外語語言實驗室資產管理及5S管理理念分析

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［摘要］現代化信息技術在充實外語課堂教學內容、豐富外語課堂開展模式的同時，也給語言實驗室管理工作帶來新的挑戰，安全隱患、人員素養等是實驗室管理方面的難點。為適應新時代的發展要求，更好地為外語教學服務，高校語言實驗室有必要適時引進新的管理理念，改進管理模式和方法?！埃担印惫芾碓趦灮Z言實驗室資產管理方面能為高校語言實驗室提供更好的管理經驗參考。

［關鍵詞］高校語言；語音實驗室；“５Ｓ”管理理念；資產；資產管理

自從將語言實驗室納入高校外語教育工作中以來，我國的大學外語教育水平和質量都有了明顯的提升?！罢Z音實驗室是高校外語教學中不可或缺的一部分，語音實驗室的維護和保障也直接關系著日常教學內容的展開和學習質量的提升”①。要充分發揮高校語言實驗室的功能和作用，必須對其實行科學化、規范化管理，減少其管理成本，提高實驗室資產利用率。利用“５Ｓ”科學管理理念，可以進一步優化高校語言實驗室資產管理的具體方法和措施。

一、新時代高校語言實驗室資產管理中的難點

“語音實驗室在高等教育中發揮著越來越重要的作用……由于使用功能的多樣性、系統管理的復雜性，以及參與對象的多元性，對高校語音實驗室的管理工作提出了嚴峻的考驗”②。（一）設備配置條件的制約隨著科學技術尤其是信息技術和電子技術的飛速發展，多媒體語言實驗室自２０世紀七、八十年代進入高校以來，已歷經多個階段，每個階段有不同的電子設備、操作軟件和技術。其功能越來越強大，教學素材也更加豐富多彩，使語言實驗室操作變得更加復雜。多媒體技術的發展也使各種教學軟件逐漸豐富，計算機的配置如不能及時升級換代，新的教學軟件和課件不能在現有舊設備上運行，將在一定程度上制約教學工作的順利開展。（二）操作人員技能水平的制約由于使用人員對實驗室設備的操作水平參差不齊，有些師生對計算機操作技能掌握不夠熟練，因操作不當引起的設備故障時有發生，設備損壞程度和速度有加快趨勢，這些狀況都加大了語言實驗室的管理難度。人員流動、技術更新速度及設備的更迭也影響著有關人員操作技能的提高，對實驗室的日常維（三）安全隱患部分師生在使用計算機時不注意安全問題，如：不及時殺毒導致系統感染病毒、課后不關閉電源導致設備持續耗電發熱、對設備愛護不夠、使用不當而造成設備損壞，甚至惡意破壞設備或環境等等。管理人員如果只是在發現問題后才實施相應的維修與保養而不采取預防性的防護措施，很難保證設備的正常運轉。（四）管理人員素養有待提高部分語言實驗室管理人員因為專業不對口且未經電教專業培訓，理論知識和專業技能相對較差，或者因缺乏工作熱情而對技術的鉆研精神不夠，這些因素都制約著管理水平和素養的提高。語言實驗室管理人員的素養對實驗室的管理及教學的效果有著直接的影響。如何管理和維護好儀器設備，使其正常運轉，是管理人員日常最為重要的事情。語言實驗室的管理和維護工作既復雜又繁瑣，需要管理人員有扎實的理論基礎、較強的動手能力和負責任的工作態度?，F代教育技術的不斷發展，更需要實驗室管理人員全方位提高自己的素養：既有專業技術特長又具備科學管理能力，安全、高效地保障實驗室健康運行，最大程度地發揮其作用和優勢，提高課堂教學效率和教學質量。

