單位消防檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇單位消防檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】檔案；管理；方法

一、機關事業單位檔案管理工作中的不足

（一）檔案管理意識薄弱。機關事業單位中的工作人員大多重視本單位的專業業務的開展和綜合業務水平的提高，對檔案管理工作缺乏重視，檔案管理制度陳舊、管理人員缺乏專業性、管理方法落后，對檔案管理工作缺乏足夠的監督，對工作中存在的問題缺乏重視。管理人員很難意識到檔案管理工作的重要性，很難以積極的態度投入到檔案管理工作中，工作過程中會產生低下效率。機關事業單位的領導和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作是機關事業單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。

（二）機關事業單位中缺乏完善的檔案管理制度開展。機關事業單位的管理制度中，大多是關于人事和業務相關的，其中很少有檔案管理相關的規定，甚至有的機關事業單位管理制度中沒有檔案管理的相關規定。機關事業單位工作的開展依據主要是相關的規章制度，規章制度的缺乏使工作難以及時、有效、全面地開展。檔案管理工作相關制度的缺乏，使檔案管理工作開展時缺乏依據和參考，檔案管理人員無法展開工作。

（三）缺乏專業人才。由于機關事業單位人員對檔案管理工作重視不夠，導致機關事業單位中沒有足夠的專業檔案管理人員，很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業知識，因此，很多機關事業單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂的非專業狀態，甚至處于癱瘓狀態，使檔案管理成為機關事業單位管理工作中的短板。

（四）檔案管理方法落后。由于機關事業單位的檔案管理工作相關制度的缺失和相關專業人員的缺乏，檔案管理工作缺乏足夠的方法，僅能參考其他工作的工作程序和工作方法開展檔案管理工作，檔案管理方法落后并且不專業，檔案管理工作的效率極低，阻礙了需要利用檔案的相關工作的順利進行。

二、提高機關事業單位中檔案管理工作效率的有效方法

（一）提高工作的重視程度。機關事業單位的領導和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性是機關事業單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。因此，提高機關事業單位中檔案管理工作效率首先要解決的問題就是機關事業單位的領導和檔案管理人員對檔案管理工作重視不足的問題。目前，機關事業單位實行考核制度，提高機關事業單位相關人員對檔案管理工作重視程度的最有效的方法就是將檔案管理工作的效率列入機關事業單位考核范圍之內，并且進行定期考核。

（二）完善檔案管理工作的相關規定。制度的缺乏使工作人員開展相關工作時缺乏依據，因此，提高機關事業單位中檔案管理工作的工作效率需要不斷完善相關的管理制度和規定。檔案管理工作相關制度缺失的單位，應該參考相關的制度規定，盡快制定檔案管理工作規定，并在工作過程中不斷完善。

（三）選取專業的人員。檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的專業性與否直接影響到檔案管理工作的效率。目前，很多高校中設有檔案管理專業，因此，機關事業單位應該選取檔案管理的專業人員作為本單位的檔案管理人員。對于本單位的非專業的檔案管理人員，應進行定期和不定期的專業知識和專業技能培訓，不斷提高檔案管理人員的專業素質和專業水平，使檔案管理工作呈現專業性。

（四）采用先進的管理方法。隨著各界人士對檔案管理工作的重視，對檔案管理方法的研究也不斷增多，不斷創造出更加適合檔案管理工作中實際需要的管理方法。隨著信息科技的發展，產生了更多檔案管理的工具，檔案管理工作更加便捷、高效。因此，機關事業單位提高檔案管理工作效率需要根據本單位檔案管理工作的實際需要選擇適合的管理工具和管理方法，并培訓相關的專業人員，使機關事業單位的檔案管理工作不斷專業化，不斷提高檔案管理工作的效率。

【參考文獻】

[1]賈峰.事業單位人事檔案管理存在的問題與解決途徑[J].活力，2013（1）.

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一年來，各單位對安全工作都非常重視，從加強領導，到隊伍建設；從健全制度，到落實責任；從安全檢查，到隱患整改；從安全投入，到安全教育；從檔案建設，到完善工作機制，安全工作得到了全面加強。在人員密集場所多、經營易燃易爆商品多、設施老化隱患多、安全生產責任大、任務重的情況下，各單位按照提出的“安全之時抓安全，穩定之時抓穩定”的安全理念，堅持技防不足人防補，物防不足管理補，加強制度建設，實行24小時值班，定期進行檢查，重視宣傳教育，付出了大量的心血和艱苦的努力，克服了許多困難，鞏固和保持了省社直屬單位安全生產形勢的大局穩定，確保了直屬單位沒有發生一起重大安全責任事故，為供銷社改革發展創造了良好的安全環境。在安全檔案建設上，從去年開展第一次安全檔案評比以來，各單位對安全檔案工作給予了高度重視，檔案建設取得了明顯的成效。一是安全檔案從無到有，各單位已普遍建立起了安全管理檔案；二是檔案內容日益豐富，基本包括了按照有關規定應納入檔案管理的所有內容；三是檔案建設水平逐步提高，初步走上了制度化、規范化、標準化軌道。但是，安全檔案建設還存在一些問題：一是還有少數單位沒有建立起安全檔案；二是部分單位的安全檔案內容簡單，涵蓋不全。三是檔案建設的標準化程度有待進一步提高。

