會計檔案監管工作困境以及應對舉措

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會計檔案是會計信息系統的產物在時間維度上的積累，其所包含的會計信息內容具有一定的原始憑證性、系統性、連續性和規律性，不僅能完整呈現出企業組織發展的歷史畫面，而且能為管理當局的會計預測、決策、控制提供依據。

但是，近幾年來，會計檔案非法隱匿、銷毀的案件時有發生，許多重大經濟犯罪案件也都涉及會計檔案，在規范證券市場的過程中也發現不少關于會計檔案管理不善的問題，使原本就不完善的會計檔案管理體系的許多問題不斷浮出水面。如何改善會計檔案的管理，加強會計檔案信息資源的開發和利用，為提高企業管理水平和經濟價值服務，是本文關注的焦點。

一、會計檔案保管工作的現狀

目前，大部分企業過于注重經濟效益，忽視了會計檔案的保管工作。盡管會計檔案的作用無庸質疑，然而在會計檔案保管的實際工作中，經常會出現一些問題，主要反映在以下一些方面：

1．會計檔案保管制度不健全

《會計檔案管理辦法》第四條規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”但據筆者調查所知，多數公司除了建立健全財會等崗位人員的會計制度外，很少或根本沒有建立會計檔案的立卷、歸檔、保管查閱和銷毀等管理制度。

由于沒有建立這些制度，就會造成會計檔案管理的不規范、責任的不明確。有的公司雖設有檔案室，由公司指定專門人員管理檔案，但公司的財務部門卻自己保管會計檔案，并不向檔案室移交。有的公司并未設檔案室，所以由財務部門自己保管會計檔案，但是，在公司會計機構內部沒有指定專人保管會計檔案。這種情況下，實際上是財務部根據分工的不同，由誰經手的會計檔案便由誰保管，比如報表就由做報表那個會計保管，制憑證的那個會計就保管憑證等等。導致會計檔案被零散地保管在會計人員個人手中。

2．會計檔案隨意丟失、損毀的現象時有發生

這種現象主要發生于單位的合并、再合并。合并后原單位的會計人員由于工作內容可能發生變更，無力談檔案保管，而新單位也因為重視不夠，責任心不強，極易忽視對會計檔案的保管工作，容易給別有用心的人故意損毀會計檔案的機會。

3．檔案銷毀工作不及時，出現“儲藏式”保管

將所有會計檔案全部一并保管，但常年無人問津，不能按規定銷毀，使許多失去價值信息的會計檔案占用大量資源，造成資源浪費。其形成原因一般是當事的會計人員唯恐落下“不規”之嫌疑而不愿意提出銷毀建議，其他人員則有事不關已的思想，因此形成無人牽頭銷毀會計檔案的現狀。

二、會計檔案管理現狀的成因分析

會計檔案管理記錄和總結了公司的財務運作情況和各項經濟業務往來，利于公司對財政進行預算，促進公司長期平穩發展。針對上文提到的會計檔案管理現狀，筆者總結了出現這些問題的原因。

1．對會計檔案的現實作用缺乏客觀認識

其一，會計檔案涵蓋的是過去一定時期的經濟信息，由于會計核算的繼承性和連續性，它對當前的會計核算有不可替代的作用，對未來的財務預測和會計管理有著信息支持的作用，此外作為檔案的根本功能——憑證功能，也為企業在經濟糾紛或反傾銷應訴中挽回或降低損失發揮著舉足輕重的作用。而大多數企業并未意識到這點，認為會計檔案只是過期的“船票”，除了外部審計和行政檢查以外，無法為企業帶來任何經濟效益，這種短期、片面的認識造成了會計檔案管理的混亂。

其二，缺乏面對現實、敢于創新的觀念。會計檔案管理工作本身就比較單調瑣碎，而且有的企業并沒有專職的會計檔案管理人員，更談不上對會計檔案信息的加工和增值信息的生產，會計檔案利用工作舉步維艱已是客觀現實，我們卻沒有勇氣面對，不能從主觀上查找自身存在的問題，以提高工作能力來應對這一挑戰。

2．措施單一

如何做好檔案利用工作，有的企業建立了有關會計檔案的收集、整理、鑒定、保管等一系列工作規范，上述這些措施雖有一定成效，卻不能從根本上解決問題，其原因是這些措施都是只在圍繞會計檔案本身做文章。然而，會計檔案參與管理和支持決策的作用發揮并不明顯，會計檔案利用工作仍然具有巨大的挖掘潛力。這些作用的實現有賴于會計信息系統的完善、計算機信息處理技術的提高、管理層觀念的轉變以及會計人員自身素質的提高。

三、加強會計檔案保管工作的優化對策

會計檔案為企業加強內部微觀管理、提高經濟效益和社會效益提供準確的原始數據。因此，必須加強會計檔案的保管工作。

1．優化對會計檔案資料的收集與整理

由于會計程序執行過程中的誤差或會計檔案管理制度的不健全，有些會計檔案資料并未按正常程序歸檔，而是散見于某些部門或個人手中。因此，對會計檔案資料的歸類整理與保管，有利于企業相關信息的長期利用。

會計檔案的整理是會計檔案管理有序化工作的開端，按會計檔案立卷模式的不同可以從以下三種思路對會計檔案進行整理：（1）年度-形式-保管期限：即首先按年度將會計檔案分類，然后以憑證、賬簿、報表、重要的經濟合同、會議記錄、外部會計資料等類別劃分，最后按規定的保管期限再分別整理。這種思路適用于只有一個會計類型的單位，其優點是簡便易行，便于查找利用；（2）年度-保管期限-組織機構-形式：這種思路適用于擁有多個分支核算單位的組織，它能清楚地反映會計檔案形成的部門，體現了會計檔案的完整性；（3）年度-會計類型-形式：如果某企業組織采取多角化經營，存在不同的會計核算類型，選用這種思路比較恰當，它能反映不同性質會計活動的內在聯系，體現了會計檔案的系統性。

2．建立健全會計檔案規章制度，開展會計檔案鑒定和銷毀工作

首先，只有建立并逐步健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、鑒定和銷毀等管理制度，才能規范會計檔案工作，明確目標職責，使會計檔案的管理有章可循。會計部門應嚴格按照規定，編制會計檔案保管清冊，并移交本單位檔案機構統一保管。未設立檔案機構的，在會計機構內部指定專人保管。

其次，逐步開展鑒定和銷毀工作。對已經到保管期限的會計憑證、賬簿等進行鑒定，在鑒定中除按照本單位制定的規章制度外，還應遵循會計檔案的鑒定原則。對已經到期應該銷毀的會計檔案，不能過于謹慎，當毀則毀。

最后，可以根據企業自身的具體情況，完善會計檔案的保管設施，給會計檔案創造好的保管條件。

3．引入先進的檔案管理技術和手段

會計信息化的日益普及對會計檔案管理系統提出了更高的要求，建立新型財務系統刻不容緩。近年來，電算化財務會計檔案逐漸取代傳統財務會計檔案，成為檔案管理的主流。要適應社會經濟的發展，就必須要發揮電算化管理的功能，并吸收傳統管理模式的優點，以形成嚴肅認真的財務會計檔案管理制度。