二、“５Ｓ”管理理念概述及其意義

“５Ｓ的管理理念源自日本企業，是極具日本民族特色的企業管理模式”①。約在２０世紀９０年代中期，“５Ｓ”管理理念開始在我國大陸企業界引起重視和推廣。之后，一些制造業開始應用“５Ｓ”改善現場管理，并取得了顯著成果②。目前“５Ｓ”管理在我國許多行業如制造業、醫院、商場等現場管理中應用已非常廣泛。“５Ｓ”是整理（Ｓｅｉｒｉ）、整頓（Ｓｅｉｔｏｎ）、清掃（Ｓｅｉｓｏ）、清潔（Ｓｅｉｋｅｅｔｓｕ）和素養（Ｓｈｉｔｓｕｋｅ）５個詞的縮寫。“整理”指區分必需品和非必需品，工作現場只放置必需品，以創造最大的工作空間，使工作場所井然有序；“整頓”指把必需品分類放置、明確數量并進行有效標識，將尋找目標物品的時間降到最短，提高工作效率；“清掃”指將工作場所保持在無垃圾、無灰塵、無安全隱患的整潔狀態，從而使員工擁有良好的心情；“清潔”是指通過制度化和定期檢查，將上述“３Ｓ”進行到底并維持其成果，消除安全事故發生的根源問題；“素養”是指培養員工通過堅持整理、整頓、清掃、清潔，規范自己的行為，養成按規定行事的工作習慣，同時營造團隊精神?！埃担印钡哪康氖峭ㄟ^創造整潔、舒適的工作環境，改善工作效率，提高員工素質?！扒謇怼啊ⅰ罢D“、“清掃”是其中最基本的管理概念；“清潔”的意義在于維護這三個管理概念并形成相應的管理系統和管理制度，以便持續改進；“素養”的意義則是培養員工有意識地糾正自己的不良習慣，養成認真負責、遵守實驗室規章制度的良好工作作風?！埃担印惫芾矸绞揭蛟谒茉煨蜗?、降低成本、保障安全、實行管理標準化等方面的巨大作用而被廣泛地推廣于各行各業，近年來被廣泛地應用于高等院校實驗室管理、檔案管理、資產管理等多方面的管理體系中，并取得令人滿意的效果。

