社會保險業務檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇社會保險業務檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：養老保險 社保業務 檔案管理

1 維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2 社會保險業務規范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。

社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。

為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。

社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。

3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化

社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。

3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。

3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。

3.3 統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。

保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。

培訓也是必不可少的。為了做好社保業務檔案整理、歸檔工作，確保業務檔案的完整、準確、安全和有效利用，保定市社保所組織各縣（市、區）專兼職檔案管理人員參加市檔案局舉辦的檔案業務培訓。通過培訓，使檔案管理人員全面、系統地了解檔案專業知識。并采取走出去、請進來的方法進行輔導。走出去，就是組織各縣社保檔案員到典型示范單位取經，通過現場觀摩提高其感性認識；請進來，就是邀請市、縣檔案局的專業人員，針對社保業務檔案的具體情況，手把手地從應歸檔的文件材料的收集整理、立卷、歸檔各個環節進行現場指導，提高實際操作能力，確保檔案資料收集齊全，整理規范。

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摘要：隨著社會保險事業的發展，社會保險業務檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要。社會保險業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。 關鍵詞：養老保險 社保業務 檔案管理 1 維護社會保險檔案，保護職工權益 隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。 我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。 隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。 1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。 2 社會保險業務規范化管理 在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。 社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。 為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。 社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。 3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化 社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。 3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。 3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至

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關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。 . 統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。 保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。 培訓也是必不可少的。為了做好社保業務檔案整理、歸檔工作，確保業務檔案的完整、準確、安全和有效利用，保定市社保所組織各縣（市、區）專兼職檔案管理人員參加市檔案局舉辦的檔案業務培訓。通過培訓，使檔案管理人員全面、系統地了解檔案專業知識。并采取走出去、請進來的方法進行輔導。走出去，就是組織各縣社保檔案員到典型示范單位取經，通過現場觀摩提高其感性認識；請進來，就是邀請市、縣檔案局的專業人員，針對社保業務檔案的具體情況，手把手地從應歸檔的文件材料的收集整理、立卷、歸檔各個環節進行現場指導，提高實際操作能力，確保檔案資料收集齊全，整理規范。 保定市不僅建立了比較完善的社保業務檔案管理制度與流程，還拓展業務檔案收集渠道，改善了業務檔案保管條件，豐富業務檔案門類和數量，搶救了一大批受損業務檔案，確保業務檔案的完整和安全，基本實現業務檔案信息化管理。 文章屋在線 wzk.co

    

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一、加強社會保險檔案管理的重要意義

1.加強社會保險業務檔案管理，有利于保障參保對象的合法權益

社會保險業務檔案，是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確保參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，確保社會保險業務檔案的安全、完整是維護和實現保障參保對象合法權益的堅實基礎。

2.加強社會保險業務檔案管理，有利于提高社保經辦機構工作效率

檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社保工作的前提條件。標準和規范的社會保險業務檔案，不僅可以提供各類準確的統計數據，為領導科學決策提供服務，還可以大幅度提高辦事效率。

3.加強社會保險業務檔案管理，有利于促進社會保險事業可持續發展

由于社會保險業務檔案記載了廣大參保單位和職工的繳費記錄、個人資料等參保信息，一旦出現管理不當的情況，在一定程度上會威脅到社會保險事業的可持續發展。

二、社會保險業務檔案管理存在的問題

1.重視度不夠，觀念陳舊

由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加上一些領導觀念陳舊、重視不夠，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，有的連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案分割保管、分室存放；有的沒有配備專職檔案管理員，造成了社會保險業務檔案管理混亂、嚴重流失；個別業務人員也存在認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠，沒有充分認識到科學管理檔案帶來的經濟效益和社會效益。

2.缺乏科學性，手段落后

近年來隨著社會保險業務量的逐步加大，有的單位對檔案實行陳舊式人工管理，缺少相應的硬件投入，查找資料，費時費力。有的雖然實行了計算機管理，但缺乏相應的軟件開發及專業人才，未發揮應有的效能，不適應工作需求。

3.管理不統一，多頭管理

社會保險業務檔案由于涉及面比較廣泛，不同類別的社會保險檔案都存放在各業務科室，未遵循檔案集中統一管理的原則，形成了多頭管理問題。參保人員查詢個人全部社會保險檔案信息，需到相關業務科室分頭查詢，給參保人員帶來很大不便。

4.缺乏規范性，管理隨意

社會保險業務檔案材料紙張形式各異，裝訂不統一，給檔案的歸類與查閱帶來許多不必要的麻煩，檔案管理人員對檔案整理不及時，隨意堆放等問題不同程度存在，管理不夠規范。

5.綜合素質差，有待提高

隨著社會保險事業的迅猛發展，人員編制配置明顯不足，檔案管理工作人員多為公益崗或兼職人員，缺乏穩定性和基本的檔案管理知識，影響了檔案管理工作。

三、進一步規范社會保險業務檔案管理

1.加強領導，提高檔案管理意識

加大對社會保險檔案工作的重視程度，積極爭取領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、檔案室緊張等現實問題，為建設和完善社會保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。同時，成立一個專門規范檔案管理的機構，對業務檔案進行合理分類，確定各類業務檔案的保管期限和管理方式，提高業務檔案管理的效率和效果。

