淺談辦公室工作

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一、辦公室的任務(wù)、職能作用和特點(diǎn)二、辦文、辦會(huì)、辦事三、機(jī)關(guān)事務(wù)管理和接待工作辦公室是一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，它在組織機(jī)構(gòu)中起著承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)四方的樞紐，無(wú)論是過(guò)去、現(xiàn)在、還是將來(lái)，它整體的職能不外乎就是“參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)”三大功能。這三大功能發(fā)揮的好壞，直接關(guān)系到各級(jí)部門(mén)的正確決策，關(guān)系到各級(jí)政府重大決策和重要工作能否落到實(shí)處，關(guān)系到各級(jí)部門(mén)能否步調(diào)一致，齊心協(xié)力地確保政令暢通，關(guān)系到一個(gè)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。作為一級(jí)機(jī)構(gòu)的辦公室，盡管不是決策機(jī)構(gòu)，但卻在決策和決策的實(shí)施中有著十分重要的地位和作用，而作為辦公室職能之一的綜合協(xié)調(diào)工作，不僅與參謀、服務(wù)具有同等重要的地位，而且具有參謀、服務(wù)不可替代的重要作用。如果說(shuō)，參謀是辦公室工作的首要任務(wù)，服務(wù)是基礎(chǔ)，那么，綜合協(xié)調(diào)則是整個(gè)辦公室工作的關(guān)鍵。

一、辦公室的任務(wù)、職能作用和特點(diǎn)

（一）辦公室的任務(wù)

1、為領(lǐng)導(dǎo)提供情況；

2、領(lǐng)導(dǎo)決策以后加強(qiáng)督促檢查、貫徹實(shí)施；

3、協(xié)商決策前后的一些矛盾；

4、把好文件關(guān)；

5、承擔(dān)處理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一些日常事務(wù)。

辦公室工作任務(wù)簡(jiǎn)單用一句來(lái)概括就是：辦文、辦會(huì)、辦事。

（二）辦公室工作的基本職能

1、政務(wù)性工作。即從本單位實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真搞好調(diào)查研究，收集綜合情況，及時(shí)反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)者靈活指揮和及時(shí)控制工作進(jìn)程提供依據(jù)，有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

2、日常事務(wù)性工作。具體的說(shuō)就是電文起草印發(fā)、上下公務(wù)的處理、公務(wù)接待、會(huì)議組織、督促檢查、協(xié)調(diào)聯(lián)系、上傳下達(dá)、公務(wù)接洽、接待和后勤管理工作等。

簡(jiǎn)單概括起來(lái)，就是參與政務(wù)，管理事務(wù)。但是，辦公室工作的最終著眼點(diǎn)是輔助領(lǐng)導(dǎo)處理信息、綜合情況，協(xié)調(diào)關(guān)系，管理事務(wù)，以確保該機(jī)構(gòu)高效能的運(yùn)轉(zhuǎn)。

辦公室整體運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的優(yōu)劣、工作的好與差，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)指示的貫徹、指揮作用的充分發(fā)揮和各項(xiàng)任務(wù)的完成。

（三）辦公室在機(jī)關(guān)、單位中的作用

1、樞紐作用

主要是完成承上啟下、文件吞吐、信息集散的總樞紐。

2、助手作用

一是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定決策；

二是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)或管理工作；

三是為領(lǐng)導(dǎo)處理文件、信息；

四是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切事宜。

3、參謀作用

給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀是新時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)辦公室工作提出的高要求，其辦公室的參謀作用

主要表現(xiàn)在：

一是向領(lǐng)導(dǎo)提出建議、意見(jiàn)和出謀劃策，提供備選方案。

二是在重大工作部署或計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中，發(fā)揮參謀作用。

4、信息、耳目作用：也可以稱作信息反饋?zhàn)饔谩Ｒ粋€(gè)機(jī)關(guān)單位管理是否有效，關(guān)鍵在于信息反饋是否靈敏、準(zhǔn)確、有力。

