大學會計教學運用數據倉庫

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1建立高校財務數據倉庫的必要性

隨著計算機網絡和Internet的快速發展,高校的財務已經基本實現了會計電算化,會計人員從傳統的手工核算模式已經過渡到了用計算機進行會計核算的模式,使會計人員從繁重的會計核算工作中解脫了出來,逐步實現了從核算性會計向管理性會計的過渡。目前,高校的財務部門已經積累了豐富的會計信息資源和一些人才儲備,并在很大程度上提高了會計核算的效率,提高了財務管理的水平。然而,這些會計信息相對孤立,并沒有形成系統的聯系,沒有很好地發揮出它應有的作用,沒有很好解決會計分析和財務決策等重要問題。其主要原因不是會計人員的能力差和使用會計核算軟件的效果不好,而是現有的會計信息系統本身所固有的缺陷,只注重了會計預算、會計核算和自動生成會計報表等功能,缺乏從多角度對會計指標進行詳細的分析,同其他相關的管理系統也沒有良好的接口。其缺陷主要表現在以下幾個方面:

(1)數據缺乏可信性。比如領導需要某一部門人員的平均年收入的數字,不同的會計人員核算出來的數字可能會不同,這是因為要核算的數字不能從同一個數據源中取得,而且有些信息需要從外部數據源取得,也有可能存在數據算法上的差異,這是會計核算系統所解決不了的問題。

(2)生產率問題。在進行會計分析時,往往需要取多年的數據,在會計指標多的時候,生產率是相當糟糕的。比如領導要分析近四年的收入和支出情況,要完成這項任務,需要找到四年的報表來獲取數據并分析數據,再編輯數據和進行對比分析,這就需要大量的資源才能完成。

(3)無法將數據轉化為信息。在會計分析中,我們會問“今年的收入同過去五年中的各個年份有何不同?”這樣的問題,會計信息系統不能準確地回答出該問題,這是因為系統并沒有集成以往歷史年度的數據。

為從根本上解決以上問題,必須建立同會計核算和財務管理相適應的一套新的系統,該系統不但能集成財務部門所需要的會計信息和與其相關的信息,而且能從多角度對會計指標進行分析,并能根據需要進行決策,方便財務部門的管理和領導查詢和決策,提高財務的管理水平。該系統也就是被業界所稱道的數據倉庫。數據倉庫是一個面向主題的、集成的、非易失的,隨時間變化的用來支持管理人員決策的數據集合[1]。高校財務數據倉庫是集成了財務信息的數據倉庫,為財務管理進行決策的信息系統。

2高校財務數據倉庫的內容和用途

根據高校財務管理要求,高校數據倉庫應包括如下內容:

(1)會計核算信息,主要包括會計明細賬、會計總賬、科目代碼、部門代碼、項目代碼、應收款明細賬、應付款明細賬和項目明細賬等。

(2)人員工資信息,包括人員代碼、工資項目代碼和人員工資發放表等。

(3)學生學費信息,包括班級代碼、學生信息、收費項目、收費學年、學生交費明細、學生應交費明細、學生欠費明細和學生交費總賬等。

(4)學生獎貸助勤信息,主要包括學生獎學金發放表、貸學金發放表和勤工助學金發放表等。

(5)其它信息,主要包括國家的相關財政法規、高校財務管理和會計核算方面的制度和會計人員相關信息等。

高校的財務數據倉庫的內容主要有以上信息,這些信息是隨著時間不斷變化和更新,并隨需要進行動態的增加或減少,其變化完全取決于財務管理和決策者的需要。

從數據倉庫的定義可知,建立數據倉庫的最終目的是為了支持管理人員進行分析和決策,具體來講,高校財務數據倉庫的用途主要有以下幾個方面:

