現代企業合同管理運行機制構建

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摘要:合同從簽定到執行階段的管理極其重要，建立一個健全優良的合同管理運行機制必不可少。本文以南昌公共交通集團合同管理為例，針對合同管理存在的問題提出了有效對策，從合同管理的執行環節出發闡述了如何對合同進行體系化、動態化管理。建立完善的合同執行運行機制，不僅能及時準確的對法律風險做出防范，也能使企業效益得到有效提升。

關鍵詞:現代企業管理；合同管理；合同執行

合同，又稱契約、協議，是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同是企業在市場經濟中的一切行為的載體，同時也是產生爭議和糾紛的根源。合同管理的內容是指從實際出發，依照國家的相關法律和法規，合同主體為實現合同目的，對合同從洽談、草擬、簽訂、生效開始，包括合同執行、修改、轉讓、退出以及糾紛解決，直到合同失效結束這一過程中一系列民商事法律行為的總稱。合同管理的手段則包括合同審核、合同監管和合同控制。

一、建立完善的合同執行運行機制，有助于全面提高企業經營管理水平

隨著經濟的高速發展，合同成為企業參與市場經濟的重要載體。嚴把合同簽訂、執行等各個環節，能有效防范經營風險，減少以往因不簽訂合同或單人簽訂合同及審查體系不完善導致的易發生經營糾紛和合同存在文字陷阱等問題給企業帶來的經濟損失。當前，南昌公交運輸集團(以下簡稱南昌公交)存在很多市場化的經營活動，如特約包車業務、車輛維修業務、保潔保安勞務外包。合同簽訂對外、對內是雙向約束，不簽訂合同相關的款項催收困難，企業權益無法保障，但簽訂了合同，對企業必須執行的義務也有要求，如包車的時間、班次、車型，維修的質量、質保期等等。要嚴格高效地執行合同，企業就必須以合同管理為中心，做好相關的生產計劃、生產技術、生產物資以及生產資金等方面的統籌分析與管理，并在執行的過程中針對出現的問題去重新審視和完善自己。這對公司既是一種約束，更是一種強大的發展動力。比如，通過統計已簽合同總數，可看出企業合同管理的業務覆蓋率；通過檢查合同條款，看合同是否合理，是否有利益輸送；通過查看合作伙伴的履約或違約率，推測其信譽狀況；通過查看出租車包車與實際執行比率，可以衡量包車方案是否適銷對路；通過查看合同款項是否按期回收，可避免出現過多應收賬款，造成流動資金周轉不靈的問題。所以，加強對合同的科學管理，建立起一套完善、有效的合同執行運行機制，可以使企業經營管理水平得到全面提高。

二、南昌公交的合同管理運行機制

南昌公交圍繞合同管理專門出臺了《合同管理辦法》，要求各單位、各部門對經營活動中產生的經濟事項，除即時結清的簡單小額事項外均應當訂立書面合同，并建立明細臺賬予以記錄。因情況緊急或條件限制而未能及時訂立書面合同的，也應在事后補簽書面合同。集團各部門及各單位均需指定兼職合同管理員負責本部門、本單位的合同承辦(即起草、送審、評估、登記、存檔、糾紛處置及對合同對方主體資格、信用情況審查等綜合事務)，做好與企業管理處的工作對接。合同原則上應由我方或以我方為主起草。若對方起草合同，承辦部門應對合同內容、條款仔細推敲。起草的合同應文字準確，描述清晰，用詞規范，無歧義。合同正文應當優先采用國家或行業主管部門頒布的示范文本。合同除正文之外，補充合同、公文信件、數據電文等均為合同的組成部分。合同起草完畢后，各單位、各部門按合同審查要求，填寫《合同審批單》，并由承辦部門負責人簽署部門意見，簽字加蓋部門公章。如由兩個以上部門承辦的，應分別簽署意見并蓋章，按程序進行審查會簽，具體為承辦部門→企業管理處→審查部門(監審處、財務處、專業技術部門)→分管領導→總經理或董事長。合同會簽后，承辦部門按權限負責合同簽署，應由總經理或董事長簽署的合同，總經理或董事長可根據具體情況授權他人簽署。授權簽署的合同，如對方要求出具《授權委托書》，由承辦部門負責辦理，委托書必須由法人授權委托。合同通過審查后，由承辦部門將《合同審批單》和合同文本、附件以及相關資料送交至企業管理處加蓋公交運輸集團合同專用章。各項合同經審查無誤后各單位、各部門需及時錄入南昌公交ERP合同管理模塊，實行統一登記，便于建立內部的電子查閱臺賬。各單位的綜合科或行政辦公室對收到的合同文本應按照南昌公交的《企業檔案管理辦法》對合同按年度歸檔、統一管理。合同生效后，由承辦部門負責合同執行，及時、如實記錄合同執行情況；如有必要，還應提請對方確認。合同執行過程中如果出現新的問題，承辦部門應該向分管領導匯報，并盡快與對方協商，簽訂補充合同以減少我方損失。如果合同內容需要補充、變更或者解除，需填寫《合同變更申請審批表》，其程序與合同審查、審批與簽署的程序相同。如果在合同執行過程中雙方發生糾紛，應本著互信互利的原則協商解決:若協商一致，應訂立書面協議，由雙方代表簽字并加蓋合同專用章；協商不成，決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，承辦部門應將合同的簽訂、執行、糾紛及協商情況整理成書面材料，連同有關證據送企業管理處，按南昌公交《法律事務管理辦法》相關規定處理。