5、門(mén)面、窗口作用：辦公室素有“關(guān)口”和“窗口”之稱。所謂的“關(guān)口”，是指一個(gè)機(jī)關(guān)的許多事務(wù)都要經(jīng)過(guò)辦公室，由辦公室承辦。所謂的“窗口”，是指內(nèi)外上下聯(lián)系，群眾來(lái)信來(lái)訪，各方來(lái)人洽談工作，商辦事情大都由辦公室出面。

評(píng)價(jià)一個(gè)機(jī)關(guān)作風(fēng)好與差，是否有官僚主義、衙門(mén)作風(fēng)，與辦公室的工作有很大關(guān)系。

有些機(jī)關(guān)很難辦事，人家批評(píng)為“門(mén)難進(jìn)，臉難看，事難辦”，下邊的同志到上面來(lái)辦事很不容易，是下了很大決心才來(lái)的，人家來(lái)了，門(mén)難進(jìn)不難進(jìn)，臉難看不難看，事情辦好辦不好，常常是由其接觸的人的作風(fēng)決定的，而這個(gè)“接觸人”，又常常是辦公室的工作人員。所以說(shuō)，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門(mén)面，是代表領(lǐng)導(dǎo)同志處理問(wèn)題、代表領(lǐng)導(dǎo)辦事的，他直接反映著領(lǐng)導(dǎo)的意圖，辦公室工作做得怎樣，直接反映領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的風(fēng)貌。現(xiàn)在很多單位在轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)作風(fēng)方面有了較大的改進(jìn)，大多都建立了首問(wèn)制度，這是轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)作風(fēng)的一個(gè)突破口。

6、溝通協(xié)調(diào)作用

人際關(guān)系主要有相互交往的各個(gè)層次人與人之間的協(xié)作關(guān)系。只有做好公共關(guān)系和人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，才可以減少相互之間的磨擦和內(nèi)耗，使機(jī)構(gòu)和人員之間相互理解和支持，增強(qiáng)管理組織的活力，提高管理水平和效率。

辦公室是組織系統(tǒng)的樞紐，溝通上下，聯(lián)系內(nèi)外，在機(jī)關(guān)各部之間、單位與單位之間起到聯(lián)系、協(xié)調(diào)的作用。

（四）辦公室工作的特點(diǎn)

1、政策性。政策的掌握程度和政策水平的高低，直接影響著領(lǐng)導(dǎo)的決策和事業(yè)的發(fā)展。辦公室要把學(xué)習(xí)掌握黨和國(guó)家的方針政策當(dāng)作一門(mén)重要的必修課，不斷提高自己的政策水平。要做到：

（1）調(diào)查研究。了解和掌握各方面的情況，進(jìn)行綜合，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建議。

（2）加強(qiáng)政策研究，深刻理解上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

（3）日常工作中要具有高度的主動(dòng)性、自覺(jué)性，不要讓領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)一下，才動(dòng)一下，要把工作做在領(lǐng)導(dǎo)決策前和指揮前。

（4）參與決策是為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀，而不能越權(quán)行事，擅自決策或干涉決策，越位出格。

2、服務(wù)性。沒(méi)有服務(wù)性就沒(méi)有辦公室工作。辦公室工作有“三個(gè)服務(wù)”基本內(nèi)容：

（1）為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；

（2）為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；

（3）為下級(jí)和人民群眾服務(wù)。

要求辦公室要樹(shù)立正確的服務(wù)觀念，做到不失職，不越權(quán)。做好服務(wù)工作要注意幾點(diǎn)：

一是要努力做到準(zhǔn)確地理解每個(gè)時(shí)期的中心工作以及每項(xiàng)工作的目的意義，這是實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)。假如，我們的辦公室主任和秘書(shū)工作人員對(duì)每個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)抓的中心工作不清楚，或者對(duì)領(lǐng)導(dǎo)抓的工作目的和意義領(lǐng)會(huì)錯(cuò)了，那么，即使你是滿腔熱情地想為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，卻往往適得其反，甚至?xí)偷姑Α?/p>

二是必須了解服務(wù)對(duì)象的情況，做到了如指掌。即：工作習(xí)慣、興趣愛(ài)好、性格特點(diǎn)和工作特點(diǎn)等，一句話就是要認(rèn)真地去研究“人”，研究“人”不是去算計(jì)人，而是更有效地做好工作。總之，要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)好，就必須熟悉領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)規(guī)律。另外，還要熟悉機(jī)關(guān)各股室的職能的范圍，并與其建立起良好的協(xié)作關(guān)系。

