招標會議紀要范文

導語：如何才能寫好一篇招標會議紀要，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關鍵詞】建立制度；招標方式及程序；效益

一、前言

招標投標制度是現代企業必須遵循的重要制度。化工機械設備制造企業主要生產非標準壓力容器和化工配件設備，產品不定型，很難成批定貨，往往是單臺承攬制作設備單臺采購原材料及配件。加之品種繁雜，材料采購的計劃性難以保證，容易產生緊急采購和小批量采購，給招標工作帶來一定難度。但是，我們通過努力摸索探討，根據本廠實際情況，采用了三種不同的招標方式，使招標方式覆蓋所有采購工作，取得了較好的效果。

二、建立制度

根據《招標投標法》及相關法規政策，結合本企業具體情況，制定出切實可行的招投標管理制度。其主要內容有：

（一）遵循公開、公平、公正和誠實信用原則。

（二）成立公司招標委員會，主任由總經理擔任，委員共七人，由公司領導及招標辦、技術處、督察辦等相關部門負責人組成。其主要職責為：1.批準招標計劃；2.審查評標結果并定標。

（三）委員會下設招標辦公室，負責招投標的具體實施工作。其主要職責為：1.報批招標計劃和邀請參加投標單位名單；2.向投標單位發邀請函和投標須知；3.組織、主持招標會議；4.定標后起草招標會議紀要，并監督采購處室對招標結果的執行情況；5.負責招標文件的檔案管理。

（四）招標范圍：原材料、外協件、外購件、標準件、技改項目、設備、運輸、勞保用品等一切采購活動。

（五）采用三種招標方式：1.邀請招標；2.傳真招標；3.臨時小招標。小額材料采購（萬元以下）采用傳真招標方式，急需運送產品的運輸采用臨時小招標方式，其余均采用邀請招標方式。所有參加投標單位都必須是本公司的合格供方。

（六）邀請招標必須采用兩輪投標競價的方式。

三、招標方式及程序

（一）邀請招標

材料供應處如需要購買原材料，必須提前幾天向招標辦提交采購計劃，計劃中應注明擬采購的材料名稱、規格、型號、質量、數量、供貨時間、技術要求、驗收標準等要求；并提供五家以上合格供應商的名稱、地址、電話、聯系人等必要的材料。對首次參加投標的單位要進行資格審查，審查內容為：1.具有獨立訂立合同的權利（企業須持有營業執照、資質證書、安全生產許可證）；2.具有履行合同的能力，包括企業概況、人員狀況、產品信譽、業績；3.生產我公司產品的主要設備及工藝；4.檢驗及質量管理狀況。審查合格的列入合格供方名單，并對合格供方每年評審一次，發現不合格的取消其供貨資格。

招標辦根據采購計劃，初定邀請參加投標的單位，起草投標須知，并報招標委員會批準。邀請參加投標的單位不得少于五家。投標須知內容包括：1.招標的時間和地點；2.招標內容，即所購材料的名稱、規格尺寸、型號、材質、質量、數量、標準要求等，品種多時應附表格載明；3.交貨期；4.稅率及付款方式；5.運費及結算方式；6.報價方式，采用兩輪競價，投標方根據自己的供貨能力可以只對部分內容報價；7.評標的方法和標準：根據招標內容的不同和公司要求的不同，分別制定評標標準。例如原材料招標，投標單位的產品各有千秋，有的價格低，有的質量穩定，有的服務水平高，有的交貨及時，采用打分制，質量占40﹪，價格占40﹪，服務占10﹪，其他占10﹪，分數最高者推薦為預中標單位。得到招標委員會主任批準后，招標的前2至3天將邀請函、投標須知等資料一并傳真（或發電子郵件）給投標單位，并電話確認對方確實收到這些資料。然后通知評標組成員按時參加招標會議。評標組成員由招標委員會成員及供應處或申請招標處室負責人組成。

