住房公積金信息化管理對策

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一、存在的問題

（一）各單位住房公積金托收時間的不一致易導致出現繳存年限中斷現象

為避免員工因變動工作單位而出現重復繳存住房公積金現象，北京市目前采取的措施是，員工的離職單位先行減員后，新入職的單位才能將其增員。但是，在大部分單位通過委托銀行收款繳存住房公積金并且每月只能上報一次增減人員變動的情況下，常常因各個單位委托銀行收款時間的不一致，而容易出現新的工作單位因原工作單位還未減員而增員不成功的情況，這種情況將會導致員工的住房公積金繳存年限出現中斷。按照北京住房公積金管理中心的貸款政策要求，繳存年限一旦中斷將導致員工在未來12月內不能進行住房公積金貸款購房，如此一來，大大降低了繳存職工住房公積金的利用效率。

（二）住房公積金提取手續繁瑣且容易出現丟失原件的情況

2014年6月18日，北京住房公積金管理中心了《關于進一步加強住房公積金提取管理的通知》（京房公積金發[2014]14號文），文中要求職工以購房（還貸）為由申請提取，所購住房使用了北京住房公積金管理中心住房公積金貸款，管理部應在管理中心系統核實購房信息。經核實情況屬實，職工只需提供如下三項材料，本人及其配偶可提取住房公積金：住房公積金提取申請書；提取申請人身份證原件及復印件；提取申請人銀行儲蓄存款賬戶。這樣做提取申請人雖然不用再提交《商品房買賣合同》、《房屋所有權證》等材料，進一步簡化了部分以購房和租房名義辦理提取的手續，但是在現實操作中，由于管理中心系統的不穩定性，有時會出現不能精確查詢提取人購房信息的情況。這種情況下，特別是遇到未辦理住房公積金貸款而以買房的名義提取住房公積金的情況，不但仍然要求提取申請人提供購房買賣合同，購房款發票，而且還要提供提取申請人本人的結婚證、身份證等原始證件，尤其外地購房的提取申請人還要所在單位另提供“職工異地購房證明”和在京單位為其繳納基本養老保險的證明。這樣一來大大增加了住房公積金繳存員工的待遇享受及其所在單位辦理提取的工作成本。特別是單位經辦人攜帶的原件一旦丟失或破損，將給單位及提取申請人帶來巨大的財產損失。

（三）因住房公積金賬戶轉移時信息不對稱，造成轉移失敗幾率增大

住房公積金賬戶雖然現在已經可以實現全國范圍內轉移接續，但是在轉移過程中需要員工所在的新單位出具繳存賬戶轉移證明。因目前全國各地的住房公積金管理系統及管理方式不統一，導致全國各地區出具的繳存賬戶證明的格式及內容各異，這樣一來，員工住房公積金賬戶轉移失敗的幾率大大增加，常常出現因為賬戶內容信息的不對應而導致賬戶不能及時轉移到位。一旦賬戶資金無法流轉銜接，造成的最終結果往往是員工在京的原工作單位為其繳存的賬戶因離職而無法使用，而異地新單位的賬戶繳存年限不足不能用于住房公積金貸款買房，從而導致出現住房公積金“沉睡”現象。古語說：“流水不腐，戶樞不蠹，動也”。住房公積金賬戶一旦變為“死水”，一則易滋生腐敗，二則也使得資金利用率降低，三則因為辦理賬戶轉移業務效果的大打折扣而導致賬戶繳存單位工作成本的大大增加。

二、對策及建議

如果我們要解決住房公積金利用率低、提取手續繁瑣、待遇享受困難以及大量資金沉淀等問題，最有效的辦法就是加強利用信息化的管理方式，從精算的信息化管理角度來保證住房公積金制度的高效運行。

