大學財務內控綜述

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一、高校財務內部控制存在的主要問題

目前,高校對加強財務內部控制認識不足,內控制度和程序不完善。從財務內部控制方面來看,主要問題有以下兩個方面:

(一)經濟責任制內控管理水平不高

一是高校財務管理存在漏洞,內控制度不完善。雖然教育部和財政部明確規定高等學校必須建立健全校(院)長經濟責任制,對加強財務管理提出相應的要求。但目前大部分高校的校領導和財務部門對如何貫徹落實未作專題研究和部署。由于經費來源以財政撥款為主,很多高校長期以來重計劃而輕執行和考核,對我國教育資源的優化設置和充分利用帶來了不利影響。二是總會計師的地位與作用未被重視。雖然大部分高校已經建立了校(院)長負責制的財經工作領導體制,但大部分高校還未建立總會計師制度。隨著高校改革的不斷深化,學校面臨著辦學形式多元化、資金籌集多渠道化、財務內部控制要求越來越嚴密的局面。因此,“由主管財務工作的校(院)長代行總會計師職權”的模式已越來越難以適應學校財經工作領導的要求,高校迫切需要設置總會計師協助領導學校財務工作。三是高校財務內部控制制度不完善且內控制度存在薄弱環節。近年來,高校在資金的對外投資、新生招收、物資采購、基建項目發包等領域相繼發生這樣或那樣的問題甚至案件。由于在各項業務活動中,買方和賣方市場的失衡,引發了問題的產生,而產生這些問題的環節是經濟活動較為頻繁、財務內部控制較為薄弱的環節。

(二)高校預算管理和審計水平亟需提高目前,大部分高校預算存在三方面的問題:

一,財政布置的部門預算與學校內部綜合預算在編制時間和編制范圍均不一致。從時間上看,前者是預算年度的前一年9月開始編制,在預算當年1月下發預算控制數。而后者是預算當年2月開始編制,在4月前下發校內各部門的預算;從范圍上看,前者范圍包括全校教育正常經費的收支、專項經費的收支、預算外資金的收支、附屬單位上繳款等。而后者只包括全校教育正常經費的收支、專項經費的收支、附屬單位上繳款。

二,預算的執行上沒有建立相應的跟蹤、分析和評價制度。對各部門的各項預算經費難以作出準確、具體的分析評價,對資金的使用效益也難以正確、完整的評價,目前,基本上只進行基本的、總括的分析評價。

三,預算執行中還存在預算內容不實、預算約束不強和預算執行不了的情況。高校經濟責任審計開展困難重重效果不理想。主要表現在兩個方面:一方面“先離后審,審任脫節”,這種事后審計,使審計工作陷于被動,未經審計,照樣可以當官,對查出的問題也不好處理,審計結論難以落實,審計容易走過場,起不到威懾作用;另一方面經濟責任劃分困難,特別是任期經濟責任難以界定,因此難以作出準確的審計評價。

二、高校財務內部控制范圍和關鍵點

高校財務內部控制是由多環節、不同要素組成,它們有不同的功能和作用。財務內部控制的范圍和關鍵控制點可以歸納為以下三個方面:

(一)財務內部控制環境

任何高校的財務內部控制都存在于一定的財務內部控制環境中。財務內部控制環境的好壞直接決定著高校其他控制能否實施或實施的效果,它既可增強也可削弱特定控制的有效性。財務內部控制環境中的關鍵控制點主要有:一,高校辦學的觀念、管理方式。主要包括學校管理者對辦學目標、辦學規模、管理體制的制定、對加強管理的重視程度、會計人員素質的態度和有效監管措施;二,組織結構。組織結構是學校計劃、協調和控制教育事業活動的整體框架,包括確認相關的管理職能和報告關系,為每個組織單位內部劃分責任權限并制定辦法,確保政令暢通和信息到達合適的管理層;三,授權和分配責任。學校辦學過程中,擔任各項業務的人員或部門要適當劃分各自的責任,以利于內部牽制。其基本原則是:任何經濟業務均可以劃分為五個步驟,即授權、主辦、批準、執行和記錄。每一步驟應由一個相對獨立的人員或部門來完成,任何職員或部門都不能在未經其他職員或部門核準、復核或記錄的情況下進行一項業務。四,內部審計。其職能在于稽查、復核、評價財務內部控制制度和學校內各個組織機構執行指定職責的效率,并提供有關的建議;其主要作用在于提供較高層次的財務內部控制;其目的不在于驗證財務報表,而在于協助學校行政達成最有效的內部管理;其對象不限于監督、檢查會計控制,也包括監督、檢查其他管理控制。

(二)會計系統設計

有效的會計系統包括以下內容:審核和登記一切合法的經濟業務;對各項經濟業務進行適當分類、歸集;計量經濟業務的價值,使其貨幣價值能在財務報表中記錄;確定經濟業務發生的時間,以確保它記錄在適當的會計期間;在財務報表中恰當地表述經濟業務及有關的揭示內容。從會計業務流程看,通過建立會計責任制,明確涉及會計憑證、會計賬簿和財務報告各崗位的職責和權限,實現會計系統的完整性和有效性,保證會計記錄的真實、及時和正確,確保會計信息的可靠性。關鍵點可以從三個方面控制:一是會計憑證控制。主要包括對原始憑證的合法性、真實性展開的填制、審核、復核,對記賬憑證的填寫、記賬、過賬、傳遞、簽章等方面加以控制;二是會計賬簿控制。對會計賬簿進行控制的方式,就是要從賬簿的設置、啟用、登記、更正、對賬和結賬等各環節進行控制;三是財務報告控制。高校財務報告是反映高校一定時期財務狀況和事業發展成果的總結性文件。編制財務報告,是對會計核算工作的最后的全面總結,也是及時提供真實、完整會計信息的重要環節,因此,在報告的編制依據、編制要求、報告的合法性和真實性等幾個方面加以嚴格控制。