三是要積極主動(dòng)發(fā)揮其工作的主動(dòng)性：

①在了解情況、掌握信息方面要積極主動(dòng)，凡是與本系統(tǒng)工作有關(guān)的信息，要主動(dòng)收集，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策執(zhí)行情況的反饋信息，要經(jīng)常掌握，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，使領(lǐng)導(dǎo)耳目靈敏、指揮得力；

②對(duì)工作中的重大問(wèn)題，要主動(dòng)提出解決的方案。

四是對(duì)各種事務(wù)性的小事要熱心、細(xì)心、耐心地去做。因?yàn)椋聞?wù)性工作辦理的情況，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的威信和形象，關(guān)系到同各方面的聯(lián)系。我們辦好了機(jī)關(guān)事務(wù)的工作，就可以使領(lǐng)導(dǎo)擺脫事務(wù)、集中精力去思考和研究問(wèn)題。

五是要經(jīng)常了解和掌握各部門(mén)的工作動(dòng)態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)工作，協(xié)調(diào)各單位、部門(mén)，發(fā)揮組織系統(tǒng)的整體功能。

六是辦公室要特別注意保密工作。秘書(shū)人員要嚴(yán)格遵守保密法規(guī)和制度，對(duì)一些保密情況和數(shù)字，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得向任何人泄露。

3、綜合性。建立上下左右、內(nèi)外渠道順暢、反應(yīng)迅速、銜接密切、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制和行為規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)工作的支持、協(xié)助和服務(wù)，充分發(fā)揮辦公室的作用。

4、被動(dòng)性。因?yàn)檗k公室工作往往處于一種機(jī)動(dòng)的作戰(zhàn)狀態(tài)，在有限的時(shí)間里，要做好無(wú)限的工作，我把它比喻為“快速反映部隊(duì)”和“不著警服的‘110’”。所以，辦公室的工作必須有超前意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有想到的要為領(lǐng)導(dǎo)想到，領(lǐng)導(dǎo)想到的要為領(lǐng)導(dǎo)提供決擇的信息。

二、辦文、辦會(huì)、辦事

辦文、辦會(huì)、辦事是辦公室工作的主要任務(wù)，我們每個(gè)辦公室的同志都必須學(xué)會(huì)掌握這一基本功。

（一）辦文

行政（黨委、人大）機(jī)關(guān)公文處理是各級(jí)行政機(jī)關(guān)依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的主要手段。2000年8月，國(guó)務(wù)院辦公廳了新修訂的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，省政府辦公廳2000年10月25日印發(fā)的《云南省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》，以上《辦法》和《細(xì)則》，是我們公文處理的根本依據(jù)。公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文處理，必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

負(fù)責(zé)公文處理的文秘人員應(yīng)當(dāng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，忠于職守，廉潔奉公，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守機(jī)密，具備公文處理的專業(yè)知識(shí)。

在公文處理中，要做好保密工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家《保密法》和云南省《實(shí)施細(xì)則》和其它有關(guān)保密規(guī)定。

（二）辦會(huì)

會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施行政管理的一種方法，是一種有組織、有目的地把眾人聚集起來(lái)，一起商量討論問(wèn)題的社會(huì)活動(dòng)方式。一個(gè)會(huì)議是否準(zhǔn)備充分，反映在辦公室的組織策劃的能力，我們辦會(huì)，首先要弄清會(huì)議的內(nèi)容、規(guī)格、范圍以及會(huì)議所要達(dá)到的目的。會(huì)議按規(guī)模分大、中、小三類，即：120人以下為小型會(huì)議，500人下為中型會(huì)議，500以上為大型會(huì)議。根據(jù)會(huì)議的需要我們要做好：會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的準(zhǔn)備工作。今天我主要講一講會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)安排和有關(guān)慶典籌辦的禮儀。公務(wù)員之家版權(quán)所有