按時舉行招標會議。到會的投標單位不得少于三家。招標會議由招標辦公室主任主持。首先，由投標單位介紹各自產品的質量、技術標準、交貨期、對投標須知內容的接受情況等。然后進行投標竟價，步驟是：投標單位先在報價表上對各種不同采購材料報價，報完后交由招標辦人員對各自報價進行匯總，找出第一輪各種材料的最低報價，將其公布后進行第二輪報價，并規定不得高于第一輪最低報價，報完后由招標辦人員進行第二輪匯總，并找出每種材料的最低報價。當然，最低報價是中標的重要條件，但不是中標的保證，需要經過評標組依據評標標準進行綜合評審后，分別確定出每種材料的預中標單位及價格，報經招標委員會主任批準后，當眾宣布中標單位和中標價格。招標辦將報價表、匯總表、會議記錄等資料整理并保存備查。會后起草《招標會議紀要》，以公司文件形式發送至招標委員會成員、供應處、財審處、督察辦、經營處等單位，供應處根據紀要中的招標價格和要求與供貨商簽訂供貨合同；財審處和督察辦主要審查供應處所簽合同是否與紀要內容一致；經營處可以根據紀要及時準確的掌握原材料、外協件、外購件的價格，作為承攬設備時預算報價的基礎資料。

（二）傳真招標

對于小額采購或生產上急需的材料和物件，采用傳真招標的方式。具體做法是：將所需材料名稱、規格、型號、質量、數量、交貨時間、驗收標準等，以表格的形式傳真給三家以上合格供方，并電話確認對方確實收到表格，讓對方填好報價后，在規定的時間內回傳至招標辦，并通知評標組成員準時到招標辦評標，到會的不得少于三人。根據投標單位的價格、以往交貨的及時程度、質量等確定中標單位，參加評標的成員都必須在招標結果表上簽字，報公司總經理批準后，交供應處與中標單位辦理簽訂合同等相關事宜。這種招標方式簡單易行，節省時間和精力，主動靈活，既保證了及時供貨，又取得了合理價格。

（三）臨時小招標

此方式主要用于設備運輸臨時招標。公司每月都要出產一百多臺設備，這些設備都要由運輸戶分別送往全國各地，大部分設備通過上月末進行的邀請招標確定了運送價格。但是還有不少設備無法提前預料運輸時間，例如有時承攬的急需設備，往往當月就要制作完成并送貨；有些本來計劃下月完成的設備，由于用戶改變計劃要求提前制作完成的設備；還有一些舊設備返修，需要立即從外地拉回，很快返修后又立即送去。對這些設備我們采用臨時小招標方式，具體做法是：首先打印臨時招標報價單，內容包括設備名稱、尺寸大小、重量、送往地址、裝貨時間等。然后就近電話通知本市內的運輸戶（五家以上），立即來招標辦投標競價，人到齊后發報價單報價，報完價后當眾開標，價格最低者中標。并立即訂立合同，當天裝車送貨。這種招標方式干脆利索，并能保證及時送貨，滿足用戶需要。

篇2

摘要：甲供材料的控制是優化市場資源配置的具體體現。一般分為采購、使用、結算三個環節。“投資控制”貫穿了資金控制、質量控制、供應控制三個內控程序。目的在于明確資金投入方向、明確資金使用目標、降低資金使用成本、規避由于工藝設計或材料選型中的設備產能落后、材料性價比較低等投資風險，同時又能夠在采購過程中及時掌握國內外行業信息，有利于材料的性能銜接、質量控制及降低材料/設備的運行維護費用。

關鍵詞：甲供材、控制、合同、結算

Abstract: A is for material control is to optimize the allocation of market resources is specific reflect. Generally divided into procurement, use, clearing three links. " Investment control " throughout the capital control, quality control, supply control three control procedures. Designed to clear the direction of investment funds, clear goals, use of lower cost of funds, to avoid as a result of process design and material selection of equipment capacity of backward, material cost is lower the investment risk, but also can in the procurement process timely grasp of domestic and international information industry, conducive to the material properties of cohesion, quality control and reduce the material / equipment operating and maintenance costs.