二、要高度重視安全檔案管理工作

安全檔案管理工作是安全工作的重要內容，是業務建設的重要組成部分，各單位要深刻認識安全檔案建設的重要性、必要性，對此項工作要加強領導，高度重視，切忌漠不關心，敷衍應付。它的重要性、必要性表現在以下三個方面：一是國家法律的規定。關于安全檔案建設工作，《安全生產法》、《消防法》、《機關團體企業事業單位消防安全管理規定》中都有明確要求，不是可做可不做的工作，而是必須做又必須做好的工作，否則，就是違反了法律法規，各單位要把此項工作提高到法律的高度來認識。二是安全管理的基礎性工作。安全工作牽涉面廣，責任重大。從一定意義上說，安全檔案就是從事安全工作人員的“生命線”。在日常安全工作中，有大量重要的文件材料、法律文書、檢查記錄、消防設施記錄、照片等資料,這些“原始檔案”構成了安全工作的基礎信息，是執行政策、了解事實、掌握情況、明確責任的重要依據。確保這些原始資料完整、齊全地歸檔保管，是做好安全工作的重要基礎性工作。三是提高安全管理水平的需要。安全檔案記載著單位的概況和有關消防資料，記載著安全管理的工作情況，便于及時為領導提供決策信息，有助于全面掌握單位消防工作情況，有利于改變企業安全管理"無據可查"的混亂現象，有利于全面提高安全管理水平。

20*年省社直屬單位的安全檔案建設工作，總的要求是普及、提高，規范、完善。目前還沒有建立安全檔案的單位要按照要求，全部建立起安全檔案，并參加檢查評比；已建立安全檔案的單位，要按照有關法律法規規定的安全檔案項目和內容，對照檢查，充實完善，做到完整齊全；各直屬單位都要按照檔案規范化管理的要求，認真梳理，科學分類，全面提高標準化建設水平。

三、要認真做好春節期間的安全工作

一是搞好節前安全檢查。各單位要重點對人員密集場所、各類物資倉庫、物業出租、承包經營場地等重點場所、重點部位進行一次全面的安全檢查。查消防，重點是查消防設施、隱患整改、安全人員值班等，防止發生火災事故；查治安，重點是倉庫、財務及機要、檔案等重要部門的防范措施，防止發生被盜事故；查車輛，重點是加強車輛管理、司機安全教育，嚴格要求，防止發生交通事故；查衛生，重點是學校食堂、賓館、飯店，防止發生食物中毒。二是狠抓整改措施的落實。各單位要將隱患整改放在突出位置，堅持邊檢查邊整改，以檢查促整改，狠抓整改措施的落實，徹底消除各類隱患。對省社檢查和自查中發現的隱患，能立即整改的要立即整改，不能當場整改的重大隱患，要明確專人看守，落實有效的防范措施，堅決防止安全事故的發生。三是做好節日值班工作。各單位要嚴格執行領導帶班的值班制度，堅持重點部位24小時值班和定時巡查制度，確保安全生產信息渠道暢通，及時發現和報告各類重大事故和險情。對值班脫崗、漏崗、酒后上崗等行為，發現一起，嚴肅處理一起；對漏報、瞞報或拖延報告的，將給予通報批評，并追究有關人員責任。讓我們共同努力，確保廣大干部職工過一個歡樂、祥和的新春佳節。

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第一條 為加強企業安保臺帳資料檔案管理，夯實安全管理基礎工作，合理利用安保臺帳資料檔案信息資源，根據《中華人民共和國安全生產法》、國務院《企業事業單位內部治安保衛條例》和《廣東安全生產條例》等法律法規，按照《廣東××安保檔案管理辦法》的要求，結合我市××企業實際，特制定本管理細則。

第二條 安保檔案是指將企業安全保衛、安全生產管理工作，用文字、圖表、聲像等不同形式的載體，進行收集、歸納和存放保管，即將安保工作臺帳資料收集整理歸檔。內容包括：依據國家安全保衛、安全生產的法律法規，結合企業特點制訂的安全保衛、安全生產規章制度和安全操作規程，安防和消防設施狀況、安全檢查、培訓教育、發破案、事故調查和處理、經警和槍支管理等。

第三條建立健全市、縣（市、區）局以及支局（班組）三級安保臺帳資料檔案管理制度，并作為工作考核內容之一。市、縣（市、區）局安全主管部門以及支局（班組）應明確管理人員（臺帳檔案管理責任人），對本單位安全生產、安全保衛臺帳、檔案資料的收集、登記、整理，規范管理臺帳資料檔案。

第四條安保檔案管理工作實行統一領導，分級管理。在省局和地方政府主管部門指導下，市局監督保障部負責對全市××企業安保檔案實施監督考評管理。

第六條市、縣（市、區）局安全管理部門應依據有關規定將安保臺帳資料檔案管理工作納入評選安全保衛、安全生產先進單位或個人的條件之一。

第七條安保臺帳資料檔案歸檔的范圍：

一、市、縣（市、區）局和市局直屬單位范圍：

（一）安全管理機構，包括：機構設置；安全責任人、專（兼）職安全管理人員（含注冊安全主任）名冊。

（二）安全責任制，包括：各級領導、職能部門和各崗位的安全職責；領導履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與所管轄的二級單位簽訂的安全責任書。

（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的文書或聲像。

（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度；槍支、設備等安全操作規程。

（五）日常工作臺帳記錄，包括：工作計劃和總結；消防設施（設備）、經警、槍支、金庫、倉儲等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調查和處理等記錄。

（六）安全教育，包括：安全教育的年度計劃；參加地方政府有關部門組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；安全責任人、安全管理人員參加安全培訓、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業人員培訓、考核、持證上崗記錄等。

（七）工程建設項目中安防設施審查（驗收），包括：新建、改建、擴建和技術改造等工程項目的安全設施“三同時”報建與審批資料，各種證照領取資料。

（八）安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級單位）安全檢查記錄；重點部位、專項安全檢查記錄。

（九）事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應急防范措施；整改要求、計劃措施；整改結果等記錄。

（十）事故調查和處理，包括：事故上報、登記記錄，事故調查報告、處理結案材料和防范措施等。

安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負責人和檢查（負責隱患整改）人員簽名。

（十一）發破案記錄，包括：發案報告、破案經過、處理結果等。

各單位可根據上述范圍結合本單位管理權屬范圍進行安保檔案材料收集歸檔。

二、支局（班組）范圍：

（一）安全管理機構，包括：上級安全機構設置文件和本支局安全工作分工；安全責任人、兼職安全員（副支局長擔任，無設副支局長的由支局長負責）及支局人員分工名冊。

（二）安全責任制，包括：上級下發的各級領導、職能部門和各崗位的安全職責文件和本單位負責人、各崗位職工安全工作職責；上級對本單位履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與崗位職工簽訂的安全責任書。

