公立醫院合同內部控制制度思考

導語：公立醫院合同內部控制制度思考一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：經濟合同管理作為醫院規范使用資金、體現經費使用效率的途徑、載體，是醫院管理經濟活動的重要手段，通過完善相關合同制度和規范流程，可有助于推行合同信息化建設，切實落實合同內控制度。本文以S市R醫院的具體實踐為基礎展開探討，以期有所裨益。

關鍵詞：內部控制;合同閉環管理;公立醫院

一、合同管理的意義和必要性

醫院內控建設的目標是合理保證單位經濟活動的合法、合規，提高公共服務的效率和效果等。同時，為落實“三重一大”制度，對大額資金投資、采購實行集體決策，信息公開的監督機制。經濟合同管理作為醫院規范使用資金、體現經費使用效率的載體，是醫院管理經濟活動的重要手段。合同管理包括資信調查，合同的審查、會簽、審批、簽訂、登記、備案，以及合同專用章管理，合同履約評價，糾紛處理，合同分析和統計等，涉及醫院的多個部門和崗位。由此，對于合同管理的適當授權、崗位分離、歸口統一、風險控制等需要系統地制定內控制度和流程設計。本文以S市R醫院的具體實踐為基礎對此展開探討。

二、R醫院合同管理的實踐

（一）在單位內控環境建設方面，通過建立健全合同管理的相關制度，加快推行醫院合同信息共享，提高合同風險意識，加強部門間溝通，為做好合同的協同管理工作提供基礎保障1．建立并完善醫院合同管理相關制度R醫院《內部審計制度》中有明確規定對于合同管理的內部審計事項；《醫院內部控制制度》中包括合同內控制度的設計；《醫院合同管理制度》中對各種業務類型的合同明確授權和流程管理，以及合同的變更解約與糾紛處理管理等。為利于合同評價，R醫院制定了《醫院采購需求和履約驗收管理辦法》，管理辦法強調以下幾點。（1）采購需求、履約驗收的描述應當清楚明了、表述規范、含義準確、能夠通過客觀指標量化的應當量化。（2）對于履約周期較長的合同，應當約定合同雙方的聯席制度，確保合同的有效執行。（3）使用科室為合同執行的管理部門，負責組織合同的全面履行、熟悉合同的主要內容、合同范圍、合同執行要點及特殊情況處理，落實雙方的權利和義務。（4）合同歸口管理科室應當對乙方合同的履約驗收評價進行匯總，評價結果可作為合同續簽、采購評標資質得分的重要依據。2．加快推行醫院合同信息共享通過經濟合同信息化管理，醫院領導能全面及時掌握醫院所有重大經濟活動的內容及執行進度，相關部門也能在職權范圍內，掌握經濟合同的簽署、執行及付款情況，動態查詢本科室經辦合同流經的環節及業務動態。財務部門可以根據合同簽訂內容和付款申請的審批結果執行付款進度，使業務流程高效、順暢，從而實現合同執行部門間的協同管理。R醫院合同信息系統建設大致分為4個階段：①對合同備案要素和流程進行梳理，論證和推演合同管理信息系統功能需求；②確定合同管理信息系統子模塊的嵌入路徑，細化系統功能的設計，制訂信息系統設計開發方案；③上線試運行，對涉及合同管理的各相關部門進行宣講和推介，反復跟進和修改系統設計試運行的缺陷；④和財務信息系統實施對接，實現合同信息流、資金流的共享。另外，合同信息系統設置了合同到期續約的預警功能；設備維保合同的關聯性操作；耗材合同簽訂單價和入庫驗收信息的匹對等功能。同時，對于合同審計意見進行統計和分析，實行分類管理。3．積極組織內控培訓，加強溝通，提高合同管理的風險意識合同一旦簽署就具有法律效力，雙方必須嚴格遵守合同條款。再者經濟合同事項往往是醫院的大額資金，會產生較大的影響，因此，醫院所有合同管理的相關崗位人員都需要提高風險意識，審慎對待合同的談判、擬訂、審核、審批和糾紛處理等。在合同簽訂的日常業務流程中，從臨床科室的業務需求動因和參數、采購部門的合同談判和評標結果、到財務部門的資金預算情況，將流程實施過程中普遍存在的共性問題，通過組織內控培訓和專業技能學習，提高崗位責任心，規范合同管理。（二）醫院各職能部門在合同內控制度執行方面，運用合同授權審批、歸口管理、崗位分離等風險控制方法，實現合同內部控制管理運行的有效性1．嚴格實行合同授權審批、會簽備案制度R醫院規定所有經濟業務事項簽訂的合同都是由相關職能科室擬定，由財務、紀檢、內部審計參與合同會簽備案，分管領導和法人審批后簽訂合同，不具備法人主體資格的部門負責人甚至經辦人員不能代表法人直接對外簽訂經濟合同，部門內部用章不能代替醫院公章行使合同生效權利，通過嚴格實行合同授權審批、會簽備案制度規避了醫院經濟管理的漏洞，也有效控制并降低了醫院合同的外部風險隱患。