1、會(huì)場(chǎng)的設(shè)計(jì)安排

一個(gè)好的會(huì)議環(huán)境，才會(huì)有一個(gè)好的會(huì)議效果。整個(gè)會(huì)務(wù)工作除了會(huì)議材料的準(zhǔn)備、生活后勤保障外，關(guān)鍵是要做好會(huì)場(chǎng)的布置安排。如果不注重會(huì)場(chǎng)環(huán)境的設(shè)計(jì)，勢(shì)必會(huì)影響與會(huì)人員和報(bào)告人的情緒以及整個(gè)會(huì)議的氛圍效果，所以，必須認(rèn)真對(duì)待，不得馬虎。

（1）要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和不同要求來(lái)安排好會(huì)場(chǎng)。

（2）會(huì)場(chǎng)內(nèi)外部環(huán)境氛圍的營(yíng)造，可視其會(huì)議的性質(zhì)而定。如黨代會(huì)、人代會(huì)和政協(xié)會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置要顯得莊重、熱烈、喜氣，會(huì)場(chǎng)內(nèi)外要懸掛彩旗、標(biāo)語(yǔ)以及鮮花。其它形式的會(huì)議視情況而定。

（3）會(huì)場(chǎng)主題標(biāo)語(yǔ)的字體和音樂(lè)的選擇。要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)而定。如黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)，一般用仿宋體，紅色底板，白色或黃色的字樣。音樂(lè)要選一些催人奮進(jìn)或是有喜氣的管弦樂(lè)。其它形式的如座談會(huì)、表彰會(huì)以及慶典活動(dòng)，可根據(jù)需要而定。

（4）主席臺(tái)上的座席卡，一般為紅色底板（淺紅色為好），字體一般選用仿宋、黑體、魏體等，一般不用行書(shū)和草書(shū)。

主席臺(tái)上座席卡的擺放，一般以職務(wù)最高的為中，然后根據(jù)機(jī)關(guān)性質(zhì)和級(jí)別職務(wù)，分別向兩邊左、右、左、右，依次交叉循環(huán)排列。

（5）座談、學(xué)習(xí)交流會(huì)，一般采用長(zhǎng)桌和圓桌會(huì)議形式，這種形式的會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)。

如果會(huì)議桌是長(zhǎng)方形，賓主要相對(duì)而坐，以正門(mén)為準(zhǔn)，主人要背對(duì)門(mén)口，客人要面向門(mén)口。主談人要坐在中間位置，雙方主談人要對(duì)應(yīng)。（圖1）

如果會(huì)議桌一端向門(mén)口，那就要以進(jìn)門(mén)的方向?yàn)闇?zhǔn)，右邊為客，左邊為主。（圖2）

如果是小范圍的座談，也有不用長(zhǎng)桌，只設(shè)沙發(fā)，那么，雙方座位仍按左主、右賓安排。（如圖）

（6）主席臺(tái)的桌面上，可根據(jù)情況鋪上桌布，這能給人一種愉悅感，桌布顏色視情況而定，但最好不要用毛毯一類，這顯得俗氣。如果條件允許，在一些小型會(huì)議桌都可使用桌布，這樣能營(yíng)造會(huì)場(chǎng)莊重?zé)崃业姆諊?/p>

總之，會(huì)議管理的核心問(wèn)題，是提高會(huì)議的效率，重視會(huì)議的質(zhì)量。

（二）慶典籌辦禮儀

慶典指一些比較隆重?zé)崃业膽c賀性典禮。包括開(kāi)業(yè)典禮、開(kāi)幕典禮（即開(kāi)幕式）、開(kāi)國(guó)大典、建軍典禮、國(guó)慶大典、元旦慶典、畢業(yè)典禮、結(jié)業(yè)典禮、竣工典禮、奠基慶典、表彰典禮等等。這些典禮在我們的日常生活中均運(yùn)用得極其普遍，人們通過(guò)這些慶典的籌辦來(lái)增加組織的熱烈喜慶的氣氛，同時(shí)也為組織樹(shù)立良好的形象。

（1）慶典的分類公務(wù)員之家版權(quán)所有

慶典按其內(nèi)容可分為兩大類：一類是開(kāi)始性慶典，一類是結(jié)束性慶典。

開(kāi)始性慶典是為慶賀一件事情或一項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)始而舉行的典禮。目的就是通過(guò)舉辦儀式引起各方人士的關(guān)注，向社會(huì)展現(xiàn)自己，樹(shù)立良好的形象，振奮精神，鼓舞士氣。