（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的文件材料；上級下發的安全工作總結、工作要點；本單位工作計劃和總結；

（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度、檢查規范；各種設備的安全操作規程；上級制訂以及本單位結合實際制訂的遇突發事件的應急處置的救援預案和防范措施，包括如：遇盜搶、詐騙、火災、洪澇、地震等突發事件的應急處置預案、辦法。

（五）日常工作記錄臺帳，包括：有關消防設施（設備）、電源線路及電器、物品堆放、門（鎖）重點部位等上級安全檢查隱患及整改（必須有被檢查單位檢查人員簽名）、本支局（班組）每日班前班后自查整改隱患等記錄；網點（金庫）出入登記簿、值守登記簿；防入侵報警設（撤）防登記簿（卡）等。

（六）安全教育臺帳，包括：上級下發的教育的年度計劃和本單位年度安全教育學習安排表；參加上級組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；本單位組織進行的職工安全教育學習記錄簿；案例通報等有關學習資料。

（七）案件、事故及事故隱患自查情況上報登記記錄，案件、事故（隱患）報告材料（上報后自留一份存檔）。

第八條 安保檔案工作實行“同步”管理，即：下達任務與提出安全工作要求的文書材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑒定、驗收安防設施與鑒定、驗收建設工程文件材料的立卷和歸檔同步；發案（事故）情況、調查處理、結案和歸檔同步。

第九條安保臺帳檔案資料的歸檔應在以下時間內完成：

(一)文書和聲像檔案由經辦部門或者經辦人員在每一項工作任務完成后移交檔案管理人員歸檔；

(二)工程建設項目中安防設施檔案，在工程任務下達后安全主管部門督促承建單位在工程驗收后兩個月內，復印一分交安全部門歸檔，周期過長的可以按形成階段分期歸檔；

（三）重要的安全工作會議、專業性技術會議和學術會議的文件材料，在會議結束后一個月內整理、立卷，并移交檔案管理人員歸檔。

（四）帶有密級的安全管理文件材料，應由經辦人隨時形成隨時歸檔。

（五）破案和事故處理后即將材料整理歸檔，隨后將對責任人的處理結果也一并歸檔。

第十條收集安保檔案材料時，應保證安保檔案材料的完整。整理材料時，應遵循檔案材料的形成規律，保持材料之間的有機聯系，便于保管和使用。

第十一條安保檔案材料整理過程中，應根據不同內容和載體分別進行立卷。對未完成的檔案材料，整理時應單獨存放，等完成后組卷歸檔。

第十二條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的安保檔案材料進行歸檔時，應將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。

第十三條反映和記錄本單位在安全管理或活動中并對以后有重要參考借鑒作用的安保檔案材料，應永久保存。在本單位組織或參與的重大的安全活動中形成的，并具有一定參考價值的檔案材料，應長期保存。

第十四條 在職務活動中形成的文件材料，必須定期移交檔案管理人員集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

第十五條因機構調整安全部門變動時，應當妥善保管安保檔案，整理登記后向接收部門移交，不得散失。

檔案管理人員調動時，屬于歸檔范圍的文件材料必須全部上交，并辦理移交手續，不得擅自帶走或毀棄。

第十六條 安全部門保存的檔案主要供本單位使用。外單位的工作人員查閱檔案時，需說明使用其目的和使用范圍，并經安全部門負責人批準后方可查閱。

第十七條借用安保檔案者應負責所借檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴禁在安保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態。

第十八條重要和密級的安保檔案，需要向外單位或個人交換、復制時，須報請單位主管領導批準。

第十九條 安保檔案的保存價值應定期進行鑒定。對保管期限的變動、密級調整和需要銷毀的檔案，必須經安全部門負責人批準。

第二十條 安保檔案的銷毀由檔案管理人員執行，并經安全部門負責人批準。銷毀檔案時，由檔案管理人員和安全部門指派人員監督銷毀并在銷毀清冊上簽字。

檔案銷毀后及時調整檔案柜架，并在目錄及檢索工具中做出相應的注明。

庫存檔案未經鑒定并履行批準手續的，嚴禁銷毀。

第二十一條 凡有下列事跡之一的，應給予獎勵。

（一）安保檔案的收集、整理或者開發利用方面做出成績的；

（二）對安保檔案的保護和現代化管理做出成績的；

（三）執行國家檔案法律、法規和企業檔案管理制度表現突出的。

第二十二條 違反本辦法有下列行為之一的，由所在單位對直接責任人員給予行政處分，造成損失的可以根據檔案的價值和數量，按有關規定責令賠償。

（一）損毀、丟失或擅自銷毀具有保存價值的或者應當保密的安保檔案；

(二) 將職務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有或者拒絕向檔案管理人員移交的；

(三)擅自提供、抄錄或者公布有密級檔案的；

（四）涂改、偽造檔案的；

（五）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

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1鄉鎮檔案管理需要的設備及對檔案室的要求

一是要有性能優良的電腦一臺，要求內存足夠大，CPU速度夠快，硬盤存量在一個TB以上，而且要有獨立顯卡；同時要配置激光打印機、速印機、復印機；二是要有專用的獨立檔案室，嚴禁不相關的人員出入，檔案室做到防火防盜防蟲防潮濕，要求嚴禁煙火，如果檔案室在平房，要求裝上防盜門防盜窗戶，如果是樓房的，一樓二樓也要求裝上防盜門防盜窗戶。檔案廚要求全為鋁合金制作，因為如果是木頭制作的容易產生蟲害，對檔案造成傷害。同時，要求檔案室通風干燥，這樣不會形成潮濕的室內環境。要求室內電路設置合理，為符合國際標準的銅線，插頭插座也要選用安全性強的品牌，有漏電保護裝置，防止因為電路引起火災。

