人事局檔案管理學(xué)習(xí)材料

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今年以來，*縣人事局針對檔案管理信息化程度低、調(diào)閱信息時(shí)間長、檔案磨損快、勞動(dòng)強(qiáng)度大、管理成本高等問題，利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)，對檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用進(jìn)行了改進(jìn)和完善，不僅為廣大機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員提供了方便快捷的服務(wù)，而且有力促進(jìn)了人才人事工作的科學(xué)發(fā)展。

一、建立電子檔案。

由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，我局各科室、二級(jí)單位的各項(xiàng)日常業(yè)務(wù)辦理工作均由微機(jī)操作，特別是工資檔案和職稱檔案幾乎完全電子化，紙質(zhì)檔案早已不能完全涵蓋各項(xiàng)業(yè)務(wù)保存要求，而且紙質(zhì)檔案易污損、不方便保存，因此我們非常有必要將其中具有檔案保存價(jià)值的電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子報(bào)表等電子資料進(jìn)行收集、整理、歸檔。電子文件資料歸檔后就形成了電子檔案。

二、改進(jìn)查閱方式。

利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將重要的檔案資料做數(shù)字化處理，保存在電腦上，應(yīng)用相關(guān)軟件建立檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸檔案原件的前提下查閱檔案資料，不僅可以提高查閱檔案的速度，而且反復(fù)的查閱也不會(huì)對檔案原件造成破損，更不會(huì)出現(xiàn)借檔遺失的現(xiàn)象，逐步做到“有紙化存檔、無紙化查閱”。

三、強(qiáng)化管理措施。

為確保檔案的安全和保密，我們加強(qiáng)了檔案專用計(jì)算機(jī)的管理。規(guī)定由專人負(fù)責(zé)檔案專用計(jì)算機(jī)的操作，每天對計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，及時(shí)排解或預(yù)防各種可能的意外。經(jīng)常對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對數(shù)據(jù)的安全性作定期檢查。凡需輸入數(shù)據(jù)，打印材料或拷貝程序等必須經(jīng)檔案中心負(fù)責(zé)同志同意，不得私自代入輸入數(shù)據(jù)和拷貝程序。對外來的軟盤須先進(jìn)行病毒檢測，消除病毒后方可使用，以防止病毒對檔案管理系統(tǒng)的侵害。