資料是否真實，編制是否規(guī)范，有無遺漏，對存在的問題提出整改意見；工程竣工驗收階段，檔案管理人員要嚴格按照整理規(guī)程，認真檢查檔案材料是否完整、準確、系統(tǒng)，特別是審驗竣工圖是否反映工程實際，變更是否規(guī)范、符合要求，對不符合規(guī)定和要求的工程資料，限期改正。

2.2.4認真審驗把關

城建檔案館是確保工程檔案質量的最后關口，為此要求各級城建檔案館必須認真按照《建設工程文件整理規(guī)程》的要求，重點突出做好“七審”：即：審文件是否為原件：審文件的簽名、蓋章手續(xù)是否符合要求：審歸檔文件是否齊全、內容是否完整：審文件中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象：審文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象：審竣工圖的編制是否符合規(guī)范；審聲像和電子檔案是否規(guī)范和能有效使用。凡不符合規(guī)定和要求的，必須整改，直至達到要求方可接收歸檔。

2.3完善法規(guī)體系

城建檔案政策法規(guī)建設經歷了從無到有，從零散到系統(tǒng)規(guī)范的發(fā)展過程。經歷了計劃經

濟以單一的行政手段管理、經濟手段制約管理、再到市場經濟條件下依法治檔的漸進過程。二十世紀八十年代以來，國家制發(fā)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》及《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《城市建設檔案管理規(guī)定》、《建設工程質量管理條例》等一系列檔案法律、法規(guī)，它們各自功能不同，構成了國家城建檔案法規(guī)體系，成為全國各地城建檔案工作進行管理與立法的依據(jù)。隨之，各省、市結合本地實際，先后制定了城建檔案的政策法規(guī)，城建檔案的法規(guī)建設逐步形成。但縱觀全國城建檔案法規(guī)建設看，還不能適應城建檔案事業(yè)發(fā)展的需要。一是城建檔案法規(guī)尚未形成體系、法規(guī)不配套、法規(guī)之間不協(xié)調，給城建檔案工作帶來一定的困難。二是城建檔案立法工作落后于城建檔案工作發(fā)展的需要。實踐證明，堅持依法治檔是城建檔案事業(yè)發(fā)展的根本手段和終極目標。但從全國各地城建檔案立法工作看，立法難已成為制約城建檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。為此，當前要突出以下工作：第一、著力提高國家層面城建檔案工作的立法位階。應將現(xiàn)執(zhí)行的《城建檔案管理規(guī)定》上升到法律和條例層面，以提高城建檔案工作法規(guī)性、權威性，依法推進各項工作落實，確保城建檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。第二、加強法規(guī)的配套建設。制定相應規(guī)章、細則，規(guī)范工作、統(tǒng)一標準，使域建檔案法規(guī)體系化、操作性強。同時還應加強與《檔案法》等相關法律體系的滲透和銜接，以促進城建檔案法規(guī)的貫徹實施。第三、加強域建檔案重點和難點問題的法規(guī)建設。比如：涉及城建檔案知識產權保護、保密與開放的內容、城建檔案的鑒定、銷毀等相關問題應予以明確規(guī)定。

2.4加強數(shù)字化建設

城建檔案信息作為一個國家一座城市社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，是再現(xiàn)歷史書寫未來的決策依據(jù)。城市建設的不斷發(fā)展使城建檔案呈幾何數(shù)增長，其擁有的信息量急劇膨脹。而計算機技術、網(wǎng)絡技術、通訊傳播技術以及多媒體技術的互相滲透和融合，為城建檔案數(shù)字化建設提供了可能。加強城建檔案數(shù)字化建設應著力抓好以下工作：一是積極推進資源數(shù)字化建設。資源數(shù)字化建設是城建檔案信息化建設的核心，主要包括兩個方面的任務：第一是現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化。第二是加強電子文件和電子檔案的管理。電子文件的大量產生并由此帶來的電子文件歸檔管理是數(shù)字化城建檔案館面對的重大課題。要突出電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、檢查和指導，以確保歸檔電子文件完整、真實、有效和安全，這是做好電子文件和電子檔案管理的重要手段和基礎工作。二是努力實現(xiàn)服務機制的創(chuàng)新。實現(xiàn)服務機制創(chuàng)新首先要提高對外服務的水平，擴大服務領域，提高城建檔案館的知名度，要使服務的方式由被動變主動，通過網(wǎng)絡和利用者進行交流，及時了解城建檔案信息的需求變化，有針對性地豐富館藏、整合檔案的信息資源，變被動、滯后的服務為主動超前的服務。要應用信息和網(wǎng)絡技術，變“死檔案”為”活信息”，要緊密結合城市建設的發(fā)展，開發(fā)建設信息成果，利用多種形式，發(fā)揮城建檔案在城市建設中的作用。三是不斷加快城建檔案網(wǎng)站建設。網(wǎng)站建設是城建檔案宣傳工作的新途徑，是提供檔案信息利用服務的新手段。網(wǎng)站應具備檔案查詢、信息、網(wǎng)上辦公等功能的高度互動。一方面，向社會廣泛宣傳域建檔案工作的方針政策、法律法規(guī)，介紹城建檔案館的工作職能，提高城建檔案館的知名度。另一方面，通過網(wǎng)絡宣傳、利用館藏，提高檔案信息服務利用水平，為城建檔案信息開發(fā)利用提供新的途徑和手段。四是突出人才隊伍建設。人才建設是開展數(shù)字化城建檔案館建設的首要條件，為此需要努力培養(yǎng)一批既懂業(yè)務，又懂信息技術的“復合型”人才，要加大人才選拔和培養(yǎng)的力度，為數(shù)字化城建檔案館建設奠定人才基礎。