2.整章建制，構建科學管理長效機制

依據《檔案法》《保密法》《社會保險業務檔案管理規定》等法規政策，對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，確保業務檔案分門別類、安全完整，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保險業務檔案的集中管理。

3.科學管理，強化檔案基礎設施建設

社會保險業務檔案管理要進行科學性、系統性管理。如檔案室、辦公區、閱覽區各自獨立，配置必要的防火、防潮、防蟲、防塵等必要設備，要最大程度的體現業務信息管理系統，把社會保險業務檔案統一規范化。同時應著力進行檔案管理的軟件開發工作，由省級社會保險部門統一組織實施。軟件功能應包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以實現對檔案資料的快速統計，如對檔案的分類統計，綜合數字統計、相關信息資料統計等；可以進行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進行全面掌握；實現“軟”“硬”一起上，社會保險檔案的微機一體化管理。

4.提升素質，加強隊伍建設

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關鍵詞：新時期；社會養老保險業務；檔案管理；問題；途徑

社會養老保險逐漸受到社會以及群眾的廣泛重視。社會養老保險業務檔案中記錄著參保單位、人員、繳費情況、享受保險權益等各方面信息的原始憑證，是社會保險辦理以及服務工作開展的真實記載，是保險機構對參保人員終身服務、跟蹤和保障的前提，更是社會保險事業發展的重要研究資料。通過對社會養老保險業務檔案的規范化管理，有利于保證業務檔案管理的完整性、客觀性，進而更好地為參保人員提供高效的服務，加強對社會保障體系的完善，提升養老保險意識。隨著新時期信息化技術的大力發展，社會養老保險業務檔案管理工作也逐漸趨于網絡化和信息化，原有的社會養老保險檔案管理工作方式已無法滿足當前保險業務檔案管理需求，因此需要結合當前社會養老保險業務檔案管理中的問題，探尋新的工作解決途徑。

一、社會養老保險業務檔案管理工作存在的問題

新形勢下，社會養老保險業務檔案管理工作雖然不斷在完善，但是其中仍然存在較多的問題，而這些問題的存在必然會導致社會養老保險業務檔案管理工作的開展受到限制。因此，需要結合我國社會保險業務檔案管理工作實際情況，加強對其中的問題進行研究，為之后問題的改善奠定基礎。

1.社會養老保險業務檔案管理制度存在一定的漏洞通過對當前社會養老保險業務檔案管理工作情況分析來看，在制度建設工作以及檔案管理工作開展中仍然存在很多的問題和漏洞，雖然政府針對檔案管理工作制定了相應的法律法規，但是這些法律制度對社會養老保險業務檔案管理工作的指導作用并不明顯，部分法律法規的可操作性不強。比如，對于檔案管理中的檔案沒有進行明確分類，使得檔案管理容易出現歸類問題；同時對檔案格式沒有明確要求，使得檔案管理缺乏規范性，紙張、形式、裝訂等不統一，這些情況都容易導致檔案管理在收集、調閱等方面難度加大；此外，在社會養老保險業務檔案管理存儲方面沒有進行明確的規定，不同人員在檔案管理中存在不同的方式，缺乏標準化，這種情況容易導致檔案管理中出現舞弊的情況，對保險業務管理工作的可持續發展不利[1]。

2.社會養老保險業務檔案管理軟硬件設施建設不完善通過對我國社會養老保險業務檔案管理工作分析來看，檔案管理的軟硬件建設方面仍然存在很多的問題，大部分社會養老保險業務檔案管理工作的軟硬件建設中都存在設施不足或者不先進的情況，檔案室管理設備落后，在防盜、保密等方面沒有達到要求，甚至沒有專門設置養老保險檔案室。由于管理硬件條件不足，社會養老保險業務檔案管理工作能力的提升和改善難度進一步加大。在新時期，信息技術不斷發展，檔案管理工作在數據化和信息化建設方面卻比較落后，未實現全面信息化管理，導致檔案存儲、調閱等方面都需要花費大量的精力和時間。此外，社會養老保險業務量比較大，這種管理模式必然會導致檔案管理工作效率降低。

3.社會養老保險業務檔案管理人員素質有待提升我國社會養老保險業務檔案管理工作中，檔案管理人員的素質和能力直接影響檔案管理工作的開展效率。但是從當前檔案管理人員的隊伍建設情況來看并不規范，雖然當前檔案管理人員招聘中開始注重專業對口性，但是仍然存在其他崗位調職以及兼職人員，而且對口專業人員的學歷要求不高，這種情況下必然會導致保險業務檔案管理工作無法保證高質量和高標準[2]。此外，社會養老保險業務的培訓機會有限，而且單位很少為養老保險檔案管理人員提供專門的養老保險檔案業務管理知識，導致保險業務檔案管理人員的素質難以有效提升。