三、南昌公交合同管理存在的問題及對策

公交運輸集團的合同管理第一責任方在各單位、各部門，企業管理處代表集團層面對各單位、各處室合同的日常管理工作進行檢查，對重大合同的執行情況進行督導，并將督導考核建議報集團領導，視情況列入各單位、各部門的年度考核。　(一)合同管理存在的常見問題。根據以往對合同管理檢查的情況來看，主要容易出現以下幾個問題:1.合同法制觀念淡薄，風險意識差。很多單位、部門的負責人認為合同管理可有可無，對合同管理風險意識缺乏，造成單位或部門的合同管理不健全，有很多業務為了盡快拿到，常以口頭形式代替合同簽訂。南昌公交發展歷程中曾清算注銷過好幾家子企業，在對這些子企業專項審查時常常發現很多業務單據無合同憑證、無經辦人員簽字、無對方單位公章，造成企業權益無法采取法律方式追償，給企業造成巨大損失。2.合同管理專業人才缺乏、不專業。企業必須對簽訂的合同進行嚴格審查，否則將導致大量不合規的合同生效，這將對企業整體經營目標的實現帶來嚴重的負面影響。因此，合格的合同管理人員需要具有一定的綜合素質:不僅要對本單位、本部門業務熟悉，還需具有一定的專業技術知識尤其是法律知識。但現實中，很多單位及部門的合同管理人員常由其它崗位兼職，水平有限只能做一些簡單的流程性工作，尤其缺乏必須的法律知識因而無法對合同中涉及的相關法律問題作出正確的判斷，為合同的合法性帶來隱患。此外，合同條款的設計不能有遺漏，重要條款需反復推敲、模擬，表述無歧義，才能很好地防范合同風險。例如:公司曾與下屬企業經營者簽署過一份《承包經營合同》，對超利在30萬元以上分配方式的文字表述有歧義，從而引發采用遞進方式還是并列方式計算的糾紛。3.合同管理部門及管理制度不完善，合同管理手段落后。企業內部合同管理部門及管理制度不完善，制定或執行合同沒有統一的標準，造成合同簽訂流程和合同文本不規范，合同版本五花八門；合同內容不完整，合同主要條款不齊全，條款過于簡單或不明確；合同文字表述不準確，有歧義甚至發生沖突的現象。根據《中華人民共和國合同法》規定，法人的分支機構必須得到法人的授權委托才可以對外簽訂合同，實踐中常出現分支機構沒有得到授權委托就對外簽訂合同的情況；有的企業簽合同時，甚至沒有對合同對方的資信狀況、法人經營執照或自然人身份證明進行必要的調查和審核就匆忙簽訂合同，這些行為都給合同的合法性以及后續執行帶來嚴重隱患。此外，部分企業的合同管理信息化程度低，仍采取傳統的人工方式，嚴重影響合同歸檔、調閱以及進度分析，甚至出現紙質合同丟失的現象。因此，制度的不完善和管理手段的落后將導致企業與外單位溝通協調效率和效益的低下。4.注重合同的靜態管理指標，但忽視合同執行過程中各環節的動態管理。實踐中大部分企業在首次簽約前，會比較注意審查合同對方的資信狀況和履約狀況，等到二次簽約、三次簽約時，往往就忽視了對合同對方的資信重新審查。對方當事人過去的履約能力強并不代表其當前也具備同樣的能力，南昌公交某子公司與外單位簽訂供貨合同時，對方單位當時已面臨工商注銷，無法開具供貨發票，造成該子公司無法取得發票，無法抵扣稅款。還有的合同約定質保金在3年以內支付，結果3年到期后，企業未付，被對方單位告上法庭。因此要做好合同管理，必須同時做好合同的事前與事后管理，才能保障企業的合法權益。(二)合同管理常見問題對策。針對企業合同管理中常見問題，可從下面五個方面入手，以切實提高企業合同管理的水平和能力。1.加強宣傳力度，強化全員合同法制觀念和風險意識。