2.5注重服務利用

服務利用是城建檔案收集保管的根本目的。城建檔案的服務利用應遵循的原則：一是序化準備原則，城建檔案信息資源開發(fā)應做好準備工作，它的首要任務是使信息資源有序化。二是擴大利用原則，就是使更多的城建檔案信息為更多的檔案利用者所利用。三是知識激活原則，就是將城建檔案的信息經過消化、吸收和利用，而產生的新知識。也就是城建檔案信息的編研成果，為利用者利用信息提供方便。四是全面效益原則。當檔案信息資源轉化為知識資產后，必須考慮有償使用這個問題，因為無償使用不能體現(xiàn)將檔案信息資源轉化為知識資產過程中的勞動價值。實現(xiàn)域建檔案信息資源的服務利用必須做好以下幾方面的工作：一是以市場需求為導向，開發(fā)適合市場需求的城建檔案信息產品，滿足社會各方面的需要。二是緊跟時代節(jié)拍，加快域建檔案信息消化、吸收和轉化工作，為利用者提供更多的信息“產品”，滿足不同利用者的需求。三是積極與物價部門協(xié)調，為實現(xiàn)有償服務提供保障和支持。

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[關鍵詞]城建檔案；信息資源；整合；分析

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）30-0330-01

引言

博樂市的地理位置相對來說比較偏遠，經濟發(fā)展的速度并不是很快，城建檔案工作的建設觀念也比較單薄，這與國家政策中的西部大開發(fā)工作出現(xiàn)背道而馳的狀態(tài)。在城市的現(xiàn)代化建設日益加快的今天，博樂市的城建檔案信息管理工作必須解放以往的傳統(tǒng)思想，深刻認識其管理工作中存在的不足，認真分析其中的關鍵問題，全面開展新時期的城建檔案信息資源整合工作，下面對其中存在的問題和加強此項服務的有效措施進行深層次的研究分析。

1 城建檔案信息資源整合工作中存在的問題

1.1 各部門之間檔案管理權責相互矛盾

城建檔案工作的管理內容十分廣泛，包括本地區(qū)內各個社會領域的檔案信息資料，而在城建檔案館中的部門比較的冗余復雜，各部門之間需要管理的內容和管理上的權限并沒有明顯的劃界，各部門之間的管理方式又各有不同，管理人員的素質能力和工作意識又存在參差不齊的現(xiàn)象，這些種種的因素使得城建檔案的管理工作呈現(xiàn)一片混亂的狀態(tài)，極容易導致部分檔案信息資料的流失。

1.2 城建檔案信息資料的綜合利用方面有所欠缺

城建檔案資料的管理是分處、分部門進行管理的，管理內容繁多復雜，并且各部門之間的管理方式存在一定的差別，其信息共享化的程度并不高，加上各部門之間的溝通交流少之甚少，這對城建檔案信息資料盡快實現(xiàn)信息共享構成了很大程度的障礙，進而使得檔案信息資料的綜合利用率明顯降低。

1.3 城建檔案的信息化管理在一定程度上有所缺失

一方面是，目前本地區(qū)城建檔案的信息化建設的基礎較差，并沒有十分先進且完善的網(wǎng)絡設施，硬件設施的缺乏使得城建檔案在信息管理上不能實現(xiàn)高效利用；另一方面是，城建檔案單位的人力資源管理存在一些問題，檔案信息管理的人員沒有很高的信息建設意識，比較精通計算機網(wǎng)絡技術的專業(yè)人才較少，這使得城建檔案的信息換管理建設的障礙重重。

1.4 城建檔案管理的主動服務意識在有所欠缺

城建檔案的具體內容代表著一個城市發(fā)展過程中的歷史資料，同時也是城市發(fā)展進程中具有參考價值的建設規(guī)劃資料，所以說城建檔案的管理工作一定要認真嚴謹。然而現(xiàn)實情況是，部分單位的領導部門對城建檔案的收集整理工作并沒有引起高度的重視，在資料的收集整理上信息的整理內容并不完善，嚴重缺乏了城建檔案的信息整合意識，不具備應用的主動服務意識，這使得本地區(qū)的城建檔案的管理工作僅僅是處于簡單的保管工作上，要談信息化建設更是難上加難。

1.5 城建檔案管理所依據(jù)的法律法規(guī)在執(zhí)行監(jiān)督上較欠缺

近年來，隨著我國城市化進程的不斷加快，城建檔案工作越來越受到社會各級部門的重視，與此同時，我國的城建檔案管理法規(guī)也不斷健全和完善。例如中央頒布了《城市建設檔案管理規(guī)定》，部分地方也頒布了城建檔案管理辦法等，都對城建檔案管理的各個環(huán)節(jié)做了不同程度的規(guī)定。盡管如此，但是針對法律法規(guī)而產生的城建檔案管理的執(zhí)行力和監(jiān)督力卻不強，從而導致城建檔案的真實性、完整性和準確性都不高。

2 城建檔案信息資源整合的優(yōu)化措施

2.1 加強城建檔案的法制工作

樹立法制觀念完善法規(guī)體系，為依法治n提供法律依據(jù)。而把法規(guī)落到實處，關鍵在于城建檔案執(zhí)法的實施和監(jiān)督實施。在執(zhí)行法律法規(guī)過程中，必須要正確運用各種執(zhí)法手段，使城建檔案法規(guī)產生更大的效能。因此，為了保證城建檔案法規(guī)的順利實施，除依靠檔案行政管理部門和建設行政管理部門的監(jiān)督外，城建檔案管理部門要由市建委授權對違反城建檔案法規(guī)的事件進行現(xiàn)場執(zhí)法，有條件的最好成立城建檔案執(zhí)法隊伍，或者每年定期開展城建檔案執(zhí)法大檢查活動，提高社會影響力和威懾力，以促進城建檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

2.2 加強城建檔案收集整理工作

城建檔案信息資源整合工作是以城建檔案管理信息系統(tǒng)的建立和完善為前提。首先，在城市檔案管理部門之中選擇核心城建檔案整合領導部門，對具體的信息整合工作進行咨詢、規(guī)劃、指導、監(jiān)督，明確各個檔案管理部門單位之間的分工，加強相互的監(jiān)督和溝通工作；其次，要建立和完善城建檔案管理規(guī)章條例，加強對規(guī)章條例的執(zhí)行和監(jiān)督力度；最后，要加強對城建檔案整合工作的價值、作用、管理方式等內容的普及和宣傳.對城建檔案工作進行統(tǒng)一規(guī)劃。