二、加強社會養老保險業務檔案管理工作的有效途徑

為了加強對社會養老保險業務檔案管理工作的完善，需要結合社會養老保險業務工作中存在的問題以及我國社會養老保險事業發展現狀，勇于面對挑戰，提升社會養老保險業務能力。具體可以從以下幾個途徑著手：

1.加強養老保險業務檔案管理制度標準化建設一是要加強檔案管理制度標準建設，做好檔案管理的規范工作。二是對檔案管理中相關制度進行完善，對檔案管理中涉及到的各個環節都做出詳細規定，根據文件資料的來源和形式加強價值考察，并結合養老保險檔案管理辦法，養老保險的業務流程等制定具體的管理方案。在養老保險業務檔案管理制度建設中，需要以《檔案法》以及《社會保險業務檔案管理規定（試行）》為基礎，加強法律制度完善[3]。三是要建立檔案室管理、歸檔、統計、保密、移交以及銷毀制度，并加強對檔案管理工作配套體系的完善，使檔案管理工作開展中所有的環節都有相應的制度依據，保證社會養老保險業務檔案管理工作的標準化、規范化。

2.加強軟硬件設施建設，實現集中管理社會養老保險業務檔案管理工作開展過程中，軟硬件建設對工作開展效率具有重要作用，因此社會養老保險檔案管理工作中必須要完善基礎設施建設，并實現對保險業務檔案管理工作的集中管理。在工作實踐過程中，必須要加強對檔案管理工作的宣傳和教育，提升大眾對社保檔案管理工作的重視，并加大對設備以及資源等方面的投入，切實解決檔案管理中的問題。一是要加大對檔案管理工作的經費投入，建立單獨的檔案室，調閱室。二是要加強檔案管理中計算機、掃描儀、溫度計、濕度計、滅火設備、防盜設備等各方面的建設，保證檔案原件的安全性。三是要結合信息技術開展檔案的集中管理，并實現檔案的實體和數據共同管理。在信息化管理中需要加強軟件的完善，不僅要發揮高效的存儲、檢索和查詢優勢，還需要做好軟件的安全建設，完善檔案管理軟件的權限設定，防止發生檔案泄露、丟失等問題[4]。比如，對于一些比較重要或者機密的檔案，只有檔案管理以及相關的領導具有查閱權限，要查看必須要輸入密碼或者進行指紋、人臉識別等。四是做好對軟件的安全防護，定期檢查和更新殺毒軟件，設置防火墻，防止病毒和黑客入侵導致資料泄露等。

3.加強檔案管理人員隊伍建設社會養老保險業務檔案管理人員的能力和素質對檔案管理工作的質量和效率具有直接影響，因此提升檔案管理人員的能力和素質顯得尤為必要。首先，要把好人員的招聘關。在社會養老保險業務檔案管理人員招聘中，必須要保證專業的對口性，所招聘人員都需要是檔案管理相關專業本科以上畢業生，并盡可能加大研究生學歷的比例，保證檔案管理工作的規范性和創新性。其次，要做好入職培訓工作。比如本公司社會養老保險與工傷保險歸屬于同一個崗位，所以在培訓工作開展中主要以這兩種保險的流程、管理方式、管理標準等進行強化，同時還需要輔以職業道德方面的培養，提升保險管理人員的專業技能和職業道德水平，保證社會養老保險業務檔案管理工作的順利開展。同時，要號召社會養老保險業務檔案管理人員自主學習，通過網絡或者社會行業培訓等方式不斷充實自身的專業知識和能力，加強對檔案管理工作的創新。最后，要加強對檔案管理人員現代化檔案管理業務培訓。計算機背景下檔案信息化管理成為主要形式，要求檔案管理人員必須要具有良好的計算機操作理論基礎和實踐技能，為檔案現代化管理奠定基礎。

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1.社會保險業務檔案管理分散，標準不一。我國現行社會保障管理體制無論是組織管理機構建設，還是立法規定都相對分散。管理機構分散、不集中，在檔案管理上沒有統一的標準，管理方法滯后，缺乏結合實際細化各類社保檔案的管理細則，使得檔案實體管理投入較大，社會服務功效甚微。

2.檔案實體存量多、增量大，歸檔材料應“瘦身”。社會保險體系的不斷完善，保險種類的多樣化，使得參保人數和范圍廣泛覆蓋，參保方式更加細化，保險工作的業務量連年大幅提升，與此帶來的是社會保險業務檔案的與日俱增。以西城區為例，社保中心檔案的年增量為15000卷，醫保中心檔案年增量為30萬件。如此巨大的增量，為社保檔案管理和庫房管理帶來了空前的壓力。按現有方式管理社會保險業務檔案實體，管理成本將不堪重負。