開(kāi)國(guó)大典是指一個(gè)國(guó)誕生時(shí)舉行的典禮，這是一個(gè)國(guó)家最隆重、最重要的一次大型慶典。如1949年10月1日，中華人民共和國(guó)舉行的開(kāi)國(guó)大典，這一天標(biāo)志著新中國(guó)的誕生，這一天作為一個(gè)光輝的紀(jì)念節(jié)日永遠(yuǎn)載入史冊(cè)。

開(kāi)業(yè)典禮是組織或企業(yè)為慶賀某項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)業(yè)而舉辦的儀式，如工廠、商店、飯店等慶賀開(kāi)張營(yíng)業(yè)單位的儀式。一個(gè)熱烈、隆重的開(kāi)業(yè)典禮能為組織創(chuàng)造良好的社會(huì)形象，能給公眾留下美好的第一形象。開(kāi)業(yè)典禮往往也是組織的各種文化素養(yǎng)及各種能力的綜合體現(xiàn)。

開(kāi)幕典禮是為某次大會(huì)、展覽會(huì)、展銷會(huì)等開(kāi)幕時(shí)舉行的慶賀儀式。

奠基典禮是為某建筑物或某項(xiàng)建筑工程的開(kāi)始建造舉行的儀式。

開(kāi)學(xué)典禮是新生入校時(shí)舉行的新學(xué)年開(kāi)始的典禮，大中小學(xué)校均有各自的開(kāi)學(xué)典禮。通過(guò)開(kāi)學(xué)典禮宣布一些本學(xué)期的教學(xué)活動(dòng)等工作。溝通師生信息，起到鼓舞師士氣，提高師生為努力完成本年度的教學(xué)和學(xué)習(xí)任務(wù)而奮斗的信心。

結(jié)束性慶典是指為慶祝一次活動(dòng)或事情圓滿結(jié)束而舉行的典禮。它與開(kāi)始性慶典正好是對(duì)應(yīng)的，一般有開(kāi)始性慶典就必有結(jié)束性慶典。結(jié)束性慶典是對(duì)工作的總結(jié)，對(duì)某項(xiàng)工程或事情已取得成績(jī)的祝賀，也是事情活動(dòng)圓滿結(jié)束的標(biāo)志。

閉幕式是指為慶祝某次大會(huì)或展覽會(huì)等的勝利閉幕而舉辦的典禮。

慶功表彰典禮是為某項(xiàng)工作活動(dòng)中取得成績(jī)的個(gè)人或集體舉行的表?yè)P(yáng)頒獎(jiǎng)儀式。

畢業(yè)典禮是慶賀學(xué)生圓滿完成學(xué)業(yè)而舉行的儀式，結(jié)業(yè)典禮是為各種形式的短訓(xùn)班或培訓(xùn)班完成預(yù)定學(xué)習(xí)任務(wù)而舉行的儀式。

簽字儀式指通過(guò)簽字手段慶賀組織之間就某個(gè)重要問(wèn)題達(dá)成協(xié)議舉行的儀式。

竣工典禮是慶賀一項(xiàng)建筑或工程取得勝利完工而舉行的儀式。

（三）辦事

辦事，就是處理日常事務(wù)性的工作。

協(xié)調(diào)聯(lián)系的工作較多，這里有內(nèi)外部工作的協(xié)調(diào)，也有縱橫向的工作聯(lián)系，同時(shí)，還要做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。辦事，一定要掌握機(jī)動(dòng)靈活的原則，遇事不慌，沉著應(yīng)對(duì)，處理事務(wù)要果斷周到，不要留“后遺癥”。辦事效率高不高，這與一個(gè)人的綜合素質(zhì)有關(guān)。因?yàn)椋P(guān)系的實(shí)現(xiàn)就是一種人際交往。在人際交往活動(dòng)中，必須尊重對(duì)方。尊重是禮儀的基礎(chǔ)，人與人之間彼此尊重，才能保持和諧愉快的人際關(guān)系。如果你希望別人尊重你，那么，你首先要學(xué)會(huì)尊重別人。這就是我們辦事所要具備素質(zhì)條件。

