淺談會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制

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摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)中實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，在電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)的工作效率得到了顯著的提高，會(huì)計(jì)工作水平也有所提高，但是也給企業(yè)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度已經(jīng)不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)工作，所以建立并不斷的完善企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制勢(shì)在必行，嚴(yán)格的內(nèi)控制度是一切工作的重要保證，可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)工作中存在的一些問(wèn)題，規(guī)避一些風(fēng)險(xiǎn)，有效地提高企業(yè)的管理水平。本文對(duì)會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制存在的一些問(wèn)題做了簡(jiǎn)要分析，并提出了構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系的相關(guān)措施，以更好的幫助企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化工作。

關(guān)鍵詞：電算化會(huì)計(jì);內(nèi)部控制;措施

1電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的特點(diǎn)

電算化條件下會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制問(wèn)題有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)變化：第一，電算化條件下，會(huì)計(jì)人員之間的聯(lián)系大部分轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的聯(lián)系，操作員的身份識(shí)別及授權(quán)控制等都有別于手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。第二，在電算化系統(tǒng)中，所有數(shù)據(jù)都源于憑證庫(kù)，當(dāng)憑證輸入后，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)處理。第三，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，所有的會(huì)計(jì)信息均全部集中于計(jì)算機(jī)中，傳統(tǒng)賬務(wù)處理程序在實(shí)施電算化后得到統(tǒng)一。

2電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

相比較傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)時(shí)代，會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式發(fā)生了根本性的變化，在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)的信息存儲(chǔ)在電子磁盤或者硬盤上，對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行的修改不會(huì)留下痕跡，而在手工會(huì)計(jì)時(shí)代，會(huì)計(jì)信息是記錄在紙張上，一旦有修改，便有記錄可查。所以在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)信息安全性得不到很好的保障，會(huì)計(jì)信息的完整性和真實(shí)性得不到保障，信息一旦被修改和刪除，所產(chǎn)生的后果是非常嚴(yán)重的。所以，在未來(lái)的會(huì)計(jì)的實(shí)際工作中，對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制是非常有必要的，以下從兩個(gè)方面闡述了會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中的問(wèn)題。2.1數(shù)據(jù)的安全性差在手工會(huì)計(jì)時(shí)代，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)在各部門的工作人員手中，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是比較分散的進(jìn)行存儲(chǔ)，而在電算化系統(tǒng)環(huán)境下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是在電子計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲(chǔ)，這種集中化、統(tǒng)一化的存儲(chǔ)方式，給數(shù)據(jù)的安全帶來(lái)了很大的隱患。雖然在電算化系統(tǒng)環(huán)境下，對(duì)訪問(wèn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的工作人員進(jìn)行了相關(guān)的權(quán)限設(shè)置和口令的設(shè)置，但是在實(shí)際的工作中，由于崗位的分工不明確，一人身兼數(shù)職現(xiàn)象等，這些給會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制工作帶來(lái)了一定的困難。在實(shí)際的工作中，有的單位的財(cái)務(wù)分工是非常明確的，但是由于一人身兼數(shù)職，訪問(wèn)權(quán)限和口令較多，所以以不同身份進(jìn)入時(shí)，對(duì)電算化系統(tǒng)的信息進(jìn)行修改，很難查明原因，這種情況下的財(cái)務(wù)分工以及職位分工存在著很大的隱患；有的單位中對(duì)計(jì)算機(jī)的訪問(wèn)權(quán)限沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置，導(dǎo)致了一些無(wú)關(guān)的人員也可以進(jìn)入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，并對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的修改，擾亂了正常的會(huì)計(jì)工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展非常不利；將會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)保存在磁盤中，而沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的備份，一旦遇到計(jì)算機(jī)癱瘓、系統(tǒng)癱瘓、肆意盜取會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的問(wèn)題時(shí)，則數(shù)據(jù)文件會(huì)全部丟失，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成了致命的影響，與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)的磁性材料對(duì)環(huán)境也有要求，如溫度要適宜、放塵土、防水等，這些條件達(dá)不到，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)也有一定的威脅。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全是非常重要的，企業(yè)中必須要引起相關(guān)的重視，將其放在安全的第一位。一旦安全性遭到了威脅，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性得不到保障，則同時(shí)影響會(huì)計(jì)的相關(guān)軟件程序，對(duì)企業(yè)的發(fā)展非常不利。所以要加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的安全性，同時(shí)要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，以保證其持續(xù)的發(fā)展。2.2差錯(cuò)的反復(fù)性和嚴(yán)重性在手工會(huì)計(jì)時(shí)代，會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)是由多個(gè)部門組成，而并非一個(gè)部門的某個(gè)人來(lái)完成，所以即使在一個(gè)部門出現(xiàn)了錯(cuò)誤，在下一個(gè)環(huán)節(jié)中可能對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行糾正和修改，最大程度的保證了其準(zhǔn)確性和真實(shí)性，差錯(cuò)在短時(shí)間內(nèi)被發(fā)現(xiàn)和糾正，而發(fā)生重大錯(cuò)誤的概率不高。而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，由于電算化系統(tǒng)的處理速度快，加之程序之間運(yùn)行的重復(fù)性，一旦會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤，在短時(shí)間內(nèi)很難被察覺(jué)，并影響相關(guān)的數(shù)據(jù)文件和信息，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的安全性和真實(shí)性大大降低，錯(cuò)誤的信息會(huì)周而復(fù)始的在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)中循環(huán)，即使程序正確，也無(wú)法得到正確的信息，從而對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)處理的統(tǒng)一性、高速性等，這些對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性都有一定的威脅，所以必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，即對(duì)會(huì)計(jì)軟件、硬件、人員等的控制。