2.3 加強城建檔案的技術咨詢服務

城建檔案信息的整合是一項艱巨而復雜的系統(tǒng)性工程，在存放和管理過程中面臨各種問題。為此，應努力搭建領導組織結構模型，全面了解城建檔案用戶的利用需求，為用戶提供提前的定制服務，全面構建城建檔案信息資源管理系統(tǒng)，促進城建檔案集中式管理策略的實現(xiàn)，實現(xiàn)信息服務產品對用戶輸出，最終實現(xiàn)城建檔案信息資源的整合目標。

2.4 強化多樣化的城建檔案信息資源整合方式

一是建立聯(lián)機公共檢索目錄。實現(xiàn)跨館服務各檔案管理部門通過建立各自的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，并將其作為聯(lián)機公共目錄查詢系統(tǒng)的一部分，按照科學分類和主題分類的方式對檔案資源進行分類，以便于用于檢索；二是建立公共性聯(lián)機檢索數(shù)據(jù)庫。向用戶提供網(wǎng)上檔案有償服務，使用戶能夠隨時隨地進入數(shù)字檔案館并進行檔案預覽或下載等操作；三是建立和完善跨館協(xié)同服務。要充分利用辦公自動化的優(yōu)勢。在局域網(wǎng)內建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)跨館協(xié)同服務，使檔案處理工作和檔案查詢工作更加方便快捷。

參考文獻

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[2] 孫麗煒.當前我國檔案資源整合實踐的比較研究[J].山西檔案，2011，03：20-23.

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1.城建檔案收集范圍

城建檔案的范圍主要包括以下幾個方面：（1）城市測繪和地質勘查方面的檔案；（2）城市規(guī)劃（包括總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專業(yè)規(guī)劃、工程規(guī)劃等）方面的檔案；（3）城市建設管理（包括規(guī)劃管理、土地管理、房地產管理、市政公用設施管理、建設管理等）方面的檔案；（4）工業(yè)、民用建筑工程（包括廠房、電站、礦山、辦公樓、影劇院、教學樓、醫(yī)院、療養(yǎng)院、體育場館、商店、飯店、銀行、倉庫、宿舍、住宅樓等）方面的檔案；（5）市政、公用設施工程（包括道路、橋梁、涵洞、隧道、給水、排水、供熱、供電、電訊、公共交通、綠化、園林、環(huán)境衛(wèi)生等）方面的檔案；（6）交通運輸工程設施（包括鐵路、公路等）方面的檔案；（7）人民防空工程設施與城市建設有關方面的檔案；（8）軍事設施與城市建設有關的檔案；（9）園林綠化、風景名勝、古建筑方面的檔案；（10）水利、防洪工程方面的檔案；（11）環(huán)境保護方面的檔案；（12）城市建設科研、設計方面的檔案；（13）其它與城市規(guī)劃、建設和管理有關的檔案。

2.城建檔案收集方法

（1）利用法律手段進行收集。1996年7月通過的《中華人民共和國檔案法》，1997年12月建設部頒發(fā)的《城市建設檔案管理規(guī)定》和遼寧省城市建設檔案館管理規(guī)定實施后，城建檔案的發(fā)展有了法律依據(jù)和保障，1997年建設部頒發(fā)《城建檔案管理規(guī)定》，以立法的形式統(tǒng)一和規(guī)范了城建檔案的工作，各地政府也制定了適合本地區(qū)實際的管理辦法，各城建檔案館都制定了以城建檔案的收集為主，包括保管、調閱、利用、庫房管理、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等規(guī)章制度，只有走以法治檔、管檔的道路，才是加強城建檔案的收集，豐富館藏擴大利用，使檔案工作取得發(fā)展的根本所在。（2）采取征集形式進行收集。城建檔案館，要按照城建檔案的歸檔范圍，征集散失在單位、部門和個人手中的城市建設檔案、資料或零散技術文件材料。征集的形式一般有兩種。一種是以普法公告的形式，向社會各界、有關單位和個人及其他城市發(fā)出征集城建檔案資料的啟示，說明征集城建檔案資料的目的、范圍、種類和辦法，以取得有關方面的支持和協(xié)助進行索取；另一種是有目標的個別向儲藏者直接征集。（3）通過協(xié)商辦法進行收集。目前城建檔案工作法規(guī)制度，對有些城建檔案向城建檔案館移交問題尚無明確規(guī)定。對于這種情況，必須通過協(xié)商的辦法進行收集城建檔案。

二、城建檔案的整理

1.城建檔案的整理工作內容

城建檔案整理工作，是在遵循城建檔案的自然形成規(guī)律、保持城建文件之間的有機聯(lián)系、方便保管和利用的基礎上，對城建檔案進行系統(tǒng)的整理和科學的編目。

2.城建檔案整理工作的意義

城建檔案整理工作是城建檔案業(yè)務建設的中心環(huán)節(jié)。（1）整理工作有利于維護和反應城市建設的歷史原貌。（2）整理工作有利于加強城建檔案的科學管理。（3）整理工作是城建檔案提供利用的基礎和前提條件。

3.城建檔案的系統(tǒng)整理

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【關鍵詞】業(yè)務指導；標準規(guī)范化；具體指導；崗位素養(yǎng)

業(yè)務指導工作是指通過業(yè)務指導人員的指導、檢查、監(jiān)督，形成和編制符合歸檔要求的檔案資料，是城建檔案管理的一項重要內容，是保證檔案資料系統(tǒng)、完整、準確進館的重要步驟。為了提高城建檔案的歸檔質量、完善檔案管理工作，就必須與時俱進、創(chuàng)新觀念，提高城建檔案業(yè)務指導工作水平。本人結合幾年工作經驗，就如何加強城建檔案業(yè)務指導工作，談談自己的幾點思考。

一、 加強法制建設、提高行政執(zhí)法能力。

依法治檔是發(fā)展城建檔案事業(yè)和完善城建檔案管理工作的保障措施。要做到依法治檔，就必須做到有法可依、執(zhí)法必嚴、違法必究。

1、有法可依就是要有充分的法律依據(jù)，自上世紀80年代以來，我國相繼頒布了《檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《城市規(guī)劃法》、《建筑法》、《城市建設檔案分類大綱》、《城市建設檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》，我省、市也出臺了相關的法規(guī)、規(guī)章，形成了法律權責明確的城建檔案法規(guī)體系，為有法可依奠定基礎；

