會計電算化構建思索

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隨著高職院校教育資源整合力度的不斷加大，一院多區的財務核算工作量迅速提升。會計電算化系統的應用，替代傳統手工記賬，極大地提高了會計數據處理的及時性和準確性，為加強會計的全面核算和監督創造了有利條件，讓會計人員有更多的精力加強學院財務管理。但是在會計電算化建設中還存在著相應的內部控制措施不完善，會計電算化檔案保存不當等狀況。因而建立、健全適應會計電算化系統內部控制制度，進一步完善會計檔案管理，是當前會計電算化建設過程中不可忽視的重要工作。

一、會計電算化建設中存在的問題

(一)會計核算流程和會計崗位設置尚未科學完善

傳統手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個環節都要經過具有相應權限人員的審核和簽章，會計賬簿由會計人員逐筆登錄，會計業務處理客觀實在。會計電算化方式下，憑證及會計科目的運用由出納人員在憑證填制過程一次性錄入，會計人員在復核和記賬后系統自動記賬，記賬憑證打印出來后由會計人員直接裝訂成冊。這就與《規范》中關于“打印出的機制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會計機構負責人、會計主管人員印章或者簽字”相違背。傳統手工記賬方式下，財務崗位設置最少應有出納、會計兩個崗位，像資產管理、收入核算等崗位等可由會計兼任。實行會計電算化后，軟件的安裝、日常維護及數據庫的管理等構成了電算化核算模式下的一項重要內容。但當前部分高職院校中懂財務知識又熟知計算機的財務人員比較少，有的學院由出納員兼任系統管理員，有的未設此崗位，或委托其他院系人員維護，這對財務信息的安全造成了相當大的壓力。

(二)內部管理制度尚未建全

據調查當地五所高職院校的會計電算化內部管理制度建設情況，發現其中相當一部分院校沒有《規范》中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶名和密碼都由一個人管理，或者審核記賬環節全由憑證錄入人員用其用戶名和密碼登陸系統后代為審核、記賬，這就失去了會計相互約束和監督的職能，勢必造成違規事件發生。

(三)會計電算化檔案管理存在漏洞

1、電算化會計檔案管理制度尚不完善在實施會計電算化后，許多院校未根據財務核算模式的變化及時制定或修訂相關的電算化會計檔案制度。電算化會計檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時的制度。

2、檔案管理人員的業務素質不全面檔案管理人員的計算機應用能力不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發展。部分會計人員重紙質檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質檔案予以存檔，沒有將會計電算化的數據資料做二次異體存儲，一旦所用的計算機或服務器出現病毒或操作不當，將對財務數據造成不可逆轉的破壞。

3、電算化會計檔案載體存在問題電算化條件下,會計檔案載體本身發生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財務數據庫及相關文檔資料。由于會計數據被記錄在硬盤等存儲介質上,在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡,這種通過技術手段實施的信息篡改、修改等違法行為具有很強的隱蔽性,發現難度非常大。

二、會計電算化建設的相關對策

(一)提高認識，加強學習，穩步推進會計電算化建設

1、不斷提高會計人員會計電算化操作水平不斷加強業務培訓，及時進行知識更新，以勝任實際工作的需要。可組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓，逐步使多數會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護，并培養部分會計人員逐步掌握會計電算化系統分析和系統設計工作。

2、循序漸進、逐步提高會計電算化應用水平根據《規范》要求，各單位開展會計電算化工作，可根據具體情況，循序漸進。例如：可先實現帳務處理、報表編制、往來帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實現固定資產核算等工作電算化，再進一步實現財務分析和財務管理工作電算化；在技術上，可先采用微機單機運行，然后逐步實現網絡化。也可根據單位實際情況，先實現工作量大、重復勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其它項目發展。

(二)進一步優化會計核算流程，完善會計崗位設置

嚴格按照《規范》要求，科學合理的設置會計崗位。在賬務核算過程通常可設出納、會計、系統管理員三個基本崗位，收入、票據、固定資產管理等崗位可根據會計相互牽制原則由上述人員兼任。系統管理員負責會計電算化的初始、財務數據及軟件系統日常維護工作；出納員負責憑證的錄入、打印，現金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會計人員除由本人在財務軟件系統中審核和記賬并初步核實科目和金額的正確性外，還應將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發現科目及內容錯誤要及時取消復核和記賬，讓出納員予以修正。

(三)完善與會計電算化核算方式相配套的內部控制制度

1、制訂單位自己的《會計電算化工作實施細則》細則中應對會計電算化核算方式下的崗位設置、內部審計、財務數據庫的維護、計算機硬件等使用要求等做出詳細規定，并根據當地財政部門的要求和國家政策的變化不斷修訂，讓財務人員在任何時期都能做到有規可依。

2、制定會計電算化內部審計制度內部審計是學院內部會計監督機制的主要方式，制定電算化內部審計操作規范，審查電算化會計帳務處理是否正確；審查電子數據與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的的賬務處理應及時調整并分析原因；監督數據保存方式的安全、合法，防止發生非法修改電子數據的現象；對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。

(四)加強會計電算化檔案管理

1、完善和修訂單位《會計檔案管理實施細則》在細則中將會計電算化電子檔案及紙制檔案保存時限、保存介質、存放環境、電子數據正確性和完整性的檢驗措施、電子檔案移交方式給予詳細規定。建立健全相關規定是電算化會計檔案管理的最好保障。

2、定期打印整理各類會計賬簿和會計報表紙制檔案便于保存，對于溫度、溫度、存放地點等比電子數據要求低，是當前會計電算化檔案信息的主要承載者。根據當地財政部門要求及實際工作需要，主要打印如下會計賬簿：總賬、現金日記賬、銀行日記賬、收入明細賬、支出明細賬，往來款項明細賬；會計報表根據需要主要有收入支出總表、支出明細表、收入明細表、資產負債表等。

3、定期整理備份系統數據在一定的時間間隔內（如一個會計年度），將計算機系統中的財務數據庫完整備份存儲到移動硬盤或光盤上，作雙備份或三備份。系統管理員應將每次數據庫管理過程以電子文檔方式予以記錄，并作為會計檔案的一部分定期交會計檔案管理員予以保存。以便在計算機軟硬件系統損壞后，能夠在最短的時間內，恢復原有的系統數據。

4、保證存儲介質的存放環境良好根據會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應注意將數據雙備份或三備份，注明會計檔案形成的時間及操作人員相關信息，存放于兩個或三個不同的存儲介質上。注意防潮、隔熱、防塵、防磁，對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查復制，防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。

會計電算化系統是一個人機交互作用的“智能型”管理信息系統，是會計改革和會計工作現代化的發展趨勢。健全和完善會計電算化環境下的內部控制制度,才能確保會計電算化工作在合法、健康、高效的軌道上運行；而電算化會計檔案代表著未來會計檔案規范化、現代化的發展方向，我們應該健全電算化會計檔案管理規定，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案發揮出更大的作用。