Key words: A is for material, control, contract, settlement

為了合理節約工程建設成本，控制工程質量，滿足工程建設工程專業和特定設計要求，建設單位通常會采用“甲供材”的方式進行投資控制。

甲供材投資控制程序

甲供材的投資控制是優化市場資源配置的具體體現。它的控制包括設備采購和材料采購。一般分為采購、使用、結算三個環節。即對外采購控制、對內領用控制和結算成本控制。同時“投資控制”又貫穿了資金控制、質量控制、供應控制三個內控程序。目的在于明確資金投入方向、明確資金使用目標、降低資金使用成本、規避由于工藝設計或材料選型中的設備產能落后、材料性價比較低等投資風險，同時又能夠在采購過程中及時掌握國內外行業信息，對采購中的“新材料”、“新設備”、“新工藝”信息能夠快速傳遞到投資決策層和工程設計者，確保工藝設計先進和材料使用合理。

1.對外采購控制。這一過程分為確定采購品種、選擇供貨廠家、簽訂和履行采購合同、甲供材入庫四個過程。是在確保工程材料采購的質量、性能達到工程設計要求，滿足建筑功能和技術工藝指標的前提下，既要滿足甲供材的供給，又能合理控制采購成本的對外采購的過程。

1.1采購品種的確定。以設計圖紙、基礎資料、規劃文件、行業規范標準[1]、會議紀要、概算文件等為依據，確定出采購品種和采購數量，由建設單位、設計單位匯簽后確定。對于常年采購的甲供材品種，應按照施工使用幅度計劃、工程維修備用量和使用消耗量合理確定采購數量。

1.2選擇供貨廠家。采購宜采用社會公開招標的方式進行。

1.2.1刊登/《材料/設備采購招標公告》。

1.2.2投標單位資格審查。對行業技術領先或采用新工藝、新設備生產的新型企業，招標單位應以發出書面要約的形式邀請其參加招標會，有助于采購單位對“新材料”、“新設備”、“新工藝”等行業信息及時了解，對保證工藝設計先進、甲供材選型合理起者至關重要的作用。

1.2.3選擇供貨廠家。

1.2.4簽訂和履行《采購合同》。

1.2.4.1簽訂《采購合同》。應進明確雙方在采購、供應過程中組織協調的具體措施，并就合同采購的供貨形式、質量控制、結算方式、合同履約有效期限范圍應進一步說明。

1.2.4.2履行采購合同。制定或補充《企業采購控制程序》，將履行《采購合同》義務變為企業內部運作的一種規章制度，加以約束。從而規避了企業在采購過程中承擔合同違約責任的風險，增強了企業在履行合同中的自我保護意識。

1.2.4.3甲供材入庫。材料庫一般分為材料成品庫和半成品庫兩類。從儲存方式又分為露天類倉庫和封閉類倉庫兩類。分類入庫時，既要做好材料的入庫前的質量檢驗，又要核實甲供材入庫的數量、噸位；從內部管理上要做到甲供材編碼明確、入庫合理、儲運方便、堆放安；對有特殊儲運類要求的物資要分類存放。如對劇毒、高污染類材料水銀、易燃易爆類材料油漆、高精密設備修正儀等，特殊儲運類物資都要有專題存儲方案，專人負責管理。

2. 對內領用控制。領用控制是保證工程質量、節約工程建設成本、優化工程進度的前提。屬企業內部管理的范疇。包括庫存控制、領用控制、消耗控制、節余控制。

2.1甲供材庫存控制。本控制屬動態控制，要從庫存管理制度化，庫存賬目同步化兩個方向入手。在庫存賬目設置上要建立好庫存類賬目和領用類進出賬目。管理上要做到賬目設置明確、同步、合理。保證臺帳建立清晰、入庫物資查閱明晰。確保甲供材庫存補充及時，供給充足。

2.2甲供材領用控制。

2.2.1甲供材領用控制程序。倉庫人員應按照甲供材用途、使用范圍，合理設置控制級別。制定甲供材領用控制流程，由施工單位按照施工進度計劃提出領用申請，報甲供材管理人員其予以核實。在領用的過程中，發料人員要按照甲供材特性統一領用單位，對長度、噸位、數量等單位進行明確。對于價值較高或高控級別的甲供材以“個”、“套”為單位，嚴格按照數量發放，對價值較低、甲供材消耗較大的低控級別甲供材以“捆”、“軋”、“包”為單位，雖有領料數量但考慮工程的連貫性可以單位數量予以發放，多發料可在其他工程中予以使用。