3.部分檔案利用價值不高，利用率偏低。通過對近兩年檔案利用情況進行跟蹤分析，西城區社保中心業務檔案的利用量每年只有300余件,主要是內控部門、基金監督部門、業務科室及參保單位查閱利用一些依據性檔案材料，約占總查閱量的99%，而審批材料只占1%，基本上未接待公民查閱檔案。醫保中心業務檔案的利用量約為每年150件，以審批材料中的醫療費原始單據利用最多。在利用時效上，基本上只利用3年以內形成的檔案，2008年以前的檔案利用很少。調研結果表明，部分檔案本身的價值不高，導致社保業務檔案利用率偏低，不能充分發揮其社會化的服務功能。

二、解決問題的對策與設想

（一）建立健全檔案管理體系，實現“大集中”管理從管理的角度看，綜合檔案館僅接收永久保存的檔案，造成社會保險業務檔案管理更加分散，且社會保險業務檔案增量大，大部分檔案館在建設初期未能預留這部分檔案的庫房容量。從利用的角度分析，參保單位和人員并不了解要查詢的社保信息保存在哪里，不僅要跑經辦機構還要跑檔案館，利用不便勢必引起利用者的不滿，增加社會負面效應。在當前經辦機構分設的情況下，如何更好地整合社會保險業務檔案資源，將檔案集中管理？筆者認為可以成立“社會保險業務檔案管理中心”，負責統一管理一定區域內的社會保險業務檔案。各經辦機構按照檔案管理中心的要求，定期（如每年）向中心移交檔案實體及數據，由中心按照統一的管理標準和規范對檔案實體與數據進行加工整合，真正實現養老、醫療、工傷、失業、生育、工傷等社會保險業務檔案的集中管理、綜合利用和信息共享。

（二）科學管理檔案實體，應歸盡歸，該存才存1.緊密結合實際，科學劃定檔案實體保管期限。《北京市<社會保險業務檔案管理規定（試行）>實施辦法》（京人社發〔2010〕109號）對十類社會保險業務檔案的保管期限做了明確規定，調研發現仍有一些期限設定與實際情況不適宜。一是在現有保管期限的基礎上，增加5年定期保管期限。如生育保險手工報銷費用審批材料，按照規定其保管期限為10年，每一件檔案以參保人為單位，其中包括審批表、申報表、收費單據及診斷證明、出院證明、生育服務證、出生證、身份證復印件等相關審核材料，共計10余頁。從參保人的角度來看，參保人在一次性享受生育保險待遇后，這類材料也就實現了其查考價值。在實際工作中，此類檔案主要留作內控部門、基金監督部門進行審計之用，查閱者很少，且僅利用近兩年的檔案內容，故劃定5年保管期較為合適。到期后及時進行鑒定銷毀，可以減小檔案管理成本，節約庫房空間。二是調整檔案保管期限偏高的檔案。如用人單位社會保險登記材料、用人單位社會保險年檢材料、五險參保單位登記表等，其保管期限為永久保存。調研發現其保管期限偏高，因為此類登記材料所記載的內容主要為單位名稱、組織機構代碼、住所地、法人或負責人、開戶銀行及賬號等，這些信息是社會保險經辦機構審核用人單位參保資格的依據，對職工享受醫療保險待遇和將來計發養老金沒有直接的查考利用價值。三是檔案實體狀態不足以按劃定期限保存的情況。在調研過程中，通過翻閱積存待整理的檔案，我們發現有部分審批材料字跡為針式打印，因打印效果不佳，淺藍色字跡褪色嚴重，多有辨認不清之處，還有個別單據為熱敏紙材質，僅保存兩三年就已看不清了，這部分檔案仍按原保管期限劃定沒有實際意義。應及時鑒定整理，可依據具體情況適當降低保管期限，同時盡快采取數字化補救措施。2.鑒定檔案價值，科學界定歸檔范圍，為檔案實體“瘦身”。國家檔案局3號令及北京市檔案局109號文件中均規定了各類登記表單的相關審核材料作為檔案劃入歸檔范圍。調研中，通過查看各類檔案實體，發現審批、登記材料中附帶了大量參保人辦理業務時提交的相關審核材料，其在案卷中占有較大比例，導致檔案案卷厚重臃腫。如基本醫療保險基金補繳表中每一個參保人都需附帶一本勞動合同，而這部分材料實際上對參保人并沒有查考利用價值，其主要作用是為內控部門、基金監督部門對社保經辦機構進行審計提供依據。筆者認為，這些相關審核材料可以不納入歸檔范圍，而是將其作為審計依據，一是將審計工作前移，歸檔前審計；二是相關審核材料由保險經辦機構自存，以備核查；三是辦理保險業務工作過程中進行數字化掃描以供備查。此外，部分檔案為經辦機構或醫院內部系統生成的電子單據，如醫院上傳的住院費用清單，由醫院為歸檔工作專門進行打印，歸檔裝箱上交保存后，就沒開箱利用過，且在醫院系統里已經全部存有電子數據，建議此類檔案做無紙化保存，由醫院上交電子數據即可。