2、執(zhí)法必嚴就是要做到在法律、法規(guī)的授權下，依法行政，加強監(jiān)督檢查，首先城建檔案館要加強自身的法律意識，學習、掌握相關法律知識，具備執(zhí)法素質，其次應設立專門的執(zhí)法職能部門，具體開展監(jiān)督檢查工作；

3、違法必究就是要做到對不按規(guī)定移交檔案的單位進行處罰，但處罰不是目的，只是方法和手段。處罰的結果是要提高人們的檔案意識，重視檔案的收集、整理、編制、移交工作，保證檔案接收工作的順利進行。

二、明確指導內容，制定規(guī)范制度。

無論是對建設、施工、監(jiān)理單位資料員的業(yè)務指導還是對各縣（市）、區(qū)相關業(yè)務部門工作人員的指導，指導內容都必須明確化、規(guī)范化、有章可循，這是開展業(yè)務指導工作的前提條件。

1、要明確工作的范圍和內容。城建檔案的業(yè)務指導范圍一般是由城建檔案的接收范圍來決定的，具體包括：對所管轄轄區(qū)范圍內的城建檔案工作以及各縣（區(qū)）城建檔案管理機構進行業(yè)務指導。城建檔案涉及專業(yè)多、內容豐、載體多樣，所以業(yè)務指導的內容應包括以下幾方面：做好城建檔案的宣傳工作，普及相關法律知識、提高法律意思，這是業(yè)務指導開展的第一步；做好城建檔案人員的培訓工作，通過培訓，提高檔案人員的檔案管理水平，掌握專業(yè)知識；加強指導檢查施工過程中形成的建設工程檔案，參與竣工驗收，確保歸檔質量；加強對各縣（市）、區(qū)城建檔案管理機構的業(yè)務指導，主要針對各單位城建檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、利用、編研等基礎工作進行，要注重基層單位的實際情況，以技能和經驗交流為主，確保其工作的順利進行。

2、業(yè)務指導要求規(guī)范化、標準化。首先在工作程序上，要明確告知城建檔案人員交檔流程和步驟，在施工許可證前先簽訂《工程竣工檔案移交責任書》、工程竣工驗收時，要向城建檔案館申請檔案專項預驗收，填寫《建設工程檔案專項驗收申請表》，驗收合格后，移交檔案，城建檔案館出具《城建檔案驗收認可書》；其次從具體內容上，嚴格按照移交目錄，細化收集、整理、編制、移交的歸檔要求，逐項審核、嚴格禁止少項、漏項、后期編造情況的發(fā)生，在編制的過程中，要裝訂整齊，裝具統(tǒng)一，確保檔案質量。

三、提前介入、全程跟蹤、具體指導。

業(yè)務指導人員應該在建設單位簽訂完《工程竣工檔案移交責任書》后，主動與建設、施工、監(jiān)理單位聯(lián)系，了解工程項目和檔案形成的基本情況，提出各階段的歸檔內容和具體要求，到工地現(xiàn)場進行實地指導，及時發(fā)現(xiàn)工程進行中檔案中存在的問題，及時改正，杜絕日后檔案收集不全或內容不合格現(xiàn)象的發(fā)生。

做好全程跟蹤服務，從工程報建到工程竣工，要明確告知工程單位城建檔案工作的各項流程，使建設單位能夠全面了解城建檔案的收集、整理、編制、移交要求，在開工前，施工過程中，檔案預驗收、竣工驗收備案前實行主動業(yè)務指導，督促建設單位移交一套完整、齊全、準確的城建檔案。

四、提高業(yè)務指導人員的崗位素養(yǎng)

業(yè)務指導人員的崗位素養(yǎng)，直接影響著業(yè)務指導工作能否高質量、有序地順利進行，所以要加強其職業(yè)道德和專業(yè)知識水平的提高，加強崗位素質的培養(yǎng)。

城建檔案業(yè)務指導人員能否更好地履行自己的職責和義務，首先取決于他對檔案事業(yè)的態(tài)度和情感，尤其是在城建檔案工作尚未達到令人向往的現(xiàn)代，熱愛城建檔案事業(yè)，樂于為城建檔案事業(yè)做出貢獻的職業(yè)道德品質就顯得尤為重要。

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關鍵字: 城建檔案工作機制檔案管理 管理機構

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

一、正確認識城建檔案館的性質與定位

城建檔案工作是城市建設系統(tǒng)不可或缺的一部分，所以應將其納入城建檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃與長期規(guī)劃中，緊密結合城市建設總體戰(zhàn)略及發(fā)展目標，以確保城建檔案工作與城市建設同步協(xié)調發(fā)展。此外，城市檔案為信息技術、城市歷史及技術創(chuàng)新等相關工作的研發(fā)提供了有力依據(jù)。

二、完善創(chuàng)新城建檔案工作的內涵

受多方面原因的影響，以致城建檔案在服務領域中存在諸多問題，具體表現(xiàn)在下述方面：（1）城建檔案服務對象較狹隘。調查研究發(fā)現(xiàn)，城建檔案服務對象大都為專業(yè)技術人員、行政管理人員，其主要用于工程建設、司法調查取證、產權產籍憑證等，而城建檔案較少用于學術研究、科研等領域，由此可見，城建檔案的開放程度不高，廣大社會公眾對城建檔案的認知不強；（2）服務方式與手段較單一。長期以來，上門利用者查找所需為城建檔案的主要提供利用方式，此方式下往往需要檔案利用者多次往返后才能夠徹底完成查閱工作。所以實現(xiàn)網(wǎng)絡化的城建檔案信息服務既能夠滿足社會多方面需求，又是推動城建檔案持續(xù)發(fā)展的重要動力；（3）對外服務提供的大多為原始信息，編研成果不多。與歐美等發(fā)達國家相比，我國對源文件信息的深度加工不力，并且對城建檔案的研究仍未能夠真正意義上實現(xiàn)規(guī)范化、科學合理化、系統(tǒng)化，同時不能夠實時掌握社會信息需求動態(tài)，以致難以及時滿足社會發(fā)展需求。基于上述多方面不足，要求促進城建檔案對外服務由被動逐漸向主動演變，切實做好跟蹤服務工作，以提供全方位、多層面服務。