3會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系的構(gòu)建設(shè)想

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系的構(gòu)建工作紛繁復(fù)雜，并不是一朝一夕可以完成，而是需要會(huì)計(jì)電算化信息工作的各項(xiàng)流程，所以要不斷的加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)控，使系統(tǒng)能夠安全、健康、持續(xù)的進(jìn)行工作，同時(shí)內(nèi)部控制可以有效的減少一些事故的發(fā)生，提高了工作效率。以下是對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制體系構(gòu)建的措施。3.1建立各種人員的崗位責(zé)任制。在對(duì)會(huì)計(jì)人員的崗位職責(zé)內(nèi)容上要進(jìn)行明確，同時(shí)建立一系列的考核制度。進(jìn)入會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，對(duì)于會(huì)計(jì)崗位的安排有基本會(huì)計(jì)和電算化會(huì)計(jì)兩種，同時(shí)要明確相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)。崗位之間要形成相互的制衡，這樣對(duì)會(huì)計(jì)工作中存在的一些問(wèn)題，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)修正和完善，以防止錯(cuò)誤的蔓延。另外，電算化系統(tǒng)的開發(fā)人員不得擔(dān)任相應(yīng)的會(huì)計(jì)職務(wù)，以防止其在工作中利用職務(wù)之便進(jìn)行舞弊。與此同時(shí)，崗位之間要進(jìn)行定期的輪換，或者一年或者兩年，只有會(huì)計(jì)人員全面的了解會(huì)計(jì)工作的整個(gè)流程，才能更好地開展工作，崗位的輪換制，也可以有效的避免會(huì)計(jì)工作中的一些越權(quán)和舞弊行為，保證了會(huì)計(jì)信息的安全性和有效性。3.2建立計(jì)算機(jī)房管制度。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，要建立計(jì)算機(jī)機(jī)房，并建立與之相匹配的計(jì)算機(jī)機(jī)房管理制度，這樣不僅提供了計(jì)算機(jī)的良好運(yùn)行環(huán)境，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，保證了設(shè)備的安全，同時(shí)防止了一些工作人員的非法操作。計(jì)算機(jī)機(jī)房的管理制度和措施如下：第一，設(shè)置計(jì)算機(jī)機(jī)房的進(jìn)入權(quán)限，對(duì)可進(jìn)入人員進(jìn)行相關(guān)的搜查，對(duì)每一臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，只有有權(quán)限的人員才可以對(duì)其進(jìn)行操作；第二，保證計(jì)算機(jī)機(jī)房的運(yùn)行環(huán)境，溫度、濕度、通風(fēng)環(huán)境等，保證計(jì)算機(jī)能夠正常的運(yùn)行；第三，對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行備份，以避免出現(xiàn)事故對(duì)相關(guān)工作帶來(lái)的嚴(yán)重影響；第四，對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件采取保密制度，有權(quán)限者不得對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行無(wú)關(guān)的操作，如：玩游戲、上網(wǎng)購(gòu)物、瀏覽無(wú)關(guān)網(wǎng)頁(yè)等。3.3建立數(shù)據(jù)管理制度。對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的輸入、輸出、查詢等使用會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的工作建立相關(guān)的制度規(guī)定。在電算化軟件中，對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備注等，都要有相關(guān)的規(guī)定，對(duì)數(shù)據(jù)的修改和備注要由直屬領(lǐng)導(dǎo)的簽字批準(zhǔn)后，方可對(duì)軟件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)的操作，并備注來(lái)龍去脈。電算化軟件中也應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的控制程序，對(duì)于一些誤操作和重復(fù)操作，軟件中應(yīng)有提醒，并及時(shí)的進(jìn)行制止。對(duì)于在電算化軟件中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修改，也要設(shè)置相關(guān)的控制程序，對(duì)修改權(quán)限和修改痕跡要進(jìn)行控制，以方便出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，便于查找。3.4建立會(huì)計(jì)檔案管理制度。主要指打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì)的管理。系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的各種文檔及其他會(huì)計(jì)資料的功能是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作,而檔案管理一般通過(guò)制定與實(shí)施檔案管理制度來(lái)實(shí)現(xiàn)。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在未來(lái)的工作中要圍繞內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)，結(jié)合電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的特點(diǎn)，明確新的控制對(duì)象，來(lái)重新構(gòu)建一套較為完善的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的高效性及準(zhǔn)確性，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供完整的信息。

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作者:宋文勝 單位:吉林市搜登站糧食有限責(zé)任公司