（三）加快信息化進程，搭建社保檔案電子數據統一平臺當前，社會保險業務檔案信息化工作尚處在目錄應用的初級發展階段，遠遠跟不上社會保險工作發展和改革的腳步。應打破僵化的固有思維模式，使社保檔案管理由重社保檔案實體向重社保檔案信息轉變，逐步搭建能夠查詢到參保人全部社會保險業務檔案的信息中心。數字化工作初期雖然耗資巨大，但從長遠來看，這是降低行政成本、提高行政效率，服務民生的有效途徑。

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關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理

1維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2社會保險業務規范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。

社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。

為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。

社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。

3社會保險業務檔案管理的統一與標準化

社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。

3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。

3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。

3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。

保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。

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一、目前福工作開展狀況

2010年以來，全省各級社保經辦機構根據省社保局提出的“全面建設、整體推進、分步實施”的思路，全面開展業務檔案管理工作。目前已基本實現業務檔案的規范化、信息化、專業化管理，社會保險經辦機構經辦管理水平得到了全面的提高。以順昌縣為例，目前已全面完成2007年至2014年社保業務檔案共1019卷的歸整組卷入庫工作，并實現所有已入庫檔案數據同期導入全省檔案管理信息系統。

二、經辦機構檔案管理中存在的問題

推進社保業務檔案標準化、數字化、信息化工作雖取得了一定的成效，但部分基層社保經辦機構依然還存在著檔案管理工作人員短缺、檔案管理基礎設施薄弱、檔案收集整理及時性有待于提高、檔案利用率不高等問題。

（一）基層社保經辦機構人少任務重，造成檔案管理工作人員短缺，導致檔案管理工作難以實現精細化。以順昌縣為例：目前社保中心內設的業務服務窗口面對的服務對象近7萬人，服務企業上千家，社保中心配備的工作人員僅有十余人，在任務如此繁重人手又少的情況下，根本無力安排專職檔案管理人員。目前絕大多數的基層社保經辦機構都存在只能設兼職檔案管理人員的現象，而檔案管理工作人員短缺勢必導致檔案管理工作難以實現精細化。

（二）基層社保經辦機構檔案管理基礎設施薄弱。2009年12月福建省社保局下發《福建省社會保險業務檔案管理規范化達標考評內容》，對業務檔案設施建設做出了具體規定，其中最重要的當屬檔案庫房建設項目。目前各級社保經辦機構均按規定設置檔案庫房、查閱室等業務檔案用房，但由于受各地辦公條件的限制，部分社保經辦機構的檔案庫房容量不足，與社保業務檔案量大且增速快形成了極大的反差，將難以滿足未來檔案管理的需要。

（三）檔案收集整理及時性有待于提高。以順昌縣為例：2007年的社保業務檔案僅88卷，到2014年已增加到162卷；業務經辦人員在辦理日常業務的同時還需抽空整理上年度業務檔案，往往顯得力不從心，且由于社會保險檔案管理工作起步晚，依然還存在歷年業務檔案無法歸檔整理的狀況，因此如何較好提高社會保險業務檔案歸檔及時性，是擺在我們面前一個急需解決的難題。

（四）因基層社保經辦機構檔案管理數字化程度較低，查詢利用社保業務檔案大多只能以手工為主，利用率不高。由于2013年開始啟用的全省檔案管理信息系統功能模塊較為簡單，且目前只有小部分有條件的社保經辦機構部分年度實現檔案管理數字化，因此當前查詢利用業務檔案依然只能以手工查詢為主，仍處于翻閱紙質檔案完成的狀態,檔案數字化進程的快慢將直接決定檔案利用率的高低。

三、做好檔案管理工作的對策建議

（一）各地社保經辦機構不僅應配備專職檔案管理人員，而且要加強對業務檔案管理相關知識及檔案管理信息系統操作使用的培訓。社會保險業務檔案與業務經辦管理是密不可分的，專職檔案管理人員需具備檔案管理專業及社會保險專業兩方面知識，要對整個社保業務流程了如指掌，只有不斷提升檔案管理人員的能力和水平，才能為實現檔案管理精細化提供人才保證。

（二）因地制宜創造條件，不斷完善社會保險業務檔案設施和條件。各地應根據實際情況，統籌規劃檔案管理基礎設施建設，具體可參照建設部和國家發改委關于《檔案館建設標準》努力創造條件建設專用檔案庫房，以確保檔案庫房能滿足中長期需要。

（三）業務檔案是參保人享受社保待遇的重要憑證，檔案及時歸檔是確保檔案安全和實時利用的重要前提。應盡量避免檔案長時間滯留在業務經辦人員手中，當年新增各業務部門檔案應于當月歸檔移交，做到“日清月結”。按照“誰經辦、誰立卷、誰歸檔的原則，由經辦人員在每項業務辦結時即時將形成的檔案原始資料進行收集整理并編號立卷，并于月底移交檔案室。檔案管理人員對移交來的業務檔案進行核對，在確保每份檔案入庫完整準確后掃描歸檔，同時實現次月提供查詢利用。