(1)整合數據資源,方便師生和財務人員進行查詢。財務信息是分布在各個相關的管理信息系統中的,教師和學生要查找相關的信息,必須連接不同的數據源,到不同的信息系統中去查詢,不但查詢的效率低,查詢的命中率也很低,更有甚者不知道到那里查找自己所需要的信息,因此有必要整合數據資源,把財務的相關信息集中存放在數據庫中,統一各異構數據庫的基礎信息代碼,在此基礎上建立財務信息查詢平臺,來實現對財務信息的集成的有效的管理。

(2)進行有效會計分析,提高分析效率與準確率。在高校財務管理中,經常要進行會計指標的比較和分析,不但要對學校的整體財務運行效率進行分析,而且要對學校的各二級學院的財務運行情況進行橫向的和縱向的比較和分析,這些分析需要從不同的年度不同的信息系統提取相關的數據。從集成的、隨時間變化的數據倉庫中提取這些數據將會變得更加便捷和準確,例如我們要分析各二級學院的教師的近三年的平均年收入和學生的學費交費率,再到賬務系統中提取各二級學院的三年來的平均人數(根本就不存在平均人數),再到賬務系統中提取各二級學院的工資發放總額(在賬務系統中,還需要財務人員累計各二級學院工資、津貼、獎金和其他補貼),再把計算出來的數字進行計算和比對,準備數據效率很低;計算各分院的學費交費率就更加困難,當年的交費率還可以到學費管理系統中取得和計算得到,前兩年的交費率將無法獲取,因為同它相關的基礎數字并不存在。在數據倉庫中做這些工作就輕松多了,只要在相關的事實表和維度表中聚集數據,便可自動取得所需信息。

(3)方便計算生均培養成本。數據倉庫中已經集成了會計信息和學生相關信息,只要有適合的生均培養成本的計算方法,很容易構建出相關的事實表和維度表,計算生均培養成本也就比較容易。

(4)提高高校財務風險控制和財務預警水平。高校在辦學資金籌集、教育經費的使用方面,都有了很大的自主權,高校的財務運行狀況將必然存在風險,這就需要建立財務風險控制機制和財務風險預警系統,來化解與防范財務風險。高校財務數據倉庫能同高校財務風險評價指標[2]有機的結合,高效率的對指標進行比對和分析,從而來防范財務風險的發生。

(5)為二級學院績效考核提供基礎數據。在高校的財務管理中,為提高資金的使用效益,往往會對各二級學院的財務運行情況進行績效考核,考核的指標體系的建立和反饋,都需要會計相關的基礎數據,從數據倉庫中提取基礎數據不但準確、效率高,而且結合考核指標,還比較容易得到相關信息。

(6)進行財務決策。財務數據倉庫最大的優勢是進行數據挖掘和財務決策,利用數據倉庫,可以用決策樹和聚類等算法來進行數據挖掘和財務決策,為制定相關財務制度提供依據,并可以分析相關財務制度執行的效果。

3高校財務數據倉庫的建立方法

數據倉庫主要有數據源、數據的存儲、應用工具和用戶界面等四部分組成。數據倉庫的創建也是對這四部分用數據倉庫的技術和體系結構來進行開發的,本文不再對高校財務數據倉庫的創建進行詳細討論,它的具體創建過程已經在別的文獻(如文獻[3])里有詳細敘述。本文只對財務數據倉庫的建立方法進行闡述。

財務數據倉庫是基于MSSQLServer2000創建的,它基本上采用了規范化的設計方法,采用了總線結構,有統一的事實表和維度表,使用星型和雪花型的數據結構,如圖1所示的一個雪花模型。

數據結構創建好后,要把賬務系統、工資系統和學費系統等中的相關數據經抽取、轉換、清潔和裝載等過程,導入到數據倉庫中,其數據準備工作如圖2所示。在數據裝載到數據倉庫時,不但要進行數據的轉換,還必須注意基礎代碼的統一,如在圖2中的三個數據庫都存在部門代碼表,該表的部門代碼表示可能有所不同,在導入到數據倉庫時必須做到代碼統一。數據準備好后,便可以用工具軟件如Excel、AnalysisServices等進行數據分析、數據挖掘和財務決策。

