國有企業合同管理研究

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摘要：企業合同管理是國有企業管理的一項重要內容。企業的市場交易活動和合同管理密不可分。基于合同管理在國有企業經營管理中的重要地位，本文簡要分析了國有企業合同管理的現狀以及面臨的困境，并對如何提升合同管理水平提出了四點建議，即加強制度建設、明確職能分工、有效溝通及加強培訓。

關鍵詞：國有企業；合同管理；現狀；困境；建議

隨著市場經濟的不斷發展，企業將會面對各種各樣復雜多變的經濟環境。現代經濟是契約經濟、法治經濟。企業是市場經濟的主體，如何建立安全高效的企業運行機制，已成為企業管理中的重要課題。企業參與市場競爭、開展經營活動，目前主要通過簽訂經濟合同的方式進行。同樣，合同也是社會主義法治經濟重要的組成部分。各種企業之間既是相互競爭的關系，又是相互依存的關系，各種市場主體都是圍繞合同履行相關權利和義務。合同管理是一項綜合性的工作，貫穿于企業經營活動的全過程，不可避免地會存在法律風險。合同作為協調企業各種關系的有效法律形式，如何更有效地在國有企業的生產、經營、管理等活動中發揮規范企業行為、進行風險防控的作用方面，顯得尤為重要。

一、國企合同管理基本情況

1．合同管理的概念及原則。合同管理，是指合同當事人為實現合同目的，根據單位實際情況，依照合同法等有關法律法規，在合同準備、談判、簽署、生效、變更、解除直至糾紛解決、權利救濟的整個過程中所進行的一系列民商事的法律行為及管理行為。［1］如今，合同管理不再是僅僅關注合同前期的談判和合同文件的簽訂，而是逐漸將管理鏈條延伸至合同的全業務生命周期，即關注合同項目的確立、談判、簽訂、履行、變更、解除、救濟等整個合同生命過程。從這個意義來講，合同既可以看作是企業生產經營活動的出發點，又可以看作是企業生產經營動的歸宿點。因此，在進行合同管理時，應遵循如下幾點原則：一是依法管理原則。這是合同管理的首要原則，企業的任何行為都要遵守法律、法規，要在法律允許的范圍內進行管理，否則就會出現風險，造成經濟損失。二是全員管理原則。合同管理上至高層決策者，到中層管理者到基層執行者，跟企業的各個部門都密不可分，因此從上至下都應重視合同管理工作。三是分工管理原則。合同管理工作不是一個部門獨立完成的，涉及到各個部門，因此各個部門應當設置合同管理崗位和管理職責，做到權責分明、各有側重、職責明確、分工協作。四是全程管理原則。合同管理不是經營管理單個環節的工作內容，各個環節都會存在風險，因此合同管理關系到各個環節的工作，不能顧此失彼。五是注重效益原則。合同管理的重要地位和作用決定了其不能形同擺設，為了管理而管理，而應當從企業的實際出發，講究效率，注重效益。2．國企合同管理的現狀。合同管理是國有企業管理的一項重要內容，在企業經營管理中的必要性和重用性體現在一方面能夠滿足市場的需要，提高企業參與市場競爭的能力，另一方面使企業在市場競爭中有效的規避法律風險，維護自身的合法權益，確保企業的經濟利益不受損失。當前越來越多的企業已經認識到合同管理的重要性，同時，在市場交易中應用廣泛。（1）合同管理借力電子信息化的快速發展。當今世界正在向信息時代邁進，現代信息技術已經廣泛地滲透到各行各業。在企業管理中，信息技術是提高合同管理工作的一項重要手段，因此借助信息技術，國有企業的合同管理信息化水平也在不斷提高。目前，在合同管理的信息化建設中，合同電子審批流程的使用已經非常廣泛，合同管理人員將合同掃描錄入系統，對合同的審批過程進行電子化操作，這樣大大縮短了審批時間，有利于合同管理的快捷、高效，提高了合同管理的工作效率。（2）合同簽約前前置審批程序日益嚴格。合同簽約前前置審批程序在合同審批程序中有著重要作用，因此對簽約前的審批程序日益嚴格。許多國有企業為了落實和督查合同的審批程序，制定了各種分級審查、審批制度。在簽約前，對合同的項目立項和定價，以及定價過程中的招標、談判、詢價等程序按照規定的審批程序嚴格辦理。制定會簽審查表，通常由業務部門、財務部門、法律部門等全部提出審查意見后才能上報主要領導審批。這種審批流程有利于保證合同的規范性，防止出現漏洞，從而降低合同的風險性。（3）合同審批程序日益完善。越來越多的國有企業認識到合同管理的重要性，從合同簽訂到合同履行的全過程，都會認真嚴肅對待，尤其是在合同審批程序上也嚴格把關，層層落實，日益完善。現如今合同文本的審核，僅有法律部門的參與是遠遠不夠的。因為一份合同中往往包含著描述合同標的、合同主要內容、合同權利義務事項的專業技術條款；包含著雙方在不違反法律基礎上的自愿、自主的民事約定以及法律強制性規定這三個層次的內容。因此，合同審核往往是由專業技術部門、法律部門、財務部門、合規部門等多個部門的聯動審核。