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一、檔案工作規范化、標準化的基礎前提

要使檔案規范、標準，必須先解決好公文制發。公文本身的質量不僅影響檔案的質量，同時也制約了日后檔案工作規范化、標準化的建設。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一；公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，全不全，落款是否與公文一致，有無簽發手續，有無日期；公文字跡要牢固清晰，有利于日后長久保管利用；文種要合理，格式要規范，為日后標準化、現代化檢索手段的實施應用打下堅實的基礎。

文水縣醫療保險管理服務中心承擔著我縣除農民外所有人員的醫療保險管理工作，它承上啟下。所以規范化的檔案顯得尤其重要。它既有省地縣人力資源和社會保障行政主管部門轉發、下發的文件，又有上級業務主管部門省市醫保中心下發的文件；既有縣委、縣人民政府下發的文件，又有醫保中心下發給各定點醫療機構、各定點零售藥店的通知。所以我們要在《社會保險業務檔案管理規定》的框架下，規范地、標準地、不折不扣地做好我們的標準化檔案工作。

二、檔案工作規范化、標準化的關鍵

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“分類篩選制”的歸檔原則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“分類篩選制”的歸檔原則就是要以省地縣人力資源和社會保障主管部門及上級業務主管部門下發的文件為主，其它相關部門下發的文件為輔的原則，這是推進檔案工作規范化、標準化乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，精心篩選，分類存檔。把必須存檔的需要永久保存的都按規定整理；把不需要永久保存的按年限長短來分類歸檔；把不需要歸檔的，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上按規定處理。

各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。分類處理可以按以下方法進行：1、首先按保存期長短分類：永久性保存的為一類，如：參保單位登記材料。包括參保單位辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相關審核材料；醫療保險基金征繳年度匯總表；醫療保險基金支付年度匯總表；醫療保險年度統計報表；社會保險大案、要案、特殊案件的稽核材料等。定期保存的為一類。定期保管期限分為10年的如：醫療保險登記證管理材料；服務協議管理材料；催繳材料；就醫登記材料；醫療保險住院待遇核定材料；醫療保險門診待遇核定材料；醫療保險業務月/季統計報表等。保管期限為30年的如：醫療保險支付明細表和匯總表；醫療保險數據和分析報告等資料；醫療保險稽核材料；醫療保險監察材料；醫療保險經辦機構內部控制材料等。保管期限為50年的如：醫療保險待遇領取資格驗證材料；退休人員社會化管理服務材料；異地安置登記材料；醫療保險基金征繳明細表和匯總表等。保管期限為100年的如：參保人員登記材料；醫療保險個人賬戶管理材料；醫療保險費征繳核定材料等。2、其次再按發文單位分類：省市級人力資源和社會保障行政主管部門轉發下發的在其檔案號前置以A字頭，在縣級行政主管部門下發的文件的檔案號前置以B字頭等等，以此類推則一看就知道是哪兒下發的文件，找尋文件方便快捷，一目了然。3、三是在堅持貫徹“分類篩選”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔的文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

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一、社會養老保險檔案管理工作中存在的問題

1. 社會養老保險與檔案的管理問題

在社會養老保險中，有些領導和一部分工作人員，對社會養老保險檔案工作的認識不足，總是覺得社會養老保險檔案工作只是簡單抄寫和保管工作，談不上社會養老保險業務的主要工作，不能給社會養老保險業務創造經濟效益，因此，對于社會養老保險檔案工作，只要做到不丟失、不泄露，就可以應付查檔、外調；這種輕視檔案工作的想法，表明這些工作人員對檔案工作不了解，忽視了檔案工作的重要性，勢必使社會養老保險當按工作難以適應現代化管理需要。

2. 社會養老保險檔案與環境設施問題

社會養老保險對檔案管理必備的首要條件， 首先是要落實檔案室的設施建設，有些社會養老保險檔案至今沒有專用檔案室，還有些檔案室狹小，由于檔案資料多，出現潮濕和“六防”設備配套欠缺問題，使社會養老保險檔案出現資料蟲蛀、霉變，影響檔案的完整性和外觀的整潔美觀，有的社會養老保險檔案室，連必備統一的檔案夾、切紙刀等工具都無法購置齊備。

3. 社會養老保險檔案管理與管理水平問題

社會養老保險管理力量不強，管理手段滯后，管理水平低下，這是社會養老保險大多數工作人員的情況，他們大部分都未經過檔案專業知識培訓，對檔案管理的要求、檔案的重要性、檔案資料的收集整理、裝訂歸檔等業務基本不了解，對收集檔案意識薄弱，并且大部分檔案工作者為兼職，沒有人認真投入到檔案工作中去，日常事務只是把資料放進檔案盒，也不及時整理，嚴重影響了社會養老保險檔案的管理。另外一部分歸檔資料欠缺準確與真實性，傳統陳舊的社會養老保險檔案管理，已難以適應時代飛速的發展，在新形勢之下要求社會養老保險業務一定要改變傳統模式，進行現代信息化建設。

