城建檔案管理信息化建設解析

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【摘要】近年來，隨著我國經濟的迅速發展，信息資源已經成為各個領域以及各個行業在生產與生活過程中的重要組成部分。尤其是對于城市建設領域來說，其城建檔案作為城市信息資源的集中點，在城市建設及管理過程中所發揮的實質性作用是不可替代的。那么，如何在信息化社會不斷發展的今天，實現對城建檔案的有效管理，成為相關部門需要思考的問題。基于此，本文對城建檔案管理的信息化建設進行研究。

【關鍵詞】新時期；城建檔案管理；信息化建設

隨著城市化建設的快速發展，城市整體功能的構建愈發完善。在此情況下，城建檔案管理工作的順利開展顯得尤為重要。但對于傳統方式下的城建檔案管理工作來說，其工作流程比較繁瑣、工作內容比較復雜，這就導致城建檔案管理工作的難度增加。而城建檔案的信息化管理工作，不僅能夠縮短工作流程、簡化工作內容，也能夠實現電子化的記錄方式，進而為檔案管理的安全性提供了重要保障。

一、城建檔案信息化管理過程中存在的問題

（一）管理意識不高的問題。在開展城建檔案管理工作的過程中，檔案的信息化管理主要是為了簡化相關管理人員的工作內容與工作流程，但也正是因為如此，相關管理人員在實際管理的過程中出現了過度依賴信息化系統、對待工作不認真的現象，導致城建檔案管理工作出現錯誤的概率直線上升。在這種管理意識嚴重匱乏的工作環境下，相關管理人員非但沒有對其加以重視，反而繼續對傳統方式下過于棘手的管理模式進行應用，這便造成了檔案管理工作難度的增加。由于傳統管理觀念下的檔案管理工作并不能滿足現代化社會發展的實際需求，導致檔案管理工作在實際開展的過程中出現了不斷受挫、不斷落后的現象，進而阻礙了檔案管理的可持續發展。（二）管理系統過于簡單的問題。對于傳統方式下的城建檔案管理工作來說，其主要是利用人工操作的方式對城建圖紙與相關資料進行合理編整及歸納，這種方式不僅會浪費大量的人力、精力與物力，還會拖慢整個管理工作的進度，甚至會因管理失誤而達不到預期的管理效果。比如，在利用傳統方式對城建檔案進行管理的過程中，相關管理人員需要以首字母為依據進行排版，這種排版及管理的方式雖然看起來比較簡單，但若是想要實現對城建圖紙的有效查閱，需要浪費大量的時間進行查詢。這不僅會降低檔案信息化管理的管理效率，也會加大管理難度，進而阻礙了城建檔案管理的可持續發展。（三）管理人員素質過低的問題。在對城建檔案進行信息化管理的過程中，相關部門除了要對檔案管理的效率進行有效提升外，還應對相關管理人員的自身素質進行強化。但是就目前來看，相關管理人員在實際管理的過程中不僅存在工作上的疏忽，在個人素質以及綜合素質的問題上也存在著比較嚴重的缺失。比如，部分管理人員在實際工作的過程中并沒有對檔案管理工作加以重視，也沒有對其進行細致化管理，這就導致檔案管理工作的出錯率越來越高，這不僅會對城建檔案管理的可持續發展造成影響，也會因態度不認真而導致檔案整理與管理工作達不到管理要求，進而造成了管理效率與管理質量的直線下降，最終影響了城建工作的順利開展。