2鄉鎮檔案管理對人員素質的要求

不一定必須是檔案管理專業的大學畢業的人才，因為檔案管理這個專業非常冷門，全國檔案管理專業的人才也是少之又少。對此不必要求太嚴格，一般中專畢業生就可以。但要求身體健康，責任心強，工作細致耐心，而且工作時間在3年以上的工作人員，性別不加以限制。其實如果是女性更好一點，因為女性耐心、細致，不會粗心大意，最適合做檔案管理工作；同時，做檔案管理工作要求實習期為一年，在這期間不能出現大的失誤，否則將不能通過實習考核。

3鄉鎮檔案管理人員培訓及經驗交流

鄉鎮檔案管理人員要定期進行培訓，培訓的費用由縣財政拔付，并及時報銷差旅費用及學習費用。檔案管理人員培訓要有主管領導帶隊參加，以保證組織有力，從制度上保證檔案管理業務的順利開展。同時，用于培訓的費用要專款專用，任何單位和組織不得占用檔案管理培訓費用，各級審計部門要對檔案培訓的專項資金進行嚴格審計，以保證檔案管理培訓的正常進行，同時非檔案管理人員不得以檔案培訓名義占用檔案培訓經費。除了組織人員進行管理人員的培訓，還要經常組織各兄弟單位之間進行檔案培訓經驗的交流，各兄弟單位之間選出檔案管理的行家能手，進行比武交流，比武交流的內容有檔案管理技能、檔案管理安全常識、檔案管理電腦操作等等，對于在檔案管理方面有優秀表現的人，要進行一定意義上的物質獎勵，同時上報縣里進行備案；對于前三名的優秀檔案管理專家，要報縣里以縣政府名義進行嘉獎，同時可以讓第一名進行全縣巡回檔案管理培訓，與各鄉鎮檔案管理單位進行技能交流，以促進各鄉鎮檔案管理的發展。

4及時進行鄉鎮檔案管理檢查

及時進行鄉鎮檔案管理檢查很重要，檢查包括檔案檢查、電腦檢查、檔案管理設備檢查、檔案管理室安全檢查以及各種上級相關部門的檢查等等，這些檢查有利于檔案管理工作的促進與提高，還能及時發現問題，以便查漏補缺。其中，檔案檢查包括檔案是否完整，檔案是否干凈整潔，是否有缺失等等；電腦檢查包括電腦是否專門用于檔案管理，不能用來玩游戲及用做其他方面的用途；檔案管理設備檢查包括檔案廚是否有破損；檔案管理室安全檢查包括電路檢查、防水設備檢查、消防栓是否管用，以及是否有水。迎接上級檢查包括縣級檢查、市級檢查、省級檢查以及國家級檢查，迎接檢查和應付檢查不是最終的目的，最終的目的是把檔案管理工作做好，把鄉鎮檔案保存好。

5鄉鎮檔案管理的及時清理

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關鍵詞：供水系統；機電設備；檔案收集；優化管理

一、機電工程檔案資料的內容

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；招投標文件，計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震資料等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；機電工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.機電工程及輸送電線路、變壓器，高壓控制柜，復控開關、低壓控制柜，電機、變頻器，設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告：圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等：原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或變壓器試驗檢測資料等試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；泵房內輸水管打壓試驗等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料：施工技術總結等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖：室內高低壓柜電路圖，室內各種電線竣工圖；機電工程竣工圖；以及其他特殊專業工程竣工圖。

4.機電設備資料收集內容。溫宿縣城鎮供水二期設備安裝及供水管網項目（二）第一標段：供水設備及相關機電設備采購及安裝，用電設備資料清單.天津天能干式電力變壓器安裝使用說明書，主要材料/構配件/施工設備報送表、國家消防裝備質量監督檢驗中心檢驗報告、惟海滅火器合格證及手提式檢驗結果匯總表、干式變壓器控制器產品合格證、給水用PP-R管材、管件質量合格證、長城電纜有限公司電力電纜產品合格證、控開產品合格證、新型低噪音節能型外轉子風機使用說明書，EV2100系列變頻器用戶手冊、LR系列基本型二氧化氯發生器產品合格證及使用說明書、BWD3K130系列干式變壓器電腦溫控器使用說明書、干式變壓器試驗報告、新疆一開電氣制造有限公司開關柜出廠檢查試驗報告、質量管理體系認證證書、DJW45-2000-630智能型萬能式斷路器使用說明書、有源濾波器監測試驗報告、CZW系列單吸臥式離心泵使用說明書及產品介紹、D系列電磁隔膜計量泵操作說明書、MDI型電動葫蘆使用說明書、山東省慶云縣國營管件廠的法蘭化學成份檢驗結果合格證書、蝶閥合格證，多功能水泵控制閥合格證、管道伸縮節合格證、金屬氧化物避雷器安裝使用說明書、塑料球閥合格證、電抗器合格證、以及其他需要收集的相關材料。

二、機電工程檔案資料的特征

1.真實性和全面性。真實性是對所有文件、機電檔案資料的共同要求，但對供水行業機電工程的文件和檔案資料來講，這方面的要求更為迫切。機電工程文件和檔案資料只有全面反映機電工程的各類信息，形成一個完整的供水系統，才更有實用價值，片面地引用往往會起到誤導作用。所以，機電工程文件和檔案資料必須真實反映供水建設工程的施工情況，包括發生的事故和存在的隱患。

2.分散性和復雜性。供水建設工程項目周期長且影響因素多，運行工藝復雜，建筑材料種類多，建設階段性強且互相穿插，由此導致了供水建設工程文件和檔案資料的分散性和復雜性。這個特性決定了機電建設工程文件和檔案資料的多層次、多環節及相互關聯的復雜系統。