二、加強社會養老保險人事檔案管理的信息化建設措施

1. 社會養老保險與檔案管理模式

傳統的檔案管理是以紙張為主的檔案管理實體，大多是以手動完成檔案的收集、整理、編制、鑒別、存儲、統計等方面管理，它的工作量非常的巨大，步驟又是相當的繁雜。由于存儲量大，檔案管理人員沒有精力，去實施對被封存的檔案資料進行信息提取與加工處理，社會養老保險檔案信息資源已經大多被閑置或變成廢物浪費掉。隨著現代管理技術與引進先進的設備，尤其是計算機和網絡的發展，為社會養老保險檔案管理，提供了良好的環境，現代化信息技術促使傳統的檔案管理模式面臨著一個嶄新的挑戰。檔案管理重點在于適應數字化記錄管理需求，從傳統的實體檔案管理向信息資源的管理轉變，將信息作為管理對象，對形成的不同檔案進行數字化處理，采取現代化技術對檔案信息資源統一管理。才能體現對檔案信息資源的價值。

2.社會養老保險與檔案管理數字化

檔案管理的信息資源數字化是檔案信息化建設的一個重要的基礎與前提，也是對檔案原件得以保護的重要方式；檔案數字化需要通過利用現代化先進的信息手段，將檔案部門的各種不同物質載體形式處理轉變成數字化信息，并創建一個數據庫文件以便于提供服務。形成數字信息化檔案管理未必意味著傳統的檔案管理要取消，其兩者應互相補充、。規范化與標準化是檔案信息化建設的一項十分重要的內容，也是衡量檔案管理現代化的一個重要標志。社會養老保險業務在進行檔案管理信息化時，應當根據國家推薦標準管理信息，根據其發展特點與需求，制定標準的內部管理，在實踐中逐步改進。數據庫文件的目錄，要有利于實際性的操作，又符合國家的標準規范。

3.社會養老保險與檔案信息化建設

人類社會推動信息化技術發展的目標，是在建立良好的信息基礎設施的環境下，使信息最大程度的利用與信息的公開得以實現；對檔案信息化建設來說，該發展目標具有十分重要的現實意義，檔案信息化建設應有一個過程，在此過程當中，伴隨著在檔案管理中應用程度的變化及其信息技術水平的提高，其信息化建設的階段性目標也應及時地做出應有的調整，所以在檔案信息化建設過程中，必須認識深遠并且立足當前，積極解決檔案信息化建設中會碰到的不同方面問題。

4.社會養老保險與檔案人才建設

檔案工作者綜合素質的高低，會影響到檔案信息化建設的進程，檔案工作者是檔案信息資源和用戶兩者互相聯結的紐帶與橋梁，在檔案的網絡化、信息化管理中，渴求擁有一大批高素質的人才隊伍。管理工作者應掌握好檔案專業知識，利用其專業知識，指導電子檔案文件進行分類歸檔。需掌握檔案信息化、數字化及電腦應用技術，使他們的業務水準與知識結構能夠適應檔案信息化建設的需要，為創建檔案新模式提供強有力的人才保障。檔案工作者若對計算機進行檔案信息現代化的管理不夠熟練，就難以適應檔案信息化管理的要求，更加難以高效率地實現檔案網絡化、信息化的管理與服務。不僅要為檔案管理部門配備計算機專業化人才，還應加強對管理工作者的在職培訓，提升檔案工作者對電子文件管理的專業知識，使他們肩負起電子文件歸檔管理的重任。

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【關鍵詞】工傷保險；檔案；信息化

1、工傷保險的特點

1.1、具有強制性

工傷保險是勞動者的一項基本權利，為確保勞動者享有這一權利，國家通過建立法規強制實施工傷保險制度。由于工傷屬于意外事故，具有不可預知和難以逆轉的特點，對個人以及其家庭往往造成巨大的痛苦和損失，因而必須強制參保。

1.2、具有互濟性

因工傷人員在社會上分布不均，必須依靠社會力量進行保險，通過統籌基金的辦法，使得工傷保險的勞動風險得到分散，解決企業和地區之間承受的不同壓力"這樣操作，體現了互濟性，對企業和勞動者形成保護機制，在較大范圍內分散風險。

1.3、具有福利性

勞動者依法享有工傷社會保險基金，這是勞動者的身體健康以及安全得到保障的基礎，而且基金由國家財政提供擔保，由隸屬于政府部門的非盈利性質的事業單位經辦實行專款專用，確保受保人享有應有的福利。

2、目前我國工傷保險檔檔案管理工作的現狀

社會科技的高速發展帶動了檔案事業的發展，同時也使得檔案管理工作變得更加復雜，傳統的檔案管理制度已無法適應新形勢下檔案管理的需求，因此發展新型檔案管理模式顯得尤為重要。科學化、規范化的檔案管理是現代檔案管理的需求，我國的檔案管理很多仍處于傳統的管理模式，檔案管理工作存在著很多不足，主要體現在下面三個方面：

