貨幣資金內(nèi)部控制現(xiàn)狀探討

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摘要:貨幣資金管理是企業(yè)生存、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的基礎(chǔ)，貨幣資金的流動(dòng)性最強(qiáng)，其風(fēng)險(xiǎn)也相對(duì)較高。為了降低、避免貨幣資金管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)該建立一套完整的貨幣資金內(nèi)部控制制度，達(dá)到對(duì)貨幣資金事前防范、事中監(jiān)控和事后評(píng)價(jià)的目的，提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)營(yíng)狀況。

關(guān)鍵詞:企業(yè);貨幣資金;內(nèi)部控制

貨幣資金收入與支出業(yè)務(wù)是公司關(guān)鍵活動(dòng)之一，公司能否健康正常有序運(yùn)行，取決于公司是否建立嚴(yán)格完善的內(nèi)部控制制度。文章通過(guò)對(duì)SM公司的貨幣資金收入與支出業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出貨幣資金內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀中存在的主要問(wèn)題，針對(duì)存在的問(wèn)題提出優(yōu)化設(shè)計(jì)方案。確保真實(shí)有效的貨幣資金收入與支出業(yè)務(wù)，防止發(fā)生員工串通舞弊。銷售業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制確保了貨幣資金收入與支出業(yè)務(wù)過(guò)程中的授權(quán)、審核等環(huán)節(jié)能夠按照相應(yīng)的規(guī)范執(zhí)行，防止構(gòu)成虛假貨幣資金收入與支出業(yè)務(wù)，進(jìn)而影響公司的正常生產(chǎn)運(yùn)行。通過(guò)對(duì)SM公司銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析并提出優(yōu)化方案，這對(duì)于類似具有一些管理制度和管理經(jīng)驗(yàn)卻沒(méi)有規(guī)范銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的公司，具有很大的參考意義。

一、貨幣資金內(nèi)控控制現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析

(一)貨幣資金內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)不夠全面具體

公司并沒(méi)有建立完整的貨幣資金監(jiān)管制度，目前對(duì)貨幣資金關(guān)注的程度僅僅局限于安全保管資金，并沒(méi)有對(duì)資金的流入環(huán)節(jié)、流出環(huán)節(jié)做進(jìn)一步細(xì)化與規(guī)范，具體表現(xiàn)為:1．內(nèi)控制度缺乏全面性，公司僅對(duì)現(xiàn)金、銀行存款、承兌等使用和保管方面提出制度要求，但是對(duì)于收款窗口的現(xiàn)金、刷卡、代金券等具體實(shí)施細(xì)節(jié)沒(méi)有詳細(xì)規(guī)定與細(xì)化，實(shí)際操作流程中存在關(guān)鍵控制點(diǎn)未被識(shí)別與關(guān)注的情況。2．內(nèi)部控制缺乏深度性，目前僅僅關(guān)注現(xiàn)金與銀行存款的賬實(shí)是否一致，未關(guān)注現(xiàn)金與銀行存款的收支細(xì)節(jié)管控;在實(shí)際工作中出納僅僅關(guān)注所支付的審批手續(xù)是否齊全，忽視審批的真實(shí)性及審批環(huán)節(jié)的流程控制。3．沒(méi)有建立完善的內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督機(jī)制。

(二)貨幣資金內(nèi)部控制職務(wù)分工不清

不相容職位未分離，對(duì)于出納原則上是管錢不管賬，公司存在的情況是既操作資金的流轉(zhuǎn)，同時(shí)負(fù)責(zé)記賬，可能存在著賬面科目銀行卡與實(shí)際使用銀行卡不符的情況，也可能存在一個(gè)會(huì)計(jì)科目下實(shí)際存在好幾個(gè)銀行卡的情況，這都存在舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。操作系統(tǒng)在權(quán)限范圍設(shè)置時(shí)存在弊端，在一定程度上給出納設(shè)置權(quán)限，但是存在個(gè)別出納享受既登記憑證，又記賬的權(quán)限，原則上負(fù)責(zé)登記憑證的出納人員，不應(yīng)享有記賬與反結(jié)賬的權(quán)限，這樣造成在結(jié)賬后存在返賬修改的舞弊行為。

