新時期機關檔案信息化管理的創新

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摘要：機關檔案是國家重要信息的組成部分，在國家的檔案管理中扮演著重要的角色。機關檔案是各級的政府機關制定重要策略的依據，是進行管理的最真實的證據。隨著社會經濟的變遷，機關單位正面臨著比較嚴峻的考驗，機關檔案逐漸在社會經濟的發展中發揮著重要的作用。已涉及機關必須加強對國家檔案的管理，避免不必要的危險對國家利益產生的影響。

關鍵詞：機關檔案；信息化；管理創新

機關檔案主要包含著國家的相關重要代碼和法律信息，對檔案進行保護可以讓國家重要的內政、外交、軍事方面的重要信息得到保密。隨著經濟的發展和社會的進步，檔案得到社會各個方面的重視，檔案管理工作也被賦予了比較高的要求，為了使檔案工作長久的發展下去，必須對檔案的管理工作進行信息化創新。

一、機關檔案存在的問題

1.管理模式比較落后。現在很多的機關管理部門在進行檔案的管理中經常使用之前的比較古老的方法，對于機關檔案的相關材料提供，僅僅用紙質進行說明，檔案在信息化程度中比較低下，數字化程度不健全。雖然紙質的檔案管理在管理中也具有明顯的優勢，但是，在現在的社會發展中，由于紙質的利用率比較低，進行保管的花費比較高，很容易造成一些不必要的損害，嚴重影響著檔案的安全。

2.制度不健全，執行力不及時。在很多機關檔案管理中存在制度崗位空缺的現象，沒有建立健全一致的管理模式和約束條件，管理的制度嚴重的不合理。在任務的發配中，由于人員的缺失，任務經常得不到及時準確的執行。在機關檔案的管理中，很多檔案管理人員對于檔案的審查不及時，導致很多的檔案出現了造假現象；檔案的管理人員不能對檔案進行合理的收集與整理，使檔案的完整性受到破壞，信息出現嚴重的漏洞。

3.管理平臺具有限制性。機關檔案的管理主要以人管理為主，由于檔案信息的逐漸增加，管理人員不能逐個進行審閱，不能及時對檔案中的信息進行整理。由于檔案信息庫建設系統發展緩慢，檔案的信息化程度普遍下降，使檔案的準確性、無誤性不能得到保證，使檔案管理平臺受到嚴重的制約。

4.人員隊伍比較落后。檔案信息化是綜合性較強的交叉性工作，其中牽涉較多，所跨領域也比較多，因而對于綜合型、復合型，以及實用型的人才較為青睞。從當下我國的發展形勢來看，一方面，由于檔案專業的設置比較遲，在檔案管理方面的人才比較欠缺，人員供給受到約束。另一方面，現階段的檔案管理人員的專業化知識水平比較落后，對于檔案的技能等方面存在嚴重的空缺，尤其是關于知識結構的重新調整，以及知識的復用水平應用。除此之外，由于國家相關管理部門對檔案管理的不重視，在客觀上制約了檔案管理的發展。

二、新形勢下檔案創新的新方向

為了使檔案工作的管理順利進展下去，就必須適當的根據檔案管理的實際狀況制定適合檔案發展的方法，一方面，要讓檔案的特點逐漸向多元化進行發展，在未來的進展中具有充分的發揮余地；另一方面，應該合理的根據現如今機關檔案管理中存在的問題進行明確，明確新形勢下，機關檔案發展的方向，使檔案得到穩定的生存空間。

1.在保證機關檔案安全可靠的基礎上，對檔案的技術性和難度提出新的要求，不斷使檔案的知識性得到增加，提升信息的安全度，保證信息的密切發展與整合。

2.使檔案人性化的得到進展。隨著人們對檔案意識的逐漸增加，人們開始對檔案的管理提出人性化的要求，希望檔案的服務可以安全、穩定、準確、及時進行發展。在現在的社會發展背景下，用戶在對檔案的使用時，都希望可以快捷、穩定的獲得相關信息，人性化的要求就可以使用戶得到滿意。