三、健全城建檔案工作機制

第一，落實好特色檔案收集工作。新知識經濟背景下，要求城建檔案館善于應用電子計算機技術與網(wǎng)絡信息技術，依托于二者加強特色檔案收集，以不斷擴大信息源，同時還應盡可能實現(xiàn)檔案、圖書、情報信息一體化、現(xiàn)代化管理，以滿足新時期下社會的需求，不斷增強、擴展服務功能；

第二，加大“數(shù)字化城建檔案館”建設力度。一是豐富數(shù)字化城建檔案館藏量。重點接收城市規(guī)劃、建設及管理中所產生的電子檔，推進城建檔案與紙質檔檔案有機結合，并嚴格依據(jù)《電子檔歸檔與電子歸檔管理辦法》予以執(zhí)行；二是實現(xiàn)城建檔案信息數(shù)字化。對城建檔案館內的檔案信息進行分類，之后按類逐步完成數(shù)字化轉換，使其成為數(shù)字化信息，然后借助這些數(shù)字化信息建立起城建檔案信息數(shù)據(jù)庫或地理信息數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)動態(tài)管理提供保障；三是加強城建檔案信息更新。實用性、權威性及準備性是判斷城建檔案信息是否有效的重要指標，所以要求構建起信息采集、匯編、錄入及質量檢查機制，促使檔案信息廣泛收集與檔案信息應用形成良好循環(huán)，以保證城建檔案信息的有效性。

第三,構建城建檔案保密機制

1、利用本單位秘密以上的檔案，利用者應出具所在單位介紹信證明和本人證件后方可借閱。

2、利用外單位秘密級以上的各類檔案，利用者除具備以上證件外，還需經檔案館主管領導審批，方可借閱。

3、借閱利用秘密級以上和各類檔案，不得代出閱覽室，不得在閱覽室橫向轉借給無關人員。

4、屬于秘密級以上的檔案，不得拍照、復制、摘錄，若必須拍照復制時應經管理人員許可后方能進行。

5、不該說的機密絕對不說。

6、 不在普通電話明碼電報中傳達機密事項。

7、 不在公共場所和家屬，子女朋友面前談論機密。

第四,構建城建檔案鑒定機制

1、根據(jù)國家制訂的統(tǒng)一鑒定標準，對城建檔案進行鑒定。

2、城建檔案的鑒定工作人員應忠于職守，必須具有高度的政治責任心和謹慎細致的工作作風。

3、對城建檔案的鑒定工作由館領導，有關工程技術人員和城建檔案工作人員組成鑒定工作委員會，負責進行鑒定工作。

4、對準備接收進館的城建檔案進行審查鑒定。

5、對保管期限已滿的城建檔案，由鑒定委員會進行具體分析和詳細審查，確定繼續(xù)規(guī)檔或銷毀。

6、遵照城建檔案的特殊性，根據(jù)建筑物的在與否，確立其檔案的歸檔與銷毀。

第五,構建城建檔案收集機制

1、負責收集屬于吐魯番市規(guī)劃區(qū)的有關城市規(guī)劃管理建設活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字，圖紙、圖表、聲像等各種載體的檔材料。

2、按照《城市城建檔案分類大綱》、收集所有門類的檔案。

3、按照《城市建設檔案管理規(guī)定》第十條規(guī)定建設系各專業(yè)管理部門形成業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案，凡具有永久保存價值的，在本單位保管一至五年后全部向城建檔案館移交。

4、在本市規(guī)劃區(qū)內新建改建擴建的各類建筑物形成的檔材料、建設單位在工程竣工后三個月內向城建檔案館移交一套符合規(guī)定的建設工程檔案。

5、按國家標準格式尺寸裝具檔案。

6、城建管理活動中的其他各級各類檔材料按照《檔案法》第十條規(guī)定“任何人不得據(jù)為已有”，定期或不定期向檔案館移交。

第六,城建檔案整理機制

1、城建檔案的整理方法應嚴格按照《建設工程檔歸檔整理規(guī)范》進行整理。

2、按照檔案形成特點，應遵循檔的自然規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

3、在特殊情況下，檔案館接受的零散檔按照有關規(guī)定進行全過程整理。

4、接受進館的檔案、零散材料有破損，不符合規(guī)格的要進行粘貼和托裱。

5、接受進館的檔案，通過系統(tǒng)科學的整理工作，要基本達到便于保管和提供利用的最終目的。

6、按照《城建檔案分類大綱》進行科學分類，并編制完成卷內檔目錄，卷末備考表，案卷目錄等編目工作。

第七,利用信息反饋機制

1、充分利用館藏檔案為社會服務，滿足各方面的需要，充分發(fā)揮檔案作用。

2、明確服務方面，端正服務態(tài)度，適合新形式發(fā)展要求，做好檔案提供利用工作。

3、熟悉館藏檔案，不斷研究檔案提供的利用工作的新情況、新特點，了解和研究利用者的需要，做好檔案提供利用預測工作。

4、逐步提高檔案咨詢工作的質量和服務水平，接受咨詢，建立咨詢記錄。

5、利用館內現(xiàn)有的編輯成果為社會服務，進一步完善利用登記薄、利用效果登記薄。

6、正確處理檔案提供利用和保密的關系。

第八,構建城建檔案銷毀機制

1、城建檔案館銷毀檔案，必須由檔案館負責人批準，同時報請主管局領導批準方可銷毀。

2、準備銷毀的城建檔案材料，應編制銷毀清冊和撰寫銷毀檔案材料內容的分析報告。

3、銷毀城建檔案應注意安全保密、除主監(jiān)銷外，還應有以二人以上監(jiān)銷。

4、城建檔案銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字并注明銷毀方式和日期。

5、銷毀后的城建檔案案卷應在總登記薄案卷目錄上注明“銷毀”。

6、銷毀后的城建檔案，要統(tǒng)計銷毀數(shù)量和詳細內容。

參考文獻

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第一、利用現(xiàn)代化管理手段，維護好城建檔案的完整與安全，館內網(wǎng)站已經建立，不斷做好日常數(shù)據(jù)庫的建立和管理工作做好網(wǎng)站內容和信息的補充工作。版權所有!