4高校財務數據倉庫在會計分析中的一個應用事例

在財務管理中,財務人員經常需要分析各二級學院的經費使用情況,由于二級分院的經費都是使用項目來進行管理,所以在數據倉庫中使用項目支出分析立方,其結構參見圖1。從圖1可以看出,財務人員可以從4個維度(時間維、科目維、部門維、項目維)來對二級學院的經費使用情況進行分析。可以分析各分院的經費組成情況、經費收入和支出情況、經費支出的分布情況(用科目代碼分析經費在那些方面支出)和支出時間分布情況(經費都集中在何時支出)等,能從縱向和橫向的角度來分析各二學院經費的使用效率。

在數據倉庫系統中,后臺服務器使用了SQLServer2000數據倉庫,前端用Excel工具通過數據透視表服務來分析2004年和2005年各二級學院經費的使用情況。以下步驟將在Excel中實現一個數據透視表,向財務人員顯示從立方中獲取的數據:

(1)打開MicrosoftExcel。在數據(Data)菜單中選擇數據透視表和透視視圖(PivotTableAndPivotChartReport),啟動數據透視表和數據透視圖向導。

(2)在向導的第1步中,選擇外部數據源以及要創建的是數據透視表;在步驟2中,單擊獲取數據按鈕來定義要讀取的數據源。Excel將自動啟動MicrosoftQuery,并彈出選擇數據對話框。選擇OLAP立方選項卡,可以看到所有已經定義好的立方列表。選擇新建數據源立方,出現新數據源對話框,在標識為1的字段中輸入“項目支出分析”,在字段2選擇MicrosoftOLEDBProviderforOLAPServices8.0[4]選項,然后單擊連接按鈕。

(3)出現多維連接對話框,允許分析人員建立OLAP服務器的連接,輸入OLAP服務器的名稱,單擊下一步,并選擇財務數據倉庫數據,接著單擊完成按鈕。回到創建新數據源對話框中,在字段4中選擇數據透視表使用立方,選擇“項目支出”,單擊確定按鈕?；氐竭x擇數據對話框,選擇已經建好的“項目支出分析”立方,單擊確定按鈕,回到Excel數據透視表和數據透視圖向導。

(4)單擊下一步,向導的第3步將提示分析人員選擇顯示數據透視表的位置,選擇現有的工作表選項,單擊單元Sheet1中的某一單元。

(5)單擊完成,Excel就在工作表中上嵌入了一個新的空的數據透視表對象。同時顯示透視表工具條和數據透視表字段列表。分析人員可以從字段列表中將項目拖放到數據透視表中,就可顯示數據,用于分析了。

經過上述步驟后,生成了二級學院經費支出數據透視表,如圖3所示。從圖中可以看出管理學院幾個學科的教學經費在2004年和2005年支出分布情況,上圖顯示的數據僅分析比較了辦公費、畢業設計費、差旅費和學生實習費的支出情況,如果要分析比較其他科目支出情況,可以選擇相應科目。從圖3可以看出有4個維度,這4個維度可以根據需要任意組合,來分析各二級學院經費的支出情況。Excel還可以設置報告格式,自動生成報告,本例生成的報告如圖4所示。

Excel還可以生成圖形顯示,來分析經費的支出情況,本例生成的圖表如圖5所示?？梢愿鶕容^分析的需要,可以選擇不同的圖形,以便更好地為分析服務。

5結論

高校財務數據倉庫對財務管理和財務決策分析都有很大的促進作用,是會計電算化的有益的補存和擴展。本文中的事例是直接在Excel中使用數據透視表來進行會計分析的,這對財務人員的計算機應用水平相對要求較高,這種方法并不是分析人員使用的最有效的方法。我們可以用VBA和.NET技術編程來實現數據透視表,這樣可以更好地控制顯示給分析人員的數據,并可以根據不同的人員的使用權限規則來控制安全機制,也可以實現數據的動態操作。