縣級社保檔案信息化思考

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摘要：當前，隨著社會保障的全覆蓋催生了社保工作檔案的“井噴式”狀態，這對社保檔案的信息化提出了迫切要求。本文就縣級社保檔案工作存在的問題、發展的對策建議及信息化管理的意義等方面進行分析和探討，對新時期社保檔案的信息化建設具有一定的借鑒意義。

關鍵詞：縣級；社保檔案；數字信息化

社保檔案信息化管理就是通過運用現代信息技術，實施檔案數據庫建設，從而實現社保信息資源的規范管理和有效共享。就當前而言，社會保障的全覆蓋致使社保檔案數量劇增，而檔案內容分散繁多，載體又五花八門，傳統的管理方法已經很難適應工作要求；另一方面，人們對檔案信息的需求不斷增加，傳統檔案管理方法亦不能滿足這種需求，因此，社保檔案數字信息化建設迫在眉睫。

1當前縣級社保檔案信息化存在的問題

1.1信息化基礎設施配套不完善，經費保障不足。檔案信息化基礎設施主要包括硬件設備的配置、軟件系統的開發和檔案資料的信息化處理[1]。目前，檔案室的硬件配置主要存在兩方面的問題：一是配置不完善，只有基本的計算機、打印機等硬件設備；二是設備陳舊，計算機、打印機等多為其他科室淘汰或即將報廢的設備。在軟件系統開發方面，只重開發，而忽視了新舊軟件系統之間的兼容和信息資源共享的問題。檔案資源的信息化處理還停留在簡單的復制掃描層面，根本談不上深度加工和分析，信息化數據的更新維護也沒有及時跟進，同時經費短缺也是很重要的制約因素。1.2缺乏高素質信息化人才，服務意識不強。事業要發展，人才是關鍵。社保檔案的信息化建設和管理兩個方面，需要具有檔案管理經驗和現代信息技術的綜合性人才。目前縣級社保檔案管理人員基本上是由即將退休的老同志兼任，這些同志不僅缺乏檔案管理知識和現代信息技術處理能力，而且對信息化檔案管理的工作模式，管理理念等方面認識不足，他們通常習慣于傳統的人工筆錄、紙質保存等工作模式，這在很大程度上造成了社保檔案信息化建設水平的滯后。1.3檔案管理信息化水平滯后，服務質量不高。由于社會保險項目的不同，造成各業務部門所產生的資料信息，諸如個人基本信息、繳費數額、繳費年限、支付憑證、認定憑證、報銷票據等依然依賴傳統紙質檔案并分屬不同業務部門管理，一直未能實現集中管理。以隴西縣為例，雖然在2017年將部分檔案交付社保局檔案室保存，但僅僅只是對紙質文本實體材料的存放，其相關數據鏈接銜接不上，檔案整體信息化管理沒有實質性進展，無法在一個地方查詢到參保人完整的社保資訊，因此造成社保檔案信息化建設遠遠落后于人們對自身社保信息完整性的需求，從而影響了社保服務質量。

2社保檔案信息管理建設措施

2.1提升對檔案信息化建設的認識，配備專業人員和基礎設備。各級社保機構應配備熱愛檔案事業，有一定檔案專業知識和能夠熟練操作計算機的復合型人才。在嚴格執行檔案標準化工作程序的同時，能夠及時組織檔案信息化建設的各項工作，管理維護好本部門局域網、數據庫、軟件系統、網站、網絡設備，用好系統的各項功能，從而提高檔案工作效率，確保信息化系統安全穩定運行。配備電腦、快速掃描儀、打印復印等基本硬件設備，購置相關先進管理軟件，并做到及時更新，滿足社保信息智能化管理與安全在線服務的要求，實現社保檔案信息化管理建設與社保業務工作信息化建設同步發展。2.2按照標準化程序規范檔案工作流程，創建電子檔案系統。社保檔案信息化管理要嚴格依據國家技術標準《電子文件歸檔與管理規范》及相關法律法規執行，從建立數字檔案信息的前端元數據入手，制定出檔案資料接收、鑒定、整理、存儲、移交乃至管理、借閱、銷毀電子檔案等環節組成的一整套數字化工作流程。并有計劃的進行檔案全文數字化，以保證社保檔案信息的及時、完整、真實、有效、安全的歸檔入庫；同時做到收集、接收、整理、歸檔、錄入、查詢同步進行，建立社保檔案快速編目、信息自動檢索、資料快速統計；聯通局域網，創辦電子檔案系統，建立社保檔案信息數據庫，確保社保檔案信息接收、管理和利用的信息化、網絡化和規范化，實現檔案室與各科室業務數據的網上互聯，乃至全國各地間社保檔案信息的互通和資源共享。2.3做好檔案信息安全體系建設，加強設備監管維護。檔案信息安全是國家信息安全工作的重要組成部分，確保檔案信息安全，是檔案工作永恒的主題。在社保檔案信息化建設中加強信息安全管理，在保證數字檔案信息管理系統運行安全可靠的同時，建立健全社保檔案數字化、網站運行、數據庫管理等各項涉及檔案信息安全的規章制度。加強檔案信息網絡系統的管理，保障操作安全、數據安全、接入安全和應用服務安全。建立完備的檔案信息數據備份和災難恢復機制，確保檔案信息數據安全，嚴格執行《檔案館防治災害工作指南》中提出檔案信息的異質備份、異地備份等具體措施。在日常工作中，檔案管理員首先要高度重視網絡安全管理監管和電子設備硬件維護，采取設置訪問權限、身份識別等必要的技術手段，保障檔案管理系統網絡的正常運行，確保檔案信息安全建設工作的規范化和標準化。

3社保檔案信息化管理的積極意義

以社保檔案信息資源建設為核心，搭建起社保網絡建設平臺，快速實現相關部門間社保檔案信息資源傳遞和共享，使得社保檔案臺賬資料收集、整理、檢索、歸檔、查閱質量大幅提高，實現社保檔案信息處理利用資源數字化、信息管理標準化和信息服務網絡化，公民足不出戶就可通過社保信息公開平臺辦理相關業務，有利于提升社會保險公共服務水平，降低社保業務管理成本，推進社會保險事業可持續發展，讓社保檔案“記錄一生、保障一生、服務一生”的發展目標成為現實。

4結語

社保檔案信息化管理在社會保險事業的發展中起著極其重要的作用，是當前形勢下社保檔案管理現代化的重要標志。將社保檔案管理工作由傳統模式轉向信息化管理模式是當今社保事業向著科學化、現代化、信息化建設管理的必然之路。做好社保檔案信息化管理是進一步提升社保檔案服務功能，更好地滿足人民群眾對優質、高效、便捷的社會保險服務需求，實現社會保險業務經辦環節間的無縫對接，整體提升社會保障落實工作水平的重要保證。

參考文獻：

[1]達莉花.信息化條件下檔案安全管理對策[J].檔案2016（9）:62

[2]黃少芳、劉曉鴻、張俊芳.論高校檔案信息化與數字檔案館建設[J].中國地質教育2013（2）:76-79

作者:馬文彥 單位:隴西縣人力資源和社會保障局