3.人們對檔案的共享與利用要求在逐漸的提升。由于現在的很多檔案在信息分布上都呈現不穩定的發展，一定程度上影響了人們對信息化檔案的要求，使檔案的共享受到限制。例如，工商部門截止現在為止還不能夠對電子檔案進行異地的查詢，檔案的系統還沒有與外地進行完全的銜接，制約著用戶對檔案全面有效的查詢和使用。

三、機關單位對檔案工作的創新

創新是一個民族進步的基礎，只有不斷的根據時代的發展進行創新，才能使機關檔案的管理適應時展的道路，使工作中遇到的問題得到解決，為機關檔案更好的進行服務。

1.進行創新是社會賦予機關單位的職責。社會在時刻的進步與發展，人們的思想活動也在不斷的進行創新，只有不斷對機關檔案的系統、管理方法、措施等進行創新，才能適應社會的發展，為國家事務中需要解決的問題提供明確的指導方針。

2.機關檔案管理中需要創新的事項。

2.1經濟思想觀念的創新。很多的機關單位由于很多條框的限制，機關的檔案管理中部門不能對管理的工作認真進展，即使在管理中有相關的設備，但在機關檔案中卻不能得到有效的使用。部分的檔案在存入檔案就沒有進行過檢查，管理人員只擔心問題出現差錯，影響檔案的管理。在進行管理時，沒有積極采用時展的途徑，資源的利用率比較低下。

2.2管理上進行創新。在管理上進行創新主要是對檔案管理中的一些政策、法規、決策進行創新化管理。對工作進行明確的定位，重點進行檔案管理人員的培訓，對檔案人員的工作方式進行調整，讓工作方式逐漸向多元化發展。對檔案進行相關的收集與整理，設置環環相套的管理體系，使檔案的管理變動性增強，使檔案靈活的為人們所應用。

3.進行檔案創新實現的思路。

3.1明確工作思路深入進行研究。要實現檔案工作的創新，就必須對相關的數據進行調研，領導部門加強對工作的重視，使檔案的安全得到基本的保護。由于思想認識的不到位，很多的調研都或多或少的存在功利性問題，因此需要明確檔案思路的，推動檔案管理工作不斷的發展。

3.2對管理進行規范，使工作機制進行創新。工作機制的創新主要就是將檔案管理中存在的盲目和隨意性進行管理，真正做到有法必依、執法必嚴、違法必究，使檔案管理的系統逐步進行完善，建立穩定、和諧、嚴謹的管理機制，為檔案的管理做好基礎的保證。

3.3利用信息化帶領檔案向規范化發展。經過對檔案管理的調查發現，在信息化下檔案的發展具有很好的前景，信息化可以使檔案的管理比較的便捷，可以使檔案的管理向比價正規的方向發展，使檔案的信息化程度得到提升，促進檔案持續穩定的發展。

3.4加強對人才的培養。專業化的技術人才是檔案管理中最重要的因素，是檔案事業進行發展的關鍵。如果僅僅加強設備、管理策略、體系制度的進展卻沒有將人作為主要的因素，那么檔案也不能取得顯著的進步。為了適應檔案管理的信息化發展，必須加強對檔案管理人員的培養，建立一支具有專業能力的檔案管理團隊，嚴格對管理人員進行考核，使他們在適應信息化的過程中不斷發展。

3.5提高檔案管理的宣傳，加強社會對檔案的利用度。由于人們保守思想的制約，很多的檔案都不能得到社會的應用。人們普遍認為檔案的信息過于古老，對于問題的解決不具備實際的意義。因此加強人們對檔案的認知轉變，讓有關部門人事到檔案管理的價值，不斷進行檔案信息的探索，為人類社會及經濟、文化、科研等各個領域做出重要貢獻。四、結語本文主要通過對新時期機關檔案信息化管理的創新，通過對機關檔案存在的問題、新形勢下檔案創新的新方向、機關單位對檔案工作的創新等幾項進行詳細的闡述，希望本文在創新信息化管理的方法可以給機關檔案的管理帶來幫助。

參考文獻：

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[2]張銳.檔案職業的未來發展趨勢探析[J].黑龍江檔案,2010,(4).

[3]王月.機關檔案信息化管理的創新[J].現代管理,2011,(5).

作者:仲亞紅 單位:云南省廣播電視局信息中心