食品經營許可檔案管理思考

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摘要：在“最多跑一次”改革背景之下，蕭山區(qū)食品經營許可檔案的規(guī)范化管理及數字化工作取得了一定進展，但仍存在電子文件歸檔工作缺乏指導、電子文件的法律效力有待確認等問題。可采取的對策包括進一步規(guī)范傳統檔案的管理、逐步適應行政審批無紙化歸檔需求、加強檔案信息的有效利用。

關鍵詞：“最多跑一次”改革；食品經營許可檔案；檔案管理

浙江省啟動食品經營許可工作時，正值深入推進“最多跑一次”改革，食品經營許可工作也在“放管服”要求下，經歷了一系列的減材料、減流程、減時限。在此背景之下，筆者所在的杭州市蕭山區(qū)市場監(jiān)督管理局及時制定了《杭州市蕭山區(qū)經營許可檔案管理辦法（試行）》《食品經營許可檔案管理操作手冊》，從檔案建立、管理、利用三方面對食品經營許可檔案管理工作進行了規(guī)范。2017年，行政審批檔案規(guī)范化整理服務工作被列入政府采購項目并進行公開招標，項目包括制定業(yè)務標準和檔案管理制度、檔案規(guī)范化整理、數字化加工、落實保密與安全措施、提供窗口查詢等。項目啟動以來，蕭山區(qū)食品經營許可類檔案按照一戶一檔的模式，開展了標準化整理和數字化加工工作。在工作推進當中我們發(fā)現仍然存在一些問題，對此必須認真研判，提出可行性的解決方案。

1存在的問題

首先，電子文件歸檔工作缺乏指導。目前，食品經營許可全程電子化審批是通過浙江政務服務網連接的浙江省食品經營許可審批系統開展的。該系統于2019年改版升級后首次開通了全程電子化審批流程，但是目前尚未實現電子文件的預歸檔工作，各個區(qū)縣在具體操作過程中沒有經驗可循，缺乏統一模式與指導。此外這些食品經營許可全程電子化的數據僅保存在業(yè)務系統中，沒有從檔案資源建設與信息安全的角度進行管控，數據安全得不到保障。其次，電子文件的法律效力有待確認。食品經營許可全程電子化流程為申請人網上申請、預審通過后進行電子簽章確認、網上受理、現場核查、審批通過、打證、免費快遞送達，整個過程申請人實現了“零次跑”，但是整個流程產生的電子文件的法律效力不盡相同。在提交材料環(huán)節(jié)，申請材料由電子簽章代替了傳統的申請人蓋章及法定代表人（授權委托人）簽字，目前得到了法律界的認同。但是食品經營許可還存在現場核查環(huán)節(jié)，如通過智慧監(jiān)管平臺操作，則會涉及不同系統之間的電子化信息抓取及整合；如不通過智慧監(jiān)管平臺操作，紙質材料轉化成電子材料上傳后，會遇到原件需不需要歸檔的問題。

2應對的策略

第一，進一步規(guī)范傳統檔案的管理。首先，許可部門應繼續(xù)推進和規(guī)范食品經營許可紙質檔案的數字化工作，并將檔案數字化工作納入績效考核指標體系，逐步縮短數字化加工周期，提高檔案信息資源共享利用的完整性和時效性。其次，逐步拓寬檔案服務外包類型。由于審批檔案很多屬于永久及長期保存，而當地檔案館只接收文書類檔案，大量的企業(yè)登記、審批檔案目前仍在生成機關保管，長期的保管成本高、工作量大，且安全性得不到保障。建議嚴格按照《檔案服務外包工作規(guī)范》，按需將檔案寄存服務、檔案數字化服務、檔案整理服務、檔案開發(fā)利用服務進行外包。第二，逐步適應行政審批無紙化歸檔需求。一是規(guī)范開展電子文件歸檔。食品經營許可電子審批文件可以先通過政務服務網平臺進行預歸檔，然后脫離審批系統，在電子文件管理平臺上進行正式歸檔，包括數據交換、歸檔整理、質量檢測等過程。構建行政審批電子文件“一鍵式”歸檔系統，盡量減少人工著錄操作和整理干預，有效提高歸檔效率與質量，減輕行政審批辦事和歸檔相關人員的工作量。二是解決電子檔案憑證性認可問題。合理利用數字摘要、電子簽名、可信時間戳等技術手段，逐步提高電子審批檔案管理的可靠性與效率，使用檔案保管方、檔案形成方、利用方及利益相關方都能認可電子檔案數據。三是實現檔案數字化信息與電子化信息的整合。要將已集中保管的存量行政審批檔案資源數字化、數據化，與當下所形成的增量行政審批檔案構成連貫整體，為政務服務提供可靠的數據支撐。第三，加強食品經營許可檔案信息的有效利用。電子檔案在檢索、編研、共享等數方面具有優(yōu)勢，在推行電子化歸檔工作時應提前建構開發(fā)利用模式，立足服務對象進行用戶分類，按照內部服務和外部服務兩大方面定向提供食品經營許可檔案信息。在內部用戶中又可以細分為食品監(jiān)管、信息協同共享等；在外部用戶中可以細分為許可申請單位、公眾、公檢法辦案及社會經濟、法律活動需要等。檔案查詢系統可以通過識別不同的用戶，提供主動推送或者分權限查詢等服務。

作者:唐玲娟 單位:1.杭州市蕭山區(qū)市場監(jiān)督管理局 2.杭州市蕭山區(qū)衛(wèi)生計生行政執(zhí)法大隊