第二、抓好館內的基本建設工作為主要目標。保證各信息系統(tǒng)的軟、硬件設施工作運行正常，做好館內各項業(yè)務的信息化管理。在館內已建成使用的局域網(wǎng)和城建檔案計算機管理系統(tǒng)的基礎上，輔助完成好城建檔案收集、審核、接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等日常業(yè)務工作。

第三、加強驗收與指導，提高基礎業(yè)務工作效率。在實行建設工程檔案竣工驗收備案管理制度中，一如既往的嚴格推行《城市建設工程檔案資料驗收合格證制度》、《建設工程竣工檔案整理報送制度》。在驗收審核、接收、整理工作環(huán)節(jié)中，堅持履行國家建設部頒布的《城市建設檔案管理規(guī)定》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市建設檔案著錄規(guī)范》、《城市建設檔案案卷質量規(guī)定》堅持實行多次指導、跟蹤服務、上門服務等主動服務形式來提高工程檔案資料的入館質量。

第四、在認真執(zhí)行和落實好各項管理法規(guī)和制度的同時做好城區(qū)建設工程檔案審核和接收。要求館內人員在不斷學習業(yè)務的基礎上，進一步把握好工作開展過程中的法制、法規(guī)的實施和應用，以及其它業(yè)務相關的條例、制度，依法治檔，提高工作效率和工作質量，加快檔案的審核、歸檔、整理、輸入、入庫的速度，完成好年度的崗位責任制任務。版權所有!

第五、按照自治區(qū)建設廳月日下發(fā)的新建辦號文“關于貫徹全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要的意見”的通知，我館已根據(jù)通知要求制定出切實可行的近三年的發(fā)展計劃及目標，根據(jù)《通知》精神的統(tǒng)籌規(guī)劃，貫徹城建檔案信息化標準規(guī)范頒布后的實施，全面實現(xiàn)檔案管理計算機化，積極落實好上級主管部門下達的信息化管理目標。

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關鍵詞：建設工程；檔案；收集；管理

Abstract: This paper based on corporate records management system and mode discussed, on the basis of the analysis of social transformation and digitization in the context of enterprise records management system and mode characteristics put out a file management system and mode of conception. Provide a useful reference on the idea of innovation and mode of evolution of the next file management of construction projects.

Key words: construction project; files; collection; management

中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：2095-2104（2012）06-0020-02

隨著時代的發(fā)展，建筑工程檔案管理工作的內涵和外延也進一步擴大。檔案是經濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產物，是建筑工程實施描述的最原始記錄，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網(wǎng)絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。在近些年新產生的檔案管理模式的引導下，建筑工程檔案的管理也出現(xiàn)了一些新模式 ，這對建筑工程檔案的處理和分析工作都有著深遠和重大的影響，從技術水平和實踐操作上都加速了建筑工程檔案管理工作的進步。

然而，由于許多建設單位和施工單位對城建檔案的法律、法規(guī)不了解，重建設，輕管理的思想普遍存在。因而，本系統(tǒng)內部產生或管理的業(yè)務技術和業(yè)務管理檔案等收集難度較小，歸檔率較高；而非本系統(tǒng)的城建檔案、開發(fā)區(qū)建設工程檔案，由于其行業(yè)和行政劃分的制約，收集難度較大，歸檔率較低。特別是對城市安全息息相關的電力、通信、地下管線等重要工程檔案都不能及時接收進館。為了改變這一現(xiàn)狀，某地城市建設檔案館在某地城鄉(xiāng)建設規(guī)劃局領導的大力支持和各相關職能部門的密切配合下，建立了一套行之有效的工作程序。

一、加強城建檔案法制建設，依法治檔

隨著城市建設的迅猛發(fā)展，檔案接收任務日趨繁重，在缺少有效的經濟制約的情況下，必須強化法規(guī)和制度建設，從制度上強化對工程檔案的監(jiān)管力度，保證檔案的接收質量。近年來，國家和建設部相繼出臺了《中華人民共和國檔案法》、《城市建設檔案管理規(guī)定》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案案卷質量規(guī)定》等法律、法規(guī)，某地城市建設檔案館結合實際，也制定了《城市建設檔案管理辦法》。依據(jù)相關規(guī)定凡列入市城建檔案館接收范圍的新建、改建、擴建、遷建和恢復建設工程，建設單位在領取《建設工程規(guī)劃許可證》、《建筑工程施工許可證》前，必須到城建檔案館辦理項目登記手續(xù)，并簽訂《建設工程檔案報送責任書》（以下簡稱《責任書》）。否則規(guī)劃部門不予核發(fā)《建設工程規(guī)劃許可證》和《建筑工程施工許可證》。在《責任書》中，進一步明確和告知建設單位依法承擔收集、整理和移交工程檔案的責任，明確了建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設工程檔案原件，同時還明確了違約需承擔的責任。這一系列法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的實施，確立了城建檔案的工作地位，為規(guī)范城建檔案管理、理順收集渠道提供了法律依據(jù)。

二、加強與各職能部門的聯(lián)系

一方面，由市建設工程質量監(jiān)督站把關審核工程資料的完整與準確。一方面，嚴格執(zhí)行檔案專項驗收制度，要求建設單位在組織竣工驗收前，必須將施工資料按規(guī)范分類整理，并組成符合要求的案卷后向市城建檔案館報送，進行預驗收審查，經業(yè)務室相關人員全面審查工程檔案的內在和外在質量，審查合格后出具《建設工程檔案預驗收意見書》，不合格的提出整改意見，責令限期整改。整改后合格的出具《建設工程檔案預驗收意見書》，建設單位方可組織竣工驗收。另一方面，由市城鄉(xiāng)建設規(guī)劃局建筑工程管理科把關，在辦理工程竣工備案時查驗建設工程是否有市城建檔案館出具的《陜西省建設工程檔案驗收認可書》，否則不予備案。通過各部門的通力配合，為建設工程檔案歸檔提供了相應的監(jiān)督和制約保障，確保建設工程檔案能夠按時完整、準確、系統(tǒng)的接收進館。