在人際交往中要把握的兩個(gè)原則：

一是寬容原則。寬容，就是寬宏大量能容人，能原諒別人的過(guò)失。

二是適度原則。在人際關(guān)系中要注意各種情況下的社交距離，也就是要把握在特定環(huán)境中人們彼此之間的情感尺度。

三、機(jī)關(guān)事務(wù)管理和接待工作

（一）機(jī)關(guān)事務(wù)管理

機(jī)關(guān)事務(wù)管理，也叫后勤服務(wù)管理，也叫總務(wù)管理。它是機(jī)關(guān)的總后勤，內(nèi)管家，它主要是對(duì)本單位的物資和日常生活事務(wù)的管理。它的任務(wù)是：保障機(jī)關(guān)正常運(yùn)作提供良好的工作和生活條件。

后勤服務(wù)管理工作涉及的范圍十分廣泛，包括公用設(shè)施、生活福利、美化保潔的規(guī)劃建設(shè)、組織、供應(yīng)、分配、維修、保養(yǎng)等等。

后勤服務(wù)要本著方便群眾、勤儉節(jié)約、保障供給、有利工作的原則，搞好環(huán)境管理、生活管理、接待管理、物資設(shè)備管理。

（二）接待工作

迎來(lái)送往的禮儀就是工作中常見(jiàn)的接待來(lái)訪工作。在單位里經(jīng)常有特邀的客人或代表團(tuán)來(lái)訪，有關(guān)人員應(yīng)作合理的接待，這種稱有約接待。即指事先與組織有約定的接待工作。還有一種是事先沒(méi)有約定的，臨時(shí)來(lái)訪的接待工作，稱無(wú)約接待。

1、有約接待的禮節(jié)

接待準(zhǔn)備工作

（1）要弄清來(lái)客的基本情況，來(lái)賓的人數(shù)、姓名、性別、民族、職稱、職務(wù)、年齡及帶隊(duì)人，來(lái)訪的目的、方式、要求，來(lái)訪的起止日期，前來(lái)的路線及交通工具，來(lái)訪者的生活習(xí)慣、飲食愛(ài)好和禁忌等。

（2）要擬定接待方案。接待方案包括接待規(guī)格及各項(xiàng)主要活動(dòng)的安排。一般有迎送、宴請(qǐng)、會(huì)見(jiàn)、會(huì)談、晚會(huì)、儀式、參觀游覽、外地訪問(wèn)、交通工具、下榻賓館、日程安排等。這里需要值得注意的是接待規(guī)格的把握，要一視同仁，規(guī)格過(guò)高，會(huì)影響正常工作，造成浪費(fèi)；規(guī)格過(guò)低，又會(huì)影響上下左右關(guān)系，因此，我們接待工作中要十分認(rèn)真，千萬(wàn)不能因小失大。一般來(lái)說(shuō)，接待規(guī)格就在于接待過(guò)程中禮儀活動(dòng)的多少，規(guī)模的大小、參加陪同領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的大小與否等等。

一般接待規(guī)格有三種類型：

高規(guī)格接待：指陪同者的職務(wù)比來(lái)客職務(wù)要高的接待。受接待的人員有：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)委派的人員，兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)派員到本單位座談重要事宜的人員，下級(jí)同志來(lái)訪，辦理重要事務(wù)的人員等等。

低規(guī)格接待：就是陪客的比來(lái)客的職務(wù)低為一般接待。受接待的人員有多種情況：有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下來(lái)調(diào)查研究的人員，有老同志故地重游的，有老干部路過(guò)本地的，有外地學(xué)習(xí)參觀團(tuán)等等。這種接待本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)出面看望一次就可以了。

對(duì)等接待：就是陪同人員的職務(wù)與來(lái)客的職務(wù)、級(jí)別大致一樣的接待，這種接待的比較多。客人來(lái)的什么級(jí)別，本單位派相應(yīng)級(jí)別的人作陪，本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)可視情況看望。

