人事檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建

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隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各項(xiàng)工作之中。隨著人事檔案查閱利用需求的不斷增長(zhǎng)，在人事檔案工作中引入基于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，也成為客觀需要。筆者所在的金華市檢驗(yàn)檢疫局，人員分為在編行政編制人員、在編事業(yè)編制人員、編外合同工、編外地方事業(yè)人員等4類。按人員屬性分為在崗人員、試用期人員、離退休人員等3類，按職務(wù)性質(zhì)分為公務(wù)員、行政工勤人員、事業(yè)單位管理人員、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員、事業(yè)單位工人、聘用人員等7類。目前市檢驗(yàn)檢疫局檔案利用內(nèi)容包括為組織人事工作提供憑證，以及為職工辦理落戶、社保、公證等出具相關(guān)證明。可以說(shuō)，人員組成十分非常復(fù)雜，檔案利用工作十分繁重。然而，一直以來(lái)市檢驗(yàn)檢疫局人事檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的工作方式方法，工作效率十分低下，難以滿足當(dāng)前對(duì)人事檔案利用的需求。因此開(kāi)發(fā)人事檔案信息化系統(tǒng)，提高人事檔案管理工作的效率、實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享、探索符合本單位實(shí)際需求的檔案信息化建設(shè)之路，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

1明確系統(tǒng)整體架構(gòu)

構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，必須明確系統(tǒng)的整體架構(gòu)。市檢驗(yàn)檢疫局在經(jīng)過(guò)調(diào)研的基礎(chǔ)上，明確在目前通用的人事工作系統(tǒng)與薪酬軟件開(kāi)發(fā)的平臺(tái)基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)，并明確系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用模塊化形式，包括檔案瀏覽、檔案更新、檔案查詢、檔案維護(hù)、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案輸出及其他自定義操作等模塊；系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)多種功能，如檔案更新模塊應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的修改、刪除、添加等功能，檔案查詢模塊應(yīng)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查詢和模糊查詢功能，檔案統(tǒng)計(jì)模塊應(yīng)實(shí)現(xiàn)按照職工文化程度、技術(shù)職稱、政治面貌、工資收入等條件進(jìn)行相關(guān)設(shè)置的功能，檔案輸出應(yīng)實(shí)現(xiàn)輸出個(gè)人檔案、集體檔案、人事卡片、單位名冊(cè)等的功能；實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成符合國(guó)家質(zhì)檢總局、金華市統(tǒng)計(jì)局等部門(mén)要求的各類報(bào)表功能，等等。

2建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

首先，系統(tǒng)審核人事檔案。審核內(nèi)容包括職工的出生日期、職務(wù)、籍貫、參加工作時(shí)間、政治面貌、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、資質(zhì)等信息，確保上述信息準(zhǔn)確無(wú)誤。其次，將經(jīng)過(guò)審核的電子人事檔案上傳至系統(tǒng)之中，據(jù)此建立起人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。需要注意的是，在日常工作中，職工很可能因職務(wù)變動(dòng)、工資調(diào)整、入黨等情況使得人事檔案內(nèi)容發(fā)生變化，這時(shí)候就要及時(shí)將最新的人事檔案材料上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)之中，動(dòng)態(tài)更新數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，確保數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案信息的準(zhǔn)確性。

3人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用成效

一方面，提升了人事檔案的利用效率。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了人事檔案的統(tǒng)一管理，有效提升了人事檔案的利用效率。如，可通過(guò)系統(tǒng)快速調(diào)閱人事檔案，及時(shí)掌握職工的政治表現(xiàn)、工作經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)水平、參加的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)等情況，為有效開(kāi)發(fā)利用人力資源提供支撐。再如，在薪酬改革中，可通過(guò)系統(tǒng)查詢職工的工資、崗位津補(bǔ)貼、獎(jiǎng)金、醫(yī)療包干費(fèi)、休假補(bǔ)貼等情況，據(jù)此科學(xué)制定相關(guān)改革措施，保障職工的個(gè)人利益。另一方面，提高了人事檔案管理的工作效率。第一，系統(tǒng)支持對(duì)人事檔案基本信息的增、刪、查、存、轉(zhuǎn)等操作，并具備檔案統(tǒng)計(jì)與打印等功能，還能自動(dòng)生成國(guó)家質(zhì)檢總局、金華市統(tǒng)計(jì)局等部門(mén)要求上交的各類報(bào)表，方便快捷；由于實(shí)現(xiàn)與人事工作系統(tǒng)的并軌，在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)可直接從人事工作系統(tǒng)中導(dǎo)入所需的人事信息，簡(jiǎn)化了工作程序。第二，系統(tǒng)具備自帶花名冊(cè)與登記表、統(tǒng)計(jì)圖表輸出、統(tǒng)計(jì)分析等強(qiáng)大功能，可以充分利用這些功能對(duì)人事檔案進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、管理，為單位制定決策、拓展業(yè)務(wù)、維護(hù)職工合法權(quán)益等提供數(shù)據(jù)支持。此外，由于人事檔案工作與人事工作具有較高的關(guān)聯(lián)度，下一步可探索將人事工作系統(tǒng)與人事檔案系統(tǒng)合并成同一個(gè)系統(tǒng)，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事資源的共享，降低系統(tǒng)維護(hù)成本，提高工作效率，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

作者:汪海英 單位:金華市出入境檢驗(yàn)檢疫局