圖書(shū)資料檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)

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摘要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和通信技術(shù)的高速發(fā)展，使我國(guó)信息化發(fā)展進(jìn)程逐漸加快，社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域的生產(chǎn)和生活方式也隨著信息化發(fā)生巨大改變。圖書(shū)資料檔案管理工作需要迎合時(shí)展的要求，創(chuàng)新和變革工作形式。筆者通過(guò)研究圖書(shū)資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，分析信息化管理在圖書(shū)資料檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)、當(dāng)前圖書(shū)資料檔案管理工作中存在的問(wèn)題、圖書(shū)資料檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理的有效策略，旨在提升圖書(shū)資料檔案現(xiàn)代化管理工作水平。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)資料；檔案；信息化管理

伴隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷拓展，圖書(shū)資料檔案管理工作積極應(yīng)用和融合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。圖書(shū)館需要履行社會(huì)責(zé)任，而高效的檔案管理工作是保證圖書(shū)館履行社會(huì)責(zé)任的重要基礎(chǔ)。圖書(shū)館需要積極以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支撐，重視檔案管理工作內(nèi)容和工作形式的轉(zhuǎn)變，提升檔案管理工作效能與工作優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。目前，諸多圖書(shū)館已經(jīng)意識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)及發(fā)展趨勢(shì)，開(kāi)始積極開(kāi)展信息化建設(shè)，但信息化檔案管理的應(yīng)用價(jià)值并沒(méi)有得到充分體現(xiàn)。針對(duì)圖書(shū)資料檔案信息化管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討，對(duì)促進(jìn)圖書(shū)館的現(xiàn)代化發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義。

1信息化管理在圖書(shū)資料檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.1信息化檔案管理模式能夠大幅提升檔案資料的應(yīng)用效率。由于受到傳統(tǒng)檔案管理體制和形式的影響，導(dǎo)致圖書(shū)館檔案管理工作效率低下。人工式檔案管理工作模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，檔案管理工作僅限于一般意義角度的管理，無(wú)法高效應(yīng)用檔案信息[1]。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展的形式下，網(wǎng)絡(luò)信息共享在諸多領(lǐng)域得到實(shí)踐，實(shí)施信息化建設(shè)和信息化管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的集成化管理，能夠?qū)⒅T多檔案信息資源盤(pán)活，為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，從而最大程度體現(xiàn)檔案的應(yīng)用價(jià)值。通過(guò)改變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，借助信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，提升檔案資料的應(yīng)用效率。1.2有利于公眾精神文明的發(fā)展。圖書(shū)館是社會(huì)大眾離開(kāi)學(xué)校后獲取知識(shí)和信息的重要渠道之一，但21世紀(jì)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展降低了人們對(duì)圖書(shū)館的使用效率。現(xiàn)階段，網(wǎng)路信息來(lái)源廣泛，種類(lèi)繁多，對(duì)圖書(shū)館造成了巨大沖擊。為順應(yīng)科技的進(jìn)步，圖書(shū)館在運(yùn)營(yíng)管理中加強(qiáng)信息技術(shù)投入，為圖書(shū)資源和讀者提供了良好的交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了二者的有效溝通，實(shí)現(xiàn)了信息的互通和處理[2]，最大程度促進(jìn)公眾精神文明建設(shè)。1.3有效保護(hù)紙質(zhì)資料檔案。以往的管理模式中，以出借紙質(zhì)資料檔案為主，其中不乏有一些年代久遠(yuǎn)、意義珍貴的資料在出借過(guò)程中造成磨損，維護(hù)和修復(fù)中也投入了大量人力、物力，造成稀有的圖書(shū)資料不得不封存。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，圖書(shū)館信息管理極大改善了這一弊端，滿足大眾對(duì)珍貴資源信息的需求，同時(shí)對(duì)原始檔案起到良好的保護(hù)作用。1.4有效減少人力成本。圖書(shū)館以巨大的館藏和資源量被大眾所需。傳統(tǒng)的圖書(shū)管理工作單調(diào)重復(fù)且效率較低下，需要投入大量人力。應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，大大提高了工作效率，較大程度改善了工作人員的工作環(huán)境，減少了人力成本[3]，整體提高了圖書(shū)館的運(yùn)營(yíng)效益。