2.2.2甲供材運輸。甲供材要做到科學裝運，確保堆場人員安全及甲供材的堆放安全。安全裝卸過程要嚴格按照甲供材裝運程序進行物資的吊裝和運輸。在運輸過程中，采取必要的防護措施，在確保安全運輸的同時，也要確保甲供材附著層或保護層不受破壞，防止精密設備震動破壞，確保材料/設備的安全等。

篇3

關鍵詞：合同審核 商業企業 成本 費用

一、面臨的現狀

某商業企業的合同大致分為兩部分，即行政類合同和商品購銷合同。行政類合同是指除經營類商品購銷合同以外的各種經濟活動所簽訂的合同。行政類合同按性質主要分為工程改造合同、媒體廣告合同、宣傳品制作合同、店堂布置合同、促銷及積分返禮禮品合同；固定資產、低值易耗品、辦公用品采買合同；設備維修合同；水電費、空調費、物業管理費合同；財產保險、審計、評估、咨詢費等十余類。

行政類合同主要附件包括：立項申請、資質證明、三方比價單、律師意見、價目表或項目清單及其他合同附件等，制作類合同還應附上效果圖。以上資料，按主次順序依次附在合同文本之后，并在會簽單上將附件名稱填寫齊全，防止資料丟失，無法查證原始資料。

某商業企業經營品牌三百多個，每年簽一次合同，合同期限大多數為一年，合同到期日分別為每年3月31日和8月31日。

二、存在的問題與不足

一段時間以來，縱觀合同的審核及簽訂過程，存在一味強調抓結果，忽視中間管理環節和過程控制，主要表現在：先履行，后簽訂合同，事后補簽，缺少了價格審核、立項審批環節，造成管理漏洞，同時造成合同管理失控；合同簽訂前未辦理立項審批。目前存在以合同的簽訂代替立項的現象，使得控制環節脫節，管理環節疏漏，給企業帶來潛在的危害；簽批程序不規范。在實際工作中，往往會遇到企業總經理已簽批，合同才傳至財務部或其他部門補簽，價格審核失去了意義、簽字成了例行公事，使簽批程序形同虛設，違背了合同簽批程序；本應由下屬企業簽訂的采買合同，大多由上級企業大包大攬。為了確保一致性及有效降低費用，存在多個下屬企業采買相同的促銷禮品、工服及其他辦公用品等現象。此類業務大多由上級企業與供應商簽訂合同，貨款也由其代為支付，但發票由供應商直接開給下屬企業，各下屬企業需將貨款支付給上級企業的混亂現象；合同附件不全。合同簽批經多個環節，會出現附件不全、附件丟失現象，給日后查詢和審計帶來極大不便；三方比價存在虛假行為；合同簽訂的金額與實際付款金額不一致；商品類合同扣率、單產低于公司標準；合同費用的收取方式違背合同約定。

三、解決的措施與辦法

針對以上諸多問題，某商業企業經過反復調查和研究，認為加強合同審核是確保降低成本費用的關鍵。要抓好合同審核，必須關口前移，強化過程監督和管理，切實發揮財務部門審核監督作用，有效降低成本費用。為此，某商業企業制定并實施了《行政類合同簽訂與審核、評價管理辦法》，修訂了《商品類合同簽訂管理辦法》。辦法具體內容如下：

⑴先簽訂、后履行。任何行政類合同的簽訂，都必須由主辦部門指定專人負責，按照“先簽訂、后履行”的原則，嚴禁先執行后補簽合同的行為發生，更不能以實際履行代替簽訂合同。

⑵先立項、后簽訂。只有立項成立后，才能辦理合同匯簽。

⑶制定了合同簽批流程：

⑷為了確保企業形象、氛圍裝飾的一致性，為有效降低費用，各下屬企業應分別與供應商簽訂協議，注明采買數量、金額，分別開具發票支付貨款。避免造成下屬企業未簽約卻履行合同的不規范行為、同時在付款環節造成發票的取得單位與貨款的支付單位不一致現象，違背財務結算規定。

由上級企業統一發行的廣告、短信等不可分的合同，按照上級企業確定的分攤比例進行費用分攤。實物類采買數量可分的合同需由各下屬企業分別簽訂合同。避免在付款、驗收、提供發票等環節出現不一致的問題，造成不必要的糾紛。

