科技檔案的整理技巧

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由于分類目的不同，科技檔案有二種分類，一是科技檔案的實體分類，二是科技檔案信息分類。科技檔案實體分類是以館（室）藏科技檔案為對象，根據科技檔案的內容特征和形成規律，將全部科技檔案劃分為若干類別的過程。以下所講的科技檔案分類即為科技檔案的實體分類。

一、科技檔案分類的目的

1、實現科技檔案的系統化和科學管理。

2、編制出科技檔案的分類目錄（或專題目錄）。

3、為科技檔案的統計和利用提供條件。

二、科技檔案分類的基本要求

1、分類應力求保持科技檔案之間的有機聯系。

內容相近的科技檔案，只能在同一大類或屬類中出現，而不應在不同的類中出現。

2、分類要符合檔案形成專業或形成單位科技活動的特點。

由于不同專業和不同類型的單位，其生產、技術活動的性質、任務和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如機械、冶金、化工、紡織專業系統之間；工業建筑、水利、氣象之間……）。因此，不同的單位，科技檔案的分類不能簡單化地采用同一種方法。

3、在一個專業系統或一個單位內部，同一種科技檔案，在同一層次內的分類標準應該一致。

只有標準一致，科技檔案劃分的類和屬類才能層次清楚、條理清晰，才有利于編目工作的進行，也方便保管和利用。但是對于同一種科技檔案的不同類別層次，其分類標準允許有所不同。分類的結果，同位類之間只能平行，不能交叉重疊。

4、分類應力求按專業系統實現標準化。

專業系統分類的標準化，有利于科技檔案向科技專業檔案館移交，實現科技檔案管理的現代化，也便于同一專業系統內科技檔案工作人員之間的業務交流。

5、分類的詳略程度，由本單位科技檔案數量的多少來決定。

為便于科技檔案管理和利用，在科技檔案分類過程中，科技檔案數量多的應分得細一點，數量少的應分得簡略些。在同一單位內，不同類的分類層次可以有所不同。

三、科技檔案分類的幾種常用方法

1、工程分類法：以工程項目為單元劃分科技檔案的類別。它適用于基本建設檔案。

2、型號分類法：以各個型號的產品或設備為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于機械產品檔案和設備檔案。

3、課題分類法：以各個獨立的研究課題為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于科研課題檔案。

4、專業分類法：按科技檔案反映的專業性質分類。

5、地域分類法：根據科技檔案內容所反映的地域特征劃分類別，如測繪檔案。

6、時間分類法：按照科技檔案內容反映的時間特征進行分類。

在實際分類中，往往是幾種分類方法相結合，才能得出一個較好的分類方案。例如，機械設備檔案，一般采用型號分類法，但如果機械設備很多，我們可以先根據設備的使用性質（專業）進行分類，然后在同一使用性質范圍內再按型號分類。

四、編制科技檔案分類方案

科技檔案分類方案，也稱科技檔案分類表。科技檔案分類表是用來組織科技檔案案卷并將所有案卷分門別類組成科技檔案體系的一種依據和標準。

利用科技檔案分類表，就可將科技檔案性質相同的案卷放在同一類里，相近的放在相近的類內，使每一卷科技檔案都有對號入座的位置，查找時只要說出有關的特征，就能很快地找到。

㈠編制科技檔案分類方案的原則

1、分類方案應以專業系統的分類為指導。

2、分類方案應當有足夠的容量，能包容本單位庫藏科技檔案的全部。

3、平行類目之間應當是互相排斥的，上位類必須包含它所屬的下位類，下位類必須是其上位類的組成部分。

4、分類要科學、合理，分類方案應相對穩定。

㈡科技檔案分類方案的結構

一個完整的科技檔案分類表，主要內容包括：說明和分類表兩部分。

1、說明：分類所依據的原則，大類的次序及其排列的理由，使用該分類方案的方法，編制的經過等等。

2、分類表：是科技檔案分類體系的具體表現，是許多類目依照一定的原則組織起來的一個科學體系。

分類表揭示了科技檔案可分成哪幾大類，每一大類又可分成哪幾個屬類，每一屬類又可分為哪幾個小類，這樣依次下去，每類都有一定的名稱，稱為類目，這就使得科技檔案分類工作有了具體的依據。