三、主動服務指導，提高案卷歸檔質量

在新的形勢下，城建檔案工作者如果仍然墨守陳規(guī)，守株待兔，等待建設單位主動上門移交工程檔案，必然導致城建檔案工作的被動。城建檔案從業(yè)人員在思想認識上，必須努力克服檔案收集難的畏難心理，勤動腦、勤動口、勤動手、勤跑腿，愛崗敬業(yè)，兢兢業(yè)業(yè)，樹立主動服務意識，增強工作的積極性與主動性，通過和建設單位面對面的溝通，掌握檔案資料收集情況的第一手資料，為后續(xù)檔案整理、接收和提高歸檔質量奠定基礎。建設單位在簽訂《責任書》時需要進行項目信息登記，館里將項目劃分到業(yè)務人員，業(yè)務人員根據(jù)項目信息定期到施工現(xiàn)場檢查指導，服務工作更加有的放矢。確保每個項目都有專人負責、全程跟蹤、經常性業(yè)務指導。一方面，通過在簽訂《責任書》時向建設單位發(fā)放《市建設工程檔案報送要求告知書》，讓新開工的建設、施工、監(jiān)理單位檔案人員了解城建檔案館對建設工程檔案編制、收集、報送等方面的要求和規(guī)范。這樣檔案人員就有章可循，知道自己該做什么，如何去做，遇到問題向誰咨詢。另外，通過在工程項目施工過程中不定期地去工地督促、檢查建設單位、施工單位、監(jiān)理單位是否有專門的檔案人員收集、整理工程檔案資料，收集的檔案資料是否完整、準確。尤其是涉及結構質量安全的勘測報告、設計及其變更、建材檢測、施工試驗、隱蔽工程等文件材料的歸檔工作，發(fā)現(xiàn)問題隨時解決，確保檔案資料的真實、準確、完整。如市經濟適用房既是保障性安居工程也是大型的連片住宅小區(qū)，產生的工程檔案資料有房屋建筑、市政等不同類別；施工、監(jiān)理單位就有十多家；資料員整理水平參差不齊等情況，針對這一情況，為了把問題解決在工程檔案進館之前，多次去工地，現(xiàn)場給資料員講解工程檔案資料的組卷原則、方法、案卷編目等內容，避免出現(xiàn)書寫不規(guī)范、資料不齊全、簽字蓋章不全等現(xiàn)象的發(fā)生，為建設單位在竣工驗收后能按時向城建檔案館報送一套完整、準確、規(guī)范的建設工程檔案，奠定了堅實的基礎。

四、加強業(yè)務學習，提高業(yè)務管理和業(yè)務技能水平

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。而城建檔案的內容龐雜，涉及城市建設各個方面。這就要求檔案管理人員不斷的鉆研新的業(yè)務知識和技能，既要有工程技術方面的知識又要有城建檔案管理方面的業(yè)務理論知識，同時具有解決實際問題的能力。因此，某地城市建設檔案館采取“走出去，請進來”的辦法，讓單位里的一些業(yè)務骨干走出去，請有經驗的檔案管理人員來館傳經送寶，通過交流學習兄弟單位在檔案管理現(xiàn)代化方面的優(yōu)點和成功經驗，不斷補充、完善館內人員業(yè)務知識和技能，更新業(yè)務和管理觀念，全館業(yè)務人員的管理水平顯著提高，從而進一步提高了工作效率，也保證了工程檔案的歸檔質量。

五、加強檔案編制單位資料員培訓工作

通過舉辦培訓班集中對全市建設、施工、監(jiān)理單位資料員和相關部門檔案管理人員進行崗位培訓，通過培訓讓他們充分認識城建檔案的重要性，了解城建檔案的法律、法規(guī)和規(guī)章，掌握城建檔案業(yè)務規(guī)范。并且嚴把培訓考試關，寬進嚴出，考試合格發(fā)給崗位培訓合格證書。在日常檢查中，要求檔案從業(yè)人員持證上崗，為保證工程檔案的完整、準確，提高歸檔質量打下了堅實的基礎。

總之，在新形勢下，城建檔案工作必須摸準時展的脈絡，采取有效的措施，加大收集力度，確保工程檔案資料的齊全、完整和準確，提升工程檔案的歸檔質量，促進城建檔案工作整體水平的提高，更好的服務于城市規(guī)劃、建設、管理工作。

參考文獻：

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篇10

關鍵詞：地下管線，檔案管理，問題，方法

城市地下管線是城市基礎設施的重要組成部分，是發(fā)揮城市功能、確保社會經濟和城市建設健康、協(xié)調發(fā)展的重要保障。隨著城市建設的快速發(fā)展，地下管線的重要性日益顯現(xiàn)，城市給排水、燃氣、熱力、強電、弱電等地下管線，就像人體內的“血管”和“經絡”，為城市發(fā)展提供強有力地保障，被稱為城市的“生命線”。地下管線一旦損壞，就會危及城市的“生命”。

隨著我縣城市基礎設施建設步伐的加快，挖斷管線造成重大經濟損失的事例也時常發(fā)生，如：縣文化廣場在開發(fā)建設中幾次挖斷給水管，造成停水；白巖公園南路在挖路基與排水溝時把國防光纜挖斷，造成百萬元的損失；興田路改建項目在K0+660處設一臨時排水溝，開挖時碰到東南網(wǎng)的光纜，造成大面積電視失去信號，經過一天的搶修才恢復電視信號等等。因此，搞好城市地下管線檔案管理是城市管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。地下管線檔案是地下管線工程的重要組成，它真實反映了地下管線的空間位置及其屬性，是鋪設新的管線、改造舊的管線的依據(jù)，是保護好城市地下管線、避免挖斷管線事故、保障安全運行不可缺少的重要資料，是城市防災、抗災、應付突發(fā)事件的基礎資料。為了減少、避免事故的再次發(fā)生，搞好地下管線檔案的管理已勢在必行。