(三)貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)節(jié)需要完善

1．現(xiàn)金收入與支出環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題(1)現(xiàn)金收入環(huán)節(jié)對(duì)已取得的貨幣收入未及時(shí)入賬，和核對(duì)銀行流水與操作系統(tǒng)賬務(wù)處理時(shí)，發(fā)現(xiàn)部分銀行流水未記賬的情況。收據(jù)管理不完善。沒(méi)有專人負(fù)責(zé)收據(jù)的分發(fā)與收回，沒(méi)有設(shè)置崗位對(duì)收據(jù)進(jìn)行抽查審核，收據(jù)的存根聯(lián)不連號(hào)。收款核算流程存在弊端，商城當(dāng)天結(jié)算的小票收入并不是當(dāng)日入賬，而是先傳遞到銷售內(nèi)勤人員核對(duì)，時(shí)間周期大約2～3天，這造成不能及時(shí)入賬，無(wú)法核對(duì)當(dāng)日收入與操作系統(tǒng)賬務(wù)處理是否一致。(2)貨幣資金支出環(huán)節(jié)并未嚴(yán)格執(zhí)行貨幣資金支出業(yè)務(wù)的規(guī)定程序:有的付款手續(xù)并未完備，在核對(duì)憑證時(shí)，發(fā)現(xiàn)付款憑證后未付相關(guān)的付款手續(xù)等。2．銀行收入與支出環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題(1)銀行賬戶管理未定期去公司的基本戶銀行戶調(diào)取公司相關(guān)銀行賬戶信息，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)公司的不正常賬戶。目前通過(guò)去基本戶調(diào)取相關(guān)信息并一一排查，存在未在銀行備案的賬戶，這樣將影響公司稅務(wù)信用等級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo);發(fā)現(xiàn)存在開(kāi)立未使用的賬戶，了解到是為給銀行幫忙，做任務(wù)，后期并未及時(shí)注銷此類賬戶，造成此類賬戶由于長(zhǎng)時(shí)間不用變成僵尸戶，對(duì)公司開(kāi)立新的賬戶，公司注銷賬戶都造成了影響。發(fā)現(xiàn)存在非財(cái)務(wù)人員去銀行開(kāi)立本公司賬戶的例子，經(jīng)向銀行了解，賬戶預(yù)留的印鑒非公司真正的印鑒，盜用公司的信息開(kāi)立賬戶的嫌疑。(2)銀行付款審核發(fā)現(xiàn)公司的銀行轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)缺乏第二方或第三方審核通過(guò)的權(quán)限設(shè)置，每個(gè)出納每個(gè)盾可以轉(zhuǎn)賬的資金無(wú)規(guī)定額度，這樣存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。另外發(fā)現(xiàn)在支付服務(wù)費(fèi)時(shí)僅僅由資金經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)相關(guān)主管審核，經(jīng)理無(wú)法了解每一個(gè)具體業(yè)務(wù)，每一筆服務(wù)費(fèi)是否準(zhǔn)確，這樣如果申請(qǐng)人計(jì)算錯(cuò)誤服務(wù)費(fèi)，經(jīng)理其實(shí)也是發(fā)現(xiàn)不了的。

(四)貨幣資金內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制需改進(jìn)

沒(méi)有制定本部門的自我監(jiān)督的管理辦法，也未將監(jiān)督結(jié)果與員工的考核聯(lián)系起來(lái)。并未設(shè)置內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，公司應(yīng)該定期對(duì)貨幣資金收支業(yè)務(wù)進(jìn)行全面審查、核實(shí)業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)部門和相關(guān)人員的職責(zé)，檢查授權(quán)權(quán)限審批手續(xù)是否嚴(yán)格按照公司的相關(guān)制度執(zhí)行，是否存在不相容職務(wù)交叉的情況。沒(méi)有制定公司內(nèi)部員工舉報(bào)激勵(lì)機(jī)制，員工投訴平臺(tái)，即使員工發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，也不知道該通過(guò)何種渠道向領(lǐng)導(dǎo)反映問(wèn)題。