3.繼承性和實效性。隨著機電設備安裝技術、施工工藝、新材料和施工企業管理水平的不斷提高，機電建設工程文件和檔案資料可被繼承和不斷積累。同時，機電建設工程文件和檔案資料具有很強的實效性，其作用會隨著時間的推移而衰減，因此，文件和檔案資料一經形成就必須盡快送達有關檔案保管部門，否者會造成嚴重后果。

4.隨機性。機電建設工程文件和檔案資料產生于項目建設的整個過程中，工程前期、工程開工、施工和竣工等各個階段和環節都會產生各種各樣文件和檔案資料。雖然各類報批文件的產生具有規律性，但還是有相當一部分文件和檔案資料的產生是由于具體工程事件引發的，因此具有隨機性。

5.多專業性和綜合性。機電建設工程文件和檔案資料涉及機電安裝、設備調試、消防等各個專業，也涉及力學、電學電子、聲學等多種學科，依附于不同的專業對象而存在，且同時綜合了質量、進度、造價、合同、組織、協調等方面的內容，又依賴于不同的載體而流動，因此，具有多專業性和綜合性的特點。

三、機電設備工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是機電設備工程檔案存在的主要問題。我們公司專門成立檔案收集小組全程跟中服務，安排工程項目檔案歸檔率較好，能達到了90%左右，較差的單位情況就不同了。很多機電設備工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有機電設備工程主體檔案，沒有配套工程檔案，清水池和泵房鏈接件、地下管線、城市管網和泵房銜接體等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的檔案業務知識，難以適應供水系統機電檔案工作需要。

四、機電設備工程檔案有效管理的優化措施

1.思想上要重視機電工程檔案管理工作。機電設備工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后公司內部機電設備檔案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以公司內部檔案資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。 2.建立健全檔案整理制度是做好供水機電設備工程檔案管理的基礎。為了加強對供水系統機電設備工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設施工單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合供水行業實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責和任務，規范檔案資料的收集、整理。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照供水行業機電設備工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合檔案歸檔要求，認真貫徹執行《檔案法》、《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位可以不結清尾款，以確保供水行業機電設備工程建設檔案的完整、準確、全面、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和供水行業的不斷發展，供水行業機電設備檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案管理隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關檔案工作的法律、法規內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把供水行業工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制供水行業機電設備工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內部材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。加強對施工的監督和管理，檢查機電設備工程檔案材料編制情況，按照標準形成供水行業機電設備檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發供水行業工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。近幾年，公司也開始對機電設備照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。提高各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門對檔案資料的利用，提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。

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一、構建完善的檔案管理制度，使醫院檔案管理做到有章可循

在醫院檔案管理工作中，醫院檔案管理部門要依照相關的檔案法律法規，結合本醫院檔案管理的實際情況，不斷地完善醫院檔案管理制度，從而使醫院檔案管理工作更加具體化、規范化。實行獎懲制度，使責任落實到人，確保醫院檔案的銷毀、保密、歸檔、調檔以及庫存管理等工作都可以實現有章可循、有法可依，從而使醫院檔案管理工作良性、健康地運行。此外，建立醫院檔案管理人員學習和交流制度，提高醫院檔案管理人員的工作能力，提高醫院檔案管理水平。如，定期組織醫院檔案管理人員進行網絡技術以及檔案技能的培訓，并定期地聘請一些專業的檔案管理人員以及具有豐富經驗的檔案管理技術人員對檔案管理工作進行指導，及時糾正檔案管理過程中存在的問題，從而使醫院檔案管理工作更加科學化、規范化。

二、加大軟硬件設施投入，為醫院檔案管理營造良好的氛圍

醫院在對檔案進行管理的過程中，應該加大醫院檔案管理必要的辦公設備以及基礎設施的資金投入，為醫院檔案管理工作配備掃描儀、攝像機、計算機、打印機與照相機等現代化的管理設備，采用檔案管理系統實現電子借閱、檢索、立卷、統計與編排等醫院檔案管理工作，有效地提升醫院檔案管理工作效率。此外，依照醫院檔案管理建設標準，為醫院檔案管理提供專門的庫房、辦公室與借閱室，并添置一些必備的醫院檔案保護硬件設施，如，監控器材、空調與消防器材等，從而為醫院檔案管理營造有利的物質條件。醫院檔案合理化模式是確保檔案管理工作更加現代化、規范化與制度化的高標準工程，檔案管理的合理化與現代化，是時代不斷發展的需求，其可以確保檔案管理人員選擇目標管理、電子網絡以及系統工程等方式開展創新工作，所以，醫院檔案管理機構應該選擇現代化的先進技術設備，多途徑與多渠道地對檔案信息資源進行開發，構建全面的檔案信息網絡。

三、加強檔案管理的信息化，提高醫院檔案管理的效率

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關鍵詞：檔案管理；保管工作；防護措施

檔案保管工作是檔案管理工作中十分重要的一個環節，而且檔案保管工作在實際應用的過程中具有科學性、專業性以及實時性等方面的特點，這就使得檔案管理工作的質量也有著極大的提升。下面我國就對檔案保管工作的相關內容進行介紹，從而讓人們對現階段檔案工作的實際情況有著一個全面的認識。

一、檔案保管工作的內容

所謂的檔案保管工作其實就是指人們在檔案日常管理的過程中，對檔案信息數據進行科學管理的一種業務活動。而且人們在檔案管理的過程中主要是根據檔案管理材料的相關內容，利用科學的管理理念和設備，通過相關的技術手段，來對檔案信息進行妥善的保存。這樣不僅使得檔案信息數據的使用壽命得到有效的延長，還有利于檔案信息利用。由此可見，在現階段檔案管理業務當中，檔案保管工作在其中有著十分重要的意義。它是保障檔案信息完整性、真實性和可靠性的主要手段之一。目前，我們在檔案保管工作中主要所涉及到的工作內容有以下幾點：

