城建檔案管理信息化建設分析

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摘要：隨著社會的不斷發展與進步，科技影響力日趨擴大，信息資源的價值備受關注，成為各行各業重點應用的資源。在城市化發展過程中，城市建設加速，城建檔案發揮城市資源集中點的作用，在城市發展管理中價值突出。立足信息化環境，城建檔案面臨新的發展契機，信息化建設成為大勢所趨，城建檔案管理效率與質量得到全面提升，為檔案服務價值的發揮奠定了堅實的基礎。

關鍵詞：新時期；城建檔案管理；信息化建設

在城市建設發展中，城建檔案的作用日益突出。立足信息化背景，傳統的城建檔案管理方式突顯落后性，城建檔案信息化建設勢在必行，而且更加追求管理的高效性與科學性。為此，要結合行業發展，深入剖析城建檔案信息化發展中存在的缺陷，不斷進行優化與健全，將信息化管理方式的優勢應用于城建檔案管理實踐中，從根本上為城建檔案資源的高效利用創造有利條件。

一、城建檔案信息化建設中存在的問題

（一）城建檔案管理信息化建設尚未引起足夠的重視。對于城建檔案管理工作而言，之所以應用信息化手段，主要目的是為管理提供便捷，高質量、高效率地實現管理目標。但目前對城建檔案管理信息化建設的認識缺乏統一性，管理層對其重視不足，尤其是對信息化建設的理解存在局限，忽視信息化管理方式帶給檔案管理工作的價值，信息化管理突顯缺陷與漏洞，從而影響了城建檔案管理的效果。在一些城市的發展過程中，重點集中于城市規模以及硬件設施改善方面，尚未將城建檔案信息化建設納入城市整體規劃范疇，在整個行業內部尚未形成統一的理念，從而在很大程度上延緩了城建檔案信息化的進程，不利于管理水平的提高，也阻礙了檔案價值的發揮。（二）城建檔案管理信息化應用突顯局限性，廣度與深度亟待延伸。立足傳統的檔案管理模式，借助手工方式進行城建資料的收集與歸檔，需要較大規模的資源投入，管理效率不高，管理效果不佳。在計算機應用不斷普及的過程中，城建檔案管理也參與其中，積極引入先進的現代信息技術，但在應用方面尚未全面展開，尤其是深度與廣度受到局限，只是進行檔案初級的分類與管理，忽視了信息技術在檔案管理各個環節的應用，尤其是開發與利用方面更顯薄弱，使得城建檔案管理信息化程度受限，大大拉低了信息化管理效率，不利于整個管理工作的有序開展。（三）資源投入嚴重不足，制約信息化的速度與連續性。城建檔案信息化建設，資金投入是關鍵，一旦資金不足，很難保證建設的連續性與有效性。但是鑒于對信息化發展認識的局限，很多城市尚未將城建檔案信息化納入財政計劃范疇，從而制約了信息化設施的優化與完善。另外，城建檔案信息化建設還需要局域網、數據庫、數據系統與平臺等的構建，投入更顯捉襟見肘。從本質上講，資金投入的不足是制約檔案管理信息化的主要因素。（四）檔案管理人員知識結構更新不及時，專業技能與信息素養匱乏。任何行業的進步都離不開高素質的人才，城建檔案管理信息化的順利開展也需要更多專業人才參與其中。但是當前很多檔案管理人員尚未積極轉變觀念，思想滯后，對信息化價值認識不足，知識結構亟待調整，知識儲備更新不及時，忽視信息素養的提升，未實現與時俱進，無法全面發揮信息技術與城建檔案管理的支持作用，不利于檔案資料自身價值的充分發揮。

二、新時期如何加強城建檔案管理信息化建設

（一）積極構建信息化管理思維，增強規劃性與系統性。城建檔案管理信息化發展，從內容上分析，主要是由軟硬件設施以及數據資料組成，檔案管理人員的職責就是進行軟硬件使用以及數字資料的管理。因此，為了適應這一工作，需要樹立現代檔案管理觀念，尤其是正視信息化帶給城建檔案管理的挑戰，將其作為日常管理工作的重要內容。一方面，要結合城建檔案管理實踐，以信息化建設為主線，做好整體規劃，構建合理的實施步驟，保證整個信息化建設按部就班、循序漸進。另外，要將先進的信息技術與檔案管理系統相融合，構建信息化管理平臺，以數字化與信息化為重點，強化檔案管理效率的全面提高。（二）構建新型檔案管理模式，擴大現代化信息技術的應用范疇。新時期的城建檔案管理人員應充分認識到信息技術的優勢，以便最大化地發揮其應用價值，更好地服務于檔案利用。依托互聯網技術，加快檔案管理信息化建設，以電子化與數字化為方式突破傳統檔案管理模式的束縛，構建現代化城建檔案管理體系。具體講，要重視建立城建檔案電子信息數據庫，擴大資源整合力度，提高城建檔案開發與利用效率，從根本上推動城建檔案數字化建設的有序進行。（三）加大城建檔案信息化建設投入，保證發展的持續動力。為了加快城建檔案信息化發展進程，資金與資源的投入是根本，需要合理增加財政資金投入比例，擴大資源支持。信息化管理需要進行相關配套的不斷升級與更新，這是保證信息化價值的重要手段。因此，要將城建檔案信息化發展納入城市規劃，對其進行科學預算。另外，檔案管理人員要對檔案信息化建設的價值進行傳遞，促使管理層認識到其重要性，以便獲得更大的資金支持。在發展中，要提高資金利用率，避免出現浪費現象，保證配套配置科學合理。除此之外，要加強現代信息技術的推廣，防止資金使用不科學，這對提升城建檔案管理整體水平也具有很大作用。（四）積極完善法律法規，為信息化建設提供強大保障性支撐。對于新階段的城建檔案管理，要在遵循相關法律法規的前提下，以行業發展實際為前提，結合信息化環境，積極構建相適應的制度與規范，為信息化建設提供有力的法律依據，保證方向正確，強化指導作用的發揮，為信息化建設營造更加優質的環境。（五）加強檔案管理人員綜合素質培養，強化智力支撐的有效性。在城建檔案管理信息化建設中，人的作用至關重要。因此，檔案管理人員就成為制約信息化的重要因素。要落實以人為本的基本原則，首先，應結合整個工作實踐，重視加強檔案管理人員的再教育，組織專業崗位培訓，傳遞信息化建設的最新信息，落實信息化管理知識與技能培訓，保證其具有較高的專業技能與信息素養。其次，對于人才引進，需要將信息因素考慮其中，制定有效的招聘方案，引進檔案信息化管理專業人才。最后，為了更好地調動人員積極性，要制定科學合理的激勵機制，以期為城建檔案管理信息化建設提供強大的智力支撐。

立足新的發展時期，為了適應城市建設的飛速發展，城建檔案管理工作需要與時俱進，保證與城市發展的同步性。基于此，要以信息化時代為背景，將信息技術積極引入城建檔案管理實踐，將其作為城市發展不可忽視的內容，合理納入城市規劃，構建全新的檔案管理模式，建立現代化管理機制，在高素質人才的助力與指導下，切實提升城建檔案管理水平，為城市健康與穩定發展作出更大的貢獻。

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作者:葉淑儀 單位:東莞市工業和信息化局