圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理研究

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一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理

1、資管建設(shè)，資源開發(fā)，應(yīng)加大對檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，做好相關(guān)重要文件檔案的收集與整理工作，將其以圖片、音頻或視頻文件等方式保存。數(shù)字文件具有許多顯著優(yōu)勢，除了可對原始檔案起到優(yōu)良的保護(hù)之外，使用起來也極為方便。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，可有效保護(hù)原始檔案。

2.易于電子歸檔及電子檔案管理，電子歸檔實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化的飛躍，不再受到傳統(tǒng)文檔管理局限性的束縛，而最大程度上為圖書館藏增加了存儲空間。不管檔案的類型以及層次，盡管現(xiàn)如今還在研究它的組成、自主以及管理模式，但數(shù)字化的趨勢是勢不可擋的。

二、紙質(zhì)檔案管理工作存在不足

1.學(xué)歷結(jié)構(gòu)年齡結(jié)構(gòu)的單一性和低層次性，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛的使用，在紙質(zhì)檔案也應(yīng)得到響應(yīng)和應(yīng)用，然而，由于圖書館檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)并不高，許多單位也并未意識到圖書館工作的重要性，在他們看來紙質(zhì)檔案的管理工作并元重要性可言無關(guān)高校發(fā)展大局。

2.缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，由于高校中的檔案管理工作人員一般沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理與信息化建設(shè)方面的知識較為薄弱，因此在管理檔案上具有較大的主觀性，缺乏合理科學(xué)的管理理念。而又因并未對檔案管理工作人員進(jìn)行再教育，因此在很大程度上影響了檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

三、改進(jìn)高校圖書館檔案管理工作的建議

1.凸顯檔案意識，健全管理制度，圖書館的全體工作人員應(yīng)該深刻的認(rèn)識圖書館檔案資源作為有效信息資源的寶貴性，重新審視檔案工作的重要性，從思想的高度上認(rèn)識和重視檔案工作突出檔案意識；從工作的高度上建立健全管理制度，為保障檔案工作的有序運行提供保障，這些是做好圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)。

2.強化電子意識，提升管理水平，現(xiàn)如今，信息技術(shù)已經(jīng)得到了大量的使用與普及，電子文件種類日益豐富，檔案信息化需求也明顯提升，在紙質(zhì)檔案具體工作過程中或多或少會面臨一些問題。使用數(shù)字化檔案之后，通過計算機技術(shù)來檢索相關(guān)文件，檢索的效率以及精準(zhǔn)度可大幅度提升，此外，借助互聯(lián)網(wǎng)，使用者能夠迅速查找到自己所需要的文獻(xiàn)資料進(jìn)行教學(xué)和科研，大大地降低了人力物力財力，不必像以往一樣在一本本一卷卷的紙質(zhì)資料中查找。另外，圖書館也可以利用網(wǎng)絡(luò)，在校園網(wǎng)絡(luò)中實行非保密信息的公開，比方說規(guī)章制度以及學(xué)校通知等，可大大提高檔案資源的利用率，從而達(dá)到主動服務(wù)。

3.做好培訓(xùn)工作，提升人才素質(zhì)，其一，從管理的本質(zhì)出發(fā)，管理服務(wù)的對象是人，主體也是人，為提高圖書館管理工作的有效性就應(yīng)該著手于提高管理人員素養(yǎng)和服務(wù)理念，改善高校圖書館檔案管理。其二，高校圖書館應(yīng)為檔案工作人員制定學(xué)習(xí)培訓(xùn)計劃，為提高管理的有效性和質(zhì)量提供更多的提升渠道，使管理人員能夠自如應(yīng)對高校中檔案工作的新要求，為育人、科研和服務(wù)工作提供針對性的檔案服務(wù)。

4.運用數(shù)字化信息系統(tǒng)，科學(xué)系統(tǒng)管理，第一，我們應(yīng)恰當(dāng)運用科學(xué)技術(shù)提高圖書館的工作效率。數(shù)字化信息管理系統(tǒng)可以迅速地采集有用利用價值的信息資源。系統(tǒng)會將收集到的資源信息及時進(jìn)行處理和保存，數(shù)據(jù)儲存安全性高，且易于備份，查閱簡單方便。此外，檔案部門還可以通過網(wǎng)絡(luò)直接采集有用的資源。例如浙江大學(xué)的圖書館檔案管理系統(tǒng)就充分的發(fā)揮了系統(tǒng)軟件優(yōu)勢，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時提高了幾倍的工作效率。第二，為了實現(xiàn)管理的體系化和一體化發(fā)展，高校有必要建立科學(xué)的管理系統(tǒng)。這不僅為包括學(xué)生、老師等內(nèi)部人員提高查閱的資料和載體，也為各個高校之間進(jìn)行館藏交流提供根據(jù)和經(jīng)驗，以更好地提高高校整體的館藏管理。

5.使用紙質(zhì)文檔數(shù)字化外包服務(wù)隨著創(chuàng)新時代的到來，外包服務(wù)成為了一個熱門的話題。由于高校圖書館如果自己進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，那么必定會耗費巨大的人力與財力，需購買專業(yè)的修圖軟件以及掃描儀等，除與此同時，檔案實施數(shù)字化管理之后，必須有相應(yīng)的軟件作為支撐。目前，伴隨著外包公司的專業(yè)化發(fā)展，采用數(shù)字化外包服務(wù)可以在減少管理成本的同時大大提高管理效率，并且外包公司所提供的服務(wù)十分全面，不論是文件采集、存儲、檢索以及共享等操作均可實現(xiàn)，較為適合高校圖書館檔案數(shù)字化管理的需求。

6.加強資源共享和個性化服務(wù)的有機融合為打破圖書館之間的封閉局面，建立一體化系統(tǒng)如讀者分析系統(tǒng)，可大大提升信息的傳遞效率，此外，根據(jù)學(xué)科來建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，可讓各類讀者的需求均得到滿足。結(jié)束語隨著數(shù)字化的不斷進(jìn)步與普及，高校圖書館紙質(zhì)文檔的管理要求將進(jìn)一步提升，作為高校，要堅持一人文本的原則，建立科學(xué)的紙質(zhì)文獻(xiàn)與圖書數(shù)字化管理系統(tǒng)，完善圖書館基礎(chǔ)服務(wù)設(shè)施，提高人員服務(wù)，促進(jìn)圖書館資源共享，提高管理水平和大學(xué)生的綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳文英,陳開魁,林慶珍,曾力旺,徐遲默.農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的可行性探究[J].安徽農(nóng)業(yè)科學(xué),2017(31).