二、貨幣資金內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

針對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制總體設(shè)計(jì)的薄弱環(huán)節(jié)，我們應(yīng)該完善公司的貨幣資金管理制度、強(qiáng)化資金監(jiān)督控制和推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化等方面，做一些探索和改進(jìn)，通過(guò)各項(xiàng)管理措施的實(shí)施，形成較為全面的資金管控機(jī)制。

(一)完善貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境

一方面，實(shí)施組織機(jī)構(gòu)控制是對(duì)公司的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置與職務(wù)分工的有效控制，主要體現(xiàn)在不相容職位分離和組織機(jī)構(gòu)相互控制方面。填制發(fā)票崗位與復(fù)核發(fā)票崗位應(yīng)該分離;記錄應(yīng)收賬款崗位與復(fù)核應(yīng)收賬款崗位應(yīng)該分離等;接受顧客訂單崗位和審核訂單崗位應(yīng)該分離;編制發(fā)貨通知單崗位與發(fā)出貨物崗位應(yīng)該分離;辦理退貨崗位與記錄退貨賬務(wù)處理崗位相分離。

(二)完善貨幣資金職務(wù)分工控制

職務(wù)分工控制是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)性控制，直接決定內(nèi)部控制制度的有效性。職務(wù)分工要求不兼容的職務(wù)應(yīng)該分離，各個(gè)崗位有其明確的職責(zé)，以便各個(gè)崗位之間能形成有效的相互聯(lián)系，相互制約機(jī)制?，F(xiàn)金的收入、支出和保管只限于現(xiàn)金出納人員負(fù)責(zé)辦理，非現(xiàn)金出納不得經(jīng)管現(xiàn)金。出納人員不得兼任稽核崗，不得登記現(xiàn)金及銀行日記賬，可以根據(jù)需要登記現(xiàn)金、銀行備查賬。銀行票據(jù)保管人員不得兼任財(cái)務(wù)專用章保管人員;銀行制單盾、復(fù)核盾須有兩人保管。

(三)優(yōu)化貨幣資金內(nèi)部控制活動(dòng)