2.1、檔案類別分類不清

檔案的隨意擺放使得檔案的集中管理出現問題，檔案的類別劃分不清，使得檔案的歸類和查找需要花費一定時間，而且容易使得重要的業務檔案沒有特別標記并納入重點管理范圍，極容易造成檔案遺失，不僅如此，這樣還容易使得檔案的管理出現業務交叉，出現問題時出現責任不清，相互推卸的情況。

2.2、業務檔案管理制度混亂，缺乏科學性

據調查，現階段大多數機構仍然是利用人工來進行檔案信息的記錄與保存，而不是利用現代化的計算機系統進行電子化管理，利用計算機進行檔案信息的錄入與查找。因此使得人工查找業務檔案的過程變得困難，往往花費很多時間卻難有成效。但是隨著業務檔案數量與信息的不斷增多，原有人工的檔案管理模式的弊端日益凸顯，繁雜的資料使得參保人員信息的查閱更新變得困難，不僅對社會保險業務辦理的效率和質量造成影響。

2.3、業務檔案管理人員缺乏專業培訓，業務素質有待提高

很多檔案管理人員是臨時招進來的兼職人員，沒有相關的專業知識，也未曾進行相關的業務培訓，工作質量無法保證。

3、實現工傷保險業務檔案信息化的途徑

3.1、檔案資料的信息化管理

這主要指的是紙質檔案、聲像檔案和實物檔案等檔案的信息化。對于紙質檔案，一般通過掃描的方法，將得到的圖片文件進行轉換，將其中的的文字轉化為文檔文件；聲像檔案則利用計算機系統，將一些轉錄設備與其進行連接，轉化后得到音、視頻文件；而實物檔案，一般通過照相、攝影等手段形成影像、視頻文件，然后進行保存處理。所以，為了實現檔案的信息化，開發一套工傷保險業務檔案管理信息系統是必要的，通過整合資源，使得系統的信息數據得到充分利用，建立檔案系統時信息的錄入變得快捷高效，提高檔案的管理效率。

3.2、檔案信息的合理編目

檔案信息的編目是檔案管理中的一項重要步驟，在傳統編目基礎上通過利用計算機系統的快速分類，使得檔案信息得以很好的歸類，提高了管理效率，這種方法工作量小，操作性強，容易取得實效。

3.3、檔案信息的快速檢索

檔案信息化工作中檢索是很關鍵的一部分，也是檔案信息化水平高低的一種體現。由于檔案分類的局限性，一些具有相關性的文件資料由于門類原因被劃分在不同的類別，因此如果需要查詢詳細的檔案資料，就需要進行不同門類的信息搜索。通過跨網絡的分布式查詢，滿足檢準率的要求。

3.4、檔案信息的高效傳遞

傳遞檔案信息有很多途徑。其中最具高效的是網絡服務模式，它是利用計算機網絡結合檔案編研工作的特點，發展出來的一項新途徑，也是時下研究檔案管理的一項熱點。通過進行檔案的高效傳遞可以將檔案信息通過網絡快速發送給咨詢者，為其提供檔案相關信息。

4、工傷保險業務檔案信息化建設的不足及對策

4.1、傳遞過程中檔案信息的完整性和真實性

推行工傷保險檔案信息化，利用網絡進行傳遞檔案，電子符號代替了數據資料，檔案信息流動過程中的簽章等確認手段不存在了，這使得檔案信息的真實性得不到保障。容易造成信息的截取、泄露、篡改等問題。在這個方面，我們需要加強檔案數據文件的加密保護和嚴格管理，在信息的源頭上做好管理工作，保證各種需要歸檔的資料具有真實性和完整性，為工傷保險檔案的歸檔做好前期工作。

4.2、原始資料檔案的保管問題

檔案信息化條件下，原始資料檔案和檔案信息發生了分離，為了保證檔案的真實可靠，在輸入原始檔案信息時，通過利用圖像文檔管理技術，掃描原始檔案并錄入到計算機系統里，方面搜索與傳遞。同時，原始檔案資料必須裝訂成冊妥善保管，而且定期需要進行核對，保管備查。

4.3、業務檔案管理人員的素質問題

建設工傷保險檔案的信息化制度，對檔案管理人員的業務素質和道德修養素質提出了新的要求，需要檔案管理人員以新的眼光看待工傷檔案管理工作。首先需要進行業務能力的培訓，加強檔案管理人員的能力，同時，信息化的計算機管理系統需要參保單位和個人檔案資料完備全面，這使得檔案管理人員需要不斷地提高自已的業務水平，增強管理能力，努力學習，通過增強職業道德修養，提高檔案資料的使用和利用效率。

5、結語

工傷保險檔案的管理是社會保險工作開展的關鍵一環，也是檔案管理工作現代化的推廣。通過結合工傷保險檔案的特點，制定一套適合工傷保險檔案的信息化管理的方法，對工傷保險檔案管理工作具有促進作用。因此我們始終遵循真實，全面的原則，通過現代化的信息收集和檔案管理，為廣大工友的工作健康提供保障。

參考文獻：

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