信息化對高校財務(wù)報賬繁難問題探討

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摘要：在我國社會飛快發(fā)展和經(jīng)濟急速增長的新形勢下，隨著高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴張，項目經(jīng)費的渠道也日益增多，高校資金總量也在持續(xù)增加。因此，傳統(tǒng)的報賬方法已經(jīng)遠遠不能滿足信息化時代下高校財務(wù)管理工作的需要。高校財務(wù)管理部門不僅要加大對財務(wù)工作的監(jiān)督力度，還要對其提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和更加具體的要求。總而言之，不斷的完善財務(wù)報賬程序，進一步提高工作效率是多數(shù)高校的迫切需要。本文將從當(dāng)今高校財務(wù)報賬繁難的情況著手，深入解析釀成高校財務(wù)報賬繁難的來由，并對怎么提高高校財務(wù)報賬的效率提出意見，進而增加高校師生對財務(wù)報賬工作的滿意度。

關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)報賬繁難；改進報賬的方法；提升效率

伴隨高校規(guī)模的陸續(xù)擴大，師生人數(shù)的增長，高校各種經(jīng)費的來源也隨之增加，從而加大了高校的財務(wù)報賬工作量。而財務(wù)報賬工作作為高校管理工作的重要組成部分之一也在面臨著各種各樣的全新的挑戰(zhàn)。各個高校不管是展開基礎(chǔ)性的教學(xué)教育工作，還是開展提升性的科研教學(xué)，又或是發(fā)揮高校服務(wù)社會的功能，都離不開高校財務(wù)管理部門的幫助。在高校數(shù)不勝數(shù)的財務(wù)管理工作中，報賬是其基本工作之一，是最基礎(chǔ)的，也是領(lǐng)導(dǎo)進行決策時的準(zhǔn)確依據(jù)。高校財務(wù)管理工作中，報賬繁難的問題司空見慣。報賬系統(tǒng)落后導(dǎo)致了需要財務(wù)報賬服務(wù)的師生怨天怨地，進行報賬工作的會計人員也是長吁短嘆。因此，找到合理的能夠解決高校財務(wù)報賬繁難問題的對策是十分必要的。