在分類方案中，類目的設置一般是以科技檔案所含的內容來作為分類標準的，因為這是科技檔案最主要的東西，是它的本質屬性。

在分類表中，每一個類目應分別給以一定的代號，代號可以用字母也可以用數字，由字母和數字組成的代號稱為混合號碼。

㈢科技檔案分類方案的編制方法

1、了解和掌握庫藏科技檔案的內容構成和形成特點。

2、根據科技檔案分類原理，對每種科技檔案確定具體的分類標準和分類方法。

3、設置科學、合理的類目體系，以文字敘述和圖表的形式表示出來。

類目體系確定后，應給每個類目以固定的代字或代號，并用文字敘述或圖表的形式將類目體系表達出來。

4編寫分類方案（分類表）。示例如下：

㈣科技檔案分類的方法和步驟

1、做好科技檔案分類的準備

⑴熟悉、掌握科技檔案分類方案。

⑵了解科技檔案的基本內容。

2、確定案卷的類目

先找大類，再找屬類，后找小類，層層下推，直至切合為止。這樣確定的類，是這個案卷應歸入的主要類目。主要類目決定案卷在庫房內分類排架的位置。

3、確定案卷的類號

確定每一個案卷所屬類目的過程也是給這個案卷以分類號的過程。但是分類號不等于就是案卷的排架號，因為同一類號下還有眾多的案卷，如果沒有適當的方法把它們區分開來，它們的先后次序就不能在柜架上固定下來。因此，有了分類號還得編制案卷排架次序號碼，分類號加上排架號就是案卷的索取號。

科技檔案的編號

一、什么是科技檔案的編號（定義）

科技檔案的編號，是指科技檔案案卷的編號。它是科技檔案管理部門用來反映科技檔案分類層次和案卷排列次序的一組符號。（是科技檔案分類號和案卷順序號的組合體）

二、科技檔案編號的作用

它是管理科技檔案的一種工具，它起著固定科技檔案的整理成果，反映科技檔案分類和排列次序，指引查找調閱科技檔案的作用。

三、科技檔案號的編制要求

1、要反映科技檔案系統整理后的科學秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致。

2、科技檔案號由代字和代號組成。

3、編號應力求簡明，不要過于繁雜。

要編號簡明，首先要做到分類簡單，其次是類號表示簡化，否則難以使編號簡明。

4科技檔案號是一個獨立的號，一個科技檔案號只能代表一個案卷，同一個檔案號不能代表兩個以上不同的案卷。

四、科技檔案號的結構

科技檔案案卷檔號的結構：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號

科技檔案文件的檔號結構：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號——件號

1、全宗號的編制方法

全宗號是一個進館單位所有檔案（即全宗）的代號，由檔案館給出，如果不屬進館單位，全宗號可以省略。

2、實體分類號的編制方法

科技檔案的實體分類號由實體分類方案中的類目代號和項目代號（即產品、工程、課題、設備的代字或代號）兩部分組成。如果不用項目代號，也可直接用實體分類方案中的代號。各類目代號之間通常用“．”隔開。

3、案卷順序號的編制方法

科技檔案案卷順序號是指該案卷在其分類的最后一級類目下的排列順序號，從“1”開始依次順延。案卷號與分類號之間通常用“—”隔開。

4、件號的編制方法

件號是案卷內每一份文件的排列次序，每卷從“1”開始。

科技檔案分類目錄的編制

科技檔案分類目錄是按照科技檔案分類表中的基本類目，以每一大類為基本單元建立的科技檔案案卷的分類登記帳。

1、科技檔案分類目錄的作用

固定科技檔案分類、排列的次序，揭示科技檔案的內容與成份，是直接按類別查找科技檔案的檢索工具。

2、科技檔案分類目錄的編制要求

嚴格按照科技檔案分類、排列的次序，以案卷為單位進行登記編制。

3、科技檔案分類目錄的編寫方法

科技檔案分類目錄格式如下：

⑴序號：按分類登記的排列次序號，每類從1開始。

⑵檔案號：即“檔號”。科技檔案案卷的編號（見案卷封面）。

⑶案卷題名：（見案卷封面）

⑷頁(件)數：科技檔案案卷內文件的頁數或件數，裝訂案卷為“頁數”，不裝訂案卷為“件數”。

⑸歸檔年度：該項目檔案歸檔時的年度。

⑹密級：（見案卷封面）

⑺保管期限：（見案卷封面）

⑻保管柜號：案卷存放在庫內的柜(箱)、層號。

⑼備注：根據需要注明有關問題。