三、“５Ｓ”管理理念在語言實驗室資產管理中的實際應用

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（２０１０－２０２０年）》要求“加強學校國有資產管理，建立健全學校國有資產配置、使用、處置管理制度，防止國有資產流失，提高使用效益。①作為語言教學的必備場地，高校多媒體語言實驗室擁有較多的高科技資產，包括固定資產如投影儀、計算機、顯示器、鍵盤鼠標、耳機、學生終端、音視頻播放設備等，無形資產如教學課件、實驗室操作軟件和計算機運行軟件等等。因此，語言實驗室的整體管理工作十分繁雜，涵蓋設備的擺放、使用、維護，軟件的殺毒、升級，室內的安全、衛生，各種人員的活動以及整個工作場所的安全等方方面面。我們要充分利用優質資源和先進技術，創新運行機制和管理模式，整合現有資源，構建先進、高效、實用的數字化教育基礎設施。在語言實驗室資產管理中合理運用“５Ｓ”管理理念，可以有效改善工作環境，提高設備利用率，利于管理人員及時發現并解決現場管理中的各種問題，減少資產的浪費及安全事故的發生率，提升工作人員和師生精神狀態，進而提高工作效率、教學質量及相關人員整體素質。（一）整理“整理”的要點是改善實驗室的環境，確保室內干凈、整潔、無非必需雜物、無安全隱患、設備運行正常。包括：及時清理非必需或不相關物品；使用正版的系統及應用軟件，定期進行病毒查殺和碎片整理并及時更新升級，保證資料的兼容性和計算機系統的正常運行；定期對硬件設備進行除塵、測試，保證設備完好率；定期梳理資產狀況，按照實際使用情況和制度規定的折舊年限對實驗室物品進行合理的分類，對已嚴重破損且無修復可能、超過使用年限、存在安全隱患的設備及時申請報廢并按規定合理處置，對閑置資產按照需求進行調配，以降低設備維護成本，提高資產使用效益。（二）整頓“整頓”的要點是物品擺放地點固定，標識明確。它要求對工作場所徹底清理，每個設備按規定整齊擺放，以確保異常情況能及時發現并得到解決。主要包括：合理收納、醒目標識定位存放整理后確定的必需設備、資料和軟件等，最大限度地節省對目標物品的尋找時間；保持設備、桌面、地面干凈整潔，師生耳機、鍵盤、座椅等有序放置，創造舒適方便的語音實驗室使用環境，使管理人員和師生都有一個愉悅的心情，有效激發工作和學習熱情；建立完善的資產盤點制度，建立并及時更新資產卡片和明細賬目。整頓資產可以提高資產的維護及服務質量，營造良好的工作環境，提高管理效率。（三）清掃定期的排查與維護，即對固定資產和軟件等無形資產的“清掃”，此項工作是教學任務圓滿完成的重要保證。如：開學前進行大排查，發現問題及時處理；學期中堅持每次課前課后檢查，以確保機器正常運行；學期結束時，統一大清查，掌握所有設備的使用、耗損和安全情況，做好記錄并有效處理或處置。對教師和學生進行正確的操作指引，減少由于操作失誤造成的損壞，方便教師在課堂教學時順利高效地使用語音實驗室的設備和軟件；建立資產采購、使用、檢修維修的明細記錄，制定嚴格的管控守則，實行責任到人，提高管理效率；檢查門、窗、照明、電閘箱等部分，把安全意識貫徹到日常工作中；另外，適時與學生交流溝通，有利于將實驗室存在的問題消滅在萌芽狀態。將資產盤點的結果形成書面報告，分析問題存在原因，提出改進建議，對資產全程監控，形成良性循環的長效管理機制②。（四）清潔“清潔”應用于資產管理，主要是通過鞏固以上三步驟的成果，對語言實驗室設備、環境衛生等方面的管理形成制度。重點包括：定期對固定資產進行檢查，保障實驗室設備完好，消除安全隱患；設置學生操作規則來規范學生的行為，幫助其養成愛護設備、認真負責的操作習慣；及時清除每臺電腦的臨時文件，歸類整理新增文件，更新優質軟件，加強實驗室資料庫的建設和管理等。建立相關的維護制度是語言實驗室教學設備正常運行的有力保障，管理人員要對語言實驗室使用、維護制度進行完善建設，逐條在使用中加以落實。同時對管理人員應承擔的維護工作予以細化，形成具體的操作流程，增強維護設備的前瞻性意識①。（五）素養“素養”是“５Ｓ”理念的核心：努力提高自身修養，養成嚴格遵守規章制度的作風，即始終著眼于提高人的整體素質。授課教師應熟練掌握現代教學技術方面的知識和技能，充分、高效利用實驗室資產拓展學生的學習空間、提高學生英語水平；管理人員應熟悉語言實驗室的各項操作規程，努力提高技術業務水平，能迅速解決教學設備隨時出現的各種問題，利用“５Ｓ”管理理念，提高自身管理素養，樹立責任意識，更好地做好教學輔助工作，保證語言實驗室教學場所的正常有序運行；各有關人員通過學習和實踐“５Ｓ”管理理念，養成良好工作習慣，使“５Ｓ”指導下的各項活動成為日常工作中的自覺行為。總之，“建設合格的語音實驗室不僅要有精良的教學設備，還要有科學完善的管理方法和手段，更要有一支肯動腦、會應用、善管理的實驗室管理隊伍，這三者的有機結合才能確保發揮實驗室的有效作用，為高校提高教學質量、提升社會效益發揮作用”②。實踐證明，在高校語言實驗室管理中引入“５Ｓ”管理理念，結合實驗室的實際操作環境以及設備使用規律，合理安排實驗室設備配置、定期清查整頓實驗室資產、制定相應的管理策略、加大日常管理力度、完善管理制度，可大大優化高校語言實驗室資產管理工作，提升實驗室資產實際使用價值和效益，提升管理人員素養，為相關教學工作的開展提供更好的支持。

作者：燕慧君 單位：山東農業大學 外國語學院