一、高校傳統(tǒng)財務(wù)報賬繁難的原因及剖析

(一)財務(wù)報賬經(jīng)費審批環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題。使用經(jīng)費的審批流程：首先，要求報賬人員在經(jīng)濟活動進行時取得真實、合法的原始憑證；再次，報賬人員需要對原始憑證進行整理、簽字；緊接著再通過有權(quán)限的審批人同意后，到財務(wù)部門辦理報賬手續(xù)；最后，由會計人員核查通過后，錄入會計憑證，經(jīng)復(fù)核人復(fù)查后，再由出納核對金額準(zhǔn)確后方可付款完成審批。但由于有些高校各學(xué)院(部門)經(jīng)費主管負責(zé)人身兼多職，工作繁忙，導(dǎo)致報賬人員很難找到他們及時簽字，從而導(dǎo)致報賬時間成本高，報賬流程繁瑣，造成一筆賬要在多個工作日后才能完成審批。而當(dāng)報賬材料遞交到會計人員手上時，也會出現(xiàn)一些因手續(xù)不齊而被退回，需要補全材料才能繼續(xù)完成報賬的情況。由于報賬單未交到財務(wù)部門之前已經(jīng)花費了報賬人員大量的時間去準(zhǔn)備，因此當(dāng)報賬人員被退回報賬單時心里難免會有生氣，心情變得煩躁。更有甚者會把怨氣遷怒于會計人員，對會計人員出言不遜。(二)財務(wù)報賬原始憑證查核環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題。1.原始憑證合理性、真實性、合法性的查核問題。日常報賬工作中，財務(wù)人員頻繁會遇到“假事真票、真事假票、假票假事”的問題，因此，這也是報賬進程中最難確定和最容易出現(xiàn)沖突的步驟。敷衍了事的假發(fā)票財務(wù)人員一目了然，能輕松辨認出其真假。有些發(fā)票看起來很像是真的，但財務(wù)人員到稅務(wù)局官網(wǎng)上一查，便可知道有關(guān)信息與報賬人員帶來的原始憑證上所寫的內(nèi)容不相符；有些發(fā)票所涉及到的經(jīng)濟活動本身是確確實實發(fā)生的，但其與報賬人員無關(guān)；有些發(fā)票雖然和稅務(wù)局官網(wǎng)信息相同，但原始憑證的內(nèi)容卻和實際所發(fā)生的業(yè)務(wù)不相符。例如：有些報賬人員假造出行業(yè)務(wù)來報銷家庭日常旅游的高鐵票、動車票、機票等；有些報賬人員則是拿著購買不合理的、工作用不到的辦公用品的票據(jù)；有些報賬人員則會拿著別處的發(fā)票假冒工作的需要來報賬。這些違法違背學(xué)校規(guī)章制度的發(fā)票，其可靠性在遭到財務(wù)人員的嚴重懷疑被退回后，有的報賬人員就是不死心，繼續(xù)悄悄地換另外一個財務(wù)會計人員查核，或者是把發(fā)票分批次報賬，甚至是換一個校區(qū)繼續(xù)完成報賬，企圖渾水摸魚。2.領(lǐng)導(dǎo)簽名準(zhǔn)許的手續(xù)以及原始憑證的附件規(guī)范查核問題。為強化對高校財務(wù)支出的管理，清楚財務(wù)支出的審批步驟和范圍，提高使用資金的效果，每個高校都制定有自己的財務(wù)支出審批章程。例如，在筆者工作的大學(xué)，從2017年5月起便實行零現(xiàn)金支付報賬方式，不論報賬金額的大小均通過電子劃賬的方式轉(zhuǎn)入報賬人員指定的賬戶。單筆消費在500元以上(含500元)要求刷公務(wù)卡支付，消費票據(jù)和刷卡POS小票都作為原始憑證進行報賬。再比如，當(dāng)部門預(yù)算經(jīng)費支出在3萬元以上至10萬元以下(不含10萬元)時，首先，需提交請示文，經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，再由經(jīng)辦人及其部門負責(zé)人簽字，最終到財務(wù)部門找其負責(zé)人簽字，即可完成審批。當(dāng)部門預(yù)算經(jīng)費支出超10萬元時，除了以上流程以外，還需?？倳嫀熀炞滞猓纯赏瓿蓪徟?。審批合格后，方可辦理轉(zhuǎn)賬。報賬人員只有清楚各項資金業(yè)務(wù)的審批流程，呈交報賬材料時，票據(jù)才會完整，審核才能快速通過。3.報賬所需票據(jù)不規(guī)范的問題。在日常報賬工作中，查核報賬憑證比較繁瑣，主要是因為支出的報賬原始憑證不規(guī)范。比方：有些經(jīng)濟活動實際上已經(jīng)發(fā)生了，但因為報賬人員自身原因，耽誤不實時報賬，久而久之，導(dǎo)致有些報賬票據(jù)過期，不能報賬；有的報賬人員為了能夠多報賬，便想方設(shè)法在憑證上做文章，篡改或破壞票據(jù)等。再比如，報賬人員提供給財務(wù)人員的票據(jù)信息多種多樣，導(dǎo)致財務(wù)人員查核時眼花繚亂，不知道應(yīng)該以哪些信息為主，這些企圖蒙混過關(guān)的不按要求填寫清楚的票據(jù)都會加大財務(wù)會計人員對憑證的查核難度。4.原始憑證完全性、正確性的查核問題。財務(wù)人員核查到的原始憑證信息常常不完全。例如：原始憑證上不填寫單價、購買日期、數(shù)量又或是書寫錯誤；經(jīng)濟活動內(nèi)容模糊、不清楚，沒有加蓋單位發(fā)票專用章的票據(jù)需一律退回給報賬人員；票據(jù)金額過大的，須附加對方提供的且蓋有相應(yīng)公章的明細表。5.票據(jù)分類凌亂、胡亂粘貼發(fā)票的問題。有些報賬人員將花花綠綠的發(fā)票不加以分門別類便混雜粘貼在一起，有的甚至是上一張報賬發(fā)票將下一張報賬發(fā)票的內(nèi)容蓋住，致使有些發(fā)票不可以報賬。白白浪費自己的時間，加大財務(wù)人員的工作量。(三)財務(wù)會計人員緊缺,壓力倍增的問題。伴隨著高校辦學(xué)規(guī)模的持續(xù)擴大，財務(wù)報賬工作量也與日俱增。但受到對招聘工作者學(xué)歷、工作經(jīng)歷要求的提高以及在校編制人員數(shù)量的制約等因素的影響，學(xué)校每年招進來的有編制財務(wù)會計人員屈指可數(shù)。只能通過外聘的方式招到財務(wù)人員，來保證各項財務(wù)工作得以正常運轉(zhuǎn)。再者，由于高校財務(wù)會計人員數(shù)量普遍偏少且工作任務(wù)重，造成了人員流動性大。財務(wù)工作人員重任在肩，長此以往將導(dǎo)致團隊工作效率低，進度緩慢，完成質(zhì)量差，最終對高校財務(wù)報賬工作造成一定程度的負面影響。