（3）必要的資料準(zhǔn)備，指來(lái)賓的姓名、人數(shù)（照片、簡(jiǎn)歷）等的準(zhǔn)備；接待人員的人數(shù)、接待所需要的有關(guān)資料及會(huì)議室或會(huì)客室的布置安排、有關(guān)的歡迎標(biāo)語(yǔ)、領(lǐng)導(dǎo)歡迎詞、介紹資料等等的準(zhǔn)備。

（4）要根據(jù)規(guī)格以及來(lái)賓的情況（男、女人數(shù)、個(gè)別人的特殊情況），事先安排好住房，準(zhǔn)備好有關(guān)的車輛，同時(shí)做好接站準(zhǔn)備。

（5）準(zhǔn)備工作的檢查，這是準(zhǔn)備工作的最后一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)調(diào)整，確保萬(wàn)無(wú)一失。如果這一環(huán)節(jié)的工作沒(méi)有做好，不僅給人一種不好印象，而且將會(huì)直接影響整個(gè)工作的開(kāi)展，甚至?xí)斐砂l(fā)展機(jī)遇的失去。

2、無(wú)約接待的禮節(jié)

無(wú)約接待指沒(méi)有事先約定的接待工作。來(lái)訪的客人往往都是有一定工作關(guān)系或本無(wú)工作關(guān)系，想來(lái)開(kāi)拓工作關(guān)系的客人。對(duì)這些沒(méi)有預(yù)約的突然而來(lái)的客人的接待，應(yīng)做到以禮相待。

（1）客人敲門(mén)時(shí)，應(yīng)熱情起身開(kāi)門(mén)請(qǐng)客人進(jìn)來(lái)，給客人讓座，用手把桌上的有關(guān)文件及時(shí)收拾妥當(dāng)。切忌有陌生客人時(shí)，桌上堆滿重要文件。這樣一是給人一種凌亂的感覺(jué)，二是有可能泄密。

（2）對(duì)待客人的態(tài)度要熱情大方，彬彬有禮。根據(jù)客人喜歡及時(shí)遞上茶水或飲料。切忌以貌取人，有的人對(duì)穿戴不整潔或陌生客人態(tài)度冷淡，甚至不愿理睬人家，這是極不禮貌的。我們一定要做到：凡是踏進(jìn)辦公室的都是自己客人，所謂“無(wú)事不登三寶殿”，對(duì)陌生客人，首先要摸清客人的基本情況，然后主動(dòng)介紹自己的身份，同時(shí)問(wèn)對(duì)方需要辦什么事。對(duì)待陌生的客人要切忌犯“冷熱病”。開(kāi)始不認(rèn)識(shí)對(duì)方時(shí)總是會(huì)表現(xiàn)出一些傲慢無(wú)禮行為，等得知客人來(lái)訪目的后，突然變得異常熱情，這是一種典型的勢(shì)利眼，所以在接待工作這是一種大忌。

（3）接待客人語(yǔ)言要親切得體，音調(diào)要委婉柔和。客人進(jìn)門(mén)后，首先要上前問(wèn)“您好”等，不能客人一進(jìn)門(mén)就發(fā)問(wèn)“你來(lái)做什么？”，如果對(duì)方要求見(jiàn)上司你應(yīng)該親切地說(shuō)“請(qǐng)稍等，我就去通報(bào)”，如果上司不在或是沒(méi)有時(shí)間接待，你應(yīng)該委婉地對(duì)客人說(shuō)“××出去或開(kāi)會(huì)、出差去了，如果方便的話，我?guī)湍戕D(zhuǎn)告他，請(qǐng)他與你聯(lián)系”，這樣，就顯得有禮有節(jié)，讓客人感到舒服。

（4）客人起身告辭時(shí)，自己應(yīng)馬上起來(lái)，與客人握手告別，送客人到門(mén)口并說(shuō)一些“歡迎下次再來(lái)”等一類的禮貌語(yǔ)言。切忌客人起身告辭時(shí)，自己還端坐在辦公桌前，嘴上說(shuō)著“再見(jiàn)”，而手中卻還在忙著自己的事，甚至連眼神也不抬，這樣是很不禮貌的。

3、接待工作的禮儀

（1）禮貌。是人與人之間在接觸交往中，相互表示敬重和友好的行為準(zhǔn)則。是一個(gè)人在待人接物時(shí)的外在表現(xiàn)，它可分為禮貌行動(dòng)和禮貌語(yǔ)言兩種：