1．貨幣資金收入環(huán)節(jié)核對(duì)貨幣資金是否賬實(shí)相符，規(guī)范收據(jù)管理辦法，將收據(jù)的發(fā)放、回收專門控制起來(lái)，領(lǐng)取收據(jù)時(shí)注明領(lǐng)用人員姓名及收據(jù)編號(hào)，出納人員領(lǐng)用新的空白收據(jù)需用已經(jīng)用完的收據(jù)換取，同時(shí)需要強(qiáng)調(diào)的是出納人員需留存收據(jù)存根聯(lián)以備后期審核，并定期或不定期抽查核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的舞弊。改進(jìn)收款核算流程，前文已經(jīng)介紹，當(dāng)天結(jié)算的小票收入并不是當(dāng)日入賬，不能及時(shí)核對(duì)當(dāng)日的收入與賬面收入是否一致，因此建議核算中心對(duì)此核算流程經(jīng)過(guò)詳細(xì)的了解與考量后改變核算流程。2．貨幣資金支出環(huán)節(jié)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行貨幣資金支出業(yè)務(wù)的規(guī)定流程:支付申請(qǐng)—支付審批—支付復(fù)核—辦理支付。審核相關(guān)的付款手續(xù)是否完備，是否符合公司制定的審批權(quán)限，及時(shí)登記貨幣資金日記賬。3．貨幣資金保管環(huán)節(jié)嚴(yán)格在規(guī)定的范圍內(nèi)支付現(xiàn)金，超過(guò)規(guī)定范圍的，通過(guò)銀行劃轉(zhuǎn)進(jìn)行結(jié)算。現(xiàn)金出納與銀行出納每天下班前向部長(zhǎng)報(bào)當(dāng)日資金日?qǐng)?bào)，同時(shí)核對(duì)貨幣資金收支結(jié)存數(shù)，確保賬實(shí)相符。如果賬實(shí)不符，于當(dāng)天查出原因。月度終了，由出納與核算會(huì)計(jì)對(duì)其負(fù)責(zé)的銀行賬戶核對(duì)各銀行存款余額，如果存在未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)編制余額調(diào)節(jié)表，如果調(diào)節(jié)不符，應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。收款窗口收到銀行承兌匯票時(shí)，應(yīng)及時(shí)交給現(xiàn)金出納，現(xiàn)金出納對(duì)承兌匯票要登記備查賬，逐筆登記票據(jù)號(hào)碼、金額、到期日等信息，以保證票據(jù)在有效期內(nèi)正常兌現(xiàn)。銀行承兌匯票應(yīng)在每月終了與備查賬和應(yīng)收票據(jù)明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，保證賬票一致。原則上只收取第一手的銀行承兌匯票，對(duì)于多手承兌匯票，要求上手背書(shū)公司必須和集團(tuán)公司存在業(yè)務(wù)往來(lái)，且應(yīng)收賬款余額為借方余額。原則上公司不收取商業(yè)承兌匯票。4．建立監(jiān)督機(jī)制嚴(yán)格的檢查監(jiān)督是保證控制制度有效落實(shí)的有力保障，公司的監(jiān)督機(jī)制可以從內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩方面進(jìn)行。內(nèi)部監(jiān)督方面:公司設(shè)置內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，公司應(yīng)該定期對(duì)貨幣資金收支業(yè)務(wù)進(jìn)行全面審查、核實(shí)業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)部門和相關(guān)人員的職責(zé)，檢查授權(quán)權(quán)限審批手續(xù)是否嚴(yán)格按照公司的相關(guān)制度執(zhí)行，是否存在不相容職務(wù)交叉的情況;制定公司內(nèi)部員工舉報(bào)激勵(lì)機(jī)制，公司員工可以通過(guò)匿名的方式向公司直接投訴，可以設(shè)置專門的電話溝通渠道，或者建立特定的投訴郵箱，也可以通過(guò)微信平臺(tái)向經(jīng)理反映問(wèn)題，在經(jīng)過(guò)調(diào)查后，給予舉報(bào)員工一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。外部監(jiān)督方面:建立內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，公司可以通過(guò)審計(jì)部對(duì)公司的貨幣資金收支業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制進(jìn)行檢查、評(píng)估、分析，針對(duì)內(nèi)部控制現(xiàn)狀提出問(wèn)題，并給予相應(yīng)的解決措施，從而指導(dǎo)公司如何完善該業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)部控制。

三、結(jié)語(yǔ)

對(duì)論文所涉及的貨幣資金收支流程進(jìn)行細(xì)心觀察，通過(guò)面對(duì)面的訪談法，直接了解內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀，財(cái)務(wù)部門的崗位分工;指出該公司在銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方面存在問(wèn)題，主要表現(xiàn)為不相容職位沒(méi)有分離，缺乏監(jiān)督管理部門、風(fēng)險(xiǎn)管理滯后。由于存在一定的局限性，文章僅僅研究的是內(nèi)部控制活動(dòng)中的貨幣資金收支業(yè)務(wù)，并沒(méi)有涵蓋內(nèi)部控制的所有內(nèi)容，也沒(méi)有涉及公司的方方面面，所以存在著不足之處。在未來(lái)的研究中，我們可以在此基礎(chǔ)上對(duì)公司進(jìn)行更加深入的研究，可以在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行深入分析，探討這些信息系統(tǒng)在工作中具體應(yīng)用，并將工作中所需的信息加以整合和處理，提高工作效率。

參考文獻(xiàn):

［1］任春華．小企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)［J］．會(huì)計(jì)之友，2013(24):95－96．

作者：趙靜 單位：駝人控股集團(tuán)有限公司