二、改進高校傳統(tǒng)財務(wù)報賬繁難的策略

現(xiàn)實行的高校財務(wù)報賬工作，都需要按照學(xué)校規(guī)定的流程且符合所制定規(guī)章制度才能順利進行并完成整個報賬過程，是很刻板的。因此，這樣的工作只會是耗時間、費精力的。只有不停的改進高校傳統(tǒng)的報賬程序，才能從根源上處理好報賬繁難的問題。通過多年的高校財務(wù)工作經(jīng)驗的積累，我將提出如下的建議，提高老師和學(xué)生對報賬工作的合意度。(一)加強對財務(wù)人才的培養(yǎng)力度，提高財務(wù)會計人員的專業(yè)修養(yǎng)。財務(wù)管理工作是確保學(xué)校其他工作得以有序開展的基礎(chǔ)，因而，財務(wù)會計人員專業(yè)素養(yǎng)的高低將直接關(guān)聯(lián)到財務(wù)工作的質(zhì)量。因此，一、需不斷強化財務(wù)工作人員的職業(yè)道德和思想品德教育，經(jīng)常組織財務(wù)會計人員進行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)、培訓(xùn)及實訓(xùn)；二、在員工方面，引進計算機專業(yè)的能人，注入新鮮血液，以完善財務(wù)隊列的知識構(gòu)造，及時解決報賬系統(tǒng)故障問題和定期對報賬系統(tǒng)進行升級，確保報賬工作井然有序；三、雇用一些業(yè)務(wù)能力強、修養(yǎng)好且喜歡財務(wù)工作的人，充盈財務(wù)部門。(二)使用互聯(lián)網(wǎng)平臺提供報賬服務(wù)。一是創(chuàng)立互聯(lián)網(wǎng)自助報賬系統(tǒng)，加速推動高校財務(wù)信息化的建設(shè)，為老師和學(xué)生提供更加高效率的報賬服務(wù)。自助報賬系統(tǒng)將通過互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)，二十四小時提供自助報賬服務(wù)。學(xué)校的職員只要在有網(wǎng)絡(luò)的條件下，都可以進入“自助報賬系統(tǒng)”，輸入報賬單據(jù)的相關(guān)信息，接著，報賬人員再將簽好審批手續(xù)的自助報賬單以及與經(jīng)濟活動有關(guān)原始憑據(jù)上交到財務(wù)管理部門，交單完成后報賬人員可以在報賬系統(tǒng)查詢到單據(jù)的處理完成進度，之后的審核、復(fù)核、電子轉(zhuǎn)賬等工作均由財務(wù)工作人員進行，報賬人員無需本人到場即可完成報賬業(yè)務(wù)。審核工作人員對網(wǎng)絡(luò)自助報賬單和有關(guān)原始憑據(jù)審核后，自助報賬系統(tǒng)將自動生成對應(yīng)的記賬憑證，經(jīng)復(fù)核人員復(fù)核正確后，財務(wù)出納人員便可將報賬金額劃到報賬人員指定的賬戶上。自助報賬系統(tǒng)可依據(jù)高校財務(wù)會計制度的標(biāo)準(zhǔn)對經(jīng)濟活動可能涉及到的會計科目進行設(shè)置，且各個會計科目會有詳細的說明，讓全校師生都可以熟練操作。這么做，既大大縮短了師生的報賬時間，提高財務(wù)會計人員的工作效果，也提升了會計工作的準(zhǔn)確性，使得會計工作層序分明。二是憑借網(wǎng)銀、銀行卡支付等進步方式，將古板的現(xiàn)金支付手段轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)下使用頻率最高的電子轉(zhuǎn)賬，盡可能的減少現(xiàn)金的使用。高校員工的種種收入、學(xué)生學(xué)雜費的收取以及在校補助費的發(fā)放、高校的各項開支等業(yè)務(wù)均通過網(wǎng)上進行交易?