(三)控制程序

1•財務機構控制和授權批準控制高校要根據本單位的資金流量、會計業務量等因素,設置科學合理的財務機構,特別是注意處理好一級財務與二級財務的業務指導與被指導、監督與被監督的關系、二級財務的設置數量,保證一級財務在全校財務工作中的領導地位。在實行分級管理的過程中,要把握好財權下放程度,確保財力的集中,防止二級財務機構過于強調其自主權而逃避一級財務的監督,出現財務工作失控,最終造成國有資產的損失。授權批準控制屬于事前控制,使經濟業務在發生時就得到了控制。它規定了各級管理人員的職責范圍和業務處理權限,明確所承擔的責任,以加強工作的責任心。

2•職務分工控制和財務預算控制職務分工控制是指高校財務對于不相容的職務必須分工負責,這一控制使負責經濟業務處理的有關人員之間能夠相互制約。對于不相容職務進行分工負責,可以防止差錯,堵塞漏洞,保護國有資產的安全。根據不相容職務分工負責的要求,一項經濟業務要由兩個以上職能部門或人員進行處理。高校內部會計控制在貫徹執行不相容職務分工負責時,主要體現在批準與執行、執行與稽核、執行與記錄、保管與記錄、保管與清查、記錄總賬與明細賬、日記賬等方面的職務分工與控制。高校預算是指根據學校事業發展計劃和任務編制的年度財務收支計劃。預算控制要求高校加強對預算編制、執行、分析、考核等環節的管理,明確預算項目,建立預算標準,規范預算的編制、審定、下達和執行程序,及時分析和控制預算差異,采取改進措施,確保預算的執行。

3•財產安全控制和風險控制財物安全控制和風險控制是指為了確保高校各項財產的安全與完整所采取的各種控制方法和措施。具體可以采取定期盤點、財產記錄、賬實核對、財產保險等措施。高校須建立財產物資的驗收制度、保管制度、清查處置制度等。隨著銀校合作的開展,高校貸款投資學校建設,資金籌集多元化,負債風險增加;投資辦實體,建設校辦產業,投資風險增加,因此,高校風險控制顯得越來越重要。風險控制是指高校各級領導要樹立風險意識,針對各個風險控制點,建立有效的風險管理系統,通過風險預警、風險識別、風險評估、風險投資、風險報告等措施,對高校財務風險進行全面防范和控制。

三、強化高校財務內部控制的對策

(一)建立健全財務內部控制制度

在制定財務內部控制制度中,要把握三個方面:一是以預防控制為主,事后控制為輔,防止學校的管理發生無效率或不法行為,包括組織控制、人事控制、程序控制、紀律控制等;二是注重程序制約,對主要業務的控制,必須經過授權、批準、執行、記錄、檢查等控制程序,特別是對外投資、物資設備采購、基建項目招投標、學生招生等;三是注重責任牽制,在機構設置與崗位分工時,一定要明確各部門組織及上崗個人應承擔的責任范圍,并要規定追究、查處責任的措施與獎懲辦法。建立總會計師制度,高等學校總會計師協助領導學校的財務工作,直接向校(院)長負責。

(二)加強預算管理

高校預算是學校年度內要完成的事業計劃和工作任務的貨幣表現,是學校日常組織收入可控制支出的依據。強化預算的管理,要做到四個方面:一是把部門預算和校內綜合預算合二為一,部門預算就是學校每年執行的預算;二是完善部門預算的調整制度,從調整時間、方法、程序等作相應的規定;三是推行校級預算(即部門預算)和所屬各級預算,對學校所屬各級非獨立核算的事業單位要求編制預算,克服預算內容不實、預算約束不強和預算執行不了的情況;四是建立預算的跟蹤、分析和評價制度,完善預算控制制度,確保資金的正確使用,提高資金的使用效益。

(三)提高員工控制意識規范控制程序

財務內部控制不僅是校領導的事,學校辦學和管理要上規模、上水平、上效益,就需要發動全校教職員工的參加,注意控制好每一個環節,管理也才能出效率。同時在實施財務內部控制中,要建立規范的財務內部控制基本程序,要注意以下四個方面:一是確定好關鍵控制點,它是財務內部控制的重點,包括確立關鍵控制點、控制目標、控制標準和制定保證目標實現的各項制度;二是比較關鍵控制點的執行軌跡和實際完成狀況,將信息及時準確地提供給學校主管和有關職能部門,以便及時采取糾正措施;三是分析關鍵控制點的差異,找出形成差異的各項因素,分析各項因素對差異的影響程度;四是采取補救措施,及時調整或糾正目標。

(四)建立健全高校經濟責任制和經濟監督制度

不斷改進和完善干部任期經濟責任審計制,結合建立健全高校經濟責任制和高校經濟監督制度,使高校經濟責任審計制度化、規范化。對領導干部上任,應制定明確的任期經濟目標,合理確定其審計評價標準,恰當評價干部的經濟責任。準確、科學地界定領導干部的經濟責任,分清經濟責任界限。對經濟責任可以細化為直接責任、主要責任、主管責任和集體領導責任,以強化對經濟責任人的約束。無論什么樣的控制系統,也無論采取什么樣的控制過程,都希望財務內部控制應該反映出高校的形態特征,反映出組織機構中應采取措施的責任所在。在偏差發生前能預測出潛在的部位、發生的可能和程度;在偏差發生后能及時覺察、及時傳達到學校相應管理層,并能及時采取糾正措施,以免失敗。高校財務內部控制能準確、及時地指出偏差所在及其程度,才能通過計劃、組織、指揮與協調等管理手段予以糾正。