2信息化建設(shè)在圖書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1管理人員信息化專業(yè)素質(zhì)較低。圖書(shū)館管理人員一般遵循國(guó)家的相關(guān)政策和制度規(guī)定，沒(méi)有較強(qiáng)的崗位意識(shí)，很多管理人員對(duì)專業(yè)知識(shí)技能，即檔案自動(dòng)化管理、檔案標(biāo)引、檢索、編研和復(fù)制等掌握并不牢固，只能滿足基本的現(xiàn)代化設(shè)備操作需求，使信息化技術(shù)不能在圖書(shū)管理工作中發(fā)揮最大作用。2.2未建立規(guī)范、與時(shí)俱進(jìn)的工作制度。規(guī)范的工作制度是圖書(shū)館良好運(yùn)行的基礎(chǔ)，圖書(shū)資料信息化管理發(fā)展的同時(shí)要完善相應(yīng)的工作制度。以往的制度要求在很多方面已經(jīng)無(wú)法解決工作人員當(dāng)前遇到的問(wèn)題，出現(xiàn)圖書(shū)資料收集及存儲(chǔ)范圍過(guò)載、資料流動(dòng)率下降、檔案材料不健全和信息化資料質(zhì)量較差等現(xiàn)象[4]。沒(méi)有完善與時(shí)俱進(jìn)的工作制度，不僅使工作人員的工作受到阻礙，而且影響圖書(shū)資料信息化管理的整體發(fā)展。2.3圖書(shū)資料檔案管理意識(shí)薄弱。管理工作是單位得以正常運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，是圖書(shū)館正常運(yùn)營(yíng)的核心基礎(chǔ)。很多圖書(shū)管理人員在傳統(tǒng)管理模式與信息化服務(wù)管理模式的過(guò)渡過(guò)程中缺乏認(rèn)識(shí)，以致在提升圖書(shū)資料信息化服務(wù)中出現(xiàn)意識(shí)淡薄等問(wèn)題，沒(méi)有形成規(guī)范的管理模式和機(jī)制。2.4圖書(shū)資料檔案管理觀念較為落后。圖書(shū)資料檔案管理觀念指引著圖書(shū)館的發(fā)展方向和速度，而現(xiàn)有的管理人員思想還停留在傳統(tǒng)管理模式中。隨著現(xiàn)有資料數(shù)量的不斷激增，管理工作不斷加大，原有的管理觀念加重了圖書(shū)館的運(yùn)營(yíng)成本。只有改變落后的管理觀念，與時(shí)俱進(jìn)，才能使圖書(shū)資料檔案管理工作順利進(jìn)行，才有利于圖書(shū)館的現(xiàn)代化發(fā)展[5]。