二、國有企業合同管理面臨的困境

在現實經濟生活中，國有企業的合同管理還存在著一定程度的問題，在合同管理的不同階段，存在著不同類型的問題，例如在合同訂立階段，合同的前置審批程序不夠透明公開等。在合同的制定階段時，合同的起草部門和審核部門之間溝通不暢通，審核部門之間互相推諉，導致合同起草的質量和效率低下。在合同的執行階段，有的合同經辦人沒有完全按照合同履行責任等，因此國有企業應高度重視合同的管理工作，深刻理解合同管理的內涵，高層決策者應充分認識到合同管理的重要性及必要性，中層管理者應提高自身的專業知識和素養，熟悉并掌握合同管理的流程，互相協作，互相配合。基層的執行者應端正工作態度，認真執行合同條款，扎實開展合同管理工作。1．合同前置審批程序不夠透明公開。合同審批過程中，分為前置審批和后置審批，而在前置審批過程中，容易存在審批程序不透明、不公開的現象。造成這種現象的原因主要有，一是合同的立項方式多樣，包括財務計劃，公司內部決策等方式。有的立項花費時間長，耽誤了工作進展，因此很多立項的方式不能很好適應市場高速競爭環境。二是對一些供應商的招標時間過長，招標程序繁瑣，導致合同簽訂后供貨時間長，影響了交易，從而導致企業經濟效益受損。三是在合同簽訂之前需要對合同的條款和內容進行協商談判，而對談判供應商的邀請有局限性，不可能全部邀請到位，因此不能最大限度促進市場競爭。2．部門之間信息溝通不夠暢通。在管理學中，信息溝通分為上行溝通、下行溝通和橫向溝通。在企業管理中，各個部門之間容易存在溝通意識淡薄、溝通不暢的問題。合同管理需要涉及到多個部門，合同的起草通常在業務部門，合同的審核通常在財務部門和法律部門等，各個部門是獨立工作的，因此需要部門相互合作。但現實中，很多國企沒有建立起完善的溝通機制以及相應的考核制度，而且部門之間的橫向溝通工作沒有被列入部門工作計劃，以及相關部門職責，導致合同管理過程中，對合同起草部門和審核部門沒有約束力。合同起草部門認為合同審核是法律部門的事情，因此會存在對合同條款起草隨意，而合同審核部門通常并不了解業務部門的具體工作，對合同的立項、定價過程不了解，業務方面的專業條款不理解，這樣會導致合同審核效率低，容易出現法律風險。同時，部門之間溝通不暢，還容易導致合同起草和審查的時間長，導致合同簽訂無法如期完成。3．合同審核部門之間互相推諉扯皮，審核不嚴。合同的審查在合同管理環節中至關重要，往往一個細小的法律細節都可能由于審查不嚴格而存在風險問題，從而造成企業的巨大損失，而這些風險也完全可以通過合同審查進行事先防范。合同的審核通常不是一個部門獨立完成的，往往需要多個部門互相協作，共同審查，包括企業的法律部門、業務部門、技術部門、財務部門等，需要運用各自的專業知識，從各自的角度審查合同是否完善，是否存在疏漏。但是，在一些制度不夠完善的國企，審核部門之間會出現互相推諉，互相扯皮，使得一份合同沒有經過全方位的評估和審查，對合同審查難以起到事前監督的作用，這樣容易導致合同條款出現漏洞，無法有效的防控法律風險。4．合同履行過程中缺少監督和評價機制。合同履行階段是合同當事人按照合同約定的內容和條款，完成各自應當承擔的義務，從而實現合同規定的權利的過程。這一階段關系著當事人的利益問題。合同的經辦人，一般是公司負責具體合同項目的人員，其從合同的立項、簽訂到履行都是最直接的負責人。但合同經辦人往往沒有法律專業背景，法律意識不強，合同風險防范能力較差。這樣容易導致企業在經濟往來中產生合同糾紛，使企業陷入困境。另一方面，由于缺乏切實可行的監督機制和評價機制，缺少對合同經辦人的績效考核，因此對合同經辦人的行為不能有效的進行約束和監督，導致經辦人態度不認真。因此還要建立起對合同對經辦人的監督和考核機制，對導致合同重大失誤的情況，追究相關人員的責任。