（一）利用信息化系統改變傳統管理方式，允許各單位每月在銀行托收日期之前多次上報增減人員

為了避免員工因為變更單位而出現繳存中斷的情況，建議允許各繳存單位充分利用住房公積金網上業務系統，在設定的銀行托收日期以前，不限定每月增減人員的上報次數。例如：員工小李的原單位是每月25日以前上報數據，而新單位是每月5日以前上報增減人員數據。如果依據原來業務要求，為了保證小李在新單位增員成功，那么原單位則必須在當月5日之前將小李做減員，但是在每月只能上報一次增減員的條件下，如果原單位在5日前將員工小李減員，將導致當月原單位無法再進行其他入職或離職的員工增減人員的處理。但是，我們只要改變每月增減人員只能上報一次的管理方式，原單位在網上業務系統中將員工小李做減員提交的下一分鐘，新單位就可以同樣在網上業務系統中將小李增員成功，同時將員工小李原單位的住房公積金賬戶信息及繳存金額自動劃轉到本單位，并且在提交了小李的減員處理后，允許原單位在當月25日以前繼續處理其他人員的增減變動上報。這樣，利用網上信息系統就可以做到既免去紙質材料的打印、蓋章、現場提交的環節，又保證了員工的住房公積金賬戶繳存年限的銜接，同時保障了當月入職或離職的員工能夠及時進行住房公積金賬戶繳存或封存處理。

（二）開通網上提取申請業務辦理功能，降低員工住房公積金提取成本

為避免員工身份證、購房合同及購房發票發生丟失、破損的情況，建議建立住房公積金網上提取申請業務的辦理功能，提取申請人可以在網上進行以下業務的辦理：提取業務的預約、材料的審核、約定支取周期的制定以及《住房公積金支取記錄單》的打印等。這樣，單位的住房公積金經辦人就不需要攜帶大量的購房、租房等相關材料前往管理中心進行審核，管理中心的工作人員亦不需進行房屋信息的大量錄入，更重要的是員工的身份證等原件不會因辦理提取業務上交給單位經辦人而同時無法辦理其他事情，也不會出現丟失、破損等一系列問題。目前，廣東省深圳市已經成功實現了二次支取住房公積金網上辦理提取業務的功能。只要管理部門將相關業務信息進行進一步的整合、歸集，便有可能達到全社會范圍內進行信息資源共享，將有效降低單位經辦人的辦公成本并更加高效地維護員工的待遇享受權益。

（三）建立健全住房公積金賬戶網上轉移業務功能，統一全國范圍內的賬戶轉移格式

由于目前全國各個地區的個別單位依舊存在不為員工繳存住房公積金的情況，或雖然為員工繳存住房公積金，但在開具的賬戶轉移證明上存在著明顯的信息缺失、書寫模糊、格式不規范、內容不詳盡等情形，造成了因員工離職而導致住房公積金賬戶繳存年限中斷，賬戶金額停滯不能有效利用等弊端。在電子技術日益發達的今天，各地區住房公積金賬戶異地轉移接續，并不存在技術上難題。建議：第一，各地區的相關管理部門在建立網上信息系統平臺的基礎上，進行相關數據的整理、分析、加工、解構、重構；第二，將全國住房公積金轉移賬戶格式一體化，最終實現在網上信息系統平臺做到賬戶轉移實時化，提高公積金的使用效率，實現公積金本身的價值。

三、結語

一是建議國家成立大數據管理機構，制定全國住房公積金的大數據研究與開發計劃，著力提升各管理部門住房公積金資金征繳、待遇發放、資金運營、權益跟蹤和處理分析能力；二是加大高端信息人才培養力度。信息化建設首先是復合型人才隊伍的建設。要多培養通曉相關專業知識和信息技術的復合型的人才。因為計算機網絡是住房公積金信息化的基礎，而網絡涉及到的計算機硬件軟件和通信設備，管理制度和業務操作規程的完善等都必須依靠既懂得住房公積金業務，又精通信息技術和管理知識的復合型人才；三是一個管理信息系統的運行，數據是至關重要的，沒有數據，這個系統只是一個空架子。因此，必須重視數據的錄入工作。管理中心的工作人員樹立全局意識，應及時、準確地把每一筆核算、歸集、支取、貸款等重要業務錄入數據庫保存，這項工作可以有效地積累檔案資料，為以后的工作提供重要依據，也為統計分析住房公積金管理工作的規律提供了數據資料。只有做到以上幾點，我們全社會才能逐步構建其既安全又高效的住房公積金管理體制，提升住房公積金的利用效率。

作者:梁子亮 單位:北京衛人人力資源開發有限公司