（一） 對檔案信息數據進行日常維護，以確保檔案保管環境的安全性和可靠性，以避免人們在檔案管理保管的過程中，數據信息出現外泄或者丟失的情況。

（二）采用相關的保護措施，來對相關信息數據進行相關的控制管理，從而使得檔案數據在實際應用的過程中，不會受到外界介紹的影響而出現破損。

（三）檔案數據的修復管理，在對一些損壞或者老化的檔案信息進行處理的過程中，我們就要采用相關的手段來對其進行修復。

（四）對檔案保管環境中的設備進行使得的控制管理，以確保這些設備的正確運行，以確保檔案信息管理的質量。

人們在檔案保管工作中，主要是對檔案信息進行收集、處理和利用等方面相結合，從而使得檔案管理工作的質量得到有效的提高。

二、檔案保管工作的重要性

目前，在我國檔案行業發展的過程中，檔案保管工作有著十分重要的意義，其自身的重要性主要體現在以下幾個方面。

（一）檔案保管工作決定著檔案壽命的長短

對檔案信息的管理其實就是將一些相關的信息資源很好的保存下來，以方便人們對檔案信息資源的利用，但是這些檔案是不能用就保存下來的，我們只有采用相應的管理手段來對其使用壽命進行有效的延長，因此我們在檔案管理工作的過程中，就對檔案保管工作崗位的質量進行嚴格的要求，這樣不僅可以使得檔案信息的使用壽命得到適當的延長，還為檔案信息塑造了一個良好的管理環境，進而使得檔案管理業務的社會效益和經濟效益得到有效的提高。

（二）檔案保管工作決定著檔案事業的興衰

檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有決定性的影響。檔案保管得好，就為整個檔案工作的順利進行提供了最基本的物質前提，使檔案的整理、鑒定、統計和利用等工作得以順利展開，而且對提供利用和編研創造便利條件。反之，如果檔案得不到安全的保護，殘缺損毀，失密泄密或保管雜亂無章，前面的收集整理等工作就會前功盡棄，也就談不上檢索利用，其他環節都會受到影響而不能正常開展。保管不當甚至會直接造成檔案的損毀，從而會給國家的檔案和其他相關方面造成不可估量的損失。因此，檔案保管工作質量在一定程度上體現整個檔案工作的質量，它在整個檔案工作的進程中占有重要的位置。

三、檔案的保管條件與防護措施

（一）檔案庫房

庫房為檔案的保管提供了最基本的物質條件。檔案庫房的特定用途，要求它具有防潮性、防高溫、防蟲鼠、防污染的條件，并且堅固，安全。一般檔案館庫房要求：不位于臨街的鬧市中心，以利于檔案的安全；不選遠離城市、交通不便的地方，以便于檔案的利用；避開江河邊或地勢低洼處，以防水患；避開工業區和居民區等污染嚴重的地方，避免灰塵和有害氣體對檔案的影響。設在樓房內的機關單位檔案庫房則要求：選在樓房的低層而非地下室或頂層，以防潮濕、高溫；位于單位的中心以便于檔案的利用；遠離住宅區和其他有害污染源。

同時，檔案庫房要與辦公室、閱覽室、業務工作區等分開；配備必要的消防器材，建立嚴密的防火制度和消防器材使用管理制度，防止火災；運用必要設備和有效措施，控制庫房內的溫濕度，避免高溫高濕等對檔案的不利影響；防止光線對檔案的直接照射，并盡量減少光照時間；通過在庫房周圍種樹、栽花和庫房保潔等措施，防止光纖對檔案的破壞作用；防止有害昆蟲對檔案的危害，杜絕老鼠的生存。

（二）檔案裝具

檔案裝具是檔案館（室）必備的基本設備，其種類很多，常見的有檔案架、檔案柜、檔案箱，它們那是水質和金屬的。新型的檔案密集架以容量大、組合方便等特點成為迅速推廣的檔案裝具。檔案部門應控庫房特點和檔案價值、規格的不同，合理采用、靈活配置檔案裝具。

（三）包裝材料

檔案使用包裝材料，既可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可減少機械磨損。檔案包裝材料因不同的檔案載體而有所不同，紙質檔案的包裝材料主要是卷皮、卷盒和包裝紙，縮微膠片、照片、磁帶等檔案則要求采用相應的膠片夾、密封盒和影集盒（袋）等。

四、檔案保管工作與檔案工作其他環節的管理

檔案保管工作是整個檔案工作的基礎，與檔案工作各個環節有機結合，有著密切聯系。保管工作不能離開其他環節而孤立進行，必須與其他環節密切配合，要掌握其他各環節對保管工作的促進和制約作用，并注意在其他各環節工作中保護檔案。檔案是由文件轉化而來，因此文件信息的載體和書寫材料及質量與檔案耐久保存有密切的關系。為了更好地保管檔案，檔案部門還有責任向文書部門要求和推薦適合的載體和書寫材料，以便最大限度地延長需要永久保存的重要文件壽命。

五、結束語

由此可見，在檔案保管工作當中，我們不僅要對其檔案保管工作的相關內容和條件有著全面的認識，還要采用相關的防護措施，來使得檔案保管工作的質量得到有效的提高。而且隨著時代的不斷發展，人們也將檔案保管工作的相關內容和檔案管理業務中的相關內容進行控制管理，從而使得我國檔案管理工作的質量得到有效的提高。

參考文獻

[1]美日古麗·買買提依明.淺談檔案保管及利用環節中保密工作的現狀與對策[J].辦公室業務.2012（09）

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關鍵詞:檔案;建筑;解決方案

Abstract: this article mainly aims at the connotation of the construction project files, the characteristics of the engineering archives, the existing problems and the effective management of the measures are discussed. Construction project file it is part of the construction project management, engineering archives management, good or bad, directly related to the quality of the construction, influence the economic efficiency of enterprises. Construction project files are summed up the experience of the technology, is the enterprise technology assets, is the precious wealth of the enterprise. So, how to strengthen the construction project file management, give play to the role of the file is very important.