三、提高國企合同管理水平的幾點想法

隨著市場經濟的不斷發展和經濟形勢的不斷變化，為適應社會主義市場經濟新形勢的挑戰和要求，國有企業除了要高度重視合同管理工作、轉變合同管理觀念之外，還要從建立健全合同管理制度，完善合同管理機制，增強部門之間的有效溝通以及加強對合同管理人員的培訓四個方面提升合同管理水平，增強企業的競爭能力。1．加強合同管理制度建設。制度是企業為了維護正常的工作秩序，保證各項決策和工作順利開展，而制定的具有指導性或約束性的規定或約束。制度建設是企業管理中必不可少的內容。為促使合同管理工作有章可循，體現合同管理的法律性、科學性和規范性，首先就要加強合同管理的制度建設。合同管理制度的建立要遵循預防性、前瞻性和可操作性的原則。在合同管理的每個階段，都應當制定有效的合同管理制度。國有企業在簽訂合同前，對合同簽約方進行簽約資格的調查與審核，調查的內容主要包括審核對方當事人的主體資格、人的資格、對方當時人的履約能力以及對方提供的各種資料和說明。在合同簽訂時，應當制定明確的管理制度。較為完善的合同制度應至少包含但不限于下列內容：合同制度的管理范圍、合同項目調研、合同立項、合同簽約方的資格審查、合同審核、合同簽訂、合同專用章管理、合同履行、合同變更及解除、合同違約救濟等。完善的合同管理制度，不僅有利于規范合同管理工作，而且有利于提高合同風險防范能力。2．完善合同管理機制，明確職能分工。完善的合同管理機制應當是機構設置合理、職能責任清晰、權利義務明確、審查流程合理的有機統一。現代企業專業化分工越來越清晰，精細化管理水平越來越高，尤其需要企業分工明確、專業突出，因此合同管理工作應該根據企業內部職能的分工，明確各部門在合同管理中的職責和權限。如合同經辦部門需要對合同前期調研、合同立項、合同談判、合同文本起草等工作負責，法律審核部門對通用商事條款及法律條款進行把關。如發生法律糾紛，兩個部門在各自領域內負責相關工作。要根據合同管理的流程，明確各個部門的具體職責和工作內容，同時要責任到人。合同在起草階段，首先進行充分的市場調研和預測，主要調查合同的市場供需狀況等，其次要結合具體的相關專業知識和企業的實際情況進行科學的分析和決策，同時要進行充分的溝通和論證。在合同審查階段，要注意明確分工，例如企業的財務部門負責審查合同的價款、報酬結算的合理性，企業的商務部門負責審查合同的技術性和項目可行性，法律部門負責審查合同的嚴密性和合法性等。在合同的履行階段，合同管理人員應注意要依法依約全面履行合同，包括交易和驗收時的風險控制，以及后續出現合同糾紛時的處理問題。以上三個環節要求職能部門必須嚴格履行職責，遵守規定，促使企業合同管理制度化的提升。3．增強部門之間的有效溝通。企業的合同管理不是一個部門獨立完成的，需要各個部門之間互相配合，協同工作。通常合同的起草和制定由企業具體的業務部門負責，他們是根據市場交易的具體要求以及方便操作的角度思考合同的內容和條款，而合同的審核通常由法律部門和財務部門負責，他們則從法律性和經濟性的角度考慮合同的合法合規性。由于考慮問題的角度不同，不可避免地會發生意見的分歧。如果互相之間溝通不及時，就更容易出現合同工作難以執行、工作效率低的情況，有效地信息溝通在合同管理中有著重要的作用和積極的意義。首先，有效溝通有助于提高合同起草的質量。合同的起草工作需要結合相關業務處室的工作內容，形成合同起草小組，分別從各自的專業角度研究合同的條款和文本。在合同起草前，起草小組需要從企業的各個部門收集有效的信息資料，這就需要各個部門進行大量的溝通和協調。其次，有效溝通有助于合同的審核部門提高效率，審核工作更有針對性，能夠高效快捷地對合同的條款和文本從法律角度進行審查，防止出現漏洞。最后，有效溝通有助于提高企業員工的積極性，提高工作效率。企業是一個整體，各個部門之間并不是獨立的，只有進行適當的溝通，才能更加了解工作任務，從而保證工作順利完成。4．加強合同管理培訓。合同管理工作具有科學性、專業性和系統性的特點，融合了各種專業性學科，合同管理水平的高低又與合同管理人員的業務水平息息相關，因此培養一批專業性強的合同管理人才隊伍尤為重要，如何提高專業人才的知識文化水平，就需要加強對合同管理人員的培訓。一是要增強管理人員的法治意識，提高對合同管理工作的重視。可以從提高法律意識為出發點，組織人員學習相關法律知識尤其是合同法，這樣不僅增強了合同管理人員的法律素質，也有利于合同管理各環節的法律風險防控。二是對各合同管理環節的相關人員，有針對性的開展業務培訓。通過邀請業內專家、教授學習相關專業知識。同時組織人員走出去進行工作交流和參加專業研討會，必要時可選派專業人員到相關院校去進修。通過豐富培訓內容和形式，不僅提高了合同管理人員的專業能力，還有利于充分調動和激發員工的學習積極性和工作熱情，從而提高企業管理合同的整體水平。

四、結語

國有企業合同管理工作與企業法律風險防范息息相關。合同管理具有科學性、系統性、法律性的特點，因此必須依法、規范、高效的進行管理。對于國有企業合同管理中存在的問題，可以從不斷完善合同管理制度，明確合同業務職能分工、加深業務環節溝通交流和加強合同業務培訓等方面不斷提高企業合同管理工作水平，有效防范經營風險，讓合同管理工作有效助力企業健康發展。

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作者:牛旭 單位:神華包神鐵路集團有限責任公司