1.地下管線檔案管理工作存在的問題

1.1檔案管理意識淡薄，重視不夠

1）.在我國普遍存在著地下管線檔案收集不全，建設、施工單位“重建設、輕檔案”的現(xiàn)象就更加突出。

2）.由于投資體制與管理體制上的原因，造成了地下管線在管理上各自為政的局面，沒有向城建檔案館報送地下管線檔案。

3）.地下管線檔案的利用意識淡薄。建設單位在工程設計時，很少到城建檔案館查找地下管線現(xiàn)狀資料，作為設計的依據(jù)。

1.2地下管線檔案的管理尚未步入法制化軌道

目前，城建檔案的法規(guī)主要有《中華人民共和國檔案法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》、《城市管線工程檔案管理辦法》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等，一些省、市也先后制定“管理辦法”，為地下管線檔案的管理提供了法律保障。但由于地下管線檔案管理的混亂局面由來已久，許多地方、部門沒有認真貫徹執(zhí)行這些法規(guī)，依法管理檔案的意識不強、水平不高，使城建檔案管理工作在標準化、制度化、規(guī)范化方面大打折扣。

1.3地下管線工程建設沒有真正納入城市建設集中統(tǒng)一管理

地下管線檔案管理失控的首要原因，就是沒有將地下管線工程建設真正納入城市建設集中統(tǒng)一規(guī)劃管理的軌道上來，實行工程招投標制的項目不多,且大多數(shù)沒有簽訂《建設工程檔案建檔及報送服務合同書》，使城建檔案館不能獲得管線工程項目開、竣工時間、工程進度等信息，從而無法對管線工程的檔案工作進行跟蹤指導管理。有的建設單位只顧眼前的利益，缺乏全局觀念，管線工程未辦理規(guī)劃、施工許可證就進行施工，經常見一些道路被“開腸破肚”，挖了填，填了挖，又沒有及時形成有關的檔案材料。既影響市容整潔，又增加了城市安全的隱患。

1.4地下管線檔案保管分散無法實現(xiàn)資源共享

就我縣的城建檔案館來看，所收集到的地下管線檔案主要是本系統(tǒng)的部門在建設過程中形成的，而強電、弱電等部門所形成的管線檔案則基本上都由自己管理，檔案多頭保管的現(xiàn)象比較普遍，由于部門利益，地下管線產權單位各自為政，這種分散保管不能實現(xiàn)檔案信息資源的共享，遇事無檔可查。

1.5檔案管理手段落后不能滿足工作需要

首先是城市城建檔案部門辦公設備陳舊落后，無法提供高效的服務；其次是管理資金不足與專業(yè)性人才緊缺；再次動態(tài)管理滯后的問題仍然存在。

2.解決問題的措施和建議

2.1加強宣傳，提高認識，強化城建檔案管理意識

搞好地下管線檔案管理要解決認識問題，要在宣傳上狠下功夫，大力宣傳城建檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的重要作用，從而使各個部門自覺采取行動，重視和支持城建檔案工作。

加強地下管線檔案編制和報送的質量意識，城建檔案部門在項目立項之初就應介入，全程跟蹤檔案資料的中間檢查、初驗、驗收過程，特別關注資料編制和報送的質量情況。主要看所編制的檔案資料是否及時、真實、準確和可靠。加強地下管線檔案的利用意識，做好地下管線檔案鑒定、編研工作。歸檔是手段，利用才是目的。

2.2進一步建立健全法規(guī)制度，加大依法治檔力度

由于當前地方法規(guī)不盡完善，沒有一套完整、系統(tǒng)的地下管線檔案管理法規(guī)體系，因此出現(xiàn)了有法不依，有法難依的局面。鑒于此，我縣應根據(jù)部、省管理辦法精神制定地下管線檔案管理辦法，同時各建設單位也應制定相應的地下管線管理制度、措施。使地下管線檔案有法可依、有章可循，建設、施工單位也能做到職責明確，獎罰有據(jù)，從而保障地下管線檔案管理工作逐步邁入法制化軌道。發(fā)揮法律手段的作用，依法治檔、依法興檔。加大執(zhí)法監(jiān)督力度，從根本上杜絕有法不依、有章不循的現(xiàn)象，為實現(xiàn)地下管線檔案的法制化、規(guī)范化、標準化管理創(chuàng)造條件。

2.3強化管理，理順檔案接收渠道

在城市建設中規(guī)劃管理是龍頭，要徹底改變管線檔案管理不善的局面，首先就要從規(guī)劃管理做起。根據(jù)《城市規(guī)劃法》第三十二條之規(guī)定，城建檔案館可以在建設單位辦理規(guī)劃審批手續(xù)時與建設單位簽訂管線工程檔案移交責任書，明確建設單位檔案編報責任及違約責任，為工程竣工后能接收到齊全、完整的地下管線檔案提供了保障。《城市管線工程檔案管理辦法》第八條之規(guī)定，管線工程竣工驗收須有城建檔案管理部門參加。因此，檔案管理部門要主動介入驗收階段的工作，審查管線檔案是否符合驗收要求并及時提出整改、完善意見，建設單位在驗收前必須向城建檔案館提供齊全、完整的檔案材料，方可組織驗收。涉及地下管網(wǎng)的各行業(yè)、各部門要加大檔案資料交換和集中管理力度，加快城建檔案信息化建設步伐，把城建檔案館建設成為城市建設的重要數(shù)據(jù)庫和地下管線工程的查詢平臺，更好地實現(xiàn)信息資源社會共享。

2.4開展地下管線普查工作，加強動態(tài)管理。

地下管線普查普測，是一個城市為解決地下管線資源現(xiàn)狀問題開展的地下管線情況調查、管線探測、管線綜合圖編繪和資料匯集工作，是解決歷史遺留問題的唯一手段。這是一項綜合性的城市管理工作，需要相關部門共同參與。城市在發(fā)展，管線必然要延伸，有的管線將被改造或廢棄，要加強動態(tài)管理，及時編制和報送完整、準確的竣工檔案。由于管線普查只是一種補救措施，它不可能一勞永逸。

2.5采用現(xiàn)代化手段，加強地下管線檔案的管理