二、城建檔案管理信息化建設的相關措施

（一）對新型的檔案管理理念加以重視。對于城建檔案的管理系統來說，其在實際使用的過程中主要由軟硬件設施和相關數據資料組合而成。其中，軟硬件設施是通過外部購買所得，而相關數據資料則是城建檔案管理工作中需要重點關注的核心內容，這便需要相關管理人員在實際管理的過程中，既要對其進行悉心建設，也要對其進行日常維護。在此情況下，要想適應現代化社會不斷發展及變遷的實際需求，相關管理人員就必須要樹立正確的新型檔案管理理念，并在加大重視力度的同時對城建檔案的信息化管理保持積極的管理態度。首先，相關管理人員應結合實際情況，在滿足檔案管理信息化建設需求的基礎上，對其總體規劃進行合理制定，并制定出較為合理的實施步驟，以確保所構建出的城建檔案管理信息化系統能夠以循序漸進為主要管理原則進行有效管理。其次，相關管理人員應根據實際需求結合現代化信息技術手段對城建檔案管理平臺進行有效構建，并加大對檔案管理信息化建設與數字化建設的推進力度，以確保能夠實現對城建檔案的信息化管理。（二）對管理人員的綜合素質進行有效提升。對于城建檔案管理工作來說，管理人員是實現對檔案管理進行信息化建設的關鍵性因素之一。所以，要想促進城建檔案的信息化管理，就必須要在實際管理的過程中對管理人員的實質性作用進行充分發揮，并以“以人為本”為主要管理理念對檔案管理人才的培養戰略進行有效實施。但是對于城建檔案管理的信息化建設來說，它雖然對原本過于傳統的檔案管理模式進行了有效改變，但對于相關管理人員的管理要求卻愈發嚴格。所以，相關部門應制定相應的措施對管理人員的綜合素質進行提升：首先，相關部門應根據實際情況結合實際需求對現有的相關管理人員開展二次教育工作，并定期利用開會或是演講的方式對相關管理人員實施崗位培訓，同時也要對檔案管理人員所具備的信息化管理知識與管理技能進行有效培訓，以確保檔案管理人員都能夠具備高質量的信息化管理技能與管理知識，進而為城建檔案的信息化管理提供保障。其次，相關部門應對相應的招聘企劃進行合理制定，并引進檔案信息化管理的專業人才，同時也要有計劃地對人才培養方案進行合理制定。最后，相關部門應結合檔案管理的實際需求，對相應的激勵政策進行合理制定，以確保能夠對檔案管理人員的工作積極性與工作熱情進行有效提升，進而起到鼓舞的作用，最終為城建檔案管理的信息化建設提供保障。（三）對相關法律法規進行有效完善。對于城建檔案的管理工作而言，它與檔案管理工作的特征與屬性是一致的。但就現階段而言，唯一一個可以作為城建檔案管理的法律依據便是《檔案法》，但這并不能作為城建檔案管理信息化建設的法律依據。所以，在對城建檔案進行信息化管理的過程中，相關部門應制定能夠滿足城建檔案信息化管理的法律法規，并加大對其的建設力度。同時，各地區也應根據實際情況，結合地區的發展特點對城建檔案的信息化管理政策進行有效制定，并對檔案管理的收費要求、管理程序等內容進行嚴格管理，以確保所制定出的城建檔案信息化管理政策能夠滿足各地區發展的實際需求，進而為城鎮檔案信息化管理的順利進行提供保障。此外，相關政府部門也應加大對城建檔案信息化管理的資金投入力度。對于城建檔案管理信息化建設而言，其在實施的過程中所需要的軟硬件設施是需要自行購買的，所以大部分管理人員為了節約管理成本，沒有對信息化的軟硬件設施進行采購；有部分地區的政府部門雖然給予了一定的資金支持，但支持力度不大，軟硬件設施便出現了老化現象過于嚴重的情況，進而阻礙了城建檔案管理信息化建設的順利進行。由此可見，只有保證財政資金充足，才能夠為城建檔案管理的信息化建設提供保障。基于此，相關政府部門在開展預算工作的過程中，一定要對城建檔案管理的信息化建設進行充分考慮，并以此來促進城建檔案信息化管理工作順利進行。

三、結束語

綜上所述，近年來，隨著我國經濟的迅速發展，城建檔案的管理模式也在不斷發生變化。為了滿足現階段城市建設的實際需求，相關部門加大了對城建檔案管理信息化建設的重視力度，并對其進行了有效研究。

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作者:劉慶平 單位:蕪湖市南陵縣城建檔案館