企業包括領導和各級員工都要加強對于合同管理重要性的認識，認真學習相關法律法規，學會用法律手段保護企業合法權益。合同管理人員應認真履職，學會以法律為準繩，切實把好合同關口，盡可能化解企業面臨的潛在風險。2.提升合同管理人才專業性，完善企業合同管理體系。任何事情首先需要人來完成，因此首先需要對合同管理人員嚴格選拔。通過“請進來，走出來”的方式創造條件，對合同管理人員進行專業培訓和相關法律知識的學習，提升其綜合素質，使合同管理做到專業化、法律化。企業的合同管理要有章可循，應契合自身實際，從合同的開始、執行、結束等方面制定全面的合同管理制度。這些制度應包括:合同歸口管理；合同分類專項管理；合同專用章管理；合同臺賬及統計報表管理、合同歸檔管理、合同執行監督管理等制度。3.加強合同的動態管理，時刻關注合同對方的資信和履約能力。合同動態管理不僅體現在合同簽訂的事前調研及資信審核，而且包括合同簽訂、執行、終止的整個動態執行過程的實時監督和定期檢查:合同簽訂前，要注意審查對方的主體資格和資信；合同談判環節，要仔細推敲合作條款，看是否存在潛在風險及對己方不利的約束性條件和要求，尤其要注意其中關于合同修改、索賠、退出等條款是否公平，以確保己方的合法權益；合同簽署環節，仍要注意審查對方的主體資格和資信狀況，避免對方盜用公司合同專用章來簽訂合同等虛假行為的發生，以確保合同文本的合規性；合同執行環節，要實時掌握對方的履約能力，采取有效措施不斷改善、提高合同履約水平，防止出現履約異常；合同的結算與支付環節，企業要嚴格審核已結項目，把好支付關口，避免利益受損。只有對合同各個環節都進行嚴格監督和管理，才能更好地預防合同糾紛和法律風險，更好地保護企業的合法權益。4.做好違約合同的索賠管理，使企業損失最小化。合同一旦違約，合同管理人員要協助合同經辦人員正確估算違約帶來的后果。若是我方違約，應尊重對方合法權益，積極與對方協商，并盡量采取補救措施減少我方損失:如執行中止，當阻卻事項消失后，繼續執行；或執行終止，賠償損失。若是對方違約，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯。可采取協商、仲裁或訴訟的方式，要求對方承擔締約過失責任或違約責任。若雙方均有責任，應實事求是分清主次，通過協商或其它方式解決。5.發揮全民監督的作用。在南昌公交合同管理中對于七類損害企業利益的行為，公交企業各級員工有權向集團監審部門進行檢舉、揭發。對于檢舉、揭發屬實的，南昌公交將給予舉報員工物質獎勵并為之保密。對給企業造成較大經濟損失的合同，將追究直接責任人的經濟或行政責任；構成犯罪的，移送司法機關處理。由于重視合同在企業經濟工作中的重要性，南昌公交通過建立現代企業合同管理風險規避制度，完善合同簽約主體資格審查、規范性文件審查、授權委托、專用章管理、合同臺賬登記歸檔、訴訟案件管理等程序，使企業的合同管理健全、規范，也能及時、準確地提供統計數據和有關資料。據統計，2017年度，南昌公交共簽訂合同2017年270份，其中收入類合同為99058981.44元，支出類合同為529314521.77元，未出現一筆合同糾紛,合同履約率達100%，受到業內人士及上級部門一致好評，企業榮獲“重合同、守信用”優秀企業稱號，樹立了良好的企業形象及企業誠信。

參考文獻

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作者:黃志云 單位:江西南昌公共交通運輸集團有限責任公司