淺談建設項目合同管理與歸檔工作

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檔案是原始記錄，具有依據憑證作用。合同檔案因其法律效力，依據憑證作用更加毋庸置疑。建設項目一般投資金額大、工期長，從立項、實施到竣工驗收各個階段，涉及勘察、設計、施工、監理、設備采購和安裝等方方面面，合同管理貫穿于項目實施的整個過程，通過合同的簽訂，明確了項目實施成本、工期和質量等目標，明確了甲乙雙方權利、責任、義務，對整個項目的實施起著控制和保證的作用。在核行業內，建設項目除去一般的基礎設施建設外，大多涉及核與輻射安全。建筑施工、重要和關鍵非標設備的采購、加工，更關系核設施的安裝、調試、運行、維修、改造，甚至將來的退役治理。從工程建設質量的可追溯性出發，對于建設項目合同管理自然提出了更為嚴格的要求。這不僅關系到甲乙雙方的經濟責任，還有長遠的社會責任。從檔案管理角度出發，項目文件材料的收集、整理和歸檔是否納入合同管理，要求是否明確，控制措施是否有力，則是做好項目檔案工作的重要基礎。按照全過程管理理念，為確保合同管理的可控性與合同檔案的完整性、準確性、系統性和有效性，具體應把握以下幾個環節。

一、合同訂立

(一)合同分類。根據合同性質不同，建設項目合同主要分為以下三類：1.建設項目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。2.技術服務合同，包括建設項目中的勘察、設計、監理、中介、技術咨詢和服務合同等。3.物項采購合同，指設備、材料、辦公用品等采購合同。(二)將歸檔要求納入合同條款。建設項目中，最為重要的檔案就是竣工圖。竣工圖是項目實體最終真實情況的具體反映，是今后項目改擴建、運行維護的重要依據和憑證。因此，在項目建設初期，建設單位首先應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任。具體情況有：1.由施工單位編制竣工圖的，應在施工合同中明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內容、版本、套數、時間、費用、質量要求及違約責任。另外，也可與施工單位另行簽訂竣工圖編制合同。與此同時，在設計合同中，應明確因修改增加新圖的責任，明確留作竣工圖用的施工圖套數。2.由設計單位編制竣工圖的，除紙質竣工圖外，應明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。3.監理合同中，應明確監理單位對竣工圖和竣工資料的審核以及向建設單位提交監理檔案的責任。4.物項采購合同中，應設立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數等要求。針對非標設備采購加工，還應約定提交質量計劃、原材料質量證明、相應人員資質、檢驗檢測報告、竣工圖、完工報告等。廠家提交歸檔的文件材料應約定為原件，確實無法提供原件的，應明確要求由形成單位加蓋與原件等效的有效標識或出具有效證明，并說明原件存處。(三)合同審批。為防范風險，根據合同類別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應履行一定的審批手續，必要時需召開合同評審會議。合同審批表、合同會簽單及合同評審專家意見，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。(四)合同登記編號。為便于合同日常使用和管理，每份合同應及時登記編號，并在建設單位計劃合同或法務部門予以備案。合同編號由簽訂合同的年份、承辦部門代號、合同等級、合同類別、流水號等組成。每個合同編號是唯一的，流水號應避免斷號。

二、合同履行

合同履行過程中簽訂的補充協議、往來重要文件和會議紀要等，特別是涉及合同內容變化的，應及時收集，與合同一起歸檔，并且要求是原件，簽字蓋章手續完備。傳真件或其他形式復印件，需加蓋受控章予以確認。對于設備采購合同，重要設備的源地驗收或到貨開箱時，必須要有檔案管理人員參加，依據合同條款，檢查驗收設備隨機文件、完工報告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對于設備監造過程形成的質保大綱、質量計劃、不符合項等質量記錄等也應收集歸檔。對于技術服務合同，合同承辦部門應會同檔案管理人員一起檢查乙方提供的技術報告、檢驗和測試記錄等是否符合相關要求，并及時完成驗收記錄的整理歸檔。對于施工合同，重點檢查竣工圖編制質量和套數是否符合要求以及施工資料的完整性、準確性、系統性。

三、合同歸檔

(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件（即：合同文本及其附件）,與訂立合同有直接關聯的其他材料,合同相對方的資信材料,可行性分析報告,國家行政機關的相關許可文件,技術協議,有關合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄,營業執照復印件,授權委托書以及其他相關憑證的原件。技術服務合同中，與履行合同有關的技術背景資料、可行性論證和技術評估報告、項目任務書和計劃書、技術標準、技術規范、原始設計和工藝文件以及其他技術文檔是合同的重要組成部分，同樣缺一不可。如果確因數量龐大，劃歸技術檔案，應予以詳細說明或標注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區分合同類別，按年度（時間順序），編制文件歸檔目錄，按件或按卷進行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據合同本身的重要性、合同金額以及合同標的物和項目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種，也可直接標識具體年限。建設項目一般投資金額較大，應編制一份完整的合同清單放入合同檔案。

四、合同管理的其他環節

談判記錄、招投標文件和評標文件及中標通知書等，作為簽訂合同的前奏，一般作為項目管理文件，不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的起訴書、答辯書、判決書、調解書、裁定書、裁決書等法律文書則按專門檔案進行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關負責人進行審批。五、常見問題在以往建設項目合同檔案收集、整理和歸檔過程中，經常發現合同文本的規范性方面還有待進一步提高，比如：第一，簽訂合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，卻沒有收集授權委托書。第二，合同章用單位行政公章代替。第三，簽字人身份或職級與合同管理要求不符。第四，合同簽訂日期空白。第五，合同簽訂份數太少，或因保管不當，合同原件丟失。第六，合同附件，如：技術規格書、圖紙等技術資料未同時收集歸檔，鏈接標注不清晰。第七，合同檔案保管期限劃分不妥，過長或過短。第八，合同中未提及文檔管理要求，需要相關配套文件時沒有依據，局面被動。

綜上所述，作為建設項目業主方，在合同管理方面，應設置專門崗位，建立科學合理的工作流程，改變手工粗放的管理模式，提高信息化水平，積極關注合同的動態管理與后評價工作；在歸檔工作中，堅持“通過合同控制加強工程檔案管理”的理念，做好內部自身形成文件材料歸檔工作的同時，對外部多用合同約束建設項目相關方，加強檔案工作監督、檢查和指導，注重協調與溝通，為今后建設項目管理全面留存更多的依據憑證，積累更多的寶貴經驗，從而促進企業又好又快發展。

作者:王繼榮 單位:中國原子能科學研究院

參考文獻：

[1]張誼.我國建設工程合同管理存在的問題及改進措施[J].建筑與工程，2008（31）：483.

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