一種是禮貌行動(dòng)，這是一種無(wú)聲的語(yǔ)言。如微笑、點(diǎn)頭、鼓掌、鞠躬、擁抱、接吻等。

另一種是禮貌語(yǔ)言，這是一種有聲的行動(dòng)。如先生、您好、歡迎光臨、請(qǐng)問(wèn)貴姓等。

（2）禮節(jié)。是人們?cè)谌粘Ｉ钪校貏e是在交際場(chǎng)合中，相互問(wèn)候、致意、祝愿、慰問(wèn)以及給予必要的協(xié)助與照料的慣用形式。如中國(guó)古代的作揖、跪拜；當(dāng)今世界各國(guó)通行的點(diǎn)頭、握手等，都是禮節(jié)的各種形式。

（3）見(jiàn)面時(shí)面帶微笑，握手時(shí)熱情親切，不可面無(wú)表情；與對(duì)方初見(jiàn)面時(shí)，要相互介紹姓名、職務(wù)，可自我介紹，也可由第三者介紹。介紹要有先后之別，要把身份低、年紀(jì)輕的介紹給身份高、年紀(jì)大的，把男子介紹給婦女。介紹時(shí)，除婦女和年長(zhǎng)者外，一般應(yīng)起立；但在餐桌上、會(huì)談桌上可不必起立，被介紹者只要微笑點(diǎn)頭表示即可。

（4）按慣例，握手時(shí)，主人、年長(zhǎng)者、身份高者，婦女先伸手，客人、年輕的、身份低者見(jiàn)面先問(wèn)候，待對(duì)方伸手時(shí)再握。多人同時(shí)握手要注意不要交叉。男子與婦女握手時(shí)，一般只能握一下婦女的手指部分。握手時(shí)眼睛要注視對(duì)方，并微笑致意。

（5）在接待活動(dòng)中，不要隨地吐痰、擤鼻涕、掏鼻孔、挖耳朵、搔癢、打哈欠、伸懶腰等動(dòng)作。在不得己的情況下，咳嗽、打噴嚏、打哈欠時(shí)，應(yīng)該用手帕（餐巾紙）捂住口鼻，面向一邊，盡可避免發(fā)出聲音。吐痰、擤鼻涕時(shí)用過(guò)的紙巾不要隨地丟，應(yīng)裝入垃圾桶。

（6）儀表。參加接待活動(dòng)時(shí)要注意服裝穿著和儀容。服裝應(yīng)整潔、大方、得體，須發(fā)、指甲須加修整。服裝穿著不僅體現(xiàn)人的精神面貌，同時(shí)也是對(duì)客人表示禮貌和尊重。

（7）出行的禮節(jié)。

①乘車要注意座次的安排，一般的做法是：“右為上，左為下，后為上，前為下”。來(lái)賓要坐在汽車后排右邊的座位上，主人要坐在左邊的位置上。注意上車時(shí)不要從同一個(gè)車門(mén)進(jìn)去。

②陪同客人行路時(shí)，通常要走在客人位于主人的右側(cè)，這以示尊重；如果自己擔(dān)任主陪的任務(wù)，應(yīng)并排走在客人的左側(cè)；如果自己是隨同人員，應(yīng)走在客人和主陪人員的后面或兩側(cè)偏后一點(diǎn)；當(dāng)走到拐彎或樓梯的地方，要伸手指示方向，讓客人向哪邊走。如碰到旋轉(zhuǎn)門(mén)，應(yīng)主動(dòng)讓客人先進(jìn)，不能讓客人擠同一扇門(mén)進(jìn)去。有電梯的地方，應(yīng)主動(dòng)讓客人先進(jìn)先出，自己后進(jìn)后出。

總之，辦公室工作既艱巨又復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，特別隨著行政信息化建設(shè)的發(fā)展，辦公室的工作內(nèi)容也日趨復(fù)雜，這就要求我們辦公室的同志，按辦公室工作的“三化”建設(shè)要求，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，開(kāi)拓創(chuàng)新，從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理，以適應(yīng)新時(shí)期辦公室工作的需要，積極努力地做好辦公室的工作。