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及將提高財務(wù)會計人員的工作效果與服務(wù)水平，還很大程度上確保了資本交易的便利、安全與簡潔。(三)簡化以及公示報賬流程，并提供普及服務(wù)。第一，系統(tǒng)整理和簡化財務(wù)報賬流程。第二，對于不同會計人員對同筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計處理出現(xiàn)分歧的現(xiàn)象，可以建立一個交流群，方便會計人員及時溝通交流，使得報賬程序更加的規(guī)范、簡潔、高效。第三，財務(wù)部門在其平臺上設(shè)置報賬業(yè)務(wù)查詢系統(tǒng)，讓報賬人員了解自己的報賬業(yè)務(wù)已經(jīng)進行到哪一步了，提高師生對報賬服務(wù)的舒適度。第四，財務(wù)部門可以根據(jù)業(yè)務(wù)的不同制定各自的報賬流程，但要確保其通俗易懂，快捷方便，并將報賬流程打印出來，做成宣傳手冊發(fā)放，讓師生都能了解。第五，通過財務(wù)部門網(wǎng)絡(luò)平臺向師生遍及最嶄新的會計制度、報賬要求以及種種業(yè)務(wù)的會計處理程序。(四)靈活設(shè)計合理的報賬方式。高校財務(wù)報賬通常扎堆在學(xué)期期末，年底集中報賬最多。特別在十二月份，報賬業(yè)務(wù)量全年最高，報賬人員大幅度增加。相反，其他時間業(yè)務(wù)量都比較少。財務(wù)管理部門按照不同報賬業(yè)務(wù)不同的要求，合理設(shè)置科學(xué)的報賬方式，有利于提高報賬工作的效率。例如，創(chuàng)建快速報賬渠道，優(yōu)先辦理簡單的經(jīng)濟業(yè)務(wù)；首要處理網(wǎng)絡(luò)自助報賬業(yè)務(wù)；積極引導(dǎo)職工分時段報賬，盡可能的少出現(xiàn)扎堆報賬的現(xiàn)象。加大普及報賬業(yè)務(wù)所需報賬材料的力度，確保報賬人員在報賬時手續(xù)齊全、完整，這樣被退回的業(yè)務(wù)量就少，既能提高報賬的效率，也能節(jié)約時間。(五)建立財務(wù)信息共享平臺。只要是本高校的職工和學(xué)生，都可以用自己的工號或?qū)W號進入財務(wù)管理系統(tǒng)，查詢有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息，及時解決疑惑。財務(wù)信息共享平臺的建立，讓職工和學(xué)生足不出戶就可以辦理所需的會計業(yè)務(wù)，這極大地簡化了報賬流程，節(jié)約了報賬人員時間，減少了財務(wù)人員的工作量，減輕工作壓力，提高辦事效率?；ヂ?lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，也將有助于財務(wù)部門的改革，增進師生對報賬工作的稱心度。

三、結(jié)束語

這些年來，高校財務(wù)報賬繁難的問題引起了高校領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，很多高校也都推出了一些新的舉措來解決這個問題，也取得不錯的效果。本文從財務(wù)報賬的程序、材料準(zhǔn)備、方式等方面進行討論，目的清晰，可實施性強。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，高校財務(wù)報賬制度還會持續(xù)完善和發(fā)展，有利于高校營建一個有層有次的財務(wù)報賬氛圍，提升學(xué)校的財務(wù)管束能力。

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作者:黃曉蘭 單位:南寧師范大學(xué)