2．合同流程管理實行崗位分離，采購需求實行歸口執行合同管理流程包括業務需求盡職調查、談判、招標采購、合同文本擬定、會簽備案、審批、簽訂、蓋章生效、合同歸檔等管理環節。首先，R醫院科室需求經科室民主評議后，院內逐級審批同意采購，屬于單位重大經濟事項，經單位領導班子集體討論并形成書面辦公機要，再由相關職能科室組織專家實施政府或院內招標采購、談判，合同起草擬定之后，交給紀檢、財務、內審部門會簽備案，內部審計部門對于合同擬定、業務項目相關情況出具內審工作意見，重大經濟合同還需經法律顧問把關，備案情況經分管院領導和院長審批，最后由醫院辦公室蓋章、合同生效，整個過程執行內控制度不相容崗位分離的要求，另一方面，對于審批通過的采購需求，嚴格實行合同采購歸口管理，采購歸口管理部門執行采購信息的公示公告，接受信息公開和監督。3．合同文本及相關采購信息備案情況的審核《合同法》的基本原則是遵循平等、自愿、公平、誠實信用、依合同履行義務、遵紀守法等。合同法律關系由合同主體、內容和客體三要素組成。主體是指參加合同法律關系，依法享有權利，承擔義務的當事人，客體是指法律關系主體的權利和義務所指向的對象?？腕w包括行為、物、財產、智力成果，內容是指合同主要條款所規范的主體的權利和義務。首先，從形式上審查合同，包括開頭、正文、簽署部分，一般會出現的問題有合同主體名稱不一致、合同名稱和實質內容不符；合同金額、時間、地址、法人代表等信息錯誤。進一步，對于合同實質性內容進行邏輯判斷和審核。（1）充分了解對方的法人主體資格、信用狀況，確保其履約能力和信譽；查看營業執照及年檢情況，注冊證、經營許可證和經營范圍，授權經銷資格，審查簽約人有無簽約權限，對于初次合作的單位，重點審查對方人身份、權限范圍、期限等。實際工作中，主要看簽約代表是否為單位負責人或是否有委托授權。（2）審查采購招投標文件、評標記錄文件。根據合同內容和范圍，查看招投標文件的響應情況，分析判斷其與合同內容的一致性，特別是要注意標的額比較大、履行周期比較長的合同，需要明確甲乙方的合同簽署義務，做到采購需求明確、合同項目實施進度清晰，有驗收標準，對合同履約情況有評價要求。（3）合同附件的審查。審查時關注合同有無附件以及附件與主合同的關系，審查附件的內容是否與主合同一致。相當多的合同其附件內容是非常重要的，應該按照主合同予以同等對待。（4）明確合同終止、變更條件，以利于合同履行過程中降低或控制不確定因素的風險。（5）避免合同爭議出現損失，應設置保護性的條款，明確合同爭議解決的選擇地。4．統一制作關鍵、重要業務的合同模板理清業務范圍，規范基本業務需求，明確合同雙方主體責任和義務，標準定義合同模板，有利于保護醫院經濟合法權益。信息化建設是醫院的一項重大任務，信息系統應用涉及部門多，開發需求復雜且有差異性，有臨床服務類、臨床管理類、醫院運營管理類等，通常情況下都存在開發周期較長、信息系統接口兼容不統一、注重后續信息系統維護等業務特點，為降低和控制合同履約風險，需加強合同的需求管理，R醫院制定統一的“信息技術服務合同”模板。在合同模板里，要求清晰填寫信息技術開發項目的執行計劃進度和階段性技術服務輸出的成果，對開發人員技術資質提出要求。同時，在合同中要求明確指定醫院項目負責人和系統上線過程中科室跟進負責人，以強化甲方合同監管主體責任。

三、思考

（1）結果導向下的服務業務外包合同要求醫院具備良好的監管能力，業務外包并不意味著職能部門職責因此得以減輕，實際上相對于業務外包之前，極大地強調了醫院的監管職責。醫院有哪些核心業務可以實行外包服務是需要審慎界定的。（2）“倒簽合同”，一方面看似提高了工作效率，本質上看還是對合同內控制度執行不落實，風險意識不足?？陀^上，也就造成了無法對合同主體責任落實情況進行有效約束、也不能對履約是否到位進行評價，以致最終無法衡量預算資金使用的效率和效益。（3）實施合同后續跟蹤審計，是指審查和評價合同業務活動、內部控制和風險管理的適當性和有效性，以促進醫院提升經濟管理水平、服務能力。實施合同績效評價是合同閉環管理的關鍵環節。

作者:葛繼紅 黃紅云 楊夢琳 單位:深圳市人民醫院