Keywords: file; Architecture; solutions

中圖分類號：TU242.3 文獻標識碼：A 文章編號：

1 建筑工程檔案資料的內容

1.1 綜合性文件資料

主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤

等。

1.2 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料

主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

1.3 竣工圖等

主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

2 建筑工程檔案的特點

2.1 單一獨立性

即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.2 真實性

工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。

2.3 實用性

工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

2.3.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.3.2 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

2.3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

3 建筑工程檔案管理需要解決的問題

3.1 檔案材料不完整

檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到 80%左右，較差的單位情況就不同了。

3.2 缺乏統一的管理模式

從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.3 缺乏復合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

4 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理

4.1 做好項目實施前的準備工作

先期介入控制為主。在工程準備階段，建設單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全，建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任，做到以預防為主的重點。

4.2 檔案管理要明確范圍，突出重點

總的來說，每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等；在監理方面有監理規劃、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監理總結等；在施工階

段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等；竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對于不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此，要把握重點，抓住主要環

節。

4.3 完善工程項目檔案管理信息系統

檔案管理信息系統用于支持企業在施工過程中及施工完成后的管理工作，是適應現代企業制度要求一套好的工程檔案管理系統應達到如下幾個方面的要求：(1)以工程項目檔案管理需求為背景，支持企業實現科學化、規范化的檔案管理；(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業務，包括新增加的檔案建立，舊的檔案維護等，以提高企業的檔案管理效率；(3)支持企業的管理層快速有效地獲取相關信息，以便做出科學的決策，推動企業科學化、規范化管理；(4)系統軟件應盡可能結構簡單，使用方便；(5)系統軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確，查詢檔案快捷、高效。

4.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質

提高認識，加強培訓。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識，從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓，提高業務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設，對嚴重影響基建檔案質量的，就要追究相關人員的責任。

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本文結合工作實際，論述了檔案工作的重要性；檔案管理工作存在的不足；檔案管理工作的發展和創新以及檔案安全工作的體會認識。

【關鍵詞】

檔案管理工作；體會；認識

檔案管理是依照特定的原則，采用科學的方法對檔案進行管理的一項重要工作，其目的是為了健全單位檔案的保管制度，促進檔案開放與運用，發揮檔案的功能。在當今社會，檔案的管理對單位或部門職能的實現有著重要的意義，這對規范單位建設，提高單位工作水平等方面能起到積極的促進作用。本文作者從事檔案管理工作數年，對檔案管理工作有一定體會和見解，并嘗試在工作中對管理工作進行創新，將在以下文中進行簡要介紹。

一、檔案工作的重要性

在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區，就是檔案管理可有可無，分量很輕，對檔案管理工作缺乏足夠的認識。筆者認為，這樣的觀點是非常不足取的。首先檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，是提高工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的重要工作。其次，科學、規范、有效的檔案管理是衡量一個單位管理水平的重要標準。第三，優質的檔案管理工作能夠為高層管理人員及時了解單位發展趨勢，適時調整管理策略提供決策支持證據。“檔案工作是各項事業發展重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們是要負歷史責任的。”這句話點明了檔案的重要性，只有從上到下重視檔案管理工作，才能使其更好地服務單位。

二、檔案管理工作存在的不足

對于檔案管理，作者在具體的工作當中總結了幾點不足之處。第一，檔案管理制度不健全。雖然制定了制度，但是在檔案的收集、保管和利用的過程中沒有嚴格按照既定制度執行，從而導致類似檔案損毀、缺失、利用價值低等現象的產生，不能夠完全地發揮檔案應有的價值。第二，信息化水平低下。紙質、光盤、磁帶和數據庫等多種載體同時存在，沒有將其整合為統一的存儲模式，引入信息化管理方法的力度小、速度慢，導致檢索速度慢、精度低，制約了檔案工作的發展。第三，檔案管理人員素質需要繼續提高。檔案管理需要具備專業知識，要有積極的態度和工作主動性，同時要適應不斷發展的各項工作要求，這些方面我們還是比較欠缺。

三、檔案管理工作的發展和創新

為了能夠適應日益變化的新形勢，更好地發揮檔案的作用，我們應該在制度完善、信息化引進和提高檔案管理人員的專業素質等方面進行改進和創新。

（一）完善各項檔案管理制度，進一步規范檔案管理工作。

根據我國《檔案法》等相關法律法規以及管理規定，結合我院的具體情況，沿著檔案收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定的路線，制定更加完整的檔案管理制度。引入科學的管理方法，實現以電子存儲方式為主，其他媒介為補充的管理方式，明確分類標準，逐步完善檔案管理機制。

（二）引進先進的信息管理方法，提高信息化管理水平。

多媒體技術的廣泛應用在各個行業中都得到了體現?，F代化的進程也促使檔案管理發生相應的變革，傳統的以紙質媒介為代表的存儲模式逐步被光盤、微縮、數據集中存儲等新技術所代替，這些新技術的廣泛利用，極大地縮小了檔案室的占用空間，增大了信息的存儲量，同時具備直觀性、易檢索、易操作、易備份不易丟失的特性。同時結合我院辦公自動化系統在院內網絡上完成部分檔案進行收集、傳遞和共享，方便使用者進行及時查閱，滿足網絡辦公的發展趨勢，提供高效優質的服務。這樣能夠將檔案管理人員從繁雜的手工操作中解放出來，從而進行專業知識的學習和對檔案信息的利用價值發掘，有利于醫院管理水平的提升。

（三）提高檔案管理人員專業素質。

檔案管理的發展對檔案管理人員提出了更高的要求，傳統的管理方式和經驗已經不能滿足工作的需要。作為新時期的檔案管理員要在具備基礎業務知識的前提下，努力學習和掌握新技術的應用，強化信息化管理意識，培養更高的檔案信息挖掘能力。要組織檔案管理人員進行相關培訓，做到熟練掌握信息化操作，靈活運用信息化工具，提高業務能力和綜合管理水平。樹立終身學習的意識，加強責任感和工作主動性，愛崗敬業，堅守原則。

