淺談多校區學生學籍管理措施

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摘要：本文從學校學籍管理工作的范圍及其重要性入手，結合所在學校多校區學籍管理現狀，就做好多校區學籍管理工作及相關問題進行了探討。

關鍵詞：高等學校；多校區；學籍管理

目前，我國許多學校存在多校區的運行模式。面對多校區運行模式，如何做好學籍管理工作，是擺在所有學籍管理人員面前的一個值得思考的問題。本文結合我校的實際，對多校區學籍管理問題作如下探討。

一、學校學籍管理的現狀及單一校區學籍管理優勢

學籍管理模式根據辦學規模的不同，大致可分為院校直接管理和校院兩級管理兩種基本模式。院校直接管理模式是指學籍管理只設院校一級管理部門，不再設下一級管理部門，這種模式在學生人數少、學歷層次單一的院校比較普遍。校院級管理是指學籍管理設兩級管理部門，通過業務隸屬共同做好學籍管理工作。目前，我國院校學籍管理多采用校院兩級管理的模式。隨著教育規模的擴大，社會對學校人才培養目標的要求也由精英時代的統一模式向個性化轉變，學籍管理單純依賴傳統意義上的手工管理很難保證管理的效度。上世紀90年代初，各學校紛紛將計算機管理手段引人到日常管理中。近幾年，隨著學校管理手段信息化程度的不斷提高，使學籍集中管理成為可能，并逐漸成為必需。

單一校區的學籍管理的優勢主要表現在是專人管理，為學籍管理數據的準確性提供了基礎。具體表現如下：

第一，便于發現問題。單一校區的學籍管理集中在學籍管理部門的專職學籍管理人員。作為學籍管理人員，都會定期提取學籍信息進行審核。面對數萬條學籍信息，靠逐條查找是不可能發現問題的，只有通過不同口徑下的查詢、不同條件下的統計才可能發現問題。、匕如，某次提取學籍數據時發現和記錄數據不符，某次做氛計時兩種條件下兩次統計結果不一致等等。

第二，便于解決問題。學籍管理人員的常規工作就是做好日常的學籍異動及相關數據統計，即學生的休、復、轉、退、升降級等工作。學籍管理人員時時都在面對不同學業情況的學生，并與數字打交道，將工作做好、保證數據準確，是學籍管理工作的重點，這一點在教務管理軟件應用還不是完善階段尤為重要。學籍管理人員每天都應從系統上通過提取、匯總、統計等多種方式清點人數，審查學籍信息。如同工人師傅干久了同一項工作就生出經驗、掌握技術一樣。專人管理技術的優勢就體現在問題出現了，能很快找出原因，在下次做同樣操作時管理人員就會格外注意，盡量避免再次出現同樣的錯誤。在我校綜合教務系統調試階段，就出現過丟失記錄的現象。由于是專人管理，每次出現問題我們都能很快發現，并利用備用庫核對、追加，及時補救，沒有給其他部門的工作帶來影響。

第三，凸現學籍管理的統一性。學籍管理工作是一項系統工作，是一項集政策與服務于一身的工作，它是由很多個獨立且又統一的工作環節構成。在單一校區，學籍管理人員同處一室又各有分工，這一模式高效率地實現了學籍管理工作的全部職責，它一方面避免了工作中相互推誘等不良現象，另一方面又在統一科室中實現相同的管理目標。在某種意義上，同一校區的就像一個小家庭，他們同居一室，各有分工，完成共同的工作中的不同細節，小家庭要做好同一件事很容易實現。

二、多校區的出現及引發的學籍管理問題

我國大學多校區產生的起因是高等教育的大發展，是我國高等教育綜合化和大眾化的必然趨勢和結果。目前我國高等學校多校區主要由院校合并及興建新校區而形成，許多院校進行著一校多區的辦學實踐，這對原有的學校管理模式提出了新課題，以往單一校區的管理模式能否在一校多區的現狀下順利運行并力求實現高質量和高效率，是擺在眾多高校領導和管理工作者面前的一個巫待解決的問題，就本文涉及的學籍管理而言，不可避免地會引發出一些問題。