⑸合同附件，尤其是招標會議紀要、三方比價、立項申請、企業資質、行業資質等重要信息的附件，必須妥善保管，按主次順序附在合同文本之后，裝訂成冊，便于傳遞，以防丟失。其他合同附件資料主要包括：a、基建、大修類合同必須提供項目申請報告（或檢修報告）、預算書等有關資料。b、 戶外廣告類合同需提供經營許可證證明、模擬效果圖、方位意識圖、價目表等有關資料。c、報刊雜志廣告類合同必須提供媒體資質證明、樣稿、類似版本、價目表等有關資料。d、電視廣播廣告類合同必須提供宣傳的主要內容、安排播放時段、價目表等有關資料。e、以上b - d類主題營銷、新聞等廣告宣傳類合同必須提供經企業領導批準的策劃方案、預算方案及其他相關手續。

⑹三方比價即應在同一內容、同一規格、同一標準、同一材質下進行比價。為確保三方比價的真實有效，三方比價單應提供報價單位聯系人姓名及聯系電話，便于合同主辦單位進一步核實。

⑺合同簽訂的金額與實際付款金額不一致的解決辦法：

a、采購數量增加，因采購數量增加，使付款金額大于原合同金額，且不超過原合同金額的20%時，經辦部門需要提供情況說明（視為對原合同的追加），并經各級領導審批。增量后的價值超過原合同的20%時，需重新辦理合同匯簽。

b、采購品種增加， 在原采購品種的基礎上增加采購品種的，經辦部門完成立項后，再簽訂補充協議。

⑻商品類合同的審核

a、品牌續簽合同的審核品牌續簽合同是指品牌已經引進，因到期，需重新簽訂的合同。審核時抓住以下幾個因素：扣率與到期合同比較有無變化；該品牌保底單位面積產出（以下簡稱單產）與到期合同、與企業單產標準進行比較，分析指標的升降情況；簡述合同期內該品牌已經實現的月均銷售、月均毛利、月均單產情況，列舉相關數據，提出合理化建議。

b、新進品牌合同的審核，新進品牌合同是指商業企業之前沒有經營該品牌，與供應商協約在企業某區域內將要經營某品牌的約定。簽約時從以下幾方面進行審核：新進品牌的扣率與合同約定區域內企業經營上一品牌（以下簡稱前品牌）的扣率進行比較；新進品牌保底單產與前品牌、與企業單產標準比較，有無差異。

⑼商品類合同相關費用如何收取。審批商品類合同時還應關注相關費用（物業費、水電費、信用卡費、價簽費、貨架使用費、大型活動的贊助費等）的收取方式。費用收取方式一般分為現金（或銀行轉賬）、抵賬、帳扣，帳扣會減少企業增值稅進項稅額，因而優先選擇前兩種方式收取，并在合同中注明。

臨時場租合同、靜態展及燈箱廣告位租賃合同，屬于下屬企業收入，如合同傳遞不及時，不利于相關部門準確掌握租金收取情況，甚至造成漏收租金。因而要求經辦部門及時傳遞相關合同，確保合同的實施及監督管理。

為確保兩個管理辦法的有效實施，某商業企業及時舉辦了培訓班，要求各部門負責人、內勤、行政秘書、合同管理員等相關崗位人員參加。

四、取得良好效果

卡住源頭是根本，盯住審核是關鍵。只有控制源頭，卡住合同審核，才能有效降低成本費用。實施兩個辦法以來，某商業企業合同審核工作質量有所提升，檢查發現平均每周20多個問題（事后補簽合同、缺少立項、合同附件丟失、三方比價虛假等）降到了10多個問題，提高了工作效率，有效降低了成本費用；商品類合同的扣率、單產不符合企業標準的現象大大減少，為實現企業目標提供了確實可靠的保證。

加強商業企業合同審核，從源頭降低成本費用是一項系統工程，需要不斷地創新、發展、完善。某商業企業不斷總結經驗，進一步落實合同審核工作的各項管理制度，探求切實可行的激勵約束機制，實現合同審核有效管理，成本費用有序可控。

參考文獻：

[1]肖太壽.有效降低成本的策略與方法[M]昆明：云南大學出版社 ，2010年5月

[2]高立法，曹云虎，殷子謙.現代企業成本控制實物[M]北京.經濟出版社，2008年8月