四、檔案安全

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當今社會的飛速發展給檔案管理工作提出了更新與更高的要求。檔案管理工作的重要性不言而喻，檔案作為至關重要的信息資源之一，對社會進步與企業健康發展的促進作用日益明顯，在當前經濟的新形勢與新需求下，想要提高管理工作的時效性，實現高速的發展，就必須進行標準化與規范化的建設。

1 檔案管理工作的在企業管理中的重要意義

檔案是歷史的沉淀，是時間的印記，是記錄事件或人物的重要手段。在當前經濟全面發展的背景下，有計劃的實現企業檔案規范化管理工作是非常必要的。應不斷地更新檔案管理觀念與管理方式，充分發揮檔案管理工作的功能效應，擴大它的社會價值與效能，更全面、真實地反映企業整體發展狀況，讓檔案管理的成果與企業的經營管理有機結合，為企業資源配置的模式、商業版圖與企業未來的發展提供借鑒。

企業檔案中記載著企業發展歷程中的優秀成果，科學規范的管理檔案，不僅是檔案工作發展的需要，同時也是衡量一個企業管理水平與綜合實力的重要尺度。根據檔案資料，可以充分了解本單位的運行狀態，一方面在企業作出重大決策時，為經營管理者提供經營業績與科學發展的第一手材料，為適時調整經營策略提供準確的依據及支持性證據。另一方面有利于社會各方準確認定企業的經營成果，為企業與各有關方面進行有益的合作奠定堅實的基礎。做好檔案管理工作對于實現企業經營戰略，不斷提高管理效率，促進經濟社會的全面發展、提升單位整體形象與市場經濟中的競爭力具有非常重要與深遠的意義。

因此，檔案管理對于企業綜合實力的提升與發展起到非常關鍵的作用。檔案管理人員應不斷的進行新技術的學習與應用，發揮當代信息技術的優勢作用，并且始終以嚴謹、規范的工作態度來開展日常的工作，滿足企業自身的發展需求。做好檔案管理工作，讓檔案管理成為企業中科學分析，取長補短，改進工作，制定發展方向的必要條件。

2 檔案管理工作中普遍存在的問題

現階段，隨著信息技術以及網絡的飛速發展，檔案管理作為一項傳統的工作，其重要性正被逐步淡化，檔案管理工作越來越不受到人們的重視，甚至許多人產生錯誤的觀念，認為檔案工作只是保管資料以及簡單抄寫材料的事務性工作，無法得知其重要性，觀念的落后導致檔案管理工作無法適應現代化管理的需求，與現代化建設脫軌。部分檔案管理工作人員缺乏專業檔案管理知識，對檔案收集、整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目與檔案檢索、統計、編輯等業務沒有明確的認識，檔案收集意識淡薄，部分歸檔的材料不夠準確、真實。

此外，很多單位檔案室基礎設備過于陳舊，檔案室內部環境設施簡陋，硬件配置不齊全，完全達不到國家的管理標準，部分單位甚至缺乏專門放置檔案資料的專用庫房，檔案室內電器設備、消防器材等設施不齊全，無法保證安全可靠實用。

上述多種原因造成企業的檔案管理意識弱化，檔案沒有被有效的利用，其積極作用無處發揮。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。

3 新形勢下檔案管理工作規范化措施

3.1 不斷提高檔案管理工作人員的專業水平與綜合素質

檔案管理工作的專業性很強，檔案管理工作的好壞，很大程度上取決于檔案管理工作人員，管理人員不僅要具備高度的政治責任感、良好的職業道德，孜孜不倦的工作精神，精益求精的工作態度，又要有深厚扎實的管理檔案的基本技能。因此，只有不斷提高檔案管理工作者的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質和專業素養，才能做好新時期的檔案管理工作。

3.2 與時俱進，著眼于我國現代企業管理的現狀

自從20世紀90年代開始，隨著經濟發展及科學技術不斷進步，我國在各個領域發生了巨大的變化，面貌煥然一新，經濟體制轉型帶動了各個行業的繁榮發展，人民生活水平有了明顯的提升，現代企業制度也隨之建立起來；為了更好的適應社會發展的進程，摒棄檔案管理的落后思維和陳舊理論，著眼于我國現代企業管理的現狀，對檔案管理工作優秀的科研成果加以吸收并借鑒，科學規范地管理檔案，培養檔案管理工作人員的歷史使命感與主人翁的責任感，調動廣大檔案管理工作人員工作主動性與創新精神，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，與時俱進，適應新形式的需要，開創檔案管理工作的新局面，使檔案管理工作走上科學化、規范化與法制化的道路。

3.3 實現檔案管理同現代技術的有機結合

檔案中記載著的大量信息和豐富的歷史，使檔案的整理工作非常繁瑣，重復勞動多，工作強度大。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案的管理工作在新形勢下也發展出了全新的要求，只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。

當今信息化技術愈加符合人們生活工作的需求，在檔案的儲存方法上也摒棄了傳統的紙張存儲，演變為電子文檔。電子檔案，是指通過計算機磁盤等媒介設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁帶、磁盤與光盤等。電子檔案歸檔主要用磁帶與光盤。電子檔案的優勢是讀取速度快，查閱方便，這是紙質檔案或縮微品檔案無法比擬的。在云計算時代，電子檔案開始采用云存儲方式，也可以存儲在云端的網絡空間；逐步為電子檔案管理搭建一個公共支撐平臺，為各類檔案提供統一的采集、管理、查詢、加載及展現的平臺，建立檔案管理信息化平臺，實現紙質檔案的信息化管理與電子信息的檔案化管理。檔案進行編目、標引時，要參照已經建立起來的檔案信息庫，建立自動檢索系統，在完善編制檢索系統的同時，特別注意要提高系統的安全防范。此外，為防止數據信息的遺失，對電子檔案要進行定期備份。 利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。