3圖書(shū)資料檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理的有效策略

3.1提升圖書(shū)檔案管理的信息化。目前，各圖書(shū)館已經(jīng)開(kāi)始積極開(kāi)展圖書(shū)館檔案管理的信息化建設(shè)，將檔案管理工作模式積極進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化融合；但是，由于信息技術(shù)等技術(shù)限制，很多檔案管理工作僅限于進(jìn)行檔案資料掃描、上傳和登記，信息化工作模式處于低級(jí)工作狀態(tài)，導(dǎo)致圖書(shū)檔案資料應(yīng)用效能大幅削弱。圖書(shū)檔案管理信息化，不僅僅局限于簡(jiǎn)單的資料上傳和統(tǒng)一管理，還需要靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，重視引用動(dòng)畫(huà)技術(shù)等新型技術(shù)，將檔案資料再加工，以紙質(zhì)檔案資料為基礎(chǔ)，形成符合檔案信息化管理形式的網(wǎng)絡(luò)資料，以圖文結(jié)合的形式呈現(xiàn)檔案管理的新?tīng)顟B(tài)，從而保證檔案資料管理的與時(shí)俱進(jìn)。3.2加強(qiáng)圖書(shū)館的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。圖書(shū)館屬于地方性事業(yè)單位，其發(fā)展和建設(shè)對(duì)地方經(jīng)濟(jì)具有一定的依賴性。為提升圖書(shū)館信息化管理的工作質(zhì)量，需要地方政府加大對(duì)圖書(shū)館現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的資金扶持力度，使圖書(shū)館相關(guān)建設(shè)工作的開(kāi)展能夠具備扎實(shí)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)[6]。中央財(cái)政統(tǒng)一撥付的財(cái)務(wù)制度為部分地區(qū)的圖書(shū)館建設(shè)提供良好的發(fā)展契機(jī)，圖書(shū)館應(yīng)基于自身的發(fā)展需求，加快申報(bào)建設(shè)資金，積極開(kāi)展信息化建設(shè)工作。地區(qū)的圖書(shū)館之間應(yīng)重視整合建設(shè)資源，通過(guò)集中力量建立能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)資源的優(yōu)質(zhì)分配。通過(guò)圖書(shū)館的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提升圖書(shū)館的人性化和個(gè)性化服務(wù)意識(shí)，最大程度為社會(huì)提供公共服務(wù)，從而提升圖書(shū)館經(jīng)營(yíng)管理的社會(huì)效益。3.3重視檔案信息資源共享。圖書(shū)館領(lǐng)域的檔案管理工作應(yīng)突破地域局限，以謀求圖書(shū)館共同發(fā)展作為發(fā)展和工作目標(biāo)，以網(wǎng)絡(luò)空間的無(wú)邊界化作為工作基礎(chǔ)，整合高校圖書(shū)館、科研圖書(shū)館、公共圖書(shū)館等檔案管理資料，從而保證檔案管理工作能夠形成統(tǒng)一的管理格局。目前，圖書(shū)館的檔案管理工作基本處于各自為政的管理狀態(tài)，檔案信息也處于割裂狀態(tài)，檔案資源難以最大程度發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值。在互聯(lián)網(wǎng)情境下進(jìn)行檔案資料和信息共享，可以為圖書(shū)館之間的檔案信息共享和交換提供途徑。圖書(shū)館的檔案管理工作需要重視檔案資料、信息共享，通過(guò)檔案信息的交互應(yīng)用，一方面能夠提升圖書(shū)館檔案管理工作效率，另一方面能夠提高檔案管理工作效能。3.4努力提高圖書(shū)資料檔案管理人員的工作水平。雖然信息化已經(jīng)步入圖書(shū)資料檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，但是依然需要人力資源的輔助。信息化不是取代人力，而是與人力配合，達(dá)到管理最優(yōu)的目標(biāo)。隨著圖書(shū)館信息化的發(fā)展，對(duì)管理人員提出了更高的要求，選拔、培訓(xùn)高素質(zhì)專業(yè)人員，使管理人員具備創(chuàng)新的工作意識(shí)和理念，掌握信息化服務(wù)平臺(tái)操作技能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)改正并實(shí)現(xiàn)自我完善。通過(guò)定期為圖書(shū)資料檔案管理人員之間提供交流、學(xué)習(xí)的平臺(tái)，提高管理人員學(xué)習(xí)的自覺(jué)性，為公眾提供優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)。3.5重視檔案管理信息化的安全管理。檔案管理信息化會(huì)將檔案信息置于相對(duì)開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，圖書(shū)館進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，需要提升自身的安全防范意識(shí)，重視檔案信息的安全管理，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案應(yīng)用制度。信息化工作形式需要建立與之相應(yīng)的電子檔案信息管理工作體系，通過(guò)檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范相關(guān)工作人員的工作行為。檔案管理工作人員需要通過(guò)身份認(rèn)證獲得操作權(quán)限，檔案數(shù)據(jù)的傳遞和使用都需要進(jìn)行安全加密[7]。為避免數(shù)據(jù)庫(kù)操作出現(xiàn)問(wèn)題影響數(shù)據(jù)安全，需要對(duì)整體數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行異地備份，并實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的同步化，從而保證檔案管理的安全。3.6建立檔案管理工作系統(tǒng)。為保障檔案管理工作的全面性，需要整合建立檔案管理信息化工作系統(tǒng)，將檔案管理模塊、檔案管理配置模塊涵蓋在內(nèi)，不同模塊設(shè)定相應(yīng)功能。管理模塊負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)導(dǎo)出以及數(shù)據(jù)收集、整理等工作，管理人員可以在系統(tǒng)中開(kāi)展工作，也可以進(jìn)入到系統(tǒng)內(nèi)部開(kāi)展相關(guān)工作，進(jìn)而融合檔案數(shù)據(jù)。檔案管理配置模塊需要整合機(jī)構(gòu)管理功能、視圖配置功能，以提升檔案管理工作的便捷性。值得注意的是，圖書(shū)館的檔案管理工作系統(tǒng)需要重視與圖書(shū)館其他工作系統(tǒng)的銜接，以保證圖書(shū)館內(nèi)部管理工作的有序開(kāi)展。

4結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)資料檔案信息化建設(shè)在檔案管理工作中占據(jù)重要地位。檔案管理人需要對(duì)自己進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，努力提高信息化專業(yè)知識(shí)技能，注入思維科學(xué)領(lǐng)域的最新研究成果，使信息化在圖書(shū)資料檔案管理中得到最大利用。檔案部門(mén)需要轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，規(guī)范工作制度，使檔案信息化管理能夠適應(yīng)時(shí)展，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者:羅慶紅 單位:廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院