上面我們已經提到，多校區的產生主要有兩種原因，一是院校合并，二是興建新校區。多校區的出現勢必導致學校的管理分散。多校區引發的學籍管理問題首先是管理分散與政策執行尺度統一。對于因院校合并形成多校區的高校，這一問題尤為突出。首先，原來兩個甚至于多個獨立院校合并成一所大學，一經合并，在同一培養層次上，應該執行同一學籍管理規定，并掌握相同的執行尺度，但由于原有多校情況不同，做到這一點需要一個過程;其次，學籍管理直接面對學生、教師及家長，在高校大力開展教學改革，提倡多層次培養人才的今天，學籍管理的服務職能更加突出，時時刻刻地體現在日常工作中。學籍管理人員應當奉行“以人為本”的服務理念，做到“管理育人、服務育人”。再次，一所大學的各類證明證書統一管理、各類數據統一上報，這是管理中必須堅持的原則。分散管理使這些本來操作簡單的具體工作復雜化了，網絡版的教務管理軟件在多校區如何實現數據的唯一性、準確性?如何實現了數據共享?學校中更多部門關注并依賴該系統提供的數據做具體工作，解決實際問題，這是我們管理者引進軟件時期望達到的目的之一。如果數據是不準確的，那高校就沒法實現引進這樣一套系統提高管理水平的初衷。

由上可見，多校區的出現，對高校原有運行模式和管理是一種考驗。

三、做好多校區學籍管理工作的幾點建議

基于以上分析，筆者認為，要做好多校區學籍管理工作，必須著力做好以下幾個方面工作。

第一，加強業務培訓，實現政策執行尺度的統一。實現政策執行尺度一致，需要管理人員對相關政策有準確理解和掌握，只有諳熟有關政策，才能做好政策的執行人。因此，加強學籍管理人員的業務培訓越發重要。各高校都按照教育部《普通高等學校學生管理規定》制定了一套符合本校實際情況的學籍管理實施細則。通過培訓，使管理人員了解相關法律法規，掌握本校相關管理文件，熟悉本職業務，逐漸成長為一名好的政策執行人。對于那些因院校合并產生的多校區學校，加強對來自不同校區的學籍管理人員的業務培訓更為迫切。

第二，強化“以人為本”的管理理念。學籍管理中的“以人為本”多體現在為學生服務上。由于校區問題，有些工作的周期勢必加長，在某種意義上，削弱了服務。針對這一問題，一方面要進一步規范學籍管理工作流程，盡可能簡化辦事程序;另一方面要充分利用網絡克服地域問題，提高管理的時效；此外，學籍管理人員要在布置具體工作時，充分考慮到多校區問題，提前做好預案，充分在各項工作體現“以人為本”的管理理念。

第三，明確分下，責任到人。在同一校區時，學籍管理人員在同一科室辦公，工作一般按類劃分，同一件工作的出處保持唯一。多校區的出現，我們不得不考慮到距離問題，有些工作可以簡單地用“條塊”管理劃分，學籍管理卻無法實現簡單的“條塊”管理。如果必須用“條塊”管理來劃分的話，必須是“條塊結合，時而以條為主，時而以塊為主”。

日常學籍處理和一般證明管理“以塊為主，以條為輔”，兩個校區同時做，并對本校區負責。日常學籍處理各自分別做，一般的證明如在學證明、退學證明、退檔證明等同時開具，用編號加以區分。由于學籍處理對應的是同一個學籍庫，因此，除了要求管理人員做事仔細認真、做好日常記錄外，還需要在業務的隸屬關系上作明確規定，即多校區的學籍管理人員之間并不是相互獨立的關系，而是相互聯系的整體，在業務工作上，校本部學籍管理部門可以對分校區學籍管理人員直接下達指令，各校區領導應給予支持。

學生信息人庫、學籍信息上報、證書印制、新生電子注冊、畢業生學歷注冊、一些長效性證明及證書的管理工作“以條為主，以塊為輔”。學生信息人庫、學籍信息上報、證書印制、新生電子注冊、畢業生學歷注冊等工作均需專人來做，但是這些工作的準備工作及數據信息的審核等則需各校區學籍管理人員共同來做。對于長效性證明及證書的管理，涉及相關法律法規的嚴肅性和編號問題，這類證明、證書在不同的校區單獨編號顯然不妥，必須有統一的出口。為解決好這類問題，還需要我們在管理中完善辦事周期，用規范的辦事流程來提高工作效率。

第四，定期溝通，加強交流。學籍管理工作是一項嚴肅的工作，不允許由于地域的原因各行其是。對于多校區學籍管理工作而言，定期的溝通顯得尤為重要。在教務管理系統中，多校區會使數據庫無形的分割，形式上是各校區分工負責管理，但是學籍庫、成績庫是無法也不可能按照地域、學院分割開的，學籍管理必須堅持統一管理。所以，學籍管理人員的定期溝通很重要。定期溝通，不僅可以避免不經意出現的問題，將問題解決在萌芽狀態，還可以提高學籍管理的效能，實現學籍信息及時準確，為其他教學管理工作提供更為有效的數據依據。