民生檔案信息化工作思考

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一、深刻認(rèn)識(shí)民生檔案信息化建設(shè)的意義

民生檔案信息化就是以各館（室）藏民生檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)民生檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使民生檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。民生檔案信息化中的信息不僅限于民生檔案本身的記錄信息，還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。民生檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面，促進(jìn)民生檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播；另一方面，就是將民生檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不是孤立的，而是相互聯(lián)系、相互促進(jìn)的。因?yàn)椋裆鷻n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的民生檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的民生檔案信息化。檔案工作人員只有深刻認(rèn)識(shí)到民生檔案信息化建設(shè)的重要性，才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)認(rèn)真做好民生檔案信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作。

二、創(chuàng)新民生檔案信息化建設(shè)工作的途徑

民生建設(shè)的過(guò)程就是民生檔案的形成過(guò)程，這就決定了民生檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過(guò)程。從每一項(xiàng)民生工作的初始，直到此項(xiàng)民生工作結(jié)束的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門(mén)來(lái)實(shí)施的，這就大大增加了民生檔案建立的難度，民生檔案信息化管理就是提高民生檔案管理效率與效益的有效途徑。

1．更新檔案信息觀(guān)念。近年來(lái)，一部分民生檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)開(kāi)通了網(wǎng)上查詢(xún)等一系列網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化處理平臺(tái)。但是普及面還不夠廣，不能夠達(dá)到群眾的查詢(xún)利用需求。民生檔案部門(mén)必須敏銳地感受民生檔案信息的變化，積極主動(dòng)地去挖掘、收集、利用有利于檔案工作開(kāi)展的各種信息。必須創(chuàng)新檔案信息觀(guān)念，變檔案整理者、保管者為檔案信息開(kāi)發(fā)運(yùn)用者，從而更好地開(kāi)展檔案工作。通過(guò)接收、整理、掃描、錄入等方式方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿(mǎn)足普通百姓對(duì)民生檔案信息的需求。

2．整合檔案信息資源。民生檔案信息化建設(shè)的核心是民生檔案信息數(shù)字化。沒(méi)有數(shù)字化的檔案資源庫(kù)就是無(wú)水之源，沒(méi)有檔案資源數(shù)字化，檔案智能化服務(wù)、檔案信息網(wǎng)上傳遞就無(wú)從談起。它是民生檔案信息本身和支持檔案信息運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，必須積極創(chuàng)新，主動(dòng)挖掘、收集各種有價(jià)值的民生檔案信息，敏銳地感受民生檔案信息的變化。在量的積累上要達(dá)到一定高度，經(jīng)過(guò)整合之后才能普遍應(yīng)用于民生檔案資源建設(shè)。民生檔案信息不斷“數(shù)字化”是民生檔案工作追求的價(jià)值目標(biāo)，也是創(chuàng)新的基礎(chǔ)。要充分利用民生檔案管理系統(tǒng)這一平臺(tái)，加大對(duì)民生檔案門(mén)類(lèi)和檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案的全覆蓋。

3．創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。隨著檔案管理系統(tǒng)這一平臺(tái)的完善成熟，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來(lái)越廣，服務(wù)方式也應(yīng)隨著形勢(shì)的變化不斷創(chuàng)新。一是充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開(kāi)展民生電子檔案在線(xiàn)查詢(xún)借閱服務(wù)，減少實(shí)體檔案的取放，增加檔案的壽命；二是改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，對(duì)民生檔案信息資源加以分類(lèi)、提取、分析、加工，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動(dòng)服務(wù)，以滿(mǎn)足利用者對(duì)民生檔案信息的不同需求；三是依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件與民生檔案的無(wú)縫對(duì)接，縮短民生檔案形成期限，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地服務(wù)大眾。加快推進(jìn)民生檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

4．拓寬人才培養(yǎng)途徑。要有針對(duì)性地培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又掌握民生檔案分類(lèi)整理的專(zhuān)門(mén)人才，使之能熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)整理、歸檔和查詢(xún)各門(mén)類(lèi)民生檔案，用以提高服務(wù)效率和質(zhì)量。檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)信息知識(shí)，提高信息能力，掌握民生檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面的知識(shí)。現(xiàn)代的檔案工作者，不再是以往的檔案管理員，必須具有創(chuàng)新意識(shí)和科研能力，創(chuàng)造新知識(shí)信息，努力培養(yǎng)自身具有更深層次、更高的綜合素質(zhì)。現(xiàn)代的檔案人員，應(yīng)由一般的管理者變?yōu)槊裆鷻n案信息專(zhuān)家，從傳統(tǒng)的檔案“保管者”變?yōu)槊裆鷻n案信息資源的“管理者和傳播者”。

作者:高東輝